> > > > > Register > > > > > > aktuell harmonisierung Inhaltsverzeichnis Einwohnerdienste: Was ist zu tun?..........................2 Erfahrungsbericht........................3 GWR-Bereinigung: Stand....................4 Projektstand Kanton Thurgau...4 Wohnungsnummerierung: Vorgehen im Thurgau.....................5 Ein Blick auf die Nachbarkantone............5 Neue AHV-Versichertennummer...............6 Editorial Liebe Leserin, lieber Leser Seit der ersten Ausgabe von «Registerharmonisierung aktuell» ist das Vorhaben Registerharmonisierung für viele von Ihnen konkreter geworden. Die Bereinigung des eidg. Gebäude- und Wohnungsregisters (GWR) ist in den meisten Gemeinden abgeschlossen. Herzlichen Dank an die Bauverwaltungen für diesen grossen Effort! Der Ball wird jetzt den Einwohnerdiensten zugespielt, um auf Basis der bereinigten GWR-Daten die Zuweisungen des eidg. Gebäudeidentifikators (EGID) sowie des Wohnungsidentifikators (EWID) zu den Personen im Einwohnerregister vorzunehmen. Dies wird eine umfangreiche und oft knifflige Aufgabe sein, die aber, wie das Beispiel Diessenhofen zeigt, durchaus zu bewältigen ist. Lesen Sie dazu den Erfahrungsbericht aus der Gemeinde Diessenhofen auf Seite 3. Impressum «Registerharmonisierung aktuell» vermittelt den Thurgauer Gemeinden aktuelle Informationen zum Projekt Registerharmonisierung im Kanton Thurgau. Er erscheint 2 bis 3 Mal jährlich und wird elektronisch an die Gemeinden verteilt. Herausgeber: Kanton Thurgau, Projektleitung Registerharmonisierung Auskunft: Roger Häfner, Leiter Einwohnerdienste Weinfelden, Projektleitung «Umsetzung in Gemeinden» (roger.haefner@gemeinde.weinfelden.ch, 071 626 83 90) Ulrike Baldenweg, Dienststelle für Statistik des Kanton Thurgau, Projektleitung Registerharmonisierung (ulrike.baldenweg@tg.ch, 052 724 23 96) Eine enge Zusammenarbeit zwischen Einwohnerdiensten und Bauverwaltung wird auch in der nächsten Phase von grosser Bedeutung sein. Denn: ein bereinigtes GWR bedeutet lediglich, dass alle Plausibilitätstests erfolgreich passiert wurden. Nicht selten werden die Einwohnerdienste im Prozess der EGID-/EWID-Zuweisungen auf Ungereimtheiten stossen. Suchen Sie in diesen Fällen das Gespräch mit der Bauverwaltung, um allfällige Korrekturen im GWR auszulösen. Wir wünschen Ihnen für die nächste Phase alles Gute und hoffen, dass der Informationsbrief Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen und Unklarheiten gerne zur Verfügung (Kontaktadressen im «Impressum»). Projektleitung Registerharmonisierung 1 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2
Einwohnerdienste: Was ist zu tun? Die schematische Übersicht zeigt Ihnen die durch die Einwohnerdienste im Rahmen der Registerharmonisierung zu erledigenden Arbeiten auf der Zeitachse. Um die Einwohnerdienste bei den bevorstehenden Arbeiten zur Registerharmonisierung zu unterstützen, hat das kantonale Projektteam Registerharmonisierung eine detailliertere Übersicht über die im Rahmen der Registerharmonisierung zu erledigenden Arbeiten zusammengestellt. Die «Anleitung für Einwohnerdienste» wird allen Einwohnerdiensten als separates Dokument zugeschickt und kann auf www.rh.tg.ch heruntergeladen werden. Arbeitspaket 1: Erstzuweisung neue AHV-Versichertennummer (AHVN13) Arbeitspaket 2: Merkmalsharmonisierung Arbeitspaket 3: Zuweisung von EGID und EWID 2008 2009 Validierungsbericht anfordern und Personenfehler* bereinigen 16.01.2009 Datenlieferung an BFS/ZAS: Stichtag 15.01.2009, nach Abschluss der Tagesaktivitäten (VRSG: zentrale Datenlieferung) Unterstützung der ZAS bei Klärung von Problemfällen Ab Frühling 2009: Import der AHVN13 Vollständigkeit Personen sicherstellen Vollständigkeit obligatorische Merkmale sicherstellen, Personenfehler gemäss Validierungsbericht abarbeiten Voraussetzung: GWR-Bereinigung abgeschlossen GWR-Zugriff beschaffen Übernahme der GWR-Daten Zuweisung der EGID Zuweisung der EWID 1) bei nicht-komplexen** Gebäuden (bzw. allen Gebäuden ohne Wohnungsnummer) 2) bei komplexen** Gebäuden (bzw. allen Gebäuden mit Wohnungsnummer) Ab Import AHVN13: Laufende Nachführung Ab Mitte 2009: Ergänzung der noch fehlenden AHVN13 2010 Laufende Nachführung der harmonisierten Merkmale (inkl. EGID/EWID) Tests (erste Datenlieferung an BFS: Ende März 2010) Volkszählung 2010: 31. Dezember 2010 * Prioritär die für die Erstzuweisung der AHVN13 relevanten Personenfehler: Name, Ledigname, Vornamen, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit ** Komplexe Gebäude = Gebäude mit mehr als 3 Wohnungen pro Stockwerk 2 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2
Einwohnerdienste: Erfahrungsbericht Interview mit Herrn Sami Götz, Gemeinde Diessenhofen Sami Götz hat im August 2008 seine Lehre auf der Stadtverwaltung Diessenhofen abgeschlossen. Im Rahmen einer befristeten Weiteranstellung bis Ende Oktober 2008 hat er die Registerharmonisierung in der Gemeinde Diessenhofen (ca. 3 200 Einwohner) grösstenteils abgeschlossen. Diessenhofen stellte sich der VRSG als Pilotgemeinde zur Verfügung. Herr Götz, Sie haben in der Gemeinde Diessenhofen die Arbeiten zur Merkmalsharmonisierung und die EGID-/ EWID-Zuweisungen durchgeführt und so gut wie abgeschlossen. Wie sind Sie vorgegangen? Generell habe ich intensiv den Validierungsservice genutzt. Ich habe üblicherweise jeden morgen und Mittag einen Validierungsbericht bestellt, teilweise sogar vier bis fünf Mal pro Tag. Die Bereinigung der Personenfehler war problemlos, das hatte ich rasch erledigt. Der «grosse Brocken» waren die EGID-/ EWID-Zuweisungen. Sehr oft konnte mir der Werkverwalter weiterhelfen; ich habe jeweils fallweise bei ihm nachgefragt, und er konnte mir sehr oft sagen, wie viele Wohnungen ein Gebäude hat oder wer in welchem Stock links bzw. rechts wohnt. Oft habe ich auch direkt bei der Liegenschaftenverwaltung oder bei den Bewohnern nachgefragt, und teilweise bin ich selbst vor Ort gegangen, um mir das Gebäude anzuschauen. Welches waren die grössten Schwierigkeiten? Wie haben Sie diese gemeistert? Wichtig ist, dass man das GWR immer kritisch hinterfragt, auch wenn nach der GWR-Bereinigung Null Fehler angezeigt werden. Ich hatte guten Kontakt zur Bauverwaltung und habe diese immer wieder auf Gebäude angesprochen, bei denen ich den Verdacht hatte, dass etwas nicht stimmt; z. T. waren dann weitergehende Abklärungen und Korrekturen im GWR und parallel dazu im Objektwesen erforderlich. Es gab immer wieder schwierige Fälle, die langwierige Abklärungen erforderlich machten. Manchmal hatte ich nach einem halben Tag nur einen einzigen Fall bearbeitet, andere Fälle gingen dann jedoch wieder rasch. Wenn man das Ganze «Step-by-step» angeht, ist alles lösbar. Welches war der zeitliche Aufwand? Wie haben Sie sich organisiert? Ich habe von Mitte August bis Ende Oktober zu 100 Prozent daran gearbeitet, also etwa 2 1 /2 Monate. Natürlich gab es dazwischen auch immer wieder Wartezeiten und Verzögerungen, die z. T. darauf zurückzuführen waren, dass wir eine Pilotgemeinde waren. Zudem hatten wir noch einen speziellen Bereinigungsbedarf im Bereich der Haushaltsnummern, der auch noch etwas Zeit kostete. Welche Tipps können Sie anderen Gemeinden geben, die noch am Anfang des Prozesses stehen? «Keine Panik machen», sondern die Sache ruhig angehen. Die anfallenden Arbeiten Schritt für Schritt erledigen. Es scheint mir auch wichtig, dass man mit einer positiven Einstellung an die Harmonisierungsarbeiten herangeht. Die Registerharmonisierung ist eine einmalige Arbeit: man erledigt sie, dann ist sie abgeschlossen. Mir selbst hat die Arbeit Spass gemacht, nicht zuletzt deshalb, weil wir als Pilotgemeinde Pionierarbeit geleistet haben und so manche Verbesserung auslösen konnten. Ideal ist es, wenn man eine Person voll für die Registerharmonisierung einsetzen kann. Diese Person sollte mit der Einwohnerkontrollsoftware gut vertraut sein. Wenn dies nicht möglich ist, sollte man sich zwischendurch immer wieder einen Zeitblock einplanen, in dem man nur an der Registerharmonisierung arbeitet. Wie sichert die Gemeinde Diessenhofen die laufende Nachführung der Registerharmonisierung, z. B. bei Neubauten und Neuzuzügern? Bei Zu- und Umzügen wird auf dem auszufüllenden Formular nach der Wohnung gefragt, so dass der EGID und EWID zugewiesen werden können. Noch besser wäre es, man würde noch in Anwesenheit der Person am Schalter im System nachschauen, in welche Wohnung der Einzug erfolgte, damit man im System sieht, welche Wohnung frei ist und bei allfälligen Unklarheiten gleich nachfragen kann. 3 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2
GWR-Bereinigung: Stand Projektstand Kanton Thurgau 70 der 80 Thurgauer Gemeinden haben die GWR-Bereinigung inzwischen abgeschlossen oder fast abgeschlossen. Die zehn Gemeinden, bei denen das GWR noch nicht vollständig bereinigt ist, werden gebeten, die Bereinigungsarbeiten baldmöglichst abzuschliessen, damit die Einwohnerdienste mit den Arbeiten zur EGID- und EWID-Zuweisung beginnen können. GWR-Bereinigung weitgehend abgeschlossen Anteil Gebäude mit Fehlerkategorie BAU in %, Kanton Thurgau 12.2 6.6 November 07 März 08 November 08 60 der 80 Thurgauer Gemeinden haben die Fehler BAU auf 0% reduziert Anzahl Gemeinden mit Gebäuden der Fehlerkategorie BAU von... % 0.9 Seit Frühling 2008 durchgeführte Arbeiten Vernehmlassungsverfahren zur kantonalen Anschlussgesetzgebung («Gesetz über das Einwohnerregister») abgeschlossen, Behandlung der Vorlage durch die vorberatende Kommission des Grossen Rates GWR-Bereinigung durch Gemeinden weitgehend abgeschlossen Informationsblock für Einwohnerkontrollen der ruf-gemeinden anlässlich der ERFA-Tagung vom 13. August 2008 durchgeführt Schulung für Einwohnerkontrollen der VRSG-Gemeinden durchgeführt (23. September 2008) Tests zur Erstzuweisung der neuen AHV-Versichertennummer (Oktober 2008); 76 Thurgauer Gemeinden mit erfolgreicher Lieferung Gemäss Absprachen mit Systemlieferanten sollen alle Gemeinden bis Ende 2008 an sedex angeschlossen sein. Vorgehen bezüglich Wohnungsnummerierung geklärt und an Gemeinden kommuniziert (Brief vom 12. November 2008) Sitzung mit der Post zur Information interessierter Gemeinden über Leistungsangebot der Post zur EWID-Zuweisung mit Hilfe einer Wohnungsnummer 33 60 März 2008 November 2008 8 10 0% 1 2% 12 4 3 10% 21 6 11 15% 6 0 16 % und mehr Ausblick bis Mitte 2009 Gesetz über das Einwohnerregister: Behandlung im Grossen Rat, voraussichtliches Inkrafttreten (inkl. Verordnung) Mitte 2009 GWR-Bereinigung: in allen Gemeinden abgeschlossen Neue AHV-Versichertennummer: Datenlieferung zur Erstzuteilung der AHVN13 (Stichtag 15. Januar 2009), Unterstützung der ZAS bei Problemfällen, Import in Einwohnerregister (ab Frühling 2009) Arbeiten zur Merkmalsharmonisierung und EGID-/ EWID-Zuweisung in Gemeinden in Gang Wohnungsnummerierung: Festlegung des Vorgehens in Gemeinde und Mitteilung an Kanton (per Fragebogen, bis 16. Januar 2009); Umsetzung Wohnungsnummerierung (ab Frühling 2009) 4 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2
Wohnungsnummerierung: Vorgehen im Thurgau Die (administrative oder physische) Wohnungsnummerierung ist ein Hilfsmittel, um die Qualität der EWID-Zuweisungen auch bei komplexen Gebäudestrukturen nachhaltig sicherzustellen. Gemäss dem Entwurf des Regierungsrates zum Gesetz über das Einwohnerregister, das sich derzeit in der parlamentarischen Beratung befindet, erlässt der Regierungsrat die notwendigen Bestimmungen zur Einführung der administrativen Wohnungsnummerierung. Über die vorgesehene konkrete Ausgestaltung, die in der Verordnung zum Gesetz über das Einwohnerregister geregelt werden wird, wurden die Gemeinden mit Schreiben vom 12. November 2008 informiert. Vorgesehen ist, die Wohnungsnummerierung im Kanton Thurgau wie folgt umzusetzen: 1. Für alle Gebäude mit mehr als drei Wohnungen pro Stockwerk (= komplexe Gebäude) ist zwingend eine administrative Wohnungsnummer zu führen. Die Systematik folgt den Richtlinien zur Wohnungsnummerierung des Bundesamtes für Statistik. 2. Es liegt in der Kompetenz der Gemeinden, eine weitergehende Lösung umzusetzen. So kann die Wohnungsnummer zusätzlich physisch angebracht werden (z. B. neben Wohnungstüre oder beim Klingeltableau), oder die Gemeinde kann die Wohnungsnummerierung für einen weiteren Kreis von Gebäuden einführen (z. B. alle Mehrfamilienhäuser). 3. Die Gemeinden entscheiden über die Art und Weise der Umsetzung der Wohnungsnummerierung (eigenständige Durchführung oder Zusammenarbeit mit Partner). Insbesondere liegt es in der Kompetenz jeder Gemeinde, das Leistungsangebot der Post in Anspruch zu nehmen oder nicht. Nächste Schritte für Gemeinden 1. Festlegung der Lösung in Ihrer Gemeinde Wir bitten Sie, für Ihre Gemeinde zu prüfen, wie die Qualität der EWID-Zuweisungen langfristig sichergestellt werden soll. Dabei geht es einerseits um eine eindeutige Erstzuweisung der EWID im Rahmen der Registerharmonisierung und anderseits um eine korrekte Nachführung der EWID-Zuweisungen bei Um- und Zuzügen. Wir bitten Sie, die von Ihrer Gemeinde vorgesehene Vorgehensweise der Projektleitung Registerharmonisierung bis spätestens 16. Januar 2009 mittels dem dafür vorgesehenen Fragebogen mitzuteilen. (Beilage zum Schreiben vom 12. November 2008) 2. Umsetzung der Wohnungsnummerierung: noch zuwarten Bezüglich der konkreten Umsetzung der Wohnungsnummerierung bitten wir Sie, bis zum Ende der Beratungen des Gesetzes über das Einwohnerregister durch den Grossen Rat zuzuwarten. Einige Aspekte der Ausgestaltung der Wohnungsnummerierung werden erst nach Abschluss der parlamentarischen Beratungen geklärt sein (z. B. ob die Kommunikation der Wohnungsnummer bei einem Umzug durch eine Drittmeldepflicht der Vermieterinnen und Vermieter zu den Einwohnerämtern erfolgt, oder ob dies über den Aufdruck der Wohnungsnummer auf den dem Einwohneramt vorzuweisenden Mietvertrag geschieht). Die kantonale Projektgruppe Registerharmonisierung wird Ihnen bis zum Frühling 2009 Hilfsmaterial zur Verfügung stellen (Vorschlag für Vorgehen, Musterbrief an Liegenschaftenverwaltungen). Konkret bedeutet dies für Sie, mit den EWID-Zuweisungen bei allen Gebäuden, bei denen eine Wohnungsnummer eingeführt werden soll, noch zuzuwarten, und zunächst die EWID-Zuweisungen bei allen übrigen (d. h. den allermeisten) Gebäuden vorzunehmen. Für Fragen in Zusammenhang mit der Wohnungsnummerierung steht Ihnen die Projektleitung Registerharmonisierung gerne zur Verfügung (ulrike.baldenweg@tg.ch, 052 724 23 96). Wohnungsnummerierung: Ein Blick auf die Nachbarkantone Im Registerharmonisierungsgesetz (RHG) wird es den Kantonen überlassen, ob eine physische, eine administrative oder gar keine Wohnungsnummer geführt werden soll. Ensprechend vielfältig ist das geplante Vorgehen in den einzelnen Kantonen, wie ein Blick auf die Nachbarkantone zeigt. Kanton Zürich Urs Utiger, Projektleiter Registerharmonisierung Kanton Zürich «Der Kanton Zürich plant, das Dienstleistungsangebot der Post in Anspruch zu nehmen und für alle Wohnungen in Mehrfamilienhäusern eine administrative Wohnungsnummer («amtliche Wohnungsnummer») einzuführen, die auf dem Miet-/und Kaufvertrag und einem separaten Wohnungsausweis eingetragen werden soll. Bei der Anmeldung auf der Gemeinde kann die Einwohnerkontrolle von der Zuzügerin oder vom Zuzüger den Wohnungsausweis verlangen, die amtliche Wohnungsnummer im Einwohnerregister eintragen und so die Wohnungszuweisung auf einfache und sichere Art vornehmen.» 5 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2
Kanton St. Gallen Christian Dolf, Projektleiter Registerharmonisierung Kanton St. Gallen «Der Kanton St.Gallen überlässt es den Gemeinden, ob sie eine administrative oder physische Wohnungsnummer führen wollen. Auch die Umsetzung der gewählten Lösung (mit oder ohne Unterstützung der Post als externe Partnerin) ist den Gemeinden frei gestellt. Stattdessen sollen die Hauseigentümer verpflichtet werden, den EWID auf Mietverträgen zu führen. Der Beschluss der entsprechenden Verordnung durch die St. Galler Regierung steht allerdings noch aus.» Kanton Schaffhausen Sandra Egger, Projektleiterin Registerharmonisierung Kanton Schaffhausen «Der Kanton Schaffhausen überlässt den Gemeinden die Wahlfreiheit, ob sie eine Wohnungsnummerierung einführen wollen oder nicht. Basis für diesen Entscheid war eine Vernehmlassung, die bei verschiedenen Parteien und auch bei den Gemeinden im Rahmen der Einführung der kantonalen gesetzlichen Grundlage durchgeführt worden war.» Neue AHV-Versichertennummer Testlieferungen Oktober 2008 Das Bundesamt für Statistik (BFS) und die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) haben im Oktober/November 2008 Tests zur Erstzuweisung der neuen AHV-Versichertennummer (AHVN13) durchgeführt. 76 der 80 Thurgauer Gemeinden haben eine erfolgreiche Testlieferung durchgeführt, 4 Gemeinden war eine Teilnahme an den Tests aus technischen Gründen nicht möglich. In den Thurgauer Gemeinden, bei denen aussagekräftige Resultate erziehlt wurden, konnten automatische Zuweisungsquoten von 82 % bis 92 % erreicht werden. Wir danken allen Gemeinden für Ihr Engagement bei den Tests! Wichtige Rolle der Einwohnerdienste Unter anderem dank der grossen Bereitschaft der Einwohnerdienste kommen wir dem Ziel näher, die neue Sozialversicherungsnummer in Zusammenarbeit mit der ZAS termingerecht einzuführen. Der nächste grosse Schritt wird die elektronische Datenlieferung an die ZAS sein. Bei der ZAS wurden speziell für dieses schweizweit wichtige Projekt mehrere Dutzend Personen abgestellt. Man sieht daran, welchen Stellenwert dieses Projekt einnimmt. Der ZAS kommt die Aufgabe zu, anhand den von den Gemeinden gelieferten Daten einen Abgleich vorzunehmen und die eindeutig zugewiesenen Personendaten mit der neuen Sozialversicherungsnummer zusammenzuführen und an die Einwohnerkontrolle zu retournieren. Man rechnet damit, dass es in wenigen Fällen Rückfragen bei den Gemeinden geben wird. Die neue Sozialversicherungsnummer hat den Vorteil, dass die einmal zugeteilte Nummer sich im Prinzip nicht mehr ändert und einen das ganze Leben begleitet. Mit der alten AHV- Nummer musste bei 40 % aller Versicherten mehr als eine Nummer verwaltet werden. Der Aufwand war auch entsprechend! Es ergeben sich mit der neuen Nummer praktisch keine Mutationen oder Änderungen. Bei einer Mutation des Namens, zum Beispiel infolge Heirat, ändert sich die Sozialversicherungsnummer nicht. Ein weiterer Vorteil für die Gemeinden besteht darin, dass im Falle einer Geburt oder eines Zuzugs aus dem Ausland mit der elektronischen Meldung des Bundespersonenregisters (Infostar oder ZEMIS) auch die neue Sozialversicherungsnummer enthalten ist. Dadurch hat die Einwohnerkontrolle als erste Behörde bereits die Sozialversicherungsnummer ihres Einwohners. In Kontakt mit anderen Stellen kann dadurch die Sozialversicherungsnummer mitgeliefert werden und muss nicht wie in der Vergangenheit zuerst bei der Ausgleichkasse beantragt werden. Des Weiteren wird im Laufe 2009 die Möglichkeit geschaffen, sich direkt bei der ZAS einzuloggen und die Nummer online abzufragen. Daniel Bühler, Leiter Abteilung Beiträge, Amt für AHV und IV Abkürzungsverzeichnis AHVN13 Neue AHV-Versichertennummer BFS Bundesamt für Statistik EGID Eidgenössischer Gebäudeidentifikator EWID Eidgenössischer Wohnungsidentifikator GWR RHG ZAS ZEMIS Eidgenössisches Gebäude- u. Wohnungsregister Registerharmonisierungsgesetz Zentrale Ausgleichsstelle Zentrales Migrationsregister 6 Informationen zur Registerharmonisierung für die Thurgauer Gemeinden Dezember 2008 Nr. 2