BASIS-KRITERIEN FÜR HOTELLERIE Hotel Das Hotel verfügt über das Kärnten Qualitätssiegel http://www.touris.kaernten.at/?arid=11952&jid=so&siid=2546&cfg=redirect Das Hotel ist mit mindestens 3 Sternen klassifiziert Flexible Öffnungszeiten garantieren dem Gast, jederzeit willkommen zu sein Ausreichende Parkplätze in Gehdistanz sind vorhanden - darauf ist auf der Homepage und im Angebot hinzuweisen Eine ausreichende Beschilderung im und am Haus sorgt für eine gute Orientierung Kostenfreier Internetzugang ist mindesten stationär im Hotel und/oder im Tagungsraum vorhanden Eine professionelle Gepäckaufbewahrung (Raum, Schilder, Beschriftung Nr.) gewährleistet Sicherheit Die Mitarbeiter im direkten Kontakt zum Gast sprechen Deutsch und Englisch Zimmer Die Zimmer sind mit einem Schreibtisch / einer Arbeitsfläche ausgestattet In den Zimmern sind mehrere Steckdosen und ein Internetzugang vorhanden Mehrere deutschsprachige TV-Programme werden angeboten Hausmappe mit allen wichtigen Informationen zum Hotel liegt in den Hotelzimmern auf
Tagungs- und Veranstaltungsräume Es gibt mindestens einen Tagungsraum mit der Größe von 75 m2 Digitale Raum- und Bestuhlungspläne der Tagungsräumlichkeiten sind vorhanden Technische Pläne mit eingezeichneten Steckdosen, Beleuchtungskörpern, Lautsprechern, etc. liegen vor Die Räumlichkeiten sind abdunkelbar Entweder ist die Belüftung mit Frischluft über Fenster oder über eine Belüftungsanlage möglich Ein Vorraum oder ein beschrifteter nahegelegener Raum für Seminarpausen ist vorhanden Die Tagungsräumlichkeiten werden entsprechend beschildert. Auf Wunsch auch im Corporate Design und mit Logo des Kunden Telefon mit Anzeige der wichtigsten Nummern Flipchart mit ausreichend Flipchart-Papier und Stiften Ein dem Raum entsprechend Lumen-starker und geräuschloser Beamer Mindestens eine Pinnwand mit Pinnadeln Mindestens einen Papierkorb sowie Stifte und Blöcke für die teilnehmenden Gäste Den Arbeitsplätzen entsprechend viele Steckdosen bzw. Bereitstellung von genügend Verlängerungskabel Der Anzahl der Seminarteilnehmer entsprechend genügend Stühle und Tische Für externe Gäste / Teilnehmer ist eine Garderobe verfügbar Bühnentechnik & Tonanlage sind organisierbar Im Tagungsbereich gibt es eigene WC Anlagen
Gastronomie und Verpflegung Mehrere Varianten der Pausenverpflegung werden angeboten (z.b. vormittags Obst, nachmittags Kuchen) Gekühlte Getränke werden vorbereitet Die Seminarpause findet in der Nähe des Seminarraumes, auf Wunsch auch im Seminarraum statt Die Getränke im Seminarraum werden unaufgefordert nachgefüllt Gläser sind bei Bedarf zu wechseln Im Seminarraum wird während der Pause gelüftet Es werden mehrere Mittagsmenüs zur Auswahl angeboten (die Abfrage der Menüwünsche erfolgt mit Absprache des Veranstalters aber nur in den Pausen) Ein Mittags-Buffet ist auf Wunsch möglich (ab einer gewissen Gruppengröße) Flexibles Setting ist auf Anfrage möglich Das Restaurant ist zur Gänze Nichtraucherbereich Rauchmöglichkeiten stehen in gekennzeichneten Bereichen zur Verfügung Das Hotel bietet Seminargästen mindestens eine Seminarpauschale an Den Gästen steht eine Abend-Bar zur Verfügung Der Kunde hat die Möglichkeit Speisen aus regionalen Produkten zu erhalten
Angebotslegung Die Angebotslegung erfolgt innerhalb von 24 Stunden ab erhalt der Anfrage (bei Anfragen über Kärnten Convention werden nicht zeitgerecht eingereichte Angebote nicht nachgereicht) Das Angebot ist in EINEM Dokument (PDF) per Mail an Kärnten Convention oder den Kunden zu schicken Das Angebot muss einen Briefkopf mit Betriebslogo, sowie Anschrift und Link zur Homepage enthalten Im Angebot muss einen Ansprechpartner angeführt sein (one stop shop) Im Angebot muss ein Optionsdatum angeführt sein Die im Angebot angeführten Preise sind Brutto-Preise Der Hotelbetrieb garantiert den Kunden die Transparenz der Kosten (v.a. der Extrakosten) Nach Buchung erfolgt eine Auftragsbestätigung an den Kunden innerhalb von 24 Stunden, in Kopie an Kärnten Convention Sollte eine Angebotslegung nicht möglich sein (Hotel ausgebucht, Kundenanforderungen passen nicht, etc.), wird diese Anfrage an Kärnten Convention weitergegeben, bzw. wird dem Kunden der Kontakt von Kärnten Convention empfohlen Wenn der Gast dann vor Ort ist... Die Seminarräumlichkeiten stehen dem Kunden bereits eine Stunde vor offiziellem Beginn einer Veranstaltung zur Verfügung Ein Seminarbetreuer wird bei Anreise der Gäste bekanntgegeben und ist während der gesamten Dauer des Seminars für Fragen und Antworten verfügbar Die Technik im Seminarraum wird gemeinsam mit dem Kunden in Betrieb genommen, überprüft und erklärt Der Seminarbetreuer bespricht mit dem Kunden vorab nochmals den internen Ablaufplan
Nachbearbeitung Dem Kunden wird ein Dankesschreiben zugeschickt Das Hotel ist damit einverstanden, dass ein Follow-Up (Fragebogen) zur Messung der Kundenzufriedenheit, durch Kärnten Convention, erfolgt. Gleichzeitig wird damit die Einhaltung der in diesem Kriterienkatalog gelisteten Kriterien überprüft Alle Veranstaltungen müssen für die Kongressstatistik des ACB (Austrian Convention Bureau) unter folgendem Link gemeldet werden: http://statistik.acb.at/frontend/ktn/vorschlag.aspx Marketinginstrumente Klar ersichtlicher Seminar-Bereich auf der Betriebs-Homepage mit sämtlichen Informationen zu Tagungsräumen, Pauschalen, Angeboten etc. Mindestens ein Printwerbemittel (z.b. Flyer für Veranstaltungsbereich) liegt im Hotel auf Rahmenprogramme für Gruppen (Kärnten Convention) liegen auf Werbematerialien der Kärnten Werbung sind für Gäste erhältlich (Broschüren, Wanderkarten, Magazine, etc.) Online bestellbar unter: http://www.kaernten.at/de/prospektbestellung Verlinkung auf der Hotel-Homepage auf die Homepage von Kärnten Convention: (Mittels Kärnten Convention Logo)
Kriterien für Green Meeting Das Hotel ist mit den Richtlinien für "Green Meetings" vertraut und kann interessierten Kunden darüber Auskunft geben Des weiteren weist das Hotel darauf hin, das Kärnten Convention Lizenzträger des österreichischen Umweltzeichens ist und Green Meetings kostenfrei organisiert und zertifiziert Die Mitarbeiter des Betriebes werden auf Ressourcenschonung und Umweltbewusstsein im Arbeitsumfeld geschult Hiermit bestätige ich, dass die oben genannten Kriterien eingehalten werden mit der ständigen Bereitschaft zur Optimierung der Qualitätskriterien. Firmenwortlaut: Datum, Unterschrift Firmenstempel Datum, Unterschrift Firmenstempel (Kärnten Convention)