DIE BASIS-KRITERIEN FÜR CONGRESS CENTER

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1 DIE BASIS-KRITERIEN FÜR CONGRESS CENTER Congress Center allgemein Eine ausreichende Beschilderung im und am Haus/Gelände sorgt für eine gute Orientierung Ausreichende Parkplätze sind in Gehdistanz vorhanden. Darauf ist auf der Homepage und im Angebot hinzuweisen Die Mitarbeiter im direkten Kontakt zum Gast sprechen Deutsch und Englisch Den Gästen/Seminarteilnehmern wird eine Garderobe zur Verfügung gestellt Sämtliche rechtliche und behördlichen Auflagen sind erfüllen Brandschutz- und Fluchtwegepläne sind ausgearbeitet und hängen aus Angebotslegung Die Angebotslegung erfolgt innerhalb von 24 Stunden ab erhalt der Anfrage (bei Anfragen über Kärnten Convention werden nicht zeitgerecht eingereichte Angebote nicht nachgereicht) Das Angebot ist in EINEM Dokument (PDF) per Mail an Kärnten Convention oder den Kunden zu schicken Das Angebot muss einen Briefkopf mit Betriebslogo, sowie Anschrift und Link zur Homepage enthalten Im Angebot muss einen Ansprechpartner angeführt sein (one stop shop) Im Angebot muss ein Optionsdatum angeführt sein Die im Angebot angeführten Preise sind Brutto-Preise Das Congress Center garantiert dem Kunden die Transparenz der Kosten (v.a. der Extrakosten) Nach Buchung erfolgt eine Auftragsbestätigung an den Kunden innerhalb von 24 Stunden, in Kopie an Kärnten Convention Sollte eine Angebotslegung nicht möglich sein (Location ausgebucht, Kundenanforderungen passen nicht, etc.), wird diese Anfrage an Kärnten Convention weitergegeben, bzw. wird dem Kunden der Kontakt von Kärnten Convention empfohlen

2 Tagungs- und Veranstaltungsräume Kostenfreier Internetzugang (W-LAN) ist in den Tagungsräumen verfügbar Bühnentechnik und Tonanlage sind verfügbar Digitale Raum,- und Bestuhlungspläne sind vorhanden Technische Pläne mit eingezeichneten Steckdosen, Beleuchtungskörpern, Lautsprechern, etc. liegen vor Es gibt mindestens einen Tagungsraum mit der Größe von 75 m2 Steuerbare Lichttechnik steht zur Verfügung Die Räumlichkeiten sind abdunkelbar Entweder ist die Belüftung mit Frischluft über Fenster oder über eine Belüftungsanlage möglich Ein Vorraum oder ein beschrifteter nahegelegener Raum für Seminarpausen ist vorhanden Im Tagungsbereich gibt es eigene WC-Anlagen (für Damen und Herren) Telefon mit Anzeige der wichtigsten Nummern Flipchart mit ausreichend Flipchart-Papier und Stiften Ein dem Raum entsprechend Lumen-starker und geräuschloser Beamer Mindestens eine Pinnwand mit Pinnadeln Mindestens einen Papierkorb sowie Stifte und Blöcke für die teilnehmenden Gäste / Raum Den Arbeitsplätzen entsprechend viele Steckdosen bzw. Bereitstellung von genügend Verlängerungskabel / pro Raum Der Anzahl der Seminarteilnehmer entsprechend genügend Stühle und Tische / pro Raum

3 Gastronomie und Verpflegung Die Getränke im Seminarraum werden unaufgefordert nachgefüllt Gläser sind bei Bedarf zu wechseln Im Seminarraum wird während der Pause gelüftet Mehrere Varianten der Pausenverpflegung werden angeboten (z.b. vormittags Obst, nachmittags Kuchen) Gekühlte Getränke werden vorbereitet Die Seminarpause findet in der Nähe des Seminarraumes, auf Wunsch auch im Seminarraum statt Es werden mehrere Mittagsmenüs zur Auswahl angeboten (die Abfrage der Menüwünsche erfolgt mit Absprache des Veranstalters aber nur in den Pausen) Ein Mittags-Buffet ist auf Wunsch möglich (ab einer gewissen Gruppengröße) Flexibles Setting ist auf Anfrage möglich Das Restaurant ist zur Gänze Nichtraucherbereich Rauchmöglichkeiten stehen in gekennzeichneten Bereichen zur Verfügung Das Congress Center bietet Seminargästen mindestens eine Seminarpauschale an Der Kunde hat die Möglichkeit Speisen aus regionalen Produkten zu erhalten Wenn der Gast dann vor Ort ist... Ein Event-/Seminarbetreuer wird bei Ankunft des Kunden bekanntgegeben und ist während der gesamten Dauer des Seminars für Fragen und Antworten verfügbar Die Technik im Seminarraum wird gemeinsam mit dem Kunden in Betrieb genommen, überprüft und erklärt Die Seminarräumlichkeiten stehen dem Kunden bereits eine Stunde vor offiziellem Beginn einer Veranstaltung zur Verfügung Die Räumlichkeiten werden entsprechend beschildert. Auf Wunsch auch im Corporate Design und mit Logo des Kunden

4 Nachbearbeitung Dem Kunden wird ein Dankesschreiben zugeschickt Das Congress Center ist damit einverstanden, dass ein Follow-Up (Fragebogen) zur Messung der Kundenzufriedenheit, durch Kärnten Convention, erfolgt. Gleichzeitig wird damit die Einhaltung der in diesem Kriterienkatalog gelisteten Kriterien überprüft Alle Veranstaltungen müssen für die Kongressstatistik des ACB (Austrian Convention Bureau) unter folgendem Link gemeldet werden: Marketinginstrumente Klar ersichtlicher Veranstaltungs-/Seminar-Bereich auf der Betriebs-Homepage mit sämtlichen Informationen zu Tagungsräumen, Veranstaltungsmöglichkeiten, Pauschalen, Angeboten etc. Mindestens ein Printwerbemittel (z.b. Flyer für Veranstaltungsbereich) liegt auf Werbematerialien der Kärnten Werbung sind für Gäste erhältlich (Broschüren, Wanderkarten, Magazine, etc.) Online bestellbar unter: Rahmenprogramme für Gruppen (Kärnten Convention) liegen auf Verlinkung auf der Betriebs-Homepage auf die Homepage von Kärnten Convention: (Mittels Kärnten Convention Logo) Das Congress Center ernennt eine Kontaktperson, die für Anfragen (Kärnten Convention und direkt-kunden) und Verkauf zuständig ist

5 Kriterien für Green Meeting Das Congress Center ist mit den Richtlinien für "Green Meetings" vertraut und kann interessierten Kunden darüber Auskunft geben Des weiteren weist das Congress Center darauf hin, das Kärnten Convention Lizenzträger des österreichischen Umweltzeichens ist und Green Meetings kostenfrei organisiert und zertifiziert Die Mitarbeiter des Betriebes werden auf Ressourcenschonung und Umweltbewusstsein im Arbeitsumfeld geschult Hiermit bestätige ich, dass die oben genannten Kriterien eingehalten werden mit der ständigen Bereitschaft zur Optimierung der Qualitätskriterien. Firmenwortlaut: Datum, Unterschrift Firmenstempel Datum, Unterschrift Firmenstempel (Kärnten Convention)