Microsoft Access 2010 - Das Handbuch von Lorenz Hölscher 1 Auflage Microsoft Access 2010 - Das Handbuch Hölscher schnell und portofrei erhältlich bei beck-shopde DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Integrierte Softwarepakete Microsoft 2010 Verlag CH Beck im Internet: wwwbeckde ISBN 978 3 86645 145 2
Übersicht Einleitung 23 Teil A Schnelleinstieg 1 Datenbank - leicht gemacht 2 Tabellen - leicht gemacht 3 Abfragen - leicht gemacht 4 Formulare - leicht gemacht 5 Berichte - leicht gemacht 27 29 37 57 69 77 Teil B Access allgemein 6 Die Access-Oberfläche 7 Datenbankgrundlagen 8 Datentypen 9 Datenbank entwerfen 89 91 115 131 157 Teil C Tabellen 10 Tabellen entwerfen 11 Umgang mit Datensätzen 12 Beziehungen zwischen Tabellen 13 Umgang mit Datenquellen 187 189 203 215 227 Teil D Abfragen 14 Abfragen sortieren 15 Abfragefelder berechnen 16 Abfragen filtern 17 Abfragesprache SQL 18 Umgang mit Abfragen 19 Spezielle Auswahlabfragen 20 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen 21 Aktionsabfragen 251 253 269 291 309 323 337 377 393 -
413 Verschiedene Formulare Pivot- und Diagramm-Formulare Umgang mit Steuerelementen Allgemeine Mehrere Formulare 443 465 507 573 Berichte erstellen Mehrspaltige Berichte und 637 659 705 von Code Variablen und Konstanten und Schleifen Datenzugriff per VBA Wichtige Funktionen programmieren 735 757 809 825 839 Anwendungen 895 Funktionen Praxisindex 911 Stichwortverzeichnis Der Autor 5
Einleitung An wen richtet sich dieses Buch? Welche Beispiele kommen vor? Grundschulbücherei Hotelbestellsystem Wo finden Sie die Daten? Wie ist das Buch aufgebaut? 23 24 24 25 25 25 26 Teil A Schnelleinstieg 27 1 Datenbank - leicht gemacht So starten Sie Access 2010 So legen Sie eine neue Datenbank an So bedienen Sie die Oberfläche Zusammenfassung _ 29 30 32 34 35 2 Tabellen - leicht gemacht So legen Sie eine Tabelle an So finden Sie bestimmte Inhalte So legen Sie eine zweite Tabelle an So verbessern Sie die zweite Tabelle Zusammenfassung 37 38 46 47 50 56 3 Abfragen - leicht gemacht So sortieren Sie Daten _ So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu So filtern Sie Daten So berechnen Sie Daten So zählen Sie Datensätze Zusammenfassung _ 57 58 61 62 64 65 68 4 Formulare - leicht gemacht So erstellen Sie ein Formular So verbessern Sie ein Formular So zeigen Sie Daten tabellarisch an So finden Sie Daten im Formular Zusammenfassung 69 70 71 73 75 76 -
So erstellen Sie einen Bericht So Sie im Bericht So verbessern Sie einen Bericht So erstellen Sie Berichte So anders 77 87 Die Access 201O-0berfläche Das Menüband 91 92 93 93 94 95 96 Pfade und Dateien 98 100 105 105 Ansichten wechseln Statusleiste anpassen 108 112 113 113 Was ist eine relationale Datenbank? Die Datenbank verbessern Warum sollten Sie Felder trennen? Wie können Sie doppelte Daten vermeiden? Wie können die Historie retten? Brauchbare wählen Wie hilft Ihnen die t-;otation? Wie lösen Sie das Autorenproblem? erstellen 115 121 129
8 Datentypen Datentypen Allgemeine Einstellungen Zahlen-Format Text-Datentypen Datentyp Text Datentyp Memo Datentyp Hyperlink Ganzzahlige Datentypen Datentyp Ja/Nein Datentyp Byte Datentyp Integer Datentyp Long (Integer) Datentyp Währung Datentyp Replikations-ID Dezimal-Datentypen Datentyp Single Datentyp Double Datentyp Dezimal Datentyp Datum/Uhrzeit Sonstige Datentypen DatentypAutoWert Datentyp OLE-Objekt Datentyp Anlage Datentyp Berechnet Datentyp Nachschlage-Assistent Mehrwertige Felder Zusammenfassung 131 132 133 136 138 138 139 141 142 143 143 143 144 144 144 145 145 146 146 146 149 149 149 150 151 153 153 155 9 Datenbank entwerfen Entwurf einer Datenbank Storming So bereiten Sie die Datenbank vor Norming So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle So erstellen Sie die Tabelle tblhotels So fügen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu So entwerfen Sie die Mitarbeitertabelle So erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiter So legen Sie den Hyperlink zum Foto an So fügen Sie mehrere Fotos ein So entwerfen Sie die Extratabelle So entwerfen Sie die Kategorietabelle So entwerfen Sie die Farbentabelle So entwerfen Sie die Bestellungentabelle Performing Zusammenfassung 157 158 158 159 161 161 163 164 166 168 172 174 176 177 178 183 185 186 -
Inhaltsverzeidll'lis 187 Tabelle ändern Tabelle löschen Tabelle umbenennen Tabelle kopieren Tabelle ausblenden Tabellenentwmf öffnen Felder ändern Felder löschen Felder verschieben Felder umbenennen Felder Felder ändern Benutzerdefinierte Felder Index Primärschlüssel Mehrfachindex Zusammenfassung 191 193 193 194 195 197 199 201 Datensätze bearbeiten Datensätze Datensatz Datensätze löschen nayl,a"vll in Datensätzen Ansicht verändern 204 204 204 207 anpassen Schriftart ändern Daten finden Datensätze sortieren Datensätze filtern Datensätze suchen Dateninhalte ersetzen Tastenkombinationen für Datensätze 208 209 209 209 210 214 214 9
12 Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungen l:n-beziehung l:l-beziehung m:n -Bezieh ung Beziehungen anlegen Verknüpfungstyp ändern Reflexiv-Verknüpfung Unterdatenblätter Zusammenfassung 215 216 216 217 217 218 220 222 224 226 13 Umgang mit Datenquellen Externe Access-Tabellen Automatische Datenbankaufteilung Verknüpfte Daten korrigieren Externe Datenquellen Excel-Tabellen Access-Tabellen Outlook-Kontakte SharePoint Importieren statt verknüpfen Analyse Datenbankdokumentierer Beziehungen-Fenster dokumentieren Leistung analysieren Tabellen analysieren Zusammenfassung 227 228 228 230 231 231 235 238 240 241 241 241 243 243 245 249 Teil D Abfragen 251 14 Abfragen sortieren Einfache Auswahlabfragen Sortieren Mehrfache Sortierung Sortierung und Anzeige trennen Andere Datentypen sortieren Feldnamen austauschen Spitzenwerte Abfragen umbenennen und löschen Zusammenfassung 253 257 258 259 262 263 264 265 267 268 -
15 Abfragefelder berechnen Formeln eingeben Berechnungen mit Funktionen Funktionen nutzen Text-Funktionen Datum-Funktionen Zahl-Funktionen Sonstige Funktionen Fehlerträchtige Feldnamen Zusammenfassung 269 270 273 276 276 282 285 287 289 290 16 Abfragen filtern Filterkriterien Einfache Filter Filtern mit mehreren Tabellen Operatoren Arithmetische Operatoren Weitere Operatoren Mehrere Filterkriterien Kriterien in verschiedenen Feldern Bereiche Zusammenfassung 291 292 292 294 294 295 297 301 301 304 307 17 Abfragesprache SQL SQL, die Sprache für Datenbanken SQL-Schlüsselwörter Auswählen Filtern Sortieren Sortieren und Filtern Weitere Schlüsselwörter Alias-Namen JOrN " Aktionsabfragen SQ L-Befehle einsetzen Zusammenfassung 309 310 311 311 312 313 314 314 315 317 319 319 322 18 Umgang mit Abfragen Abfragen von Abfragen Abfrage mit l:l-beziehung Abfragen ausdrucken Daten exportieren Zusammenfassung 323 324 325 328 332 335 11
19 Spezielle Auswahlabfragen Gru ppierungsabfragen Standard-Gruppierungsabfragen Aggregat-Funktionen Mehr Gruppierungen Mehr Aggregate Ohne Gruppierung Ohne Aggregat-Funktion Alternative mit DISTINCT Kreuztabellenabfragen Kreuztabellenabfragen verbessern Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen Assistenten-Ergebnis nachbessern Spalten fixieren Parameterabfragen Datentypen für Parameter Flexiblere Parameter Unterabfragen Doppelte Datensätze finden Manuell erstellte Unterabfrage Unterabfrage mit Assistenten Datensätze nummerieren Weitere Operatoren Domänenfunktionen Zusammenfassung 337 338 338 341 341 342 344 345 346 346 349 352 356 357 358 360 362 363 364 366 367 370 372 372 374 20 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen Kreuzprodukt UNION-Abfragen Weitere Schlüsselwörter Sortieren Felder berechnen Inner Join und Outer Join Verkaufte Artikel finden Unverkaufte Artikel finden Bestellungen ohne Artikel finden Zusammenfassung 377 378 380 381 382 384 385 386 388 390 391 21 Aktionsabfragen Aktualisierungsabfragen Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren GefIlterte Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfragen Einfache Tabellenerstellungsabfrage Kumulierte Tabellenerstellungsa bfrage 393 394 394 396 398 400 400 402 -
Anfügeabfragen Daten von einer Tabelle an die andere anfügen Daten an die gleiche Tabelle anfügen Einzelwerte an eine Tabelle anfügen Löschabfragen Zusammenfassung 403 404 406 408 409 411 Teil E Formulare 413 22 Verschiedene Formulare AutoFormular erstellen Form ularansich ten nutzen Formulare gestalten Designs ändern Anordnen Endlosformular Datenblattansicht Geteiltes Formular Modales Dialogfeld Popup-Dialogfeld Zusammenfassung 415 416 417 418 418 424 428 430 433 435 437 441 23 Pivot- und Diagramm-Formulare PivotTable Felder hinzufügen Felder entfernen Automatische Untergruppen Filtern Eigenschaften PivotChart PivotCharts verändern Pivot-Ansichten wechseln Diagramme Zusammenfassung 443 444 449 450 450 451 453 453 455 458 458 463 24 Umgang mit Steuerelementen Leeres Formular erstellen Formular und Bereiche markieren Bereiche ein-/ausblenden Steuerelemente hinzufügen Steuerelemente markieren und verändern Mehrere Steuerelemente markieren Raster Steuerelemen tgröße ändern 465 466 467 468 469 472 472 474 475 13
Steuerelemente verschieben Steuerelemente automatisch anordnen Steuerelemente trennen und verbinden Steuerelemente gruppieren Steuerelement- Layouts Steuerelemente verankern Steuerelemente löschen Zusammenfassung 476 478 479 481 481 483 483 483 25 Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Aktivierreihenfolge Tastenkürzel Steuerelemente deaktivieren Steuerelementtyp ändern Steuerelemente formatieren Farben und Schriften Farben auswählen Mehrere Steuerelemente formatieren Standardeigenschaften Bedingte Formatierung Datenbalken FeidwertIst-Regel HatFokus- Regel AusdruckIst- Regel Zusammenfassung 485 486 487 489 491 493 493 494 496 496 497 498 499 502 504 505 26 Steuerelementtypen Allgemeine Steuerelemente Textfeld Bezeichnungsfeld Schaltfläche Auswahlsteuerelemente Kontrollkästchen U mschaltfläche Options feld, Optionsgruppe Listenfeld Kombinationsfeld, Register Grafische Eiemente Linie Rechteck Seitenumbruch Diagramm Bild Anlage, Gebundenes Objektfeld,, 507 508 509 517 517 520 520 522 524 525 530 538 542 548 548 549 549 550 550 555 557 -
Ungebundenes Objektfeld 558 Verknüpfungssteuerelemente 559 Hyperlink 560 Navigationssteuerelement 561 Unterformular/- bericht, 565 Webbrowser 565 ActiveX-Steuerelemente Zusammenfassung 567 570 27 Mehrere Formulare Haupt- und Unterformular Haupt-/Unterformular mit Assistenten erstellen Haupt- und Unterformular manuell erstellen Alternatives Hauptformular Mehrere Unterformulare Formulare synchronisieren 587 Formulare mit Aggregatfunktionen 589 Zugriff auf andere Formulardaten 591 Haupt- und Unterformulare verbessern 592 Parameterabfragen verbessern 594 PopUp-Formulare 597 Starteinstellungen 598 Formularvorlagen 599 Anwendungsparts 601 Zusammenfassung 604 573 574 574 580 582 586 Teil F Berichte 605 28 Berichte erstellen AutoBericht erstellen Seite einrichten Ansichten Bericht manuell erstellen Bericht gruppieren Abstände verbessern Zwischensummen bilden Zweite Gruppierung einfügen Seiten umbruch zwischen Gruppen Seitenumbruch einfügen Absender vervollständigen Gruppen zusammenhalten Gruppierung mit Berechnung Gesamtsummen Gesamtsumme ein fügen 607 608 609 611 613 615 618 620 621 624 624 627 628 630 632 632 15
Felder von Feldern berechnen Unterberichte Zusammenfassung 633 635 635 29 Mehrspaltige Berichte Etiketten-Assistent Etiketten automatisch erstellen Etiketten verbessern Mehrspaltige Berichte erstellen Bericht vorbereiten Gruppierung nach Anfangsbuchstaben Seitenkopf und Seitenfuß Seitenkopf im mehrspaltigen Bericht Lebende Kolumnentitel Seitenzahlen Laufende Summen Zusammenfassung 637 638 638 641 642 642 644 648 648 649 652 654 657 30 Export und Seriendruck Dateiexport Excel Word-Export Word-Seriendruck Textdatei PDF/XPS HTMLlXML-Datei Access E-Mail-Bearbeitung Export als E-Mail Daten sammeln SharePoint-Liste Gespeicherte Exporte Zusammenfassung 659 660 661 663 665 676 677 680 686 688 688 689 697 703 704 Teil G Programmierung 705 31 Makros Makros allgemein Makro erstellen Makro per Schaltfläche aufrufen Eingebettete Makros Fehler abfangen Alle Makroaktionen Nützliche Makros 707 708 709 711 712 716 719 720 -
Makro per Tastenkürzel aufrufen Makro beim Öffnen ausführen Datenmakros Abhängige Werte in der Tabelle sichern Werte nachschlagen Neue Datensätze melden Makros konvertieren Zusammenfassung 724 726 726 728 729 732 733 734 32 Strukturierung von Code VBA-Editor Projekt-Explorer Eigenschaften Codefenster Module Sub-Prozeduren Prozedur erstellen Prozedur mit mehreren Parametern aufrufen Argumente aus Dropdownlisten wählen FW1ktionen Integrierte Funktion aufrufen Eigene Funktion erstellen Property-Prozeduren Programmierung ohne Property-Prozeduren Property-Prozeduren erstellen Organisation des Codes Namen für Prozeduren Einrücken Zeilen umbruch Kommentar Zusammenfassung 735 736 738 740 740 740 742 742 744 745 747 747 749 750 750 751 753 753 753 754 754 755 33 Variablen und Konstanten Variablen deklarieren Lokale Variablen Modul-öffentliche Variablen Datei-öffentliche Variablen Statische Variablen Sammeldeklaration Datenfelder Mehrdimensionale Datenfelder Datenfelder mit eigenen Grenzen Dynamische Datenfelder Datenfeld neu dimensionieren Datenfeld löschen Variant-Variable als Pseudo-Datenfeld Eigene Datentypen 757 759 762 763 764 764 765 766 767 767 767 768 769 769 770 17
Objekt-Variablen Prozedur-Argumente Notwendige Argumente " Mehrere Argumente Optionale Argumente Argumentlisten, Rückgabeargumente Konstanten Enumerationen Zusammenfassung 772 773 773 773 774 775 777 780 781 784 34 Entscheidungen und Schleifen Die If-Anweisung Einfache Bedingung Erweiterte Bedingung Die Select-Anweisung Operatoren Mathematische Operatoren Logische Operatoren Sonstige Operatoren, Schleifen For/Next-Schleife, Rückwärts zählende Schleife Auflistungen bearbeiten For Each/Next-Schleife Do/Loop-Schleife While/Whend -Schleife Fehlerbehandlung Syntaxfehler Logische Fehler Laufzeitfehler Zusammenfassung 785 786 786 788 789 791 791 792 792 792 793 793 794 795 797 798 799 799 799 800 807 35 Datenzugriff per VBA Das Recordset-Objekt Daten lesen Datenquelle öffnen Datenquelle in anderer Datenbank öffnen Feldinhalte ermitteln Datensatznavigation, Datensatzzeiger bewegen Datensatz auf Vorhandensein prüfen Durch alle Datensätze navigieren, Daten suchen, 809 810 810 811 812 812 814 814 815 816 817
Daten schreiben Neuen Datensatz hinzufügen Bestehenden Datensatz ändern Datensatz löschen Abfragen starten Auswahlabfragen anzeigen Aktionsabfragen ausführen Parameterabfragen ausführen Zusammenfassung 819 819 820 820 821 821 821 823 824 36 Wichtige Funktionen Textfunktionen Teile von Texten Textteile in anderen Texten finden Kombinierter Aufruf Leerzeichen entfernen Länge von Zeichenketten bestimmen Zeichen ersetzen Groß- /Kleinschreibung ändern Zahlenfunktionen Runden Formatieren Zahlen konvertieren Text in Zahl umwandeln Datumfunktionen Aktuelle Datums- und Zeitwerte Datum und Zeit zerlegen Rechnen mit Datum und Zeit Prüffunktionen Zusammenfassung 825 826 826 827 828 829 829 830 830 831 831 832 832 833 833 833 834 835 836 837 37 Objekte programmieren Formular-Ereignisse Beim Anzeigen eines Datensatzes Beim Bewegen der Maus Beim Öffnen des Formulars Beim Schließen des Formulars Beim Klicken im Listenfeld Bericht-Ereignisse Bei Ohne Daten Beim Formatieren Zusammenfassung 839 840 840 842 846 847 848 852 853 854 856 19
Teil H Oberfläche 857 38 Eigenständige Anwendungen Startbild Starteinstellungen Auto Exec -Makro Mehrbenutzerbetrieb Komprimieren Vertrauenswürdige Orte oder Dateien Bedienungskonzept Zusammenfassung 859 860 861 861 863 863 864 864 864 39 Das Menüband Anpassungen per Dialogfeld Menüband anpassen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Eigene Registerkarten Vorbereitungen XML Integrierte Befehlsgruppen Integrierte Befehle Benutzerdefinierte Befehle Callback-Prozeduren Dynamische Beschriftungen Auf Klick reagieren Bilder einbinden Menüs erzeugen Startprogramm für ein Dialogfeld Kontextabhängige Befehle Symbolleiste für den Schnellzugriff Commands Zusammenfassung 865 866 866 869 871 871 873 875 876 878 879 880 881 882 883 886 889 890 892 893 Teil Anhang 895 A Operatoren und Funktionen Operatoren Funktionen 897 898 899 -
B Spezifikationen Allgemein Tabelle Abfrage Formular und Bericht Makro 903 904 904 905 905 906 c Präfixe Präfixe für Access-Objekte Präfixe für Felder Präfixe für Steuerelemente Präfixe für Datentypen 907 908 908 908 910 Praxisindex 911 Stichwortverzeichnis 915 Der Autor 927 21