SAP Interactive Forms by Adobe Erweiterung der SAP Geschäftsprozesse durch interaktive.pdf Dokumente SEAL Systems Kundentag 2010 Ansätze für die Telekommunikationsbranche Michael Holman Vertrieb SAP NetWeaver Schweinfurt, den 17.06.2010
Papierbasierte Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß
Die Lösung: Automatisierung papierbasierter Geschäftsprozesse Eliminierung der Bearbeitungskosten von Papierformularen Schaffung einer ganzheitlichen, rechtskonformen Verarbeitungslösung Datenerfassung durch Mitarbeiter/Kunden/ Lieferanten etc. ohne IT- Online-Anbindung Kosten senken Prozesse beschleunigen gesetzlichen Vorschriften genügen Geschäftsprozesse steuern und dokumentieren
SAP Strategie für Dokumente und Formulare http://www.sdn.sap.com/irj/sdn/adobe Die SAP Formular-Strategie basiert auf SAP Interactive Forms by Adobe: Beinhaltet Printformulare und interaktive Formulare Umstellung der SAP Business Suite auf SAP Interactive Forms by Adobe fast vollständig umgesetzt Aktuell werden über 2300 fertige pdf-basierte Formulare als Content mitausgeliefert SAPscript und Smart Forms werden nicht weiterentwickelt, werden aber weiterhin supported
SAP NetWeaver Application Server Szenarien mit SAP Interactive Forms by Adobe Online interaktives Formular Szenario Zugriff auf SAP Business Suite wird benötigt Komplette Integration in Web Dynpro for Java und ABAP Frameworks Kontextsensitive Wertehilfe und Onlineprüfung Browser mit Adobe Reader Offline interaktives Formular Szenario Kein Zugriff auf SAP Business Suite nötig Statische Wertehilfe, statische Überprüfung, einfache arithmetische Berechnungen Eigenständiges Formular (XML Daten + Layout) Formulardruck Szenario Klassische Formularbearbeitung, nicht interaktiv Ausgabedokumente werden ausgedruckt, per e-mail versendet, archiviert oder gefaxt Drucken Adobe Reader offline Archivie rung Down- / Upload E-mail / HTTP E-mail
Mehrwert für den Kunden: Senkung der Prozesskosten und Steigerung der Effizienz durch SAP Interactive Forms by Adobe Anbindung von Externen Orts- und zeitunabhängiger Datenaustausch Elektronische Bearbeitung Steigerung der Produktivität und Effizienz Erweiterung der Prozesse Zugriff auf interaktive Formulare jederzeit Automatisierung vorhandener Geschäftsprozesse Einheitliche Templates Verbesserte Datenkonsistenz Konsolidierung von Dokumentenformaten Verbesserung der Prozessqualität Einheitliche Verwaltung von Formular Templates Automatische Verarbeitung verhindert manuelle Fehleingaben PDF = ISO 32000 $ Senkung von Prozesskosten Baukastensystem Langfristig wiederverwendbare Formularbausteine und Schnittstellen Einfache Erweiterung der Prozesse Einbindung elektronischer, interaktiver Formulare in applikationsübergreifende Prozesse Senkung des TCO Einheitliche Architektur und integrierte benutzerfreundliche Endwicklungstools
Die Be- und Verarbeitung von Papierformularen in monetären Kennzahlen Normale Organisationen geben signifikante Beträge für die Be- und Verarbeitung papierbasierter Prozesse aus; Zusätzlich riskieren sie bis zu 25% der Papierdokumente zu verlieren bzw. diese nicht auswerten zu können Kosten Zeit Risiko 30-60 81.700 h 25% Für jeden Euro, der für Papierformulare ausgegeben wird, fallen 30 bis 60 für die Weiterverarbeitung der Daten an. Gartner, Organizational Cost Impact, April 2006 Durchschnittlich jährlich aufgebrachte Stundenzahl in einer typischen Organisation mit 1.000 Mitarbeitern für die Weitergabe von Papierformularen IDC, 2004 Durchschnittliche Prozentzahl von Papierdokumenten in Unternehmen, die verlegt werden und nie wieder auftauchen Deloitte & Touche Document Management May 2005
SAP Technologien für Formulardruck
SAP Interactive Forms by Adobe Schnell, flexibel und bekannte Erfahrung Andere ERP CRM Digitale Signaturen Paper to Digital
SAP Interactive Forms by Adobe - Einsatzmöglichkeiten in Produkt-Prozessen Neuantrag / Änderungsantrag für Produkte Abnahme und Dokumentation einer Maschine, eines Bauteils, eines Produkts Automatisierte Aktualisierung von Materialstammdaten Dokumentation von Abnahmeprotokollen Technische Dokumentation Bestellung von Ersatzteilen Einsatzberichte eines Servicetechnikers (Zeiten, eingebaute Teile, usw.) Freigabe von Werkstoffen bzw. genauer Spezifikation Rückmeldung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und/oder Einsatzberichten Reklamationsmanagement/ Fehlerabstellprozess/ 8D Report Stücklistenänderung und technische Dokumentation
SAP Interactive Forms by Adobe Mögliche Anwendungsszenarien Instandhaltung und Wartung von Maschinen Lieferantenbefragung (Audit) Reklamationsmanagement Checklisten, z.b. für Einsatzpläne und abzufahrende Routen Projektantrag stellen Wareneingangskontrolle von Ersatz- oder Serienteilen (Erfassung, Genehmigung von QS, Einbuchung ins System, Festhalten von Mängeln, etc.) Inventarisierung von Anlagegütern Automatisiertes Mahnwesen, Zahlungsaufforderung Audit-Management Fuhrparkmanagement: Fahrzeugantrag, Reparaturauftrag, Abnahme- bzw. Übergabeprotokolle,
SAP Interactive Forms by Adobe - Einsatzmöglichkeiten in Einkaufsprozessen Anlage und Pflege von Lieferantenstammdaten Verarbeitung von Lieferantenrechnungen Lieferantenbewertungen / -beurteilung Lieferantenselbstauskunft Lieferantenbefragung Anlage und Pflege von Artikeln/ Materialstammdaten Bestellungen mit Abfrage von Liefertermin und Chargenlieferungen (wann, wieviel, wohin?) rechtssichere Rechnungsfreigabe mit Digitaler Signatur und Kontierungsinformationen
Beispiel : Serviceanforderung heute Anruf bei der Kundenbetreuung, Call-Center Mitarbeiter notiert Schadenfall in Kundendatei, informiert sich über bestehende Kundeninstallation Techniker wird informiert via Tel, Fax oder email Reparatur vor Ort beim Kunden Manuelle Bestellung benötigter Ersatzteile, Vereinbarung/ Bestätigung eines Termins, Techniker informiert sich über gemeldeten Schaden in der Kundendatei
Beispiel : Serviceanforderung heute Nachteile des aktuelles Verfahrens: Hoher Bearbeitungsaufwand für manuell angestoßene Prozessschritte, Anpassungen erfordern erneut manuelles Eingreifen Fehleranfälligkeit beim Anstoßen und Übermitteln der Daten: möglicher Papierverlust, Übermittlungsfehler, Unleserlichkeit, fehlende Angaben Hohe Kosten (Papier, Verteilung, Lagerung, Archivierung, ) Fehlende Nachvollziehbarkeit: keine Statusverfolgung ohne erneuten Zeitaufwand: Annahme, Durchführung und Erledigung der notwendigen Servicearbeiten (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Wann erledigt? Offene Punkte?...) Hoher Zeitaufwand resultiert in hohen Personalkosten Schnellere und effektivere Bearbeitung möglich. Aufwändig für Kundenbetreuer sowie Techniker.
Beispiel : Serviceanforderung mit SAP Interactive Forms by Adobe Anruf bei der Kundenbetreuung, Call-Center Mitarbeiter füllt ein interaktives Formular als Online-Prozess entsprechend der Kundenangaben aus, informiert sich über bestehende Kundeninstallation, trägt alle relevanten Informationen in das interaktive Formular ein Offline-Erfassung des verbrauchten Materials und des erledigten Reparaturauftrages und Rücksendung der Daten an SAP mittels interaktivem Formular. Reparatur direkt beim Kunden Workflows werden automatisch eingeleitet: Nachricht an den Techniker mittels interaktivem Formular, benötigte Ersatzteile werden bestellt, Termine werden bestätigt.
Beispiel : Serviceanforderung mit SAP Interactive Forms by Adobe Vorteile durch interaktive Formulare: Optimierung der Prozessdurchlaufzeiten (kürzer, harmonisiert) Produktivitäts- und Effizienzgewinn durch Automatisierung vorhandener Prozesse: Zeitersparnis und Entlastung für Call-Center Mitarbeiter durch kürzere Bearbeitungszeiten und Anwenderakzeptanz Einleitung automatischer Workflows (geringere Transaktionsverarbeitungs- und Dokumentenverteilungskosten, Reduzierung manueller Eingaben, geringere Fehleranfälligkeit, Vermeidung von Medienbrüchen, ) Erweiterung der Reichweite auch auf externe und temporäre Anwender über den Adobe Reader Verbesserung des Service-Levels (qualitativ und quantitativ) Einbindung Digitaler Signaturen gewährleisten Rechtssicherheit und Compliance Integration von (dynamischen) Barcodes ermöglicht die Nachvollziehbarkeit des jeweiligen Workflows/ Audit Trails Schnellere und genauere Bearbeitung, Kostenersparnis sowie Serviceverbesserung
Quelle: KAESER Kompressoren SAPPHIRE NOW, 17.-19.05.2010, Frankfurt Service Order mit SAP Interactive Forms by Adobe bei Kunde / Adresse Serviceauftrag: Datum, Ansprechperson, Assignment Information: - Erledigte Arbeit - Arbeitszeiten Abnahme: - Zertifikat (KAESER) - Unterschrift des Kunden
Einsparungen / Erhöhung der Datenqualität durch interaktive.pdf Dokumente bei Einsparung wiederkehrender Verbrauchsmaterialien. (1600 Serviceaufträge x 20 Seiten + 3 Ausdrucke im Schnitt ~20.000.000 Blatt Papier Entlastung des IT Supports durch automatische Rückverbuchung Entlastung der Dispositionsabteilung bei der Erstellung und Rückverbuchung der Aufträge Die Logik innerhalb der Formulare ermöglicht die Sicherstellung, dass alle notwendigen Daten bei der späteren Verbuchung zu Verfügung stehen. Erfassung von CRM relevanten Daten (Betriebsstunden Kundenanlage, Potential der Anlage) Die Datenqualität bietet die Grundlage für eine automatische Rückmeldung des Serviceauftrags, gegebenenfalls innerhalb eines SAP Business Workflow Szenarios. (Potential 1600 * 5 min *200d = ~250.000h / Jahr) Durch den schnellen Rücklauf eines bearbeiteten Serviceauftrags ist es möglich den Fakturierungsprozess schneller anzustoßen und die Durchlaufzeit bis zum Zahlungseingang zu verringern. Die Dispositionsprozesse in der Logistik können durch die direkte Rückmeldung von verbrauchten IST Materialien schneller angestoßen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass der Servicewagen des Monteurs immer mit ausreichend Materialien bestückt ist.
SAP Interactive Forms by Adobe - Einsatzmöglichkeiten in PLM Prozessen / 8D Report In PLM Prozessen können verschiedene Rollen und Personen mit unterschiedlichen Anforderungen durch interaktive Formulare integriert werden. Ingenieur Workflow an weitere Mitarbeiter Fehler Prüfung Freigabe Externe Weitere Daten pflegen Quelle: MHP
Zeiterfassung
Unternehmensinterner Geschäftsprozess @ Anderer Standort Erfassungsformular Vorgefüllt je Kunde / Mitarbeiter EMail zurücksenden Extraktion der Formulardaten und Verbuchung der Formulardaten im SAP SAP SAP SAP Records Management Erstellen eines passiven PDF und Ablegen des Formulars beim Vorgang
Rechnungsfreigabe
Beispiel im Einkauf Rechnungsfreigabe über Formular per email
Beispiel für einen Freigabeprozess
SAP Interactive Forms by Adobe Funktionsweise Layout designen Formulare liefern Daten bearbeiten Generate & view Fill & submit Daten erfassen 1 Deploy 2 3 SAP NetWeaver Developer Studio ABAP Workbench SAP NetWeaver Application Server ABAP Adobe LiveCycle Designer Java Adobe document services Java Import von Formularen (.doc,.pdf) Definition des Formular Layout Verknüpfung der Formularfelder mit dem SAP Datenmodell Ggf. Definition von Validierungen & Berechnungen (für das.pdf) Definition der Business Logic Definition des Nutzungsmodells (Print oder interaktiv) ADS läuft als SAP NetWeaver shared service Generierung des PDF Formulars mit den SAP Daten zur Laufzeit Extraktion der Daten eines zurückgeschickten.pdfs sowie Weiterleitung ins SAP System Nutzt den Adobe Acrobat Reader Eingabe der Daten in die Formularfelder Online & Offline Nutzung möglich Ggf. digitale Signatur Druck oder Sendung an das SAP System
Zusammenfassung: SAP Interactive Forms by Adobe Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit Innerhalb der Organisation Über die Organisationsgrenzen hinaus: Einbindung interner und externer Anwender Neue Einsatzmöglichkeiten in Online- und Offline-Szenarien Interaktive Formulare bewahren vertrautes Erscheinungsbild und fördern so die Anwenderakzeptanz Automatisierung und Straffung formulargestützter Kommunikation für Prozesse, die aus dem SAP-System heraus angestoßen werden Erstellung komplexer Druckformulare Schnelle Erstellung von interaktiven Formularen mit einem benutzerfreundlichen XML-basierten Formulardesign-Werkzeug
SAP Interactive Forms by Adobe: Handlungsempfehlung Wo kann ein interaktives Formular die Kommunikationsprozesse ermöglichen / verbessern? Fokus auf teure, papier-basierte Prozesse Welche Personen brauchen Datenzugriff / -eingabe mit den SAP Systemen, ohne daß diese am System (z.b. SAP GUI) sitzen? Michael Holman Vertrieb SAP NetWeaver SAP Deutschland AG & Co. KG M +49 175 2 687 334 T +49 6227 7-47 413 E michael.holman@sap.com
Weitere Informationen Internet: SAP Service Marketplace: http://service.sap.com/adobe SAP Developer Network: https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/adobe SAP elearning Catalog: Public Web: Training: https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/interactiveforms-elearning http://www.sap.com/solutions/solutionextensions/interactiveforms http://www.sap.com/education/ Print Forms in SAP Standard: http://service.sap.com/erp -> Media Library - SAP ERP Overview -> Detailed information cross ERP -> Adobe Forms for SAP ERP
Vielen Dank!
SAP Interactive Forms by Adobe
Weitere Informationen Galileo Press SAP Interactive Forms by Adobe Formulargestaltung in SAP ERP HCM SAP Records Management SAP Kurse PDEAFT BC 480 BC 481 Entwicklung von echten interaktiven Formularen mit SAP Interactive Forms by Adobe PDF-Based Print Forms SAP Interactive Forms by Adobe in der ABAP Umgebung
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SAP Adobe Partnerschaft Die Verbindung zwei komplementärer Marktführer in ihrem Segment garantiert sichere Investitionen! Adobe/SAP strategische Partnerschaft Initialer Partnerschaftsvertrag unterzeichnen in 06/2002 Lösung verfügbar seit SAP NetWeaver 04 Adobe liefert Offene Technologie, de-facto Standard für Formulare Kombination der Vorzüge von PDF mit offener XML Technologie Vorteile der SAP-Adobe Kooperation Integration der Adobe PDF Technologie in SAP Lösungen 1.3 Milliarden Adobe Readers weltweit verteilt Benutzerfreundliches Designtool reduziert signifikant TCO Bereits existierende PDF Formulare, z. B. Behördenformulare, existierende Papierformulare, können wiederverwendet werden Gewohntes Aussehen für viele Geschäftsszenarien
Demo Demo Szenario 1..pdf wird geöffnet 2. Daten (Bestellung) werden in das interaktive.pdf eingegeben 3. Daten werden ins SAP ERP 6.0 gesendet 4. online Szenario: SAP ERP sendet Bestellnummer zurück an das.pdf 5. Logon SAP ERP 6. Öffnen der Transaktion ME23 7. Eingabe der Bestellnummer 8. Anzeige der Bestellung im SAP GUI
Prozessunterstützung mit SAP Interactive Forms by Adobe Chemie / Pharma - Logistik: Vergabe von Fahraufträgen Handel- Kommunikation zwischen Zentrale und Marktleiter (HCM) Produktion - Auftragserfassung Baugewerbe - Offline Montageschein Veranstaltungsmanagement Interner Kreditantrag HCM Organisationsmanagement Personalanforderung, Datenpflege
Zeiterfassung auf Papier: Original Wochenbericht bei Leonhard Weiss Mitarbeiter der Kolonne Projekt Information Geplante Arbeitszeit Übernachtungsinformation gespeichert in Kundenfeldern Tägliche Arbeitszeit Zweckentfremdung von Feldern: Felder gestrichen, Stunden in Datumsfelder
Zeiterfassung mit SAP Interactive Form by Adobe
SAP Interactive Forms by Adobe - Schlüsselfaktoren