PONTON-Lab GmbH Goseriede 4 D-30159 Hannover tel: +49 511 89 70 09-0 fax: +49 511 89 70 09-55 service@ponton-lab.de http://www.ponton-lab.de Hannover, Januar 2008
Kurzbeschreibung der Software Statusberichte Die Status-Box ist ein Dokumentations- und Controllingtool, das als Internetanwendung vielfältige Möglichkeiten der Strukturierung, Steuerung und der Darstellung von Geschäftsprozessen bietet. Tätigkeitsfelder und damit verbundene Projekte, Zielvereinbarungen, Ressourcen, Arbeitsaufträge und Meilensteine können zusammen mit verantwortlichen Mitarbeitern und entscheidenden Terminen übersichtlich abgebildet werden. All diese Informationen sind über einen zentralen Zugang einsehbar und können individuell gepflegt werden. Die Zugriffsrechte auf Inhalte können für jeden Mitarbeiter eingerichtet werden. Der Gesamtüberblick über die Tätigkeiten kann in Form eines Dokumentes extrahiert werden. Für die fortlaufende Dokumentation speichert das Programm regelmäßig Statusberichte im PDF- Format in einer Read-only Version. Auf der Startseite des Systems erhält der Nutzer einen komfortablen Überblick über neue Projekte, Arbeitsaufträge und Meilensteine.
Aufbau und Funktionen Programme Von der Startseite steigt der Nutzer über den Link Programme in das System ein. Alle Tätigkeitsbereiche der Organisation werden in einer alphanumerischen Ordnung aufgelistet. Die Programme bilden die erste strukturelle Ebene des Systems und dienen der Kategorisierung der untergeordneten Projekte. Projekte Jedem Programm / Tätigkeitsfeld sind Projekte als Unterkategorie zugeordnet. In den Projekten werden alle Vereinbarungen festgehalten. Auf der Übersicht Programme bekommt der Nutzer einen ersten Überblick über die Zielzahlen und zuständige Projektleiter. Projektdetails Von der Übersichtsseite der Programme und Projekte gelangt der User eine Ebene tiefer zu den Projektdetails. Hier sind alle wichtigen Informationen des Projektes in einer übersichtlich strukturierten Reiterdarstellung abrufbar. Die Daten sind auf sieben thematischen Reitern verteilt: Der Reiter Beschreibung enthält eine umfangreiche Beschreibung des Projektes. Der Reiter Ziel zeigt nochmals die Zielzahlentabelle und Informationen zu Zielsetzungen und Projektergebnis, die frei bearbeitet werden können. Der Reiter Ressourcen bietet einen Überblick über finanzielle und personelle Ressourcen, sowie über externe Projektbeteiligte des laufenden Jahres. Der Rückblick auf vergangene Projektjahre ist ebenfalls möglich. Der Reiter Meilensteine enthält alle vereinbarten Meilensteine und Arbeitsaufträge. Die Inhalte sind terminlich erfasst und mit einem Status bewertet. Für jeden Meilenstein wird ein Plan-Termin eingetragen, der aussagt, an welchem Datum der Meilenstein erreicht sein soll. Der Ist-Termin gibt Aufschluss darüber, ob der Meilenstein am geplanten Termin realisiert wurde. Die Arbeitsaufträge des Projektes werden in einer Listenansicht unter Nennung des jeweils Verantwortlichen dargestellt. Der Reiter Strukturdaten enthält alle strukturellen Rahmeninformationen zum Projekt wie Projektsstart und -ende, die Kostenstelle und Schnittstellen zu anderen Projekten. Der Reiter TP/Produkte hat eine besondere Funktion: hinter TP verbirgt sich der Begriff Teilprojekt. Einem Projekt können Teilprojekte oder Produkte untergeordnet sein. Diese werden analog zu der beschriebenen Darstellung eines Projektes abgebildet. Abschließend fasst der Reiter Alles die Gesamtinformationen des Projekts auf einem Screen zusammen.
Optionaler Reiter Dateien Zu jedem Projekt können Dokumente als Anlage hinzugefügt werden. Die Dokumente können in allen gängigen Formaten wie Word, Excel, PDF, JPG etc. vorliegen. Die Dateien können auf einem zusätzlichen Reiter innerhalb der Projektdarstellung abgebildet werden. Inhalte anlegen und editieren Programme und Projekte werden durch den Administrator angelegt. Dies dient dem Erhalt einer einheitlichen Struktur. Dabei legt der Administrator allgemeine Informationen zum Projekt fest (wie Programmtitel, Projektnamen, Projektklasse etc.). Alle weiteren Inhalte werden durch berechtigte User (Projektleiter) eingetragen und gepflegt. Mein Status Über den Link Mein Status in der Kopfnavigation wird eine personalisierte Seite für den gerade eingeloggten Nutzer aufgerufen. Diese Seite generiert sich automatisch. Hier werden die Projekte und Arbeitsaufträge aufgelistet, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist. Berichtswesen / Reports Individuelle Reports Mit Hilfe des Programms können umfassende Reports generiert werden, die alle untergeordneten Informationen eines Projekts (Projekte, Meilensteine, Arbeitsaufträge etc.) abbilden. Dies kann auf allen Ebenen im System erfolgen. Auf der obersten Programmebene kann ein Report des gesamten Systems erstellt werden. Auf Projektdetailebene kann ein Report für das aufgerufene Projekt generiert werden. Der Report wird direkt zum Zeitpunkt des Abrufs als PDF generiert. Somit ist ein Report/Bericht immer auf dem neusten Stand. Mittels Auswahlmöglichkeiten kann der Inhalt eines Reports individuell zusammengestellt werden Automatischer Backup-Report Wöchentlich wird ein Backup-Report des Gesamtssystems automatisiert erstellt. Dieser ist im Administrations-Bereich abrufbar. Individuelle Anpassung des Systems an Kundenwünsche Kundenspezifische Anforderungen an das System können im Rahmen eines Customizing-Verfahrens erfolgen. Ponton-Lab erhebt Ihre Anforderungen in einem dynamischen Prozess und setzt diese um. So kann z.b. die gesamte Bezeichnungen im Systems durch die Programmierung beliebig angepasst werden.
Hard- und Softwarevoraussetzungen Status-Box Clients/Arbeitsplätze Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über das Intra- oder Internet mit einem kompatiblen Webbrowser (Microsoft Internet Explorer ab Version 6.0 oder Mozilla Firefox ab Version 1.5). Es wird eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024x768 Bildpunkten empfohlen. Die Verbindung zwischen Webbrowser und Webserver sollte SSL verschlüsselt sein, sofern die Anwendung über das Internet genutzt wird. Zum Betrachten der Berichte ist die Installation eines PDF-Readers auf den Arbeitsplatz-PCs notwendig. Server Auf dem Server laufen zwei Hauptkomponenten: Ein http-server sowie ein Datenbankmanagementsystem. Alle Daten der Anwendung werden in einer relationalen MySQL Datenbank (Version 4.1.x) vorgehalten. Als Storage Engine wird InnoDB verwendet. Als http-server wird Apache ab Version 2.0 zusammen mit PHP ab Version 4.4.x eingesetzt. Oben genannte Komponenten sind unter Linux und Windows verfügbar. Leistungsdaten des Servers: CPU mit mind. 2 GHz Mind. 1 GB Hauptspeicher 100 MBit Netzwerkkarte 20 GB freier Festplattenspeicher (oder mehr, abhängig von Datenaufkommen) RAID System wird empfohlen