Aufzeichnungsgrundsätze zu telefonischer und elektronischer Kommunikation hinsichtlich der beim Handel für eigene Rechnung getätigten Geschäfte und der Erbringung von Dienstleistungen, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen beziehen ( 83 Abs. 3 WpHG-E i. V. m. Art 76 Abs. 1 MiFID-II-DVO) Die Sparkasse Göttingen (nachfolgend Sparkasse) erbringt gegenüber dem Kunden folgende Wertpapierdienstleistungen, bei denen es zur Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen kommen kann: das Finanzkommissionsgeschäft, das Eigenhandelsgeschäft (Festpreisgeschäft in depotverwahrten Wertpapieren), außerbörslichen Derivaten (z.b. Vermittlung von Devisentermingeschäften, Zins- Swaps, Sparkassenbriefe mit Nachrangabrede), die Anlagevermittlung sowie die Abschlussvermittlung. Daneben werden Vermögensverwaltungen vermittelt (Abschluss von Vermögensverwaltungsverträgen zwischen dem Kunden und einem Drittinstitut. Außerdem betreibt die Sparkasse im Bereich des Depot A Geschäfte auf eigene Rechnung (Eigengeschäft in Wertpapieren und Derivaten). Für die in diesem Rahmen getätigte telefonische und elektronische Kommunikation legt die Sparkasse die folgenden Aufzeichnungsgrundsätze fest: A. Telefonische Kommunikation im Kundengeschäft (Festnetz- und Mobiltelefonie) Die Sparkasse nutzt die Telefonanlage und das Aufzeichnungssystem OSPlusTelefonie der Finanzinformatik. Für den Bereich Mobiltelefonie gilt, dass die Sparkasse im Rahmen dieser Grundsätze keine Mobiltelefongeräte für die Kommunikation mit ihren Kunden verwendet, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherstellen zu können. I. Verbriefte / depotverwahrte Finanzinstrumente (Wertpapiere), Derivate, Vermögensverwaltungsverträge und Sparkassenbriefe mit Nachrangabrede Die Sparkasse eröffnet dem Kunden die Möglichkeit, mit ihr telefonisch Gespräche zu führen, die zu einer Order in verbrieften / depotverwahrten Finanzinstrumenten / Sparkassenbriefen mit Nachrangabrede / außerbörslichen Derivaten (derivative Finanzinstrumente) führen können oder die vermittelte Vermögensverwaltungsverträge betreffen. Nachfolgend sind die Organisationseinheiten (OE) aufgeführt, die zu entsprechenden Gesprächen befugt sind. Daneben ist der Umfang der jeweils vorzunehmenden Gesprächsaufzeichnung beschrieben.
Organisationseinheit Orderannahme Beratungsgespräche Ja / Umfang Ja / OE3010 AL Handel Entgegennahme von Wertpapierorders und ohne Beratung OE3011 Handel Entgegennahme von Wertpapierorders und ohne Beratung OE3030 AL Private Banking Entgegennahme von Wertpapierorders und ohne Beratung, je nach WpHG-Kompetenz der in der OE tätigen Berater Umfang Durchführung von Beratungsgesprächen zu allen Wertpapier-gattungen aus dem Produktsortiment der Sparkasse Göttingen OE3031 Private Banking OE3112 Filiale Godehardstraße OE3143 Filiale Kreishaus OE3156 Spot-Filiale OE3180 Leiter S-Zentrale OE3181 stv. Leiter S-Zentrale OE3182 S-Zentrale PK-Berater und Serviceberater OE3184 S-Zentrale GL PK-Betreuer OE3185 S-Zentrale PK-Betreuer OE3186 S-Zentrale VK-Betreuer OE3187 S-Zentrale Mirtarbeiter-Betreuer OE3204 Filiale Planckstraße OE3207 Filiale Nonnenstieg OE3219 Filiale Klinikum OE3221 Filiale Lenglern OE3228 Filiale Bovenden OE3230 Filiale Ebergötzen OE3244 Filiale Weende OE3248 Filiale Nikolausberg OE3255 Filiale Herberhausen OE3303 Filiale Holtenser Landstraße OE3305 Filiale Königsberger Straße OE3315 Filiale Charlottenburger Straße OE3322 Filiale Elliehausen OE3323 Filiale Reinhausen OE3325 Filiale Rosdorf OE3326 Filiale Rittmarshausen OE3327 Filiale Friedland OE3334 Filiale Groß Schneen OE3346 Filiale Geismar Hauptstraße OE3351 Filiale Treuenhagen OE3352 Filiale Grone OE3354 Filiale Adelebsen OE3430 S-Zentrale AL Heilberufe und Vermögensvorsorge OE3431 S-Zentrale Heilberufebetreuer OE3432 S-Zentrale Vermögens- und Vorsorgemanager OE3440 S-Zentrale AL Kompetenz- Dienstleistungscenter FK OE3441 S-Zentrale Wirtschaftsförderung OE3510 AL Fachberatung Vermögensanlagen OE3511 Fachberatung Vermögensanlagen Die Aufzeichnungen werden bei dem entsprechenden Kundensatz abgelegt.
II. Relevante interne telefonische Kommunikation Daneben sind solche internen Telefongespräche, die in einem engen Zusammenhang mit einem aufzeichnungspflichtigen Kundengespräch (siehe vorstehend) stehen, aufzuzeichnen. Ein enger Zusammenhang liegt vor, wenn der Mitarbeiter der Sparkasse veranlasst durch den Kunden bei der Handelsabteilung der Sparkasse eine Kursanfrage stellt. Die Sparkasse kauft von bzw. verkauft an Kunden grundsätzlich keine Wertpapiere aus dem eigenen Bestand / nimmt keine Eigenhandelsgeschäfte in Derivaten vor. Daher ist eine zu Grunde liegende interne Kommunikation in der Sparkasse/Landesbank ausgeschlossen. III. Sonstige Organisationseinheiten / Mitarbeiter Organisationseinheiten und Mitarbeiter, die nicht zu entsprechenden Gesprächen mit Kunden zugelassen sind, sind angewiesen, solche auch tatsächlich nicht zu führen. Diese Organisationseinheiten / Mitarbeiter vermitteln entsprechende Gespräche an die zuständigen Organisationseinheiten oder vereinbaren einen Rückruf. IV. Kommunikationswege Der von OE2431 gesondert geführten Auflistung können diejenigen Telefongeräte entnommen werden, die für eine Sprachaufzeichnung vorgesehen sind. Über private Geräte, insbesondere private Mobiltelefone, dürfen keine aufzeichnungspflichtigen Gespräche geführt werden. V. Zugelassene Mitarbeiter Der von OE1310 geführten Auflistung können diejenigen Mitarbeiter entnommen werden, die für einschlägige Telefonate zugelassen sind. VI. Notfallmaßnahmen Sollte das Sprachaufzeichnungssystem ausfallen, ist OE3510 zu benachrichtigen. Diese wird daraufhin unverzüglich alle zur Sprachaufzeichnung befugten Organisationseinheiten über die zu ergreifenden Maßnahmen informieren. Bis zur Behebung des Störfalls wird die Sparkasse von einer aktiven telefonischen Kontaktaufnahme absehen. Kontaktiert der Kunde die Sparkasse telefonisch, sind die wesentlichen Gesprächsinhalte anderweitig zu dokumentieren (z.b. mittels Niederschrift, in Papierform oder elektronisch) und zu archivieren. B. Elektronische Kommunikation im Kundengeschäft (Online-Brokerage einschließlich epostfach, Mail, Video- und Textchat) Die Sparkasse eröffnet dem Kunden zudem die Möglichkeit, mit ihr auf elektronischem Wege eine Kommunikation zu führen, die zu einem Geschäftsabschluss in
verbrieften / depotverwahrten / derivativen Finanzinstrumenten / Sparkassenbriefen mit Nachrangabrede führen kann. I. Online-Brokerage Soweit ein Kunde mit der Sparkasse/Landesbank eine Vereinbarung über die Teilnahme am Online-Brokerage einschließlich der Nutzung des epostfachs abgeschlossen hat, kann er in dem dort vereinbarten Umfang beratungsfrei Wertpapiergeschäfte abwickeln. Hierfür gelten die dort einschlägigen Regelungen und Verfahrensweisen, insbesondere zur Aufzeichnung der Aufträge und deren Archivierung. II. Sonstige elektronische Kommunikation Darüber hinausgehende jegliche weitere elektronische Kommunikation mit Ihren Kunden, wie z.b. Email Fax SMS Video- und Textchat WhatsApp lässt die Sparkasse nicht zu, um die gesetzlichen Anforderungen (z.b. hinsichtlich der Sicherstellung einer zeitnahen Orderweiterleitung) erfüllen zu können. C. Eigenhandel / Depot A Im Bereich des Eigengeschäfts (Depot A, Handel) geht die Sparkasse/Landesbank wie folgt vor: I. Telefonische Kommunikation: Händlergespräche werden aufgezeichnet. Die Ablage erfolgt im OSPLus-Archiv. Notfallmaßnahmen: Sollte das Sprachaufzeichnungssystem ausfallen, sind die wesentlichen Gesprächsinhalte anderweitig, und zwar wie folgt zu dokumentieren: Es erfolgt die Dokumentation mittels des Händlerzettels, abgelegt im Rechnungswesen. II. Elektronische Kommunikation In einigen Fällen werden Händleraufträge per Fax erteilt. Die Ablage des Orderbelegs erfolgt zusammen mit dem Händlerzettel und dem Fax-protokoll in der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen. III. Kommunikationswege und zugelassene Mitarbeiter Der von OE2431 gesondert geführten Auflistung können diejenigen Telefongeräte entnommen werden, die für eine Sprachaufzeichnung vorgesehen sind.
Über private Geräte, insbesondere private Mobiltelefone, dürfen keine aufzeichnungspflichtigen Gespräche geführt werden. IV. Zugelassene Mitarbeiter Der von OE1310 gesondert geführten Auflistung können diejenigen Mitarbeiter entnommen werden, die für einschlägige Telefonate zugelassen sind. D. Aufzeichnung Die oben genannten Aufzeichnungen der Telefongespräche und der elektronischen Kommunikation erfolgen auf einem dauerhaften Datenträger. Dabei handelt es sich um das OSPlus-Langzeitarchiv in der gesicherten Umgebung des Rechenzentrums und Verantwortung der Finanzinformatik. E. Aufbewahrung und Löschung Die Aufzeichnungen werden für fünf Jahre im OSPlus-Langzeitarchiv aufbewahrt. Auf Anforderung der BaFin kann die Aufbewahrungsfrist um zwei Jahre verlängert werden. Nach Ablauf der relevanten Aufbewahrungszeit werden die Aufzeichnungen gelöscht. Versehentliche Aufzeichnungen (d. h. solche, die nicht aufzeichnungspflichtig waren) sind unverzüglich zu löschen. Die berechtigten Mitarbeiter sind angewiesen, solche Fälle OE4010 unverzüglich zu melden. Diese entscheidet über eine Löschung. F. Überprüfung Diese Aufzeichnungsgrundsätze werden einmal jährlich sowie anlassbezogen, z. B. bei Einführung neuer Kommunikationswege auf ihre Wirksamkeit überprüft. Anhang 1: Eine Auflistung der aufzeichnenden Telefongeräte in den jeweiligen OE (Abschnitt A.IV) ist dem Anhang 1 zu entnehmen. Anhang 2: Eine Auflistung der derjenigen Mitarbeiter, die befugt sind, in den jeweiligen OE aufzeichnungspflichtige Telefongespräche zu führen (einschließlich interner Kommunikation; Abschnitt A.V) sind dem Anhang 2 zu entnehmen.