Verordnung über den Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung

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1 Verordnung über den Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung vom 3. Juli 2001 (Stand am 1. November 2009) Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf die Artikel 27 Absatz 2 und 28 Absatz 3 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März (BPG), verordnet: 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Angestellten, von ehemaligen Angestellten sowie von Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern der Bundesverwaltung. 2 Sie gilt mit Ausnahme der Verwaltungseinheiten der dezentralisierten Bundesverwaltung, die dem Eidgenössischen Departement des Innern angegliedert sind, und des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum für alle Verwaltungseinheiten nach dem Anhang zur Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November (nachstehend: Bundesverwaltung). 3 Die Bearbeitung der Daten, die im Rahmen der Sicherheitsprüfungen erhoben werden, richtet sich nach der Verordnung vom 20. Januar über die Personensicherheitsprüfungen. Art. 2 Verantwortlichkeit 1 Die Personaldienste und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung sind Inhaber der Datensammlungen; vorbehalten bleiben die Artikel 19, 20 und Sie tragen die Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten. 3 Sie erlassen die Reglemente über die Datensammlungen in ihrem Bereich. Art. 3 Datensicherheit 1 Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten. AS SR SR [AS AS Art. 28]. Siehe heute die V vom 19. Dez (SR 120.4). 1

2 Bundespersonal 2 Die Sicherheitsmassnahmen für die elektronischen Datensammlungen sind in den entsprechenden Reglementen geregelt. Art. 4 Liste der Datensammlungen 1 Die Direktoren und Direktorinnen der Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung führen die Liste der Datensammlungen, die in ihrer Einheit bearbeitet werden. Diese Liste wird den Angestellten der betreffenden Verwaltungseinheit zur Kenntnis gebracht. 2 Die Liste enthält für jede Datensammlung folgende Informationen: a. Name und Adresse des Inhabers der Datensammlung; b. Name und vollständige Bezeichnung der Datensammlung, Rechtsgrundlagen, Zweck der Bearbeitung und Empfängerkreis; c. Kategorien der bearbeiteten Daten; d. Art und Weise der Ausübung des Auskunftsrechts; e. Rechtsmittel nach Artikel 25 des Bundesgesetzes vom 19. Juni über den Datenschutz (DSG). Art. 5 Anhörung des Personals Vor der Einführung oder Änderung eines Systems oder einer Datensammlung werden die Angestellten oder die Personalverbände, die sie vertreten, angehört. Art. 6 Beratung und Vermittlung 1 Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwaltungseinheit oder ihres Departements oder den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten 5 um Beratung angehen. 2 Sie können den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten um Vermittlung ersuchen. 2. Abschnitt: Auskunftsrecht und Datenberichtigung Art. 7 Auskunftsrecht 1 Die Angestellten können über die persönlichen Daten Auskunft verlangen, die über sie in einer bestimmten Datensammlung enthalten sind. Die Auskunft wird kostenlos erteilt. 4 SR Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 16 Abs. 3 der Publikationsverordnung vom 17. Nov (SR ) angepasst. Die Anpassung wurde im ganzen Text vorgenommen. 2

3 Schutz von Personaldaten Sie können schriftlich Dritte ermächtigen, ihr Dossier einzusehen oder Auskünfte über persönliche Daten, die über sie bearbeitet werden, einzuholen. 3 Das Auskunftsrecht richtet sich nach den Artikeln 8 und 9 DSG 6 sowie nach den Artikeln 1 und 2 der Verordnung vom 14. Juni zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG). Art. 8 Form der Ausübung des Auskunftsrechts 1 Der Zugriff auf in Papierform gesammelte Daten kann in Form einer Ermächtigung zur Einsichtnahme in das Dossier erteilt werden. Die Inhaber der Datensammlung bestimmen den Ort, das Datum und den Zeitpunkt der Einsichtnahme. 2 Die Auskünfte über Daten aus einer elektronischen Datensammlung werden in Form eines vollständigen Auszugs erteilt, der alle in der Datensammlung über die angestellte Person aufgeführten Daten enthält; falls erforderlich, ist die Bedeutung der Codes zu erklären. Art. 9 Datenberichtigung Ergibt sich, dass Daten unrichtig oder unvollständig sind oder dass sie dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen, so müssen die Inhaber der Datensammlung sie umgehend berichtigen oder vernichten. Art. 10 Datenvernichtung Daten, deren Sammlung oder Bearbeitung unzulässig ist, müssen vernichtet werden. Art. 11 Verfahren 1 Die Angestellten richten ihr Gesuch um Auskunftserteilung und um Berichtigung oder Vernichtung von Daten an den Inhaber der entsprechenden Datensammlung. 2 Das Verfahren richtet sich nach den Bestimmungen des DSG 8 und des Bundesgesetzes vom 20. Dezember über das Verwaltungsverfahren. 3. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten Art. 12 Veröffentlichung 1 Die Direktorinnen und Direktoren der Verwaltungseinheiten informieren ihr Personal in einem Rundschreiben, bevor sie im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett Daten veröffentlichen, namentlich über: 6 SR SR SR SR

4 Bundespersonal a. Lohnmassnahmen, die auf individuellen Leistungen beruhen; b. leistungsbezogene Prämien. 2 Im Rundschreiben wird die vorgesehene Publikationsform umschrieben sowie auf die Möglichkeit hingewiesen, dass die Angestellten, die mit der Veröffentlichung ihres Namens auf der Liste nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können. 3 Daten aus der Privatsphäre der Angestellten dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung vorliegt. Art. 13 Weitergabe an Dritte 1 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betreffenden Angestellten weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Zustimmung vorliegt. 2 Die Zustimmung der Angestellten gilt als gegeben, wenn sie eine Verwaltungseinheit der Bundesverwaltung oder Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet haben. 3 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen. 4 Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für die Angestellten, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Artikel 30 bleibt vorbehalten. 4. Abschnitt: Daten über Stellenbewerberinnen und Stellenbewerber Art. 14 Zusätzliche Auskünfte 1 Enthalten Unterlagen von Personen, die sich in der Bundesverwaltung um eine Stelle bewerben, nicht alle für die Beurteilung der Bewerbung notwendigen Angaben, so dürfen Persönlichkeitstests oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung durchgeführt werden. 2 Die vorgängige Zustimmung der Bewerberinnen und Bewerber ist erforderlich: a. für die Durchführung von Tests; b. für das Einholen von Auskünften bei früheren Arbeitgebern; c. für die Erstellung grafologischer Gutachten. 3 Die Stellenbewerberinnen und -bewerber müssen vor der Durchführung informiert werden über den Zweck der Tests, die Verwendung der Ergebnisse und den Personenkreis, der von den Testergebnissen in Kenntnis gesetzt wird. 4 Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die sich bei einer anderen Verwaltungseinheit der Bundesverwaltung um eine neue Stelle bewerben. 4

5 Schutz von Personaldaten Art. 15 Eingereichte Unterlagen 1 Mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens werden alle in Papierform oder in einer elektronischen Datensammlung gesammelten Daten von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und -bewerbern innerhalb von drei Monaten zurückgesandt oder vernichtet. Vorbehalten bleiben anders lautende Vereinbarungen mit Bewerberinnen und Bewerbern. 2 Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März benötigt wird. 5. Abschnitt: In Papierform gesammelte Daten Art. 16 Personaldossier 1 Der Personaldienst bearbeitet die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, dem Stellenbeschrieb und den Personalbeurteilungsformularen, sowie die auf einer Personalbeurteilung beruhenden Entscheide, die Abwesenheiten infolge Krankheit oder Unfall, die Arztzeugnisse, die Urlaube, die Ferien, die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung und die Auszüge aus öffentlichen Registern. 2 Die Personaldossiers sind nur dem Personaldienst und den Vorgesetzten zugänglich. 3 Sie werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch 10 Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist wird das Personaldossier dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Vorbehalten bleiben die Artikel 17 Absatz 3 und 18 Absatz 3. Art. 17 Personalbeurteilungsformulare und Entscheide, die auf einer Personalbeurteilung beruhen 1 Die Vorgesetzten bearbeiten die zur Erfüllung ihrer Beurteilungsaufgaben notwendigen Daten, insbesondere die Personalbeurteilungsformulare und Daten zu Lohnanpassungen, die aufgrund individueller Leistungen vorgenommen wurden. 2 Die direkten Vorgesetzten der Angestellten bewahren das Original des Personalbeurteilungsformulars auf. Die Angestellten erhalten eine Kopie ausgehändigt, eine weitere Kopie wird im Personaldossier abgelegt. Ausnahmen werden im Einvernehmen mit den Angestellten geregelt. 3 Die Personalbeurteilungsformulare sowie die Entscheide, die auf einer Personalbeurteilung beruhen, werden während höchstens zehn Jahren aufbewahrt und nach Ablauf dieser Frist vernichtet. 10 SR

6 Bundespersonal 4 Die Personalbeurteilungsformulare und die auf einer Personalbeurteilung beruhenden Entscheide können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet. Art. 18 Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung 1 Persönlichkeitstests oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung, die der Einschätzung der Fähigkeiten sowie des beruflichen und persönlichen Potenzials der Angestellten dienen, dürfen nur mit deren Einwilligung durchgeführt werden. 2 Die Angestellten müssen zuvor über den Zweck des Tests informiert werden sowie über die Verwendung der Ergebnisse und den Personenkreis, der von den Testresultaten in Kenntnis gesetzt wird. 3 Die Ergebnisse der Tests werden während höchstens fünf Jahren im Personaldossier aufbewahrt und anschliessend vernichtet. Diese Frist gilt auch im Falle der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. 4 Das Eidgenössische Personalamt (EPA) kann Richtlinien über die Bedingungen für die Verwendung von Tests erlassen. Art. 19 Dossier über Sozialmassnahmen 1 Die Dienste der Personal- und Sozialberatung bearbeiten die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere diejenigen über die finanzielle und familiäre Situation der Angestellten. 2 Die Dossiers über Sozialmassnahmen werden bei den zuständigen Diensten der Personal- und Sozialberatung aufbewahrt. 3 Die Dossiers werden nach Umsetzung der Massnahmen während fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet. Art. 20 Dossiers über Disziplinaruntersuchungen 1 Die Dossiers über Disziplinaruntersuchungen werden nach Abschluss des Verfahrens bei der mit der Untersuchung beauftragten Stelle während fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. 2 Der Untersuchungsbericht wird in zwei Exemplaren ausgefertigt. Das eine Exemplar geht zuhanden des Personaldossiers an die Stelle, die für die Verhängung von Disziplinarmassnahmen zuständig ist, das andere Exemplar an die angestellte Person. 6

7 Schutz von Personaldaten Abschnitt: Gesundheitsdaten Art. 21 Inhalt der medizinischen Akten Die medizinischen Akten enthalten den Anstellungsfragebogen, die Arztberichte und -zeugnisse sowie die Beurteilungen des ärztlichen Dienstes, die für die Eignungsbeurteilung der Angestellten bei der Anstellung und während des Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Art. 22 Datenbearbeitung 1 Die medizinischen Akten werden in Papierform gesammelt. Gewisse Daten, wie beispielsweise der Name der angestellten Person und die Diagnose, können zwecks Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten in automatisierter Form bearbeitet werden. 2 Das automatisierte Bearbeitungssystem medizinischer Daten muss ein geschlossenes System sein; es darf an kein anderes elektronisches Datenverarbeitungssystem angeschlossen sein. Art. 23 Auskunftsrecht 1 Das Auskunftsrecht der Angestellten richtet sich nach den Bestimmungen der Artikel Ist der ärztliche Dienst der Ansicht, die Angaben in den medizinischen Akten könnten der angestellten Person schaden, so kann er die darin enthaltenen Daten einer von ihr bezeichneten Vertrauensärztin oder einem von ihr bezeichneten Vertrauensarzt mitteilen. Art. 24 Weitergabe von Daten an Dritte 1 Dem Personaldienst wird nur die Beurteilung des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die Betroffenen ihre schriftliche Einwilligung erteilt haben. 2 Wenn die Betroffenen ihre Einwilligung nicht erteilt haben, ist das EPA befugt, dem ärztlichen Dienst die Erlaubnis zu geben, den zuständigen Stellen Gesundheitsdaten oder medizinische Akten weiterzugeben (Art. 28 Abs. 3 und 4 BPG). Art. 25 Aufbewahrung 1 Die medizinischen Akten der Angestellten werden bei dem vom Eidgenössischen Finanzdepartement bezeichneten ärztlichen Dienst aufbewahrt. 2 Sie werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch 40 Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Akten vernichtet. 7

8 Bundespersonal 7. Abschnitt: Personalinformationssystem der Bundesverwaltung (BV PLUS) Art. 26 Zweck Das vom EPA für das Personal der Bundesverwaltung verwendete Personalinformationssystem (BV PLUS-System) ermöglicht es: a. die Daten über die Angestellten der Bundesverwaltung zentral zu verwalten und durch die Verwaltungseinheiten einheitlich bewirtschaften zu lassen; b. die Lohndaten zu bearbeiten und Evaluationen, Budgetsimulationen und Personalkostenplanungen durchzuführen; c. die Verwaltung der Personaldaten in das System für das Finanz- und Rechnungswesen zu integrieren; d. im Einvernehmen mit den Angestellten Daten zu verwalten, die für die Managemententwicklung relevant sind. Art. 27 Inhalt 1 BV PLUS ist ein zentralisiertes Datenverarbeitungssystem, das Daten über die Angestellten und ehemaligen Angestellten der Bundesverwaltung enthält. 2 Es bearbeitet folgende besonders schützenswerte persönliche Daten der Angestellten: a. die Staatsangehörigkeit; b. medizinisch bedingte Pensionierung; c. Mutterschaftsurlaub; d. die Leistungsbeurteilungsstufe; e. die Staatsangehörigkeit der nächsten Angehörigen und von anderen Personen, zu denen sie enge Beziehungen unterhalten. 3 Das EPA erstellt eine Liste der vom System BV PLUS bearbeiteten Personendaten. Art. 28 Datenbearbeitung und -einsicht 1 Die Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung bearbeiten die Daten des Systems BV PLUS und können in sie Einsicht nehmen. 2 Das EPA regelt die Zugriffsrechte für die einzelnen Kategorien von Systembenützern. Es führt die Liste sämtlicher Verwaltungseinheiten und Personen, die im System gespeicherte Daten bearbeiten und einsehen dürfe, und umschreibt Art und Umfang ihres Zugriffs. 3 Die Änderungen der im System gespeicherten Daten werden dezentral und online von den Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung vorgenommen. 8

9 Schutz von Personaldaten Art. 29 Datenübergabe 1 Das System BV PLUS macht folgende Personendaten im Abrufverfahren zugänglich: a. der Zentralen Ausgleichsstelle der Alters- und Hinterlassenenversicherung: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten; b. der Eidgenössischen Finanzverwaltung: Daten zur Tilgung der Hypothekardarlehen, die das Personal bei ihr aufgenommen hat; c. der Pensionskasse des Bundes: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten des Personals; d. der Post: Daten zur Überweisung der Löhne des Personals; e. der Steuerverwaltung des Kantons Bern: die Lohnausweise des Personals, das Wohnsitz im Kanton Bern hat. 2 Nicht besonders schützenswerte Daten aus dem System BV PLUS können im Abrufverfahren anderen Systemen übergeben werden, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind: a. Für die Datensammlung ist eine Rechtsgrundlage vorhanden. b. Die Datensammlung ist beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten angemeldet. c. Es besteht ein Bearbeitungsreglement für die Datensammlung. 3 Die elektronischen Systeme, die eine Schnittstelle zum System BV PLUS besitzen, sind im Anhang zu dieser Verordnung aufgeführt. Das EPA kann diesen Anhang ergänzen und ändern. Art. 30 Übertragung der Zugriffsberechtigung Wechseln Angestellte innerhalb der Bundesverwaltung zu einer anderen Verwaltungseinheit, so wird der bisherigen Verwaltungseinheit die Zugriffsberechtigung auf das System BV PLUS für alle Daten, die diese Angestellten betreffen, entzogen und der neuen Verwaltungseinheit übertragen. Art. 31 Überprüfung der Daten Wechseln Angestellte nach mehr als sechs Monaten seit der Aushändigung des letzten Auszugs (Art. 8 Abs. 2) die Verwaltungseinheit oder verlassen sie die Bundesverwaltung, so erhalten sie zur Überprüfung der Richtigkeit ihrer Daten auf Gesuch einen aktualisierten Auszug. Mit ihrer Unterschrift bescheinigen sie die Richtigkeit der Daten. Diese Bestätigung geht an den Personaldienst. Art. 32 Datenspeicherung Die Daten der Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder verstorben sind, werden während zehn Jahren im System BV PLUS gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. 9

10 Bundespersonal Art. 33 Protokollierung 1 Systemzugriffe, bei denen Daten verändert werden, sind in einem Protokoll festzuhalten, in welchem das Datum, die Stunde, die Identität der Benutzenden, die durchgeführten Änderungen sowie das verwendete Terminal aufgeführt sind. Das System ist so zu konfigurieren, dass Analysen auch nachträglich vorgenommen werden können. 2 Die Protokolle werden während fünf Jahren vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) auf einem Datenträger aufbewahrt. Art. 34 Verantwortlichkeit 1 Das EPA ist für das System BV PLUS verantwortlich. Es koordiniert seine Aktivitäten mit denjenigen der an diesem System angeschlossenen Verwaltungseinheiten. 2 Die Verwaltungseinheiten, die das System anwenden, sind für die Bearbeitung der vom System BV PLUS in ihrem Zuständigkeitsbereich verwalteten Daten verantwortlich. Sie sorgen für die Richtigkeit der Daten. 3 Das BIT ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich. 8. Abschnitt: Schlussbestimmungen Art. 35 Übergangsbestimmung Datensammlungen über bereits bei der Bundesverwaltung angestellte Personen werden innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Inkrafttreten an diese Verordnung angepasst. Art. 36 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2002 in Kraft. 10

11 Schutz von Personaldaten Anhang 11 (Art. 29 Abs. 3) Liste der elektronischen Systeme Bereich Dateninhalt Periodizität VBS (DIK) 12 Alle Personalstamm- und Lohndaten des VBS monatlich Zoll Alle Personalstamm- und Lohndaten der monatlich Zollverwaltung BFM 13 Personalstammdaten der Dolmetscherinnen und monatlich Dolmetscher des BFM EDA Personalstammdaten von: täglich 1. versetzungspflichtigen Angestellten des EDA; 2. Rotationspersonal der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit; 3. anderen im Ausland eingesetzten Angestellten nach Artikel 3 Buchstabe b der Verordnung des EDA vom 20. September zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA) 4. Begleitpersonen und Kindern der Personen nach den Ziffern 1 3 nach Artikel 3 Buchstaben d und e der VBPV-EDA 11 Fassung gemäss Art. 17 der Tangram-Verordnung vom 30. Sept. 2009, in Kraft seit 1. Nov (SR ). 12 Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS, Direktion Informatik DIK 13 Bundesamt für Migration 14 SR

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