Anlage 9 - Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO [Gültig ab ] Vereinbarung. zwischen der

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1 Anlage 9 - Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO [Gültig ab ] Vereinbarung zwischen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns K.d.ö.R. - Verantwortlicher - nachstehend Auftraggeber genannt - und dem/der... - Auftragsverarbeiter - nachstehend Auftragnehmer genannt [ggf.: Vertreter gemäß Art. 27 DS-GVO:...] 1. Gegenstand und Dauer des Auftrags (1) Gegenstand Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus Dienstleistungsvertrag der Region... vom..., auf die hier verwiesen wird (im Folgenden Dienstleistungsvertrag). Dauer des Auftrags Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit des Dienstleistungsvertrages 2. Konkretisierung des Auftragsinhalts (1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung personenbezogener Sozialdaten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in Anlage 1 dieser Vereinbarung. Die Verarbeitung und Nutzung der Sozialdaten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Jede Verlagerung in ein Drittland ist nicht zulässig.

2 (2) Art der Daten Die Art der verwendeten personenbezogenen Sozialdaten ist in Anlage 1 dieser Vereinbarung konkret beschrieben. (3) Kategorien betroffener Personen Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Sozialdaten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen ist in Anlage 1 dieser Vereinbarung konkret beschrieben. 3. Technisch-organisatorische Maßnahmen (1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen SMS Übergabe von Daten Der Auftragnehmer erhält Datensätze per SMS für den Zweck der Arztabholung oder der Erstalarmierung. Die übertragen Daten bei der Arztabholung enthalten folgende Daten: 1.) Alarmierungsinfos: - Bitte Dienstarzt jetzt abholen. - Bitte Dienstarzt um hh:mm abholen. 2.) Daten des Arztes zur Abholung: - Einsatznummer - Telefonnummer des Arztes - Name und Vorname des Arztes - Adresse der Arztabholung mit Straße und Hausnummer - Einsatzgrund: Arztabholung - Einsatzart: HB - Priorität: C - Informationen vom Arzt: Zum Beispiel spezielle Abholinformationen (zum Beispiel: bei xy läuten) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass nach Erledigung der Arztabholung, sämtliche SMS umgehend gelöscht werden. Es dürfen nur Mobilfunkgeräte verwendet werden die sich im Besitz des Auftragnehmers befinden und von diesem betrieben werden. Die vom Auftraggeber autorisierten Personen/Mitarbeiter die diese Mobilfunkgeräte nutzen, dürfen dies nur im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber. Des Weiteren ist die Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen zu gewährleisten:

3 a. Verhinderung des Zugriffs nicht autorisierter Personen auf die Mobilfunkgeräte, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet oder verwendet werden; b. Verhinderung der nicht autorisierten Nutzung der Mobilfunkgeräte; c. Ausschließlich deutsche Mobilfunkanbieter genutzt werden; d. Ausreichender Zugriffs- und Diebstahlschutz der Geräte; e. Schutz gegen Wiederherstellung der Daten, wenn das Gerät außer Betrieb geht oder nicht mehr im Besitz des Auftragnehmers ist Nutzung und Verarbeitung von TomTom Daten Der Auftragnehmer erhält Datensätze per TomTom für den Zweck der Arztabholung, der Zieladressen des individuellen Auftrages und als Kommunikationsmittel zwischen dem Auftraggeber (hier Vermittlungs- und Beratungszentrale) und dem Auftragnehmer (hier Fahrer). 1.) Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (bilateral) 2.) Einsatzvergabe an das TOMTOM des Fahrzeuges: - Einsatznummer des Auftrages - Adresse des Auftragsziels mit Straße und Hausnummer - Informationen vom Arzt: Zum Beispiel spezielle Ortsinformationen/Hinweise (zum Beispiel: bei xy läuten) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass nach Erledigung des Dienstes, sämtliche Auftragsinformationen und Kommunikation umgehend gelöscht werden. Es dürfen nur TomTom Geräte verwendet werden die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber für den Zweck der Aufgabenerfüllung übergeben wurden, genutzt werden. Personen/Mitarbeiter die diese TomTom Geräte nutzen, dürfen dies nur im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber. Des Weiteren ist die Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen zu gewährleisten: a. Verhinderung des Zugriffs nicht autorisierter Personen auf die TomTom- Geräte, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet oder verwendet werden; b. Verhinderung der nicht autorisierten Nutzung der TomTom-Geräte; c. Ausreichender Zugriffs- und Diebstahlschutz der Geräte; (2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der

4 Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. 4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer löscht alle Daten wie unter 3. angegeben in der dort vorgeschriebenen Zeit. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Sozialdaten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben: a) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Artt. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten wird dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt. Als Datenschutzbeauftragte(r) ist beim Auftragnehmer Herr/Frau [Eintragen: Vorname, Name, Organisationseinheit, Telefon, ] bestellt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. b) Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Herr/Frau [Eintragen: Vorname, Name, Organisationseinheit, Telefon, ] benannt. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS- GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und

5 jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind. c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 1]. d) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen. e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt. f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. g) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird. h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages. 6. Unterauftragsverhältnisse Unterauftragsverhältnisse sind nur zulässig, wenn diese Im Dienstleistungsvertrag vereinbart wurden. Für Unterauftragsnehmer des Auftragnehmers gelten die gleichen Bestimmungen wie für den Auftragnehmer selbst. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen hauptsächlich Telekommunikationsleistungen und die Vereinbarung des Auftraggebers mit dem Betreiber der TOMTOM Geräte und des Webfleetsystem. 7. Kontrollrechte des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

6 (2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen. 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a. a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde (2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen. 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers (1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform). (2) Weisungsberechtigte Person/en des Auftraggebers ist/sind: Reno Thoß, Regionalleiter VBZ, Tel.Nr.: , -Adresse: (3) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

7 10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten (1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. (2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. (3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 11. Schlussbestimmungen Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den Daten beim Auftraggeber liegt. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Die Schriftform ist durch die Verwendung von s nicht gewahrt. Die nachfolgende Anlage Datensicherheitskonzept ist Bestandteil dieser Datenschutzvereinbarung.

8 Anlage zu Anlage 9 Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO 1. Zweck der übermittelten Daten Der Auftragnehmer erhält nur Daten, für folgenden Zweck: Arztdaten für die Abholung des Arztes am vereinbarten Abholort Adressdaten für die Zieladresse des anzufahrenden Patienten Rechnungsdaten für die Abrechnung der Fahrtdienstleistung Zugang zum Webfleet um die aktuelle Position seiner Einsatzfahrzeuge festzustellen 2. Art und Inhalt der übermittelten Daten 2.1. Übermittlung von Daten zum Abholort Der Auftragnehmer erhält nachfolgende Daten nach dem vorgegebenen Prozess:

9 2.2. Übermittlung von Daten zum Abholort vor Dienstbeginn (TOMTOM / SMS) Beispiel einer Anzeige im TomTom Navigationsgerät:

10 2.3.Übermittlung der Adressdaten für die Zieladresse des anzufahrenden Patienten (TOMTOM) - Einsatznummer aus DispoMed - Zieladresse des Patienten o Straße und Hausnummer (ggf. Etage / Station etc.) 2.4.Übermittlung der Rechnungsdaten für die Abrechnung der Fahrtdienstleistung Die Übermittlung der Rechnungsdaten enthält ausschließlich Daten zum durchgeführten Abrechnungszyklus: - Fahrzeug - Team - Dienstzeit - Dienstplan-ID - Team-ID - FZG-ID - Einsatz-ID (Arztabholung) - Grund-ID - Einsatzaufnahme der Abholung - Arztabholung (Zeit Status 4 Ankunft beim Arzt ) - Einsatz-ID (Abschlussauftrag) - Grund-ID - Abschlussauftrag - Abschlussauftrag (Zeit Status 4 Ankunft beim Arzt ) - Differenz in Minuten (abgerechnete Zeit) - Abgerechnete Einheiten - Aufrundung auf 5 Minuten - Summe in abgelaufenen Monat Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen unterliegt den gesetzlichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen. Beispiel: Die Rechnungsdaten werden zur Vertragserfüllung übermittelt und erfolgen nach 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X. Der Auftraggeber ist für diese Daten eigenverantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts. 2.5.Zugang zum Webfleet für die eigenen Fahrzeuge Der Zugang zum Webfleet ist nur für die eigenen Fahrzeuge möglich. Alle Daten werden nach 24 Stunden gelöscht.

11 3. Betroffene Personen Von der Datenübertragung sind überwiegend die diensthabenden Ärzte betroffen, die zum Zeitpunkt der Dienstübernahme im Fahrdienst eingeteilt sind. Es werden keine Patientendaten vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übertragen. Aufgrund bestimmter Umstände (wenn an einer Adresse nur eine Person wohnt), kann der Patient betroffene Person sein. 4. Löschfristen Alle Daten inklusive aller Datensicherungen sind nach Erfüllung des Dienstleistungsvertrages vollständig zu löschen. Des Weiteren werden folgende Daten wie folgt gelöscht: 4.1.TOMTOM Daten Alle TomTom Einsatzdaten (Fahrtaufträge und Nachrichten) sind spätestens nach Dienstende zu löschen. 4.2.SMS Daten Alle SMS die vom Auftraggeber an den Auftragnehmer gesendet wurden, sind nach Notwendigkeit, am Ende des Einsatzes, jedoch spätestens am Ende des Dienstes zu löschen. Sollte ein Mobiltelefon nicht mehr für den Dienstbetrieb benutzt werden oder entsorgt werden, so muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass dort gespeicherte Daten nicht wieder herstellbar sind Persönliche Notizen/Fahrtabrechnungen Alle im Dienst (egal in welchen Medien) aufgezeichneten Daten sind zu löschen und schriftliche Notizen sicher zu vernichten. Davon ausgenommen sind Aufzeichnungen zu den Fahrten die zur späteren Abrechnung verwendet werden müssen. Diese Unterlagen dürfen keine personen-bezogenen Daten des Patienten enthalten. Die Unterlagen sind spätestens nach Ablauf des Dienstleistungsvertrages sicher zu löschen bzw. zu entsorgen. 5. Übermittlung der Unterlagen der technisch-organisatorischen Maßnahmen Der Auftragnehmer übermittelt dem Auftraggeber die notwendigen Unterlagen zur Erfüllung der technisch-organisatorischen Maßnahmen. 6. Verhaltensregeln Der Auftraggeber prüft die Einhaltung des Datenschutzes mindestens einmal innerhalb der Vertragslaufzeit und dokumentiert diese. Die Prüfung wird eine Woche vorher angekündigt. Der Auftragnehmer bereitet die notwendigen Unterlagen entsprechend vor und gibt dem Auftraggeber auf Verlangen Zutritt zu den vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übermittelten Daten.