Dienstvereinbarung. über den Einsatz optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung) im Bereich der EAH Jena. Präambel

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1 Dienstvereinbarung über den Einsatz optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung) im Bereich der EAH Jena zwischen der EAH Jena vertreten durch die Rektorin, Frau Prof. Dr. G. Beibst und dem Personalrat der EAH Jena vertreten durch die Vorsitzende, Frau Ulrike Hoffmann: Präambel ln der Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena werden viele aus Mitteln des Freistaats Thüringen angeschaffte Gegenstände zu Zwecken der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben einer Hochschule verwendet. Gleichzeitig bestehen keine lückenlosen Zugangskontrollen zu allen Räumen und Flächen der Hochschule dergestalt, dass ein Abhandenkommen dieser Gegenstände zweifelsfrei auf den oder die Verursacher zurückgeführt werden kann. Die Hochschule hat daher ein aus dem allgemeinen Interesse der sparsamen Verwendung von Steuermitteln abgeleitetes Interesse, das von ihr angeschaffte Eigentum zu schützen. Die Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena agiert in einem Umfeld offener Kommunikation und Information. Der dienstliche Betrieb findet an einigen Stellen auch in öffentlich zugänglichen Räumen und Flächen statt. Gefährdungen für die Mitarbeiter durch dienstbedingten Personenverkehr sind äußerst selten, können aber nicht ausgeschlossen werden. ln Ausübung ihrer Fürsorgepflicht hat die Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena diesen Gefährdungen wirksam entgegenzuwirken. Die Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena ist sich der rechtlichen, vor allem der datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen Gefährdungen durch optischelektronische Maßnahmen bewusst und wird sich in Ausgestaltung von Überwachungsmaßnahmen am gesetzlichen Rahmen orientieren. ln der Vergangenheit ist der Bedarf an der Herbeiführung von Rechts- und Verfahrenssicherheit gestiegen. Die Parteien haben dies zum Anlass genommen, eine generelle, hochschulweit anwendbare Lösung anzustreben. Vor diesem Hintergrund schließen die Parteien die nachfolgende

2 Dienstvereinbarung: 1. Abschnitt: Grundlagen A. Begriffsdefinitionen (1) Optisch-elektronische Einrichtungen sind Geräte, die eine Datenerfassung und - verarbeitung mittels optischer bzw. elektronischer Methoden ermöglichen. (2) Nutzer ist jedes Mitglied der EAH Jena, unter dessen Verantwortung eine Datenerfassung bzw. -Verarbeitung erfolgt oder zukünftig erfolgen soll. Nutzer ist in der Regel ein Mitglied der Hochschulleitung, ein Dekan oder ein Referats- oder Stabsstellen Ieiter. 8. Geltungsbereich (1) Diese Dienstvereinbarung regelt die Planung, Inbetriebnahme, Änderung und Kontrolle des Betriebs sowie die Stilllegung optisch-elektronischer Einrichtungen. (2) Diese Dienstvereinbarung gilt für die Beschäftigten der Hochschule die unter den Geltungsbereich des ThürPersVG fallen. C. Zweck der Überwachung (1) Zweck der Überwachung ist der Schutz von Rechtsgütern der Hochschule, insbesondere von Gesundheit, Freiheit und Leben der Mitarbeiter der Hochschule zur Sicherung von immateriellen Rechtsgütern, etwa geistigem Eigentum, Betriebsund Geschäftsgeheimnissen, Know-how sowie zum Schutz von Eigentum und Vermögen der Hochschule vor dem Hintergrund des Erfordernisses wirtschaftlichen Agierens. (2) Die Überwachungsmaßnahmen erfolgen ausschließlich zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung oder von Straftaten, sowie in diesem Kontext zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen insbesondere der Beweissicherung. Die erfassten und gespeicherten Daten dürfen nicht zur Leistungsund Verhaltenskontrolle der Beschäftigten verwendet werden, wenn sie nicht im begründeten Einzelfall durch höher zu bewertende Interessen der Hochschule, im Sinne von 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG und 25 a ThürDSG gerechtfertigt werden können. 2

3 2. Abschnitt: Verfahren zur Planung und Inbetriebnahme einer optisch-elektronischen Einrichtung A. Allgemeines Die Planung, Einführung, wesentliche Änderung und Erweiterung einer Videoüberwachung unterliegen nach 74 Abs.2 Nr.11 ThürPersVG der Mitbestimmung. Jedem Verfahren ist ein Datenblatt - Anlage 1 - beizufügen. Das Datenblatt enthält alle, für den Betrieb der Einrichtung und die Durchführung der Maßnahmen erforderlichen technischen Daten, tatsächlichen und ggf. rechtlichen Hintergründe, den Zweck der Maßnahme sowie die konkreten Inhalte und Auswirkungen. Bestandteil des jeweiligen Datenblatts muss ein Bild des erfassten Überwachungsbereiches ohne Personen sein. 8. Verfahren zur Inbetriebnahme Jeder Nutzer, der in seinem Bereich eine Videoüberwachungsmaßnahme plant oder zur Zeit des lnkrafttretens dieser Vereinbarung bereits betreibt, ist verpflichtet, die Überwachungsmaßnahme an Hand des Verfahrensverzeichnisses nach 10 ThürDSG sowie an Hand des Datenblattes zu beschreiben und die vollständig ausgefüllten Unterlagen beim Kanzler einzureichen. Der Kanzler wendet sich bei inhaltlichen Rückfragen an den Nutzer. Die rechtliche Bewertung des Verfahrensverzeichnisses wird durch den Datenschutzbeauftragten der Hochschule, diejenige für das Datenblatt durch das Justiziariat der Hochschule vorgenommen. Bei Rückfragen wenden sich die betreffenden Stellen direkt an den Nutzer. Das Justiziariat leitet dem Kanzler die endgültige Fassung der Unterlagen weiter. Der Kanzler unterzeichnet das Datenblatt Der Nutzer hat die kontinuierliche Pflicht, den Kreis der permanent von einer Überwachungsmaßnahme betroffenen Personen zu ermitteln und ggf. hinzutretende Personen in Bezug auf deren Einwilligung im Sinne von Teil B, Nr und 2.1. der Anlage 1 zu kontaktieren. Der Kanzler informiert den Personalrat rechtzeitig und umfassend. Die technischen und rechtlichen Fragen werden gemeinsam erörtert. Bei Bedarf werden Experten gehört. 3

4 3. Abschnitt: Änderungen des Betriebs der optisch-elektronischen Einrichtung (1) Jede Änderung des Betriebes einer optisch-elektronischen Einrichtung ist dem Kanzler unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Zur Anzeige berechtigt ist jedermann. (2) Wesentliche Änderungen im Sinne von 74 Abs.2 Nr.11 ThürPersVG unterliegen der Mitbestimmung durch den Personalrat. Erfolgt eine Änderung, so ist der Personalrat durch die Hochschulleitung zu informieren. (3) Die Änderung ist im Datenblatt so zu verzeichnen, dass sie im Vergleich zur vorherigen Sachlage nachvollziehbar ist. 4. Abschnitt: Kontrolle des Betriebs einer optisch-elektronischen Einrichtung (1) Sobald der Verdacht einer Abweichung des tatsächlichen von dem im Datenblatt festgelegten Betrieb einer optisch-elektronischen Einrichtung besteht, ist eine gemeinsame Begehung der Örtlichkeiten der Einrichtung bzw. der aus ihr entnommenen Datenspeicherung durchzuführen. (2) An der Begehung nehmen je ein Vertreter von Hochschulleitung und Personalrat sowie derjenige teil, auf Grund dessen Wahrnehmung der Verdacht begründet wurde. Der Datenschutzbeauftragte und der Nutzer der Einrichtung können teilnehmen. (3) Im Rahmen der Begehung ist Zutritt zu allen Örtlichkeiten sowie Einsicht in alle Unterlagen zu gewähren, die für den Zweck der Untersuchung erforderlich sind. Über die Begehung ist ein Protokoll - Anlage 2 - zu führen, das von allen Beteiligten zu prüfen und zu unterzeichnen ist. Ein Formblatt des Protokolls ist beim Kanzler erhältlich. 5. Abschnitt: Beendigung des Betriebs einer optisch-elektronischen Einrichtung (1) Jede Beendigung des Betriebes einer optisch-elektronischen Einrichtung ist dem Kanzler anzuzeigen, der den Personalrat und die Datenschutzbeauftragte informiert. (2) Das Datenblatt wird zehn Jahre beim Kanzler aufbewahrt. 6. Abschnitt: Aufzeichnungen und Auswertungen (1) Gespeicherte Daten werden spätestens nach den im Verfahrensverzeichnis für das jeweilige System festgelegten Fristen gelöscht es sei denn sie werden zur Beweissicherung benötigt. Die in diesem Fall besonders gesicherten Daten werden nach Wegfall der Erforderlichkeil gelöscht. (2) Die für Aufzeichnungen und Auswertungen jeweils zuständigen Personen haben das Datengeheimnis nach 6 ThürDSG zu wahren. 4

5 (3) Die Zuständigkeit für Auswertungen der Aufzeichnungen bei Vorliegen eines Verdachts einer Rechtsgutsverletzung der Hochschule im Sinne von 1. B. regelt das Datenblatt Gleiches gilt für die Live-Beobachtung. 7. Übergangsvorschriften (1) Alle bereits existierenden Videoüberwachungseinrichtungen werden innerhalb von 6 Monaten nach lnkrafttreten dieser Vereinbarung dem Mitbestimmungsverfahren zugeführt. 8. Schlussbestimmungen (1) Die Dienstvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. (2) Diese Dienstvereinbarung kann von jedem Vertragspartner mit der Frist von sechs Monaten -frühestens zwei Jahre nach Inkraftsetzung - schriftlich gekündigt werden. (3) Die Anlagen dieser Dienstvereinbarung sind Bestandteile der Dienstvereinbarung. Die Anlagen werden fortlaufend aktualisiert und können ohne Kündigung dieser Dienstvereinbarung einvernehmlich geändert und ergänzt werden. (4) Bei Änderungen der in dieser Dienstvereinbarung genannten Gesetze oder deren Teile sind diese in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden; nicht von den Änderungen der Gesetze oder deren Teile betroffenen Abschnitte der Dienstvereinbarung bleiben weiterhin gültig. (5) Status- und Funktionsbeschreibungen gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form. Hochschulleitung Personalrat Jena, den /t? 5.4.} Jena, den AO. 9_ 43 Prof. Dr. Gabriele Beibst Rektorin Frau Ulrike Hoffmann Vorsitzende Anlage 1 - Muster Datenblatt Anlage 2- Protokoll Begehung 5

6 Anlage 1 Datenblatt zur Videoüberwachungsmaßnahme - gleichzeitig Eintrag zur Verarbeitungsübersicht- Teil A: Beschreibung der Anlage und des Verfahrens 1. Bereich 1.1. Fachbereich/Struktureinheit 1.2. Raumnummer oder Beschreibung der Fläche der Anwendung 1.3. Name des Nutzers 1.4. Name weiterer zugangsberechtigter Personen 1.5. technische Ausführung durch: 1.6. Information über die Überwachung (offene/ verdeckte Überwachung) 2. Zweck 3. Technische Daten 3.1. Hardware/ Kamera: Hersteller, Modell, Funktionsübersicht, Dokumentation Bild-Auflösung Schwenkbereich Zoom Überwachungszone Einschränkung der Laufzeit 3.2. Software Betriebssystem Anwendungen, insbesondere Anwendungen, die zur Auswertung oder zur Veränderung der Aufzeichnungen geeignet sind Datensicherungs- und Archivierungssoftware Schnittstellen: Netzwerk, Exportmöglichkeiten

7 4. Beschreibung des Sicherheitskonzepts der Maßnahme Bitte beschreiben Sie das Datensicherheitskonzept Ihrer Überwachungsmaßnahme aus Ihrer Sicht. Berücksichtigen Sie dabei bitte vor allem die Personen, denen Zutritt zu den Räumen oder zu den Speichermedien der Überwachungsdaten möglich ist, die Maßnahmen zur Verhinderung eines unbefugten Datenzugriffs durch diese Personen, die Art der Protakeliierung der Überwachungsmaßnahme sowie den Zugriffsschutz des Protokolls sowie das Konzept und die Protakeliierung der Datenlöschung. 5. Datenauswertung Bitte geben Sie an, wann bzw. aus welchem Anlass eine Auswertung aufgezeichneter Daten stattfindet, wer die Auswertung vornehmen darf, aus welcher Rechtsgrundlage sich dieses Auswertungsrecht legitimiert, ob eine vorherige Freigabe der Auswertung durch den Kanzler zu erfolgen hat, wie die Auswertung erfolgt, ob und wie sie protokolliert wird, wie die ausgewerteten Daten gesichert bzw. gelöscht werden (s. oben, 4.)

8 Teil B: Bewertung und rechtliche Prüfung 1. Persönlichkeitsrechtliche Prüfung 1.1. Vorliegen einer ordnungsgemäßen Einwilligung freiwillig, insbesondere nach vollständiger Information über Hintergründe und Folgen der Einwilligung ernsthaft schriftlich individuell durch betroffene Person vor der Betroffenheit Prüfung der Verhältnismäßigkeit Rechtsgrundlage Legitimer Zweck (s. Teil A, 2.) Geeignetheit Erforderlichkeit/ Sphärenbetrachtung Angemessenheit 2. Datenschutzrechtliche Prüfung 2.1. Vorliegen einer ordnungsgemäßen Einwilligung freiwillig, insbesondere nach vollständiger Information über Hintergründe und Folgen der Einwilligung ernsthaft schriftlich individuell durch betroffene Person vor der Betroffenheit Prüfung der Verhältnismäßigkeit Rechtsgrundlage Legitimer Zweck (s. Teil A, 2.) Geeignetheit Erforderlichkeit Angemessenheit/ Datensparsamkeit 3. Mitbestimmungsvetfahren des Personalrats

9 Unterschriften: Hochschulleitung Personalrat Jena, den /('0. '?3 Jena, den A D, 0 //3 Prof. Dr. Gabriele Beibst Rektorin Frau Ulrike Hoffmann Vorsitzende