Dienstvereinbarung. (4) Die Dienststelle verpflichtet sich, die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten.

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1 Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung der elektronischen Schließanlage in den Gebäuden und Räumen der Universität Würzburg vom 29. Juni 2009 Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Belange der Beschäftigten sowie zur Wahrung der berechtigten Interessen der Dienststelle schließen die Universität Würzburg, vertreten durch den Amtierenden Kanzler der Universität Würzburg, und der Personalrat der Universität Würzburg, vertreten durch den Vorsitzenden, gemäß Art. 73 Abs. 1 Satz 1 BayPVG in Verbindung mit Art. 75 a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG folgende Dienstvereinbarung: 1 Zielsetzung und Allgemeines (1) Ziel dieser Vereinbarung ist es, beim Einsatz der elektronischen Schließanlage den Schutz personenbezogener Daten vor unzulässigem Gebrauch und unberechtigtem Zugriff zu gewährleisten. (2) Ziel des Einsatzes der elektronischen Schließanlage ist ausschließlich die Erhöhung der Sicherheit für Personen, Betriebsabläufe und Gegenstände in den Gebäuden und beim Zugang zu den Gebäuden der Universität Würzburg. (3) Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Personenbezogene oder personenbeziehbare Daten, die für eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet sind, dürfen nicht ausgewertet, in andere Systeme übertragen oder in sonstiger Weise dafür verwendet werden, individuelle Eigenschaften mit Anforderungsprofilen zu vergleichen. (4) Die Dienststelle verpflichtet sich, die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. (5) Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden nach organisatorischen und arbeitstechnischen Notwendigkeiten von den Dienststellen vergeben.

2 2 2 Geltungsbereich (1) Der räumliche Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung umfasst alle Gebäude der Universität, einschließlich aller dort von ihr genutzten Einrichtungen. (2) Die Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Universität Würzburg. 3 Mitbestimmung/Rechte der Personalräte (1) Diese Dienstvereinbarung regelt das Verfahren zur Einführung und Nutzung einer elektronischen Schließanlage an der Universität Würzburg. Der Austausch oder die Erweiterung dieser elektronischen Schließanlage sowie die Einrichtung weiteren elektronischer Schließanlagen bzw. Zugangskontrollsysteme unterliegen in jedem einzelnen Fall der Mitbestimmung. (2) Über Maßnahmen, die die elektronische Schließanlage betreffen, ist der Personalrat rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Rechtzeitig ist die Unterrichtung dann, wenn sie erfolgt, solange noch unterschiedliche Lösungsalternativen im Interesse der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden können und noch keine betrieblichen oder technischen Sachzwänge geschaffen sind. (3) Zur Information hat der Personalrat das Recht, an Besprechungen teilzunehmen, die aus Anlass beabsichtigter Änderungen oder Erweiterungen der elektronischen Schließanlage durchgeführt werden; zu diesen Besprechungen wird der Personalrat rechtzeitig eingeladen. (4) Der Personalrat hat im Rahmen seiner allgemeinen Aufgaben ein Informationsund Überwachungsrecht bezüglich der Einhaltung dieser Dienstvereinbarung. Der dazu erforderliche Zugang zu den entsprechenden Systemen und die erforderlichen Informationen sind nach vorheriger Absprache zu gewähren. Die Hochschulleitung ist verpflichtet, dem Personalrat alle Informationen und Kenntnisse, die sich aus dem Betreiben des Systems ergeben bzw. die zum Betreiben des Systems notwendig sind, zur Verfügung zu stellen. (5) Auf Anforderung hin erhält der Personalrat einen aktuellen Auszug aus der Datenbank der elektronischen Schließanlage, aus der er die bereits aufgenommenen Türen und Gebäude erkennen kann. Regelmäßig zweimal im Jahr oder auf Anforderung erhält der Personalrat eine Liste aller Gebäude gemäß 2 Abs. 1 dieser Dienstvereinbarung.

3 3 4 Systembeschreibung {1) Es wird grundsätzlich zwischen drei Datenarten unterschieden. a) Systemdaten: Hierzu gehören Daten wie Betriebssystemdateien, Programmdateien und Protokolldateien gemäß der besonderen Zweckbindung des 31 BayDSG. b) Zuganqsberechtigungsdaten: Hierzu gehören Daten wie Identifikationsnummern des Berechtigungsmediums und die räumliche und zeitliche Zuordnung der Zugangsberechtigungen. Diese Daten sind auf dem Berechtigungsmedium und in einer entsprechenden Datenbank-Datei auf dem zugehörigen Servern hinterlegt (Schließplan). Angaben zum Inhaber und die entsprechende Zuordnung der Identifikationsnummer des Berechtigungsmediums, sind nur in der Datenbank-Datei auf den Servern hinterlegt. c) Ereiqnisdaten: Hierzu gehören Daten wie Identifikationsnummer des Berechtigungsmediums, Datum und Uhrzeit der Türöffnungen. Diese Daten werden in einer Datenbank-Datei auf den Servern oder in den Offline-Schließsystemen ohne Datenbank-Anbindung gespeichert. (2) Bei den elektronischen Schließanlagen werden die Schließ-Komponenten in zwei unterschiedliche Lesesysteme unterschieden: 1. Online-Systeme mit Netzwerkanschluss und damit direkter Datenbankverbindung. Die Ereignis-Protokolldatei wird auf dem Server geführt und ist durch Berechtigungsvergabe geschützt. 2. Offline-Systeme die nicht über einen Netzwerkanschluss verfügen. Die Ereignisse werden in einem internen Speicher protokolliert und rollierend überschrieben. Der Ereignis-Speicher kann mit spezieller Hardware und entsprechender Berechtigung ausgelesen werden. (3) Bei einer Schloss-Ausstattung mit "manueller Überschließung" wird nur das Ereignis "manuelle Überschließung" protokolliert, soweit das betroffene Schloss elektronisch entsprechend ausgestattet ist. Ohne diese elektronische Ausstattung kann die manuelle Überschließung nicht protokolliert werden.

4 4 5 Datenerhebung und Datenauswertung (1) Die Zutrittsberechtigten werden direkt eingegeben oder über den Zentralen Verzeichnisdienst mittels einer Daten-Schnittstelle erhoben. Die Nutzung der Daten ist ausschließlich für die Zutrittsberechtigung zu den einzelnen Gebäuden und Räumen gestattet. (2) Die Zutrittsberechtigungen zu einzelnen Gebäuden und Räumen werden in einer Datenbank der elektronischen Schließanlage geführt. Diese Datei ist vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Der Personalrat erhält auf Wunsch Einblick in diese Datei. Eine Verknüpfung dieser Datei mit weiteren Dateien ist nicht zulässig. Die Datei ist durch geeignete technische Maßnahmen vor dem Zugriff durch andere Programme und Systeme zu schützen. (3) Der Mitarbeiterkreis, der im Rahmen seiner Tätigkeit Zugriff auf diese Daten hat (lesend und schreibend), ist dem Personalrat in Anlage 1 zusammenfassend bekannt zu geben. (4) Die Programmierung und das Auslesen der Schließzylinder sind nur über ein separates Laptop oder ein Programmiergerät möglich. Diese Geräte sind gesondert unter Verschluss zu halten und durch geeignete Maßnahmen (z.b. Passwort) zu schützen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zugang zum Laptop bzw. zum Programmiergerät und Zugriff auf die darauf installierten Programme haben, sind in Anlage 1 (siehe Abs. (3)) kenntlich gemacht. (5) Das Auslesen und Auswerten der Schließzylinderdaten ist nur aus aktuellem Anlass und bei hinreichendem Verdacht auf schwerwiegenden Missbrauch der Zugangsberechtigung oder strafbaren Handlungen erlaubt. (6) Das Auslesen der Zylinder darf nur vom Kanzler bzw. einer von ihm namentlich zu benennenden Vertretung angeordnet werden. Der Personalrat und der Datenschutzbeauftragte sind vor einer solchen Maßnahme zu beteiligen. Von diesem Grundsatz darf nur abgewichen werden, wenn "Gefahr im Verzug" besteht und eine rechtzeitige Beteiligung des Personalrates objektiv nicht möglich ist. ln einem solchen Fall ist der Personalrat unverzüglich umfassend über die veranlassten Maßnahmen zu informieren. Im Rahmen der Beteiligung sind dem Personalrat folgende Informationen zur Verfügung zu stellen: a) der Grund bzw. Anlass für das Auslesen, b) d er beab sichtigte Zweck d es Auslesens, c) welche Schließzylinder ausgelesen werden sollen, d) der betroffene Kreis der Zutrittsberechtigten

5 5 (7) Das Auslesen und Auswerten darf- außer bei "Gefahr im Verzug" (s. Abs. 6) nur im Beisein eines Mitglieds der entsprechenden Personalvertretung erfolgen. Es wird darüber ein Protokoll angefertigt. (8) Maßnahmen, die aufgrundeiner Auswertung der Schließzylinderdaten erfolgen, veranlassen die Beteiligung des Personalrates. (9) Das Auslesen sowie eine eventuelle Auswertung und Datenspeicherung darf nur dem Zwecke der Klärung der Tatsachen dienen, die als Anlass genannt wurden. Alle gewonnenen Daten, die einer solchen Klärung nicht dienlich sind, werden unverzüglich gelöscht. Die übrigen Daten sind spätestens sechs Monate nach ihrer Erhebung bzw. spätestens drei Monate nach Abschluss eines polizeilichen Ermittlungsverfahrens oder Strafverfahrens zu löschen. (1 0) Personelle Maßnahmen, die aufgrund der Auswertung aus anderen Gründen als jene, mit denen die Auswertung begründet wurde, durchgeführt werden, sind von Anfang an nichtig. (1 1) Gefundene Berechtigungsmedien, die nicht zugeordnet werden können, werden nur durch die Schließanlagenbevollmächtigten ausgelesen. 6 Rechte und Pflichten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (1) Im Zusammenhang mit dem Betrieb der elektronischen Schließanlage an der Universität Würzburg werden außer dem Namen, dem Vornamen, der Personalnummer, der Gliederung und dem Standort keine weiteren personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwendet. (2) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, sich durch eine Person, die mit der Administration der Zugangsberechtigungsdaten betraut ist, ausführlich über die Wirkungsweise und die Auswertungsmöglichkeiten der Schließzylinder informieren zu lassen. Die Information erfolgt in einer für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachvollziehbaren und verständlichen Form. (3) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für den bestimmungsgemäßen Gebrauch ihres Berechtigungsmediums verantwortlich. Das Berechtigungsmedium darf nicht an Unbefugte weiter gegeben oder benutzt werden, um Unbefugten den Zutritt/Zugang zu ermöglichen. (4) Der Verlust des Berechtigungsmediums ist unverzüglich den mit der Schließanlage betrauten Personen anzuzeigen.

6 6 (5) Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist das Berechtigungsmedium von der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter unaufgefordert am jeweiligen Standort zurück zu geben. 7 lnkrafttreten und Kündigung (1) Diese Vereinbarung tritt am 1. Juli 2009 in Kraft. (2) Für die Kündigung dieser Vereinbarung gilt Art. 73 Abs. 4 BayPVG in der jeweils gültigen Fassung. Im Falle einer Kündigung wirkt die Dienstvereinbarung nach, bis eine neue Regelung zwischen den Vertragsparteien abgeschlossen wird. Die Parteien haben unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen, die innerhalb eines Jahres abgeschlossen sein sollen. (3) Eine einvernehmliche Änderung ist jederzeit möglich. Kündigung und Änderung bedürfen der Schriftform. (4) Soweit einzelne Regelungen der Dienstvereinbarung unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen nicht berührt. Anlage 1: Aufstellung der Zugriffsberechtigungen auf Daten der elektronischen Schließanlagen Würzburg, den Würzburg, den J'rJ ~ d{...?d 0? Amtierende~;J;, Dr. Uwe Klug Personalrat F. Thiele, 1. Vorsitzender