Dienstvereinbarung. zwischen. der Verwaltung des Universitätsklinikums Tübingen. und. dem Personalrat des Universitätsklinikums Tübingen.

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1 Dienstvereinbarung zwischen der Verwaltung des Universitätsklinikums Tübingen und dem Personalrat des Universitätsklinikums Tübingen über die EDV-unterstützte Dienstplanerstellung und -abrechnung mit dem System SP-Expert

2 Geltungsbereich, Inhalt: Die Vereinbarung regelt die EDV-gestützte Dienstplanerstellung und Dienstplanabrechnung unter Einsatz der Software SP-Expert. 2. Teilnehmerkreis Diese Dienstvereinbarung gilt für folgende Bereiche: Pflegepersonal, Zentralküche, Zentrale Sterilgutversorgungsabteilung, MTAR s der Abt. Radiologische Diagnostik, Therapiezentrum, Sozialdienst, ärztlicher Bereich Med. Klinik, ärztlicher Bereich Anästhesiologische Klinik, stationärer Bereich A 5, MTA Pathologie. Weitere Bereiche können nach Zustimmung des Personalrats in diese Dienstvereinbarung aufgenommen werden. 3. Ziel und Zweck Die elektronische Dienstplanung dient ausschließlich - der Unterstützung bei der Einsatzplanung, - der Erfassung und Abrechnung aller vergütungsrelevanten Sachverhalte. Das System dient zur Erstellung der Forderungsnachweise. Ziel ist die elektronische Übermittlung aller vergütungsrelevanten Daten an das Personalverwaltungssystem SAP-HR zum Zwecke der Abrechnung; - der Erhöhung der Transparenz für die Beschäftigten bei Dienstplanung, Abrechnung und Führung der Arbeitszeitkonten - der Beschleunigung und Vereinfachung der Abrechnung. SP-Expert wird darüber hinaus nicht eingesetzt zur Erfassung, Beurteilung und Kontrolle von Leistung und Verhalten der Beschäftigten. SP-Expert wird so konfiguriert, dass die in den am Klinikum geltenden Dienstvereinbarungen und Tarifverträgen festgelegten Regeln sowie die gültigen gesetzlichen Regelungen im Programm umgesetzt werden. 4. System (Hard- und Software) 4.1 Die Eingabe und Änderung der Dienstpläne erfolgt mit dem Programm der Firma Inger-Soll-Rand, ehemals ASTRUM, z. Zt. Version 8.0 Relais 1. Verantwortlich für die Eingabe und Änderungen der Dienstpläne sind die jeweils Dienstplanverantwortlichen. 4.2 Programm und Datenbank der Anwendung liegen auf einem zentralen Server des Entrums für Informationstechnologie (ZIT) Verantwortlich für die Betreuung der Server ist das ZIT. 2

3 Es sind folgende Benutzergruppen angelegt: Benutzergruppe Systembetreuer ZIT Systemadministrator Bereichsleitung/Pflegedienstleitung PDL - Sekretariat Stationsleitung/Planer MitarbeiterInnen Personalrat Rechte Nur Zugriff auf Programmdaten Uneingeschränkter Zugriff Schreibender- Zugriff auf Stamm- und Plandaten des jeweiligen Bereiches; Zugriff auf Dienstpläne rückwirkend 6 Monate Wie PdL Schreibender Zugriff auf den jeweiligen Bereich rückwirkend 1 Monat Ausdruck des Dienstplanes,; mittelfristig lesender Zugriff über Webterminal Lesender Zugriff auf alle daten Verantwortlich für die ordnungsgemäße Pflege und Betreuung der Benutzergruppen sind die Systemadministratoren. Die Benutzergruppen und deren jeweiligen Rechte sind im System jederzeit einsehbar. 5. Daten Folgende Daten der Beschäftigten werden aus dem zentralen Personalverwaltungssystem SAP-HR importiert: Anrede, Familienname, Vorname mit Namenszusätzen Geburtsdatum Eintritts- / Austrittsdatum Personalnummer Beschäftigungsstelle Mitarbeitergruppe Kostenstelle Funktion, Qualifikation Arbeitszeit Vertragsumfang Relevante Daten für Arbeitszeitkonten Eingegeben werden: die Soll- und Istdienstzeiten Anordnung von Überstunden Abwesenheiten z.b.: Wehrübung, frei, Fortbildung mit Antrag, Krankheit, Kur, Mutter- schutz, Sonderurlaub ohne Bezüge, Urlaub, Elternzeit, Arbeitsbefreiung 52 BAT). 3

4 Listen / Auswertungen 6.1 Folgende Standard-Auswertungen werden in SP-Expert erstellt: a. Dienstplan Darstellung der Soll- und Istdienste je Mitarbeiter/in und Abrechnungszeitraum, jeweils stations- bzw. bereichsbezogen; wird öffentlich auf Station ausgehängt / ausgelegt. Ein Musterausdruck wird als Anlage zur Dienstvereinbarung beigefügt. b. Monatsübersicht je Mitarbeiter/in Übersicht der Anwesenheitszeiten/Planzeiten mit Saldo und Abwesenheitszeiten für jeden Tag und Monatssummen. Ein Musterausdruck wird als Anlage zur Dienstvereinbarung beigefügt. c. Auf Wunsch erhält jede Mitarbeiterin einen Ausdruck der monatlich zur Abrechnung an die Personalverwaltung gemeldeten Daten. d. Freigegebne Reports in SP-Expert. Diese werden im Anhang als Anlage zur DV aufgelistet und sind Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. Andere Listen und Auswertungen dürfen ohne Zustimmung des Personalrats nicht erstellt werden. 7. Schnittstellen a. Import der Stammdaten aus SAP-HR Hier werden aus SAP-HR die unter Punkt 5 beschriebenen Daten über eine Schnittstelle vom ZIT importiert. Außerdem werden die abrechnungsrelevanten Daten von SP-Expert jeweils am Monatsersten in das System SAP-HR übertragen. b. Aus dem Programm SMS-Pro werden die Schülereinsatzdaten (Einsatzzeit, Einsatzort und Schultag) von der Krankenpflegeschule übermittelt. Weitere Schnittstellen sind nicht zugelassen. 8. Löschen, Archivieren, Sichern der Daten Der Server wird täglich im Rahmen des ZIT -Sicherungskonzeptes gesichert. Die Festplatten des Servers sind gespiegelt. Die Archivierung der in SP-Expert vorhandenen Daten erfolgt nach dem in der Anlage beschrieben Archivierungskonzept. Eine Archivierung der Dienstpläne in Papierform erfolgt vor Ort längstens für den Zeitraum von zwei Jahren. Danach sind die Daten entsprechend zu entsorgen. 4

5 Datenschutzmaßnahmen Folgende Datenschutzmaßnahmen sind bei der Arbeit mit dem System immer anzuwenden: Login auf dem Server, Paßwort bei der Anmeldung im Programm, Paßwortschutz beim Bilschirmschoner. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe von personenbezogenen Daten und zum Datenschutz allgemein sind - wie im Datenschutzhandbuch des Universitätsklinkums Tübingen festgehalten - von allen beteiligten Personen zu beachten. Insbesondere das lokale Speichern irgendwelcher Daten aus SP-Expert (z.b Download o. ä.) ist verboten. Technisch muss soweit möglich sichergestellt werden, dass die oben aufgeführte Datenschutzmaßnahmen eingehalten werden. 10. Rechte des Personalrats Der Personalrat hat das Recht, jederzeit Kontrollen vorzunehmen, um die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung zu überprüfen. Bei Änderungen der Parameter oder wesentlicher Programmteile wird der Personalrat rechtzeitig informiert. 11. Rechte der Beschäftigten Alle Beschäftigten sind rechtzeitig vor Einführung von ihrer Leitung über die Umstellung der Dienstplanabrechnung zu informieren. Jeder Beschäftigte erhält auf Verlangen einen schriftlichen Auszug der über ihn gespeicherten Daten. Die mit der Bedienung des Programms betrauten Mitarbeiter/innen erhalten vor Beginn der Einführung in ihrem Bereich eine Schulung und eine ausführliche Einführung. Gleiches gilt für neu eingestellte Mitarbeiter/innen. Organisatorisch und EDV-technisch muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter/innen lesend Zugriff auf ihren Dienstplan haben. Alternativ hierzu können die Dienstpläne auch an geeigneter Stelle in schriftlicher Form ausgehängt werden. Die Mitarbeiter/innen müssen die Möglichkeit haben, ihre Wünsche zum Dienstplan einzubringen. In der Einführungs- und Schulungsphase ist darauf zu achten, dass keine Überlastungen in den betroffenen Bereichen entstehen. Notfalls ist dies über eine Bettenreduzierung oder Patientenreduzierung zu steuern. Die Schulung erfolgt inhaltlich und vom Ablauf her anhand des Handbuches für Planer und Bereichsleitungen jeweils entsprechend. Die Handbücher werden als Anlage zu dieser Dienstvereinbarung angefügt. Außerdem ist die jeweils gültige Version beider Handbücher immer im Intranet für alle Beschäftigten verfügbar. 5

6 12. Verstöße gegen die Vereinbarung Werden Verpflichtungen aus dieser Dienstvereinbarung von Mitarbeiter/innen wiederholt nicht eingehalten, so werden die betreffenden Mitarbeiter/innen von der Arbeit mit diesem System ausgenommen. 13. Inkrafttreten/Kündigung 1. Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage der Unterzeichnung in Kraft. 2. Sollten Teile dieser Dienstvereinbarung nichtig sein, so bleiben die anderen Teile dieser Vereinbarung davon unberührt. 3. Für den Betrieb von SP-Expert ist auch die Rahmendienstvereinbarung für die Einführung und den Einsatz von Datenverareitungssystemen am Uniklinikum Tübingen vom anzuwenden. 4. Diese Vereinbarung kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ablauf eines Kalenderjahres gekündigt werden. Sie gilt weiter bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung. Die Beteiligten verpflichten sich rechtzeitig in Verhandlungen über erforderliche Änderungen zu treten, insbesondere um neuen rechtlichen, technischen oder organisatorischen Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Tübingen, den Prof.Dr.Michael Bamberg Leitender Ärztlicher Direktor Rüdiger Strehl Kaufmännischer Direktor Angela Hauser Vorsitzende des Personalrats 6

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