Was tun bei Dienstreisen, Schulfahrten.?

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1 Was tun bei Dienstreisen, Schulfahrten.? Das Vorgehen in diesen Fällen ist oft recht verwirrend, einem ständigen Wandel unterworfen, andererseits aber auch dienstrechtlich klar geregelt und somit rechtlich verpflichtend. 1. Begriffe Dienstbefreiungen, Dienstreisen, Schulfahrten, Fortbildungen, Dienstgänge usw. in diesem Themenbereich trifft man auf eine Menge unterschiedlicher Begriffe, die im Anhang durch Auszüge aus der Schulleiterdatei erklärt werden sollen. Dienstreisen im Sinne des BayRKG sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. Keine Dienstreisen sind z.b. Fortbildungs- oder Ausbildungsreisen. Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind. Ganz allgemein kann man wohl sagen, dass es sich dabei um Aktivitäten handelt, in deren Rahmen Lehrkräfte anstelle des gewohnten Dienstes (Unterricht halten) andere dienstliche Geschäfte erledigen müssen oder wollen. Da dadurch der normale Unterricht geändert wird, muss darüber natürlich der Schulleiter Bescheid wissen bzw. diese Änderung erst genehmigen. Diese Genehmigung hat nicht nur eine Kontrollfunktion- dadurch wird die Unternehmung erst legitimiert und versicherungstechnisch abgesichert. Die Genehmigung ist auch Voraussetzung für die evtl. Kostenübernahme durch den Dienstherrn (Reisekosten). Natürlich müssen über solche Unterrichtsänderungen immer auch die Personen unterrichtet werden, die sonst noch davon betroffen sind: Schüler, Eltern, Kollegen, Vertretungsplaner, damit der Schulbetrieb geregelt weiterlaufen kann. Bei allen Fällen von Unterrichtsänderungen ist es deshalb unerlässlich, den Vordruck Unterrichtsregelung auszufüllen und mit den anderen Unterlagen beim Schulleiter abzugeben. Sie finden diese Vordrucke im Schrank hinter dem Schwarzen Brett. Dabei geht es vor allem um die Klärung der Fragen: -Wer muss vertreten werden? -Wann ist das der Fall? -Warum ist es nötig? -Sind alle Betroffenen davon verständigt und evtl. Aufsichten geregelt?

2 2. Welche Fälle treten im Schulbereich häufig auf und wie geht man dabei vor? 2.1. Dienstgänge/Unterrichtsgänge (kurzzeitige Dienstbefreiung) Sie wollen mit ihrer Klasse die Bücherei in Burglengenfeld besuchen oder einen Unterrichtsgang in den Wald unternehmen? 1. Sie informieren zunächst rechtzeitig (mindestens 3 Schultage vorher) den Schulleiter von ihrem Vorhaben und holen sich seine mündliche Genehmigung. 3. Vor Antritt des Dienstgangs tragen Sie sich in die entsprechende Kladde im Sekretariat ein. Dadurch sind Sie gleichzeitig auch versichert und rechtlich abgesichert Dienstreisen, Schulfahrten und andere länger dauernde Aktivitäten Da diese Aktivitäten meist schon längere Zeit vorher bekannt sind, müssen sie auch mindestens eine Woche vor Antritt der Fahrt/Reise beim Schulleiter schriftlich beantragt werden. Dadurch wird nicht nur die Schulleitung auch offiziell über Ihr Vorhaben informiert, Sie sichern sich selbst dadurch auch versicherungstechnisch (Unfallversicherung, Diensthaftpflicht) ab. a) Dienstbefreiung Sie brauchen einen Tag dienstfrei, weil Sie auf eine Beerdigung müssen, einen wichtigen, unaufschiebbaren Arzttermin haben oder aus einem sonstigen privaten oder dienstlichen Grund ihre Unterrichtsgeschäfte nicht wahrnehmen können? Dann müssen Sie bei der Schulleitung eine Dienstbefreiung beantragen.

3 b) Dienstreise ohne Schüler Sie wollen auf eine länger dauernde dienstliche Fortbildung gehen (Dillingen), eine Berufsbildungsmesse in Regensburg besuchen oder müssen ihre Schüler während des Betriebspraktikums besuchen? Dafür müssen Sie einen Antrag auf Genehmigung einer entsprechenden Reise stellen. c) Dienstreise mit Schülern Für Unternehmungen, die Lehrkräfte zusammen mit ihren Schülern durchführen, gibt es wieder andere Formulare. Zu diesen Aktivitäten gehören: Schullandheimaufenthalte Schülerwanderungen (außerhalb des Wandertags) Tage der Orientierung Ausflüge, Skikurse, kurz: Alle Arten von Schulfahrten

4 3. Abrechnung der Reisekosten Im Rahmen der dienstlichen Fahrten entstehen uns Lehrkräften oft Reisekosten, die wir von unserem Arbeitgeber (oft) erstattet bekommen oder steuerlich geltend machen können. Voraussetzung für die Erstattung ist aber in jedem Fall, dass die Reise (siehe Punkt 2) auch dienstlich genehmigt bzw. angeordnet war. a) Abrechnung von Reisekosten oder sonstigen Kosten, die Ihnen im Rahmen einer dienstlich verursachten Fahrt entstanden sind. (Fahrt ohne Schüler) Reisekostenantrag Anlage (falls Sie die Kosten tageweise nachweisen müssen oder wollen) Zuständig: LaF b) Abrechnung von Reisekosten von Fahrten im Rahmen des Betriebspraktikums Reisekostenantrag Anlage (Kosten müssen tageweise nachgewiesen werden) Zuständig: LaF Reiseerläuterung erfolgt durch nebenstehende Anlage

5 c) Reisekosten für Schülerfahrten Seit dem Schuljahr 2010/11 wurde die Verwaltung des für die Begleitlehrkräfte zur Verfügung stehenden Reisekostenbudgets auf die Schulen übertragen. Das heißt, dass jede Schule für jedes Kalenderjahr vom Schulamt ein bestimmtes Budget zugewiesen bekommt, über das die Schule frei verfügen kann. Die den Schulen zugewiesenen Budgets werden nach der Klassenzahl berechnet (vom Schulamt). Unser Budget beträgt ca / Kalenderjahr. Die Verantwortung für die Einhaltung des Reisekostenbudgets obliegt der Schulleitung. Das bedeutet: a) Wenn ein Lehrer eine Fahrt mit seiner Klasse unternehmen möchte und die eigenen Fahrtkosten dafür abrechnen möchte, muss er sich vorher beim Schulleiter erkundigen, ob dafür noch genügend Budget-Mittel vorhanden sind. b) Sind die Mittel erschöpft, darf der Schulleiter die Fahrt nur genehmigen, wenn auf die Erstattung der Reisekosten verzichtet wird. c) Die Reisekosten müssen innerhalb eines halben Jahres nach Beendigung der Klassenfahrt beantragt werden. Sie können ihre entstandenen Kosten natürlich alternativ auch im Rahmen der Steuererklärung geltend machen. Reisekostenantrag Anlage (falls Sie die Kosten tageweise nachweisen müssen oder wollen) Nach Erstattung der Reisekosten teilen die Lehrkräfte der Schulleitung unverzüglich den Erstattungsbetrag mit, damit diese das Budget überwachen kann KMBek vom

6 4. Wie komme ich an die Anträge und Formulare? Alle Formulare finden Sie im Ordner DienstReiseKosten auf jedem der drei Lehrercomputer oder in den entsprechenden Ordnern im Formularcenter im Lehrerzimmer. Je nach Bedarf öffnen Sie den benötigten Ordner und finden dort die entsprechenden Formulare zum Ausfüllen und Ausdrucken. Bitte die ausgefüllten Formulare nicht speichern, sonst bleiben ihre Angaben erhalten.