Trainingsmanagement Gutschein Management. Beschreibung

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1 Trainingsmanagement Beschreibung 1. Einführung Gutschein Funktionen Gutschein Menü Gutscheine anlegen... 4 Gutschein Kassenwirksam erfassen... 6 Gutschein Vorgedruckte Gutscheine erfassen... 7 Nicht kassenwirksame Gutscheine erfassen Die Benutzer Verwaltung Statistik Benutzer Abfrage Gutschein Daten Ausdruck und Layout von Dokumenten Gutschein Verwaltung Gutschein einlösen Beleg eingeben Statistik Gutschein Neue Parameter für Gutscheine Gutscheintypen verwalten Gutscheinarten verwalten Löschen von Gutscheinen Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 1 / 21

2 1. Einführung Dieses Dokument beschrieb die neue Gutschein Funktionalitäten von dem Trainingsmanagement. Es wird davon ausgegangen dass der Leser mit der aktuellen Funktionalitäten und Bedienung des Trainingsmanagement vertraut ist. Diese neuen Funktionen sind völlig integriert in die Version der Software und stehen ohne zusätzliche Lizenzierung zur Verfügung. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 2 / 21

3 2. Gutschein Funktionen 2.1. Gutschein Menü Das Trainingsmanagement wird mit einem Gutschein Menü erweitert. Durch dieses Menü sind die neuen Gutschein Funktionen erreichbar: Zusätzliche Änderungen sind in anderen Menüpunkten zu finden: In Statistik / Benutzer Abfrage stehen die Gutschein Informationen für selbst definierte Liste zur Verfügung. Das Menü Stammdaten wird mit der Bearbeitung der Gutscheintypen und Gutscheinarten erweitert. Die Beschreibung dieser Funktionen ist in den nächsten Kapiteln zu finden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 3 / 21

4 2.2. Gutscheine anlegen Mit diesen Funktionen können Gutscheinen angelegt werden. Gutscheinen anlegen Funktion Der Default Wert für die Felder Gutscheintyp und Gutscheinvorlage wird in 2.10 Neue Parameter für Gutscheine definiert. Die Verwaltung der Gutscheintypen ist in Kapitel 2.11 Gutscheintypen verwalten beschrieben. Die Anzahl wird immer mit 1 vorbelegt. Die folgenden Gutscheinarten können angelegt werden: Kassenwirksam Bar, Vorgedruckte Gutscheine, Nicht kassenwirksam Kooperation, Nicht kassenwirksam Kulanz, Nicht kassenwirksam Aktion Sollte andere Gutscheinarten notwendig sein ( Online Shop oder Überweisung zum Beispiel) können diese neue Gutscheinarten in 2.12 Gutscheinarten verwalten definiert werden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 4 / 21

5 Mit dem Button (bei Kunde ) gelangt man in die Kundenstammdaten wo ein Kunde ausgewählt werden kann oder ein neuer Kunde anzulegen ist: Berechtigungen: Rechte Gutscheine anlegen Kassenwirksam Gutschein generieren Eingabe von Vorgedruckte Gutscheine Nicht kassenwirksam Gutscheine generieren Zugriff auf die Anzeige Gutscheine anlegen Neue kassenwirksam Gutscheine können eingegeben werden (Der Kasten Kassenwirksam ist sichtbar). Neue Vorgedruckte Gutscheine können eingegeben werden (Der Button Erfassen ist sichtbar). Neue nicht kassenwirksame Gutscheine können eingegeben werden (Der Kasten Nicht kassenwirksam ist sichtbar). Mit den Berechtigungen können Funktionen für bestimmten Benutzer-Gruppe ein- oder ausgeschaltet werden. Beispiel: Sollte einen Benutzer die Berechtigung Eingabe von Vorgedruckte Gutscheine nicht besitzen, wird der Kasten Vorgedruckte Gutscheine nicht angezeigt. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 5 / 21

6 Gutschein Kassenwirksam erfassen Nachdem die Felder in Gutschein Daten eingegeben worden sind, kann der Button Bar oder einen anderen kassenwirksamen Gutschein Typ betätigt werden. Die Gutscheine werden generiert und eine Vorschau der Gutscheine wird angezeigt. Der Druck kann mit dem Button Drucke Report ( ) an den Drucker geschickt werden. Die Pflichtfelder können durch die Berechtigungen ausgewählt werden. Berechtigungen: Rechte Kassenwirksam Gutschein Pflichtfelder / Kunde Kassenwirksam Gutschein Pflichtfelder / Wert Kassenwirksam Gutschein Pflichtfelder / Text 1 Kassenwirksam Gutschein Pflichtfelder / Text 2 Kassenwirksam Gutschein Pflichtfelder / Text 3 Ein Kunde muss in die Kundenstammdaten ausgewählt werden. Ein Wert muss eingegeben werden. Das Feld Text 1 muss eingegeben werden. Das Feld Text 2 muss eingegeben werden. Das Feld Text 3 muss eingegeben werden. Vorschau des Gutscheins Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 6 / 21

7 Gutschein Vorgedruckte Gutscheine erfassen Nachdem die Felder in Gutschein Daten eingegeben worden sind, kann der Button Erfassen betätigt werden. Die Pflichtfelder können durch die Berechtigungen ausgewählt werden. Die Gutscheine werden generiert und eine Bestätigung darüber wird angezeigt: Sollte der Wert in das Feld Anzahl nicht übereinstimmen mit der Gutschein Nummer von und bis wird diese Meldung angezeigt: Hinweis An der Nummer der Vorgedruckten Gutscheine wird intern addiert. Beispiel: Ein vordruckte Gutschein mit der Nummer 5432 wird mit der Nummer gespeichert. Berechtigungen: Rechte Vorgedruckte Gutscheine Pflichtfelder / Kunde Vorgedruckte Gutscheine Pflichtfelder / Wert Vorgedruckte Gutscheine Pflichtfelder / Text 1 Vorgedruckte Gutscheine Pflichtfelder / Text 2 Vorgedruckte Gutscheine Pflichtfelder / Text 3 Ein Kunde muss in den Kundenstammdaten ausgewählt werden. Ein Wert muss eingegeben werden. Das Feld Text 1 muss eingegeben werden. Das Feld Text 2 muss eingegeben werden. Das Feld Text 3 muss eingegeben werden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 7 / 21

8 Nicht kassenwirksame Gutscheine erfassen Nicht kassenwirksame Gutscheine sind Gutscheine, die in der Umsatzstatistik erscheinen, für die aber keine direkten Zahlungen geleistet werden. Zur Unterscheidung des Ausstellungszwecks und der Darstellung in der Statistik können die nicht kassenwirksamen Gutscheine frei definiert werden. Die Funktionalität ist analog zu den kassenwirksame Gutscheinen, d.h. der Gutschein wird ausgedruckt. Die Pflichtfelder können durch die Berechtigungen ausgewählt werden. Berechtigungen: Rechte Nicht Kassenwirksame Gutscheine Pflichtfelder / Kunde Nicht Kassenwirksame Gutscheine Pflichtfelder / Wert Nicht Kassenwirksame Gutscheine Pflichtfelder / Text 1 Nicht Kassenwirksame Gutscheine Pflichtfelder / Text 2 Nicht Kassenwirksame Gutscheine Pflichtfelder / Text 3 Ein Kunde muss in den Kundenstammdaten ausgewählt werden. Ein Wert muss eingegeben werden. Das Feld Text 1 muss eingegeben werden. Das Feld Text 2 muss eingegeben werden. Das Feld Text 3 muss eingegeben werden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 8 / 21

9 2.3. Die Benutzer Verwaltung Die Benutzer Verwaltung des Trainingsmanagement wird mit den Gutschein Funktionen erweitert. Beispiel von neuen Berechtigungen für die Gutschein Verwaltung Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 9 / 21

10 2.4. Statistik Benutzer Abfrage Gutschein Daten Die Datenmenge wird mit einer neuen Datenmenge mit den Gutschein Daten (inkl. Kundendaten) erweitert. Damit kann der Benutzer selber eine Liste ableiten und als Excel, CVS exportieren sowie in Serienbriefen in Microsoft Word benutzt werden. Beispiel: Spalten Auswahl für die Gutscheinliste Daten der selbst definierten Liste Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 10 / 21

11 2.5. Ausdruck und Layout von Dokumenten Die Trainingsmanagement Dokumente werden mit einem Layout für die Gutscheine erweitert. Es können mehrere Layouts für den Gutschein erstellt werden. Ein Layout kann bearbeitet werden sobald man das Layout ausgewählt, den Button Lokal Speichern Bearbeiten betätigt und die Layout-Datei gespeichert hat. Der Benutzer kann das Layout selber anpassen. Das geänderte layout kann danach mit durchsuchen.. ausgewählt werden und mit Übernehmen im Server geladen werden. Beispiel von Gutschein Layout: Layout des Gutscheins im Report Designer Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 11 / 21

12 Die folgenden Variablen stehen zur Verfügung: Die variable Kopie beinhaltet Kopie wenn der Ausdruck von der Gutschein Verwaltung erzeugt wird. Für neue Gutscheine ist diese Variable leer Gutschein Verwaltung Nach den Aufruf dieser Funktion kann nach Gutscheinen gesucht und die Funktionen Kopie drucken, Gutschein stornieren, Gutschein einlösen, Belegnummer eingeben können aufgerufen werden. Anzeige der Gutschein Verwaltung Mit dem Button kann eine Kopie eines Gutscheins gedruckt werden. Zusätzlich zu der Gutscheinnummer kann das Wort Kopie gedruckt werden. Dafür kann die Reportvariable Kopie Benutzt werden (Siehe 2.5 Ausdruck und Layout von Dokumente). Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 12 / 21

13 Die Stornierung eines Gutscheins erfolgt mit dem Button. Einen Grund für die Stornierung muss dann eingegeben werden: Mit OK wird den Gutschein storniert. Mit Abbrechen wird diese Stornierung abgebrochen. Die Funktion Gutschein einlösen kann für einen Gutschein mit gestartet werde (Siehe 2.7 Gutschein einlösen) Mit eingeben). kann die Belegnummer für einen Gutschein eingegeben werden (Siehe 2.8 Beleg Für stornierte Gutscheine kann der Stornogrund mit dem Button angezeigt werden: Informationen über einen Kunden kann mit dem Button angezeigt werden: Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 13 / 21

14 Mit dem Button geändert werden: wird die Funktion Kundenstammdaten angezeigt und die Kunden Daten können Mit dem Button Drucken HTML, CSV und Excel. kann die Gutschein Liste in 3 Formaten ausgegeben werden: Beispiel der Ausgabe in Excel Format: Die folgenden Informationen werden zusätzlich angezeigt: Firma, Titel, Straße, PLZ, Ort Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 14 / 21

15 Berechtigungen: Rechte Gutschein / Verwaltung / Anzeigen Gutschein / Verwaltung / Gutschein stornieren Gutschein / Verwaltung / Gutschein Kopie drucken Gutschein / Verwaltung / Alle selektierte Gutscheine kopieren Gutschein / Verwaltung / Ausgabe in HTML Gutschein / Verwaltung / Ausgabe in CSV Format Gutschein / Verwaltung / Ausgabe in Excel Format Die Gutschein Verwaltung wird angezeigt und Gutscheine können gesucht werden. Gutscheine können storniert werden. Kopien von Gutscheinen können erstellt werden. Kopien von alle selektierten Gutscheinen können erstellt werden. Die Gutschein Liste kann in HTML Format ausgegeben werden (ohne Links und Button) Die Gutschein Liste kann in CSV Format ausgegeben werden Die Gutschein Liste kann in Excel Format ausgegeben werden 2.7. Gutschein einlösen Durch Eingabe der Gutscheinnummer und Betätigung des Button werden Gutschein Status und Notiz gelesen und angezeigt. Die Betätigung des Button bekommt der Gutschein den Eingelöst Status: Berechtigungen: Rechte Gutschein / Gutschein einlösen Gutscheine dürfen eingelöst werden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 15 / 21

16 2.8. Beleg eingeben Nach der Auswahl der Gutscheinnummer muss der Button Gutschein Informationen lesen betätigt werden. Wenn <Siehe von> ausgewählt ist in die Gutscheinnummer bis, wird nur die Gutscheinnummer in die Auswahlliste Gutscheinnummer von berücksichtigt. In der Gutscheinnummer Auswahlliste werden alle Gutscheine ohne Beleg aufgelistet. Gutschein Informationen (Gutscheinnummer, Wert und, wenn vorhanden, Notiz) werden dann angezeigt: Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 16 / 21

17 Sollte kein Wert bei der Erstellung eingegeben worden sein, kann der Wert hier eingegeben werden. Die Felder Belegnummer und Belegdatum werden freigegeben und können auch eingegeben werden: Mit dem Button Buchen werden die Daten in der Datenbank gespeichert. Berechtigungen: Rechte Gutschein / Beleg Eingabe Belege dürfen eingegeben werden Statistik Gutschein Die Gutscheinumsätze und Anzahl werden pro Gutscheintyp (Bar, Kooperation, Kulanz und Aktion) summiert. Diese Daten werden für erstellte, eingelöste und stornierte Gutscheine angezeigt. Die Summierung (Feld Summierung ) kann pro Tag, pro Woche oder pro Monat erfolgen. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 17 / 21

18 Eine Ausgabe in CSV und Excel ist auch möglich. Berechtigungen: Beispiel der Ausgabe in Excel Format Rechte Statistik / Gutschein Umsätze Die Gutschein-Umsätze dürfen angezeigt werden Neue Parameter für Gutscheine Die Trainingsmanagement Parameter werden mit Parameter für die Gutschein Verwaltung erweitert: Parameter Default Gutscheintyp Default Gutscheinvorlage Beschreibung In dieser Funktion Gutschein /Gutschein anlegen wird dieser Gutscheintyp in die Auswahlliste Gutscheintyp vorselektiert. In dieser Funktion Gutschein /Gutschein anlegen wird diese Gutscheinvorlage in die Auswahlliste Gutscheinvorlage vorselektiert. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 18 / 21

19 2.11. Gutscheintypen verwalten Hier können Sie für Ihre Gutscheinverwaltung neue Gutscheintypen definieren bzw. bestehende Gutscheintypen ändern oder löschen. Der Schalter "speichern" speichert den geänderten Datensatz. Der Schalter "neu" fügt die Eingabe im Textfeld als neuen Datensatz hinzu. Der Schalter "Löschen" löscht den aktiven Datensatz. Berechtigungen: Rechte Gutscheintyp / Anzeigen Gutscheintyp / Neuen Gutscheintyp einfügen Gutscheintyp / Gutscheintyp ändern Gutscheintyp / Gutscheintyp löschen Die Gutscheintypen können angezeigt werden. Neue Gutscheintypen können eingegeben werden. Vorhandene Gutscheintypen können geändert werden. Vorhandene Gutscheintypen können gelöscht werden. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 19 / 21

20 2.12. Gutscheinarten verwalten Kassenwirksame und nicht kassenwirksame Gutscheinarten werden in zwei verschienen Tabellen verwaltet: Kassenwirksame Gutscheinarten Nicht kassenwirksame Gutscheinarten Der Wechsel zwischen den beiden Gutscheinarten erfolgt über der Auswahl Gutscheinart. Der Schalter "speichern" speichert den geänderten Datensatz. Der Schalter "neu" fügt die Eingabe im Textfeld als neuen Datensatz hinzu. Der Schalter "Löschen" löscht den aktiven Datensatz. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 20 / 21

21 Berechtigungen: Rechte Gutscheinart / Gutscheinart anzeigen Gutscheinart / Kassenwirksam - neue Bezeichnung einfügen Gutscheinart / Kassenwirksam ändern Gutscheinart / Kassenwirksam - löschen Gutscheinart / Nicht kassenwirksam - neue Bezeichnung einfügen Gutscheinart / Nicht kassenwirksam ändern Gutscheinart / Nicht kassenwirksam - löschen Die Gutscheinarten können angezeigt werden. Neue kassenwirksame Gutscheinarten können eingegeben werden. Vorhandene kassenwirksame Gutscheinarten können geändert werden. Vorhandene kassenwirksame Gutscheinarten können gelöscht werden. Neue nicht kassenwirksame Gutscheinarten können eingegeben werden. Vorhandene nicht kassenwirksame Gutscheinarten können geändert werden. Vorhandene nicht kassenwirksame Gutscheinarten können gelöscht werden Löschen von Gutscheinen Die Gutscheine werden, wie andere Mandant Daten, nach einer bestimmten Dauer automatisch gelöscht. Diese Dauer wird durch den Parameter Daten löschen die älter sind als gesetzt. Hinweis Der Parameter Daten löschen die älter sind als wird auch benutzt um Buchungen, Trainingstermine und Trainer Vergütungen und Verfügbarkeit zu löschen. Copyright Dipl.Ing. Laurent Devos All Rights Reserved Seite 21 / 21

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