Anleitung zu Mitarbeiter-Veranstaltungen

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1 Web Site Engineering GmbH Anleitung zu Mitarbeiter-Veranstaltungen Mitarbeiter im WPS Version 4.3 Seite 1 Veranstaltungen eines Mitarbeiters verwalten Veranstaltungen eines Mitarbeiters hinzufügen Veranstaltung eines Mitarbeiters löschen Veranstaltung eines Mitarbeiters ändern Veranstaltungsdaten exportieren und drucken...7 Stand: 20. Mai 2008 Autor: Korell, Stefanie Web Site Engineering GmbH Julius-Höpfner-Straße 35 D Gießen Tel.: 0641 / Fax: 0641 /

2 Veranstaltungen eines Mitarbeiters verwalten 1 1 Veranstaltungen eines Mitarbeiters verwalten Die Lehrveranstaltungen (LVA), die von einem Mitarbeiter (MA) abgehalten werden, werden über das Web-Formular LVA der Mitarbeiter verwaltet. Dieses Formular listet alle Lehrveranstaltungen eines Mitarbeiters mit Titel, Jahr, Semester, Mitarbeiter- Zuordnung, Kategorie und sonstigen Angaben auf. Auf der Profilseite des Mitarbeiters, dem die LVA zugeordnet ist, erscheint ein Link, der auf eine Unterseite mit einer Übersichtsliste sämtlicher Lehrveranstaltungen des Mitarbeiters verweist (vgl. Abb. 1). Abb. 1: Öffentliche Veranstaltungsliste eines Mitarbeiters Um in das Web-Formular zu gelangen, muss dieses im Intranet im Modul Organisation Mitarbeiter Veranstaltungen per Maus-Klick geöffnet werden (vgl. Abb. 2).

3 Veranstaltungen eines Mitarbeiters verwalten 2 Abb. 2: Web-Formular LVA der Mitarbeiter im WPS-Intranet starten Die Pull-Down-Felder und die Button-Leiste im oberen Bildschirmbereich des Web- Formulars LVA der Mitarbeiter zeigen die zur Verfügung stehenden Funktionen (vgl. Abb. 3): Abb. 3: Web-Formular LVA der Mitarbeiter

4 Veranstaltungen eines Mitarbeiters verwalten 3 Jahr auswählen Mit dem Pull-Down-Feld Jahr auswählen können die LVA eines bestimmten Jahres ausgewählt werden. Beim Aufruf des Web-Formulars ist Alle LVAen" voreingestellt, so dass die LVA aller gespeicherten Jahre aufgeführt werden. Art auswählen Mit dem Pull-Down-Feld Art auswählen kann eine bestimmte Art von LVA ausgesucht werden, welche dann ausschließlich angezeigt wird (z. B. Vorlesung, Übung, Seminar). Beim Aufruf des Web-Formulars ist Alle LVAen" voreingestellt, so dass alle Arten von LVA aufgelistet werden. Dozent Mit dem Pull-Down-Feld Dozent können ausschließlich die LVA eines bestimmten Mitarbeiters angezeigt werden. Beim Aufruf des Web-Formulars ist Alle LVAen" voreingestellt, so dass die LVA sämtlicher Mitarbeiter der OE angezeigt werden. Suchen Mit der Funktion Suchen können LVA unter der Angabe von Titel, Dozent, Jahr oder Semester gesucht werden. Um die Suche zu starten, muss die Eingabe des Suchbegriffs mit der Taste Enter bestätigt werden. Bereich Die vorhandenen LVA werden in Zwanziger-Blöcke eingeteilt. Mit dem Pull- Down-Feld Bereich kann der gewünschte Zwanziger-Block, der angezeigt werden soll, ausgewählt werden (z. B. [1-20] oder [21-40]). Mitarbeiter-Zuordnung Durch einen Maus-Klick auf den blau unterlegten Namen eines Mitarbeiters in der LVA-Liste kann ihm mit Hilfe des Standard- -Programms des Benutzer-Rechners eine geschrieben werden. Ist diese -Funktion nicht verfügbar, muss im Modul Organisation unter Mitarbeiter für den entsprechenden Mitarbeiter eine -Adresse eingetragen werden. Rechts neben dem Namen des Mitarbeiters, dem die LVA zugeordnet ist, befindet sich ein farbiger Button. Dieser Button hat die Farbe Grün in der Voreinstel-

5 Veranstaltungen eines Mitarbeiters hinzufügen 4 lung, d. h. dass die Lehrveranstaltung auf der WWW-Seite des Mitarbeiters veröffentlicht und normal sortiert wird. Durch einmaliges Klicken wird der Button orange, d. h. dass die Lehrveranstaltung auf der WWW-Seite des Mitarbeiters aktiv ist und priorisiert sortiert wird. Durch erneutes Klicken wird der Button rot und somit ist die Lehrveranstaltung auf der WWW-Seite des Mitarbeiters inaktiv und wird nicht angezeigt. 2 Veranstaltungen eines Mitarbeiters hinzufügen Mit einem Maus-Klick auf den Button Neuaufnahme (vgl. Abb. 3) gelangt man zu einem Web-Formular, das die Erfassung der Daten einer neuen LVA (Titel, Jahr, Semester, Dozent etc.) ermöglicht (vgl. Abb. 4): Abb. 4: Neuaufnahme einer Veranstaltung

6 Veranstaltungen eines Mitarbeiters hinzufügen 5 Titel Hier wird der vollständige Titel der LVA angegeben. Komplette Angabe Erforderlich ist hier die Angabe des kompletten Titels mit Ortsangabe und Zeitpunkt der Lehrveranstaltung. (z. B.: Übung zur Vorlesung "Planung und Entwicklung von IuK-Systemen": Netzwerke: Grundlagen und Technik im Rahmen des Tiefenfachs "Wirtschaftsinformatik" an der Justus-Liebig-Universität Gießen). Jahr, Semester Hier werden das Jahr sowie das Semester, in dem die LVA abgehalten wird, festgehalten. Art der Lehrveranstaltung Die LVA kann verschiedenen Kategorien (z. B. Seminar, Vorlesung, Übung) zugeordnet werden. Zuordnung zu Mitarbeiter Jede Lehrveranstaltung kann durch Anklicken des Personennamens einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Durch Halten der Taste Strg können per Maus-Klick auch mehrere Personennamen zugeordnet werden. Sonstiger Link Zu jeder LVA kann ein Link, auf den verwiesen werden soll, angegeben werden. Im Feld mit dem Titel wird der Name des Links, im Feld und dem URL die komplette URL eingegeben. Die eingetragenen Angaben werden mit dem Button Speichern bestätigt und in den Datenbestand des WPS übernommen (vgl. Abb. 4). Zur Bestätigung der Aufnahme der neuen LVA in die Datenbank des WPS erscheint die in Abb. 5 dargestellte Meldung. Über den blau hinterlegten Link Weiteren Lehrveranstaltung Eintrag einstellen gelangt man erneut in das Formular zur Neuaufnahme (vgl. Abb. 4).

7 Veranstaltung eines Mitarbeiters löschen 6 Abb. 5: Bestätigung der Neuaufnahme einer Veranstaltung 3 Veranstaltung eines Mitarbeiters löschen In das WPS eingetragene Veranstaltungen können, nachdem sie in der Spalte Aktion des Web-Formulars LVA der Mitarbeiter (vgl. Abb. 3) markiert worden sind, mit einem Maus-Klick auf den Button Löschen gelöscht werden. Daraufhin werden auf einer weiteren Seite alle Daten der zu löschenden Veranstaltung noch einmal angezeigt. Der Benutzer muss hier seine Löschabsicht erneut bestätigen (vgl. Abb. 6). Abb. 6: Löschen einer Veranstaltung Mit einem Maus-Klick auf den Button Löschen! wird die Veranstaltung endgültig gelöscht. Der Löschvorgang wird auf einer neu geöffneten Seite bestätigt (vgl. Abb. 7). Abb. 7: Bestätigung des Löschens einer Veranstaltung

8 Veranstaltung eines Mitarbeiters ändern 7 4 Veranstaltung eines Mitarbeiters ändern Um die Daten einer Veranstaltung ändern zu können, muss diese zuerst wieder in der Spalte Aktion des Web-Formulars LVA der Mitarbeiter markiert werden (vgl. Abb. 3). Der Button Ändern führt zu einem Web-Formular, das die bestehenden Daten der selektierten Veranstaltung anzeigt. Änderungen können in den einzelnen Formularfeldern analog zur Neuaufnahme einer Veranstaltung vorgenommen werden (vgl. Abb. 4). Mit einem Maus-Klick auf den Button Änderungen speichern werden diese in das WPS übernommen. 5 Veranstaltungsdaten exportieren und drucken Um Veranstaltungsdaten drucken oder exportieren zu können, wird zunächst im Pull- Down-Feld (rechts neben dem Button Drucken/Exportieren ) im Web-Formular LVA der Mitarbeiter ausgewählt, ob die Daten einer einzelnen Veranstaltung ( Einzel ) oder sämtlicher angezeigten Veranstaltungen ( Liste ) gedruckt oder exportiert werden sollen (vgl. Abb. 3). Wenn nur die Daten einer einzelnen Veranstaltung exportiert werden sollen, muss diese noch durch einen Maus-Klick in der Spalte Aktion markiert werden. Mit einem Maus-Klick auf den Button Drucken/Exportieren gelangt man zu einem Web-Formular (vgl. Abb. 8), in dem ausgewählt werden kann, ob die Veranstaltungsdaten als PDF-Datei (Portable Document Format) oder im CSV-Format (Comma Separated Values) ausgegeben werden sollen. Abb. 8: Drucken / Exportieren von Veranstaltungsdaten Durch einen Maus-Klick auf den Button Ausdruck erhält man ein Dokument der Veranstaltungsdaten im PDF-Format, das aushangfertig formatiert ist (vgl. Abb. 9). Der eigentliche Druckvorgang muss nach Öffnen des Dokuments im Viewer initiiert werden. Einen Viewer für das PDF-Format kann von dieser Seite aus mit einem Maus-Klick auf das Wort hier des Satzes Einen Viewer zu diesem Dateiformat finden sie hier heruntergeladen werden.

9 Veranstaltungsdaten exportieren und drucken 8 Abb. 9: Exportierte Veranstaltungsdaten im PDF-Format Die Veranstaltungsdaten können auch als CSV-Datei (vgl. Abb. 10) exportiert werden, um sie später z. B. in Microsoft Excel weiterzubearbeiten. Nach dem Maus-Klick auf den Button CSV-File kann die Datei lokal gespeichert werden. Ein Viewer für das CSV-Format kann ebenfalls von dieser Seite aus heruntergeladen werden. Abb. 10: Exportierte Veranstaltungsdaten im CSV-Format Abbildung 11 zeigt diese Daten nach dem Import in Microsoft Excel. Abb. 11: Exportierte Veranstaltungsdaten im XLS-Format (Microsoft Excel)

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