Inhaltsverzeichnis: 1. Produktbeschreibung 1.1 Arbeitsweise

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1 Inhaltsverzeichnis: 1. Produktbeschreibung 1.1 Arbeitsweise 2. Funktionen der Menüleiste 2.1 Erfassung / Bearbeitung Angebote Aufträge Lieferschein Rechnung Rechnungsbuch Begleitliste 2.2 Auswertungen Angebote Aufträge Lieferscheine Rechnungsabgleich Mahnung Kunden DATEV Rechnungsexport Umsatz / Einnahmen Alte Formulare 2.3 Stammdaten Mahnarten verwalten Werkzeuggruppen Werkzeugarten Werkzeuge Werkzeugkatalog Kundenstamm 2.4 Einstellungen Datenbank wählen Allgemeine Einstellungen Informationen zur Firma Tourenverwaltung Datenbank wiederherstellen 2.5 Fenster Überlappen Anordnen Symbole anordnen - Seite 1 von 28 -

2 1. Produktbeschreibung Folgende Funktionen beinhaltet das Programm: Verwaltung von Kunden Verwaltung der Werkzeuge Erstellung und Druck von Angeboten Erstellung und Druck von Aufträgen Erstellung und Druck von Rechnungen Erstellung und Druck von Lieferscheinen Verfassen und Druck von Mahnungen Natürlich stehen Ihnen auch umfassende Auswertungsmöglichkeiten zu den aufgelisteten Funktionalitäten zur Verfügung. Des weiteren ist der Export nach Excel für Rechnungen und Umsätze / Einnahmen möglich. 1.1 Arbeitsweise Funktionen der Menüliste Schnellzugriff auf oft verwendete Funktionen Arbeitsbereich Statusleiste - Seite 2 von 28 -

3 - Archivierung Es werden alle bezahlten Rechnungen und die dazu gehörigen Aufträge, Lieferscheine nach einer einstellbaren Zeit archiviert. Diese Funktion ist nötig um die Arbeitsgeschwindigkeit des Programms zu gewährleisten. - Drucken Grundsätzlich wird Ihnen vor jedem Druck eine Vorschau angezeigt, in der Sie das Formular vor dem Drucken kontrollieren können. - Symbolleiste In dieser Leiste befinden sich oft verwendete Funktionen, die das Arbeiten mit dem Programm beschleunigen. Die gleichen Funktionen befinden sich noch einmal in der Menüleiste. 2. Funktionen der Menüleiste Das Programm kann in der Menüleiste Datei -> Beenden geschlossen werden - Seite 3 von 28 -

4 2.1 Erfassung / Bearbeitung Angebote (Taste F3) Hier können Sie Ihre Angebote verwalten - Im werden die Allgemeindaten eines Angebotes erfasst. Zum Suchen können Sie in das Feld "Kunde" entweder die Kundennummer oder den Suchnamen eingeben. Sind mehrere Ergebnisse vorhanden, wird Ihnen eine Liste der zur Auswahl stehenden Kunden angezeigt. - Im können Sie Positionen zu dem Angebot erfassen. Um die Beschichtungs- und Schleifart auszuwählen, drücken Sie in dem Feld Code die Enter-Taste. Ihnen wirt nun eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Werkzeuge (wie unten im Bild) angezeigt. Nach auswählen des Werkzeuges können Sie eine Beschichtungs- und Schleifart festlegen. Die endsprechenden Daten werden automatisch in die Übersicht übertragen. - Im Bereich 3 ist es möglich, neue Angebote zu erstellen, alte Angebote zu öffnen, nach dem Speichern auch zu drucken und zu löschen. Darüber hinaus können Positionen aus vorhandenen Aufträgen importiert werden. Bereich 3 - Seite 4 von 28 -

5 Aufträge (Taste F4) Hier können Sie Ihre Aufträge verwalten - Im werden die Allgemeindaten eines Auftrages erfasst. Zum Suchen können Sie in das Feld "Kunde" entweder die Kundennummer oder den Suchnamen eingeben. Sind mehrere Ergebnisse vorhanden, wird Ihnen eine Liste der zur Auswahl stehenden Kunden angezeigt. - Im werden die Positionen zu den Aufträgen erfassen. Wie bei den Angeboten können Sie durch drücken der Enter-Taste in dem Feld Code, die Werkzeuge, Beschichtungs- und Schleifart auswählen. - Im Bereich 3 ist es möglich neue Aufträge zu erstellen, alte Aufträge zu öffnen, zu löschen und nach dem Speichern auch zu drucken. Darüber hinaus können Positionen aus vorhandenen Angeboten importiert werden. Bereich 3 - Seite 5 von 28 -

6 Lieferscheine (Taste F5) Hier können Sie Ihre Lieferscheine verwalten - Im werden die Allgemeindaten eines Lieferscheines erfasst. Zum Suchen können Sie in das Feld "Kunde" entweder die Kundennummer oder den Suchnamen eingeben. Sind mehrere Ergebnisse vorhanden, wird Ihnen eine Liste der zur Auswahl stehenden Kunden angezeigt. - Im werden die Positionen zu den Lieferscheine erfassen. Wie bei den Angeboten können Sie durch drücken der Enter-Taste in dem Feld Code, die Werkzeuge, Beschichtungs- und Schleifart auswählen. - Im Bereich 3 ist es möglich neue Lieferscheine zu erstellen, alte Lieferscheine zu öffnen, zu löschen und nach dem Speichern auch zu drucken. Darüber hinaus können Positionen aus vorhandenen Aufträgen importiert werden. Bereich 3 - Seite 6 von 28 -

7 Rechnung (Taste F6) Hier können Sie Ihre Rechnungen verwalten - Im werden die Allgemeindaten einer Rechnung erfasst. Zum Suchen können Sie in das Feld "Kunde" entweder die Kundennummer oder den Suchnamen eingeben. Sind mehrere Ergebnisse vorhanden, wird Ihnen eine Liste der zur Auswahl stehenden Kunden angezeigt. - Im werden die Positionen zur Rechnung angezeigt. - Im Bereich 3 ist es möglich alte Rechnungen zu öffnen, zu löschen und nach dem Speichern auch zu drucken. Mit der Funktion Lieferschein importieren werden die Positionen der Lieferscheine eingefügt. Bereich 3 - Seite 7 von 28 -

8 Rechnungsbuch (Taste F7) Hier können Sie Ihre Rechnungen verwalten - Im können Sie nach Rechnungen suchen und sie anzeigen lassen. Es kann nach Rechnungsnummern ab einem bestimmten Datum, oder nach Rechnungen die bestimmte Mahnstufen haben, gesucht werden. - Im sehen Sie, wie der Rechnungsbetrag pro Rechnung berechnet wird. - Im Bereich 3 werden Ihnen die Rechnungen angezeigt. - Ist eine Rechnung noch nicht fällig, wird sie mit weißer Farbe dargestellt - Wenn eine Rechnung nicht bezahlt, aber fällig ist, wird die Zeile rot hinterlegt. Ist nur ein Teil der Rechnung bezahlt, so ist sie gelb hinterlegt, der fehlende Betrag wird Ihnen in der Spalte Diff. angezeigt. Wurde die Rechnung komplett bezahlt, ist die Zeile grün. In der Korrekturspalte können Sie die fehlenden Rechnungsbeträge eintragen, wenn eine Zahlung des Kunden nicht mehr zu erwarten ist. Die Rechnung gilt dann als erledigt. Bereich 3 - Seite 8 von 28 -

9 Mahnungen (Taste F8) Hier können Sie Ihre Mahnungen verwalten - Im können Sie sich alle oder nur einen Kunden anzeigen lassen. Des weiteren ist es möglich, die Liste zu sortieren. - Im ist es möglich, sich automatisch Rechnungen markieren zu lassen. - Im Bereich 3 werden die Rechnungen angezeigt, die zur Mahnung anstehen. Dabei wird unterschieden, nach nicht bezahlten Rechnungen (in roter Schrift), nach teilweise bezahlten Rechnungen (in schwarzer Schrift) und in blauer Schrift erscheinen die Rechnungen, zu denen beim Kunden keine Mahnart ausgewählt wurde. Bereich 3 - Seite 9 von 28 -

10 Begleitlisten (Taste F9) In diesem Fenster können Lieferscheinzuordnung gelöschten werden, zu denen noch keine Rechnung gelegt wurde. - Im ist es möglich, nach Kunden-Nr., Auftrags-Nr. und Datum von bis zu suchen. - Im wird Ihnen eine Liste der Positionen aller gewählten Aufträge angezeigt. Wenn zu einem Auftrag ein Lieferschein erstellt wurde, wird die Zeile gelb und ein L erscheint in der ersten Spalte. Wenn nun noch eine Rechnung erstellt wurde, wird die Zeile grün, und in der ersten Spalte wird das L um ein R ergänzt. - Seite 10 von 28 -

11 2.2 Auswertungen Angebote - Im ist es möglich, nach Kunden-Nr. und Datum von bis zu suchen. Wenn das Häkchen bei Position gesetzt ist, werden alle Positionen zu einem Angebot mit angezeigt. Wenn das Häkchen bei Im Archiv mitsuchen gesetzt ist, werden auch die alten Angebote des Kunden angezeigt. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. - Im werden die Positionen angezeigt. - Seite 11 von 28 -

12 Aufträge - Im ist es möglich nach Kunden-Nr. und Datum von bis zu suchen. Wenn das Häkchen bei Position gesetzt ist, werden alle Positionen zu einem Auftrag mit angezeigt. Wenn das Häkchen bei Im Archive mitsuchen gesetzt ist, werden auch die alten Aufträge des Kunden angezeigt. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. - Im werden die Positionen angezeigt. - Seite 12 von 28 -

13 Lieferscheine - Im ist es möglich, nach Kunden-Nr. und Datum von bis zu suchen. Wenn das Häkchen bei Im Archive mitsuchen gesetzt ist, werden auch die alten Lieferscheine des Kunden angezeigt. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. - Im werden die Lieferscheine angezeigt. - Seite 13 von 28 -

14 Rechnungsabgleich - Im ist es möglich, nach Kunden-Nr. und Datum von bis zu suchen Wenn das Häkchen bei Im Archive mitsuchen gesetzt ist, werden auch die alten Rechnungen des Kunden angezeigt. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. - Im werden die Rechnungen angezeigt. - Seite 14 von 28 -

15 Mahnung - Im ist es möglich, nach Kunden-Nr., Datum von bis und nach Mahnstufen zu suchen. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. - Im werden die Mahnungen angezeigt. - Seite 15 von 28 -

16 Kunden - Im ist es möglich, in jedem Kundenfeld zu suchen. Das Ergebnis kann nach Suchname, Kunden-Nr. oder Ort sortiert werden. Mit der Schaltfläche Excel kann die Liste nach Excel exportiert werden und dann ausgedruckt oder anderweitig ausgewertet werden. In der Aufklappliste Adresse können Sie sich die verschiedenen Adressen (Kontakt-, Liefer- und Rechnungsadresse) anzeigen lassen. - Im werden die Kunden angezeigt. - Seite 16 von 28 -

17 Umsatz / Einnahmen - Im können Sie ein Jahr auswählen und sich die Umsätze anschauen. Mit der Schaltfläche Excel können Sie die Liste nach Excel exportieren und weitere Auswertungen vornehmen. - Im werden die Umsätze angezeigt. - Seite 17 von 28 -

18 Alte Formulare In diesem Fenster können Sie alte Formulare drucken, einschließlich der Formulare die schon archiviert worden. - Im hier können Sie nach den endsprechenden Formularen suchen. Zum suchen geben Sie einfach einen Zeitraum, die Kunden-Nr. oder die endsprechende Nummer ein. - Im werden Ihnen die Suchergebnisse anzeigt. Nach einer Auswahl des Ertrages können Sie das Formular drucken. Vor dem drucken wird das Formular angezeigt. - Seite 18 von 28 -

19 2.3 Stammdaten Mahnarten verwalten - Im sind die bereits erfassten Mahnarten aufgelistet. - Im steht im ersten Feld die Nummer der Mahnart die Sie gerade bearbeiten. In den nächsten 4 Feldern werden die Tage für die Mahnstufen eingetragen. Beispiel (Werte 5, 5, 7, 7) 1. Mahnung nach 7 Tagen, 2. Mahnung nach 14 Tagen, 3. Mahnung nach 21 Tagen u.s.w. - Im Bereich 3 wird der Mahntext für die jeweilige Mahnstufe eingegeben. Bereich 3 - Seite 19 von 28 -

20 Werkzeuggruppen - Im werden Ihnen die bisher erfassten Werkzeuggruppen angezeigt. - Im können Sie nach dem Auswählen die Gruppenbezeichnung ändern und speichern, sowie weitere Speicherbedingungen festlegen. - Im Bereich 3 können sie weitere Informationen, wie zum Beispiel Breite und Länge einzelner Werkzeuge, zu der ausgewählten Werkzeuggruppe angeben. Bereich 3 - Seite 20 von 28 -

21 Werkzeugarten - Im werden die bisher erstellten Werkzeugarten mit ihrer dazugehörigen Gruppe angezeigt. - Im können Sie eine neue Werkzeugart für eine Werkzeuggruppe festlegen. - Seite 21 von 28 -

22 Werkzeuge - Im können Sie nach Werkzeugen suchen. Wenn Sie Volltextsuche ausgewählt haben, wird in allen Spalten der Liste gesucht. Ansonsten wird nur in der Spalte Wkz.-Code gesucht. - Im ist es möglich die Daten eines Werkzeuges zu ändern, es zu löschen und ein neues anzulegen. - Im Bereich 3 sind die Werkzeuge aufgelistet. Bereich 3 - Seite 22 von 28 -

23 Werkzeugkatalog - Im können sie den Katalog, mit der Werkzeuggruppe und der Beschichtungsart, wählen, welcher angezeigt werden soll. - Im können sie die Preise für die Werkzeuggruppen und Beschichtungsarten festlegen. - Seite 23 von 28 -

24 Kundenstamm Hier können Sie Ihren Kundenstamm verwalten - Im kann nach Kunden-Nr., Suchname und Kundenname gesucht werden. - Im können Sie neue Kunden hinzufügen, ändern oder löschen. - Im Bereich 3 ist es möglich verschiedene Adressen zu erfassen (Rechnung-, Liefer- und Kontakt- Adresse) - Tour : In diesem Feld können Sie eine Tour auswählen, bei der der Kunde mit angefahren werden soll. - Liefertag 1 und Liefertag 2 : Hier kann erfasst werden, an welchen Wochentagen Sie voraussichtlich die Waren liefern. Bereich 3 - Seite 24 von 28 -

25 2.4 Einstellungen Datenbank wählen Hier geben Sie an, wie der Rechner (Server) heißt auf dem die Datenbank liegt. Allgemeine Einstellungen - Im können Sie einstellen nach wie viel Tagen die Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen archiviert werden, das heißt diese Positionen werden beim Suchen nicht mehr angezeigt. Bei den Angeboten können Sie die Archivierungszeit extra einstellen. - Hinweis - nach der Archivierung können Aufträge, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr verändert werden. - Im können Sie wählen, ob die Hintergrundfarbe oder die Schriftfarbe im Rechnungsbuch hervorgehoben werden soll. - Im Bereich 3 können Sie angeben wo die CSV Dateien gespeichert werden sollen und welches Zeichen als Spaltentrennzeichen dienen soll. Bereich 3 - Seite 25 von 28 -

26 Informationen zur Firma Hier geben Sie ihre Firmendaten ein. - Seite 26 von 28 -

27 Tourenverwaltung - Im werden die Touren erfasst. - Im sehen Sie die einzelnen Touren die schon erfasst wurden. In den Kundendaten können Sie jedem Kunden eine Tour zuordnen und bei welcher Tour er angefahren werden soll. - Seite 27 von 28 -

28 2.5 Fenster Überlappen - Alle Fenster, die im Programm geöffnet sind, werden hier hintereinander und versetzt angeordnet. Anordnen - Wenn Sie Anordnen wählen, werden alle Fenster untereinander angeordnet. Symbole anordnen - Wenn Sie Symbole anordnen wählen, dann können Sie minimiert Fenster am unteren linken Rand anordnen. Sollten wir Ihr Interesse an einer kostenlosen Präsentation geweckt haben, vereinbaren Sie bitte einen Termin mit uns. Mit freundlichen Grüßen Thomas Guski Geschäftsführer A&G Computer Planckstr Magdeburg Tel.:0391/ , Fax:0391/ Internet: - Seite 28 von 28 -

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