Arbeiten mit dem Outlook Add-In

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1 Arbeiten mit dem Outlook Add-In Das Outlook Add-In ermöglicht Ihnen das Speichern von s im Aktenlebenslauf einer Akte. Außerdem können Sie Namen direkt aus BS in Ihre Outlook-Kontakte übernehmen sowie in Outlook erfasste Termine im Aktenlebenslauf vermerken. Ist das Add-In installiert, finden Sie in den Bereichen " ", "Kontakte" und "Kalender" weitere Schaltflächen. 1. zum Aktenlebenslauf hinzufügen Öffnen Sie die , die Sie im Aktenlebenslauf eines Mandates speichern möchten und klicken Sie auf den Tab 'Add-Ins' Hier finden Sie eine 'Benutzerdefinierte Symbolleiste' mit dem Button 'Mail -> Aktenlebenslauf'

2 Klicken Sie diesen Button bitte an und es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie das gewünschte Mandat einstellen können. Als Kommentar übernimmt das Programm automatisch den Betreff der . Sie können diesen selbstverständlich abändern. Klicken Sie nun auf 'Speichern' um den Vorgang zu beenden und schließen Sie die geöffnete . Im Aktenlebenslauf Ihrer Akte finden Sie nun folgenden Eintrag: Sie können die gespeicherte entweder über Rechtsklick aufrufen oder indem Sie den Eintrag markieren und oben auf die Schaltfläche 'Word-T.' klicken.

3 2. Namen aus BS in die Outlook-Kontakte übernehmen Beim Start von Outlook finde Sie oben eine weitere Leiste mit zwei weiteren Schaltflächen. 'Namen -> Kontakt' und 'Service'. Damit Sie Namen aus BS-Anwalt in Ihre Kontakte übernehmen können, müssen Sie zuerst den Kontakteordner auswählen, in dem diese Namen gespeichert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf 'Service' -> 'Kontakteordner wählen': Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie bitte Ihren Kontakteordner auswählen und danach bitte auf OK klicken. Hinweis: Es kann durchaus sein, dass Sie in Ihrem Outlook mehrere Kontaktordner angezeigt bekommen. Stellen Sie sicher, dass Sie den auswählen, den Sie auch wirklich verwenden möchten, da alle Kontakte später darin gespeichert werden.

4 Klicken Sie auf 'Namen -> Kontakt' und wählen Sie in der sich öffnenden Maske den Namen aus, den Sie in Ihre Outlookkontakte übernehmen möchten. Es öffnet sich das Outlookfenster für neue Kontakte und die Daten des ausgewählten Namens sind bereits in die entsprechenden Felder übernommen.

5 Sie können hier noch Ergänzungen hinzufügen oder Änderungen machen. Danach klicken Sie bitte auf 'Speichern & Schließen' In Ihren Kontakten finden Sie nun den soeben gemachten Eintrag.

6 Hinweis: Sollten Sie einen Namen aus der Namensliste auswählen und sich die Kontaktemaske nicht öffnen, stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakteordner korrekt ausgewählt haben und Sie auch die Berechtigung haben, in diesem Ordner Kontakte anzulegen. Sollte ein übernommener Kontakt nicht in den Kontakten erscheinen, überprüfen Sie bitte, ob Sie im richtigen Kontakteordner danach suchen. 3. Termine aus Outlook in den Aktenlebenslauf übernehmen Sie können Ihre Termine in Outlook auch in den Aktenlebenslauf eines Mandates übernehmen lassen.

7 Wenn Sie in Outlook nun einen neuen Termin erfassen, finden Sie unter den Add-Ins nun eine Schaltfläche 'Termin -> AL' Erfassen Sie Ihren Termin in Outlook wie gewohnt und klicken Sie auf 'Termin -> AL'. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit JA und wählen Sie in der Mandatsliste die gewünschte Akte aus.

8 Ihr Termin in Outlook wird nun um folgende Daten ergänzt: Speichern Sie Ihren Termin wie bisher durch Klick auf 'Speichern & Schließen' in Ihrem Outlookkalender ab:

9 Im Aktenlebenslauf Ihres Mandates sieht der Eintrag wie folgt aus: Bitte beachten Sie, dass der Termineintrag in BS nur im Aktenlebenslauf der Akte erfolgt. Der Termin wird nicht im Terminkalender von BS gespeichert.

10 Sollte das Add-In einmal nicht angezeigt werden, überprüfen Sie bitte, ob es geladen ist. Gehen Sie einfach wie folgt vor: Klicken Sie auf Extras -> Vertrauensstellungscenter auf der linken Seite auf Add-Ins

11 und auf der rechten Seite unten bei 'Verwalten COM-Add-Ins" auf "Gehe zu..."

12 Manchmal reicht es, wenn Sie bei bstermin.dll einfach nur das Häkchen wieder reinsetzen und danach auf OK klicken. Sollte das Add-In dennoch nicht geladen werden, gehen Sie nochmals in das Vertrauensstellungscenter, markieren den Eintrag bstermin und klicken hier in diesem Fenster auf 'Entfernen'

13 Das Fenster sollte nun wie folgt aussehen. Der Eintrag bstermin ist nicht mehr vorhanden. Klicken Sie nun auf 'Hinzufügen' Wechseln Sie in Ihr Verzeichnis X:\bswin\prg (X ist hier in der Regel Ihr Serverlaufwerk, wo Ihr BS-Anwalt installiert ist, im verwendeten Beispiel ist dies der lokale Datenträger C:) Wählen Sie die Datei bstermin.dll per Doppelklick aus.

14 Bestätigen Sie das Fenster mit OK und starten Sie Ihr Outlook neu.

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