OWA Benutzerhandbuch. Benutzerhandbuch Outlook Web App 2010

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1 Benutzerhandbuch Outlook Web App 2010 P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 1/25

2 Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch Outlook Web App Zugang zur Webmail-Plattform versenden öffnen beantworten weiterleiten mit Anhang erstellen Kontakte Neuer Kontakt aus hinzufügen Neuer Kontakt erstellen Globale Verteilerlisten Persönliche Verteilerliste Kalender Kalenderoptionen Termin erstellen Allgemeines / Einstellungen Kennwort ändern Signatur erstellen P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 2/25

3 1 Zugang zur Webmail-Plattform Das neue Webmail der HFT-SO können Sie von jedem beliebigen PC mit funktionierendem Webbrowser und bestehender Internetverbindung verwenden. Wir empfehlen den Internetexplorer zu verwenden, da beim Internetexplorer mehr Funktionen zur Verfügung stehen. Die folgende Anleitung basiert auf Internet Explorer 9. Öffnen Sie den Webbrowser und geben Sie folgende Adresse ein: P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 3/25

4 Arbeiten Sie an Ihrem oder an einem anderen vertrauenswürdigen Computer, wählen Sie Dies ist ein privater Computer. Dadurch erfolgt keine automatische Abmeldung Melden Sie sich an. Benutzername = Vorname.Nachname, (die Domäne wird vom System mittgegeben) Passwort wie auf den Schulrechnern oder Moodle. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich an das HFT-SO Helpdesk P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 4/25

5 versenden Klicken Sie im Menü Inbox auf das Feld Neu. Klicken Sie auf das Feld An um den entsprechenden Kontakt aus der gespeicherten Adressliste auszuwählen. Tippen Sie den gewünschten Namen in die Suchleiste und klicken Sie auf die Lupe P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 5/25

6 Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, klicken Sie auf das Feld An und bestätigen Sie mit OK Nun können Sie den Text erfassen und mit Klick auf Senden abschliessen. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 6/25

7 2.2 öffnen Klick Doppelklick Sie können nun die Nachricht lesen und bei Bedarf mit dem entsprechenden Button antworten oder die Nachricht weiterleiten. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 7/25

8 2.3 beantworten Um eine zu beantworten verwenden Sie den Rechtsklick auf das Mail und wählen Sie Antworten. Rechts Klick Tippen Sie den Text und klicken Sie auf Senden. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 8/25

9 2.4 weiterleiten Sie möchten eine Nachricht weiterleiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie Weiterleiten. Rechts Klick P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 9/25

10 2.5 mit Anhang erstellen Sie haben eine neue Nachricht erstellt und möchten dem Empfänger Dokumente zustellen. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button Büroklammer. Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die entsprechende Datei aus. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 10/25

11 Bestätigen Sie mit dem Button Anfügen. Die Datei wird nun hochgeladen. Dies kann einige Sekunden dauern. Schliessen Sie den Vorgang mit senden ab. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 11/25

12 3 Kontakte 3.1 Neuer Kontakt aus hinzufügen Sie haben eine erhalten und möchten den Absender im Adressbuch speichern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die adresse des Absenders und wählen Sie Zu Kontakten hinzufügen. Rechts Klick Geben Sie die Angaben zum Kontakt ein und beenden Sie mit Speichern und schliessen. (Die Mailadresse wird automatisch übernommen) P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 12/25

13 3.2 Neuen Kontakt erstellen Um einen neuen Kontakt zu erfassen gehen Sie wie folgt vor. Wechseln Sie im Hauptfenster von Posteingang auf das Register Kontakte. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 13/25

14 Klicken Sie hier nun auf den Button Neu. Erfassen Sie Vorname und Nachname. Legen Sie fest, ob der Kontakt nach Name, Vorname oder evt. Firma gespeichert werden soll. Dies ist für die spätere Suche oder einfügen des Kontaktes relevant. Erfassen Sie beim Abschnitt die adresse. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und schliessen. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 14/25

15 3.3 Globale Verteilerlisten Eine Verteilerliste ist eine Zusammenstellung von Kontakten. Sie stellt eine einfache Möglichkeit dar, Nachrichten an eine Personengruppe zu versenden. Die globale Adressliste der HFT-SO enthält globale Verteilerlisten, die allen Benutzern dieses Netzwerks zur Verfügung stehen. Diese werden von den Netzwerkadministratoren verwaltet. Die persönlichen Verteilerlisten, die Sie in Ihrem Ordner Kontakte erstellen, stehen hingegen nur Ihnen selbst zur Verfügung. Sie können Sie aber durch Kopieren und Senden an andere gemeinsam nutzen. Mehr zu den persönlichen Verteilergruppen erfahren Sie im Kapitel 3.4. Die globalen Verteilerlisten können Sie wie folgt aufrufen: Erstellen Sie z. Bsp. ein neues Mail. Wählen Sie den Button An. Klicken Sie auf Andere Adresslisten anzeigen. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 15/25

16 Klicken Sie auf Alle Gruppen. Im mittleren Feld erscheinen sämtliche Gruppen HFT-SO Wählen Sie die gewünschte Gruppe. Im rechten Feld erscheinen alle Mitglieder der betreffenden Gruppe. Klicken Sie auf den Button An. Bestätigen Sie mit Ok. In der neuen Nachricht ist nun die gewünschte Gruppe als Empfänger erfasst. 3.4 Persönliche Verteilerliste Wenn Sie beispielsweise häufig Nachrichten an eine Projektgruppe schreiben, können Sie P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 16/25

17 eine persönliche Verteilerliste namens "Projektgruppe" mit den Namen und -Adressen aller Mitglieder des Projektgruppenteams erstellen. Sie können Verteilerlisten in Nachrichten, Aufgaben- und Besprechungsanfragen sowie in anderen Verteilerlisten verwenden. Wählen Sie auf der Hauptseite das Menü Kontakte. Klicken Sie neben dem Button Neu auf den Pfeil. Wählen Sie Gruppe. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 17/25

18 Geben Sie den gewünschten Namen der Gruppe ein. Klicken Sie auf den Button Mitglieder. Geben Sie in der Suchleiste den Namen eines Mitglieds ein und klicken Sie auf die Lupe. Ist das gewünschte Mitglied nicht ein interner Mitarbeiter sondern ein persönlicher Kontakt, wechseln Sie vorher zum Raster Kontakte (Meine Kontakte). P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 18/25

19 Wählen Sie den Kontakt und klicken Sie auf den Button Mitglieder. Schreiben Sie nun oben in der Suchleiste einen weiteren Namen und drücken Sie Enter. Wählen Sie hier auch wieder den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf den Button Mitglieder. Sobald Sie alle Mitglieder erfasst haben, schliessen Sie mit OK ab. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 19/25

20 Bestätigen Sie nun mit Klick auf zur Gruppe hinzufügen P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 20/25

21 Die Mitglieder erscheinen im unteren Feld. Bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern und schliessen. Die erfasste Gruppe erscheint nun im Ordner Kontakte. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 21/25

22 4 Kalender 4.1 Kalenderoptionen Wählen Sie im Outlook-Hauptfenster (unten links) das Menü Kalender. Sie können die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wählen Sie entsprechend Tag, Arbeitswoche, Woche oder Monat. 4.2 Termin erstellen Klicken Sie in der Kalender Hauptansicht auf den Pfeil neben dem Feld Neu. Wählen Sie Termin. Füllen Sie alle Felder aus und klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent. Klicken Sie auf Speichern und schliessen. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 22/25

23 5 Allgemeines / Einstellungen 5.1 Kennwort ändern Klicken Sie im Hauptfenster oben rechts auf Optionen. Wählen Sie Kennwort ändern Geben Sie das alte Kennwort ein. Geben Sie das neue Kennwort zweimal ein. Achten Sie dabei auf folgende Kennwortrichtlinien: Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein. Umlaute ä, ö, ü sollen als ae, oe ue geschrieben werden Bestätigen Sie mit Speichern Klicken Sie OK. Sie können sich jetzt wieder mit dem neuen Passwort anmelden. Hinweis: Das Passwort gilt ab sofort für die Netzwerkanmeldung auf den Arbeitsstationen und für das Moodle. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 23/25

24 5.2 Signatur erstellen Öffnen Sie im Reiter Optionen den Abschnitt Einstellungen. Erfassen Sie die Signatur und bestätigen Sie mit Speichern. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 24/25

25 Gehen Sie zurück zur Outlook Hauptseite, indem Sie oben rechts auf den Button Meine klicken. Öffnen Sie eine neue Nachricht und überprüfen Sie ob die Signatur erscheint. P:\Administratives\Information\Internet\hftm\OWA_Benutzerhandbuch.docx Seite 25/25