Anleitung Postfachsystem Inhalt

Transkript

1 Anleitung Postfachsystem Inhalt 1 Allgemeines Einloggen Prüfen auf neue Nachrichten Lesen von neuen Nachrichten Antworten auf Nachrichten Löschen von Nachrichten Weiterleiten von Nachrichten Neue Nachricht verfassen Neuen Empfänger auswählen Neue Empfängergruppe wählen Verteilerliste Anhang Ordner Posteingang Gesendet Papierkorb Menü E Mail Weiterleitung Optionen Weitere Optionen

2 1 Allgemeines Auf das Postfachsystem des BFV haben alle Vereine, Funktionäre und hauptamtliche Mitarbeiter Zugriff. Das Postfachsystem ist ein sogenanntes geschlossenes System, dies bedeutet, dass nur Personen Nachrichten einstellen, lesen und bearbeiten können, welche bei uns eine Benutzerkennung haben. Eine Person/Verein, welche also nicht angelegt ist, kann nicht mit dem System arbeiten. Entziehen wir einer Person/Verein die Kennung, weil diese evtl. nicht mehr für den BFV arbeitet, so kann sich diese Person auch nicht mehr in das System einloggen. Sollten Sie Fragen oder Probleme mit dem Postfachsystem haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Bezirksgeschäftsstelle. 2 Einloggen Sie haben vom BFV einen Benutzernamen und ein Kennwort erhalten. Starten Sie Ihren Internetbrowser und wechseln Sie auf die Homepage Klicken Sie dort auf BFV Login, geben Sie die Daten ein und schließen Sie mit Anmelden ab. Sie befinden sich nun im geschlossenen Bereich unserer Homepage. 3 Prüfen auf neue Nachrichten Sie sehen nach dem einloggen sofort, ob Sie neue Nachrichten erhalten haben. Rechts neben Ihrem Anmeldenamen erscheint ein Briefsymbol, wenn neue Nachrichten für Sie vorliegen. 2

3 4 Lesen von neuen Nachrichten Klicken Sie entweder auf den Briefumschlag neben Ihrem Namen oder im Menü auf Postfach und Posteingang. Sie gelangen dann zu folgender Ansicht: Klicken Sie nun auf den Betreff der Nachricht, somit können Sie den Inhalt lesen. Wenn Sie die Anlage öffnen wollen, klicken Sie auf den Namen des Anhangs. 3

4 5 Antworten auf Nachrichten In der gleichen Ansicht, in welcher Sie die Nachricht lesen können, können Sie auch auf die Nachricht antworten. Klicken Sie hierzu einfach auf Antworten. 6 Löschen von Nachrichten In der gleichen Ansicht, in welcher Sie die Nachricht lesen können, können Sie auch die Nachricht löschen. Klicken Sie hierzu einfach auf löschen. 7 Weiterleiten von Nachrichten Sie können eine Nachricht an eine E Mail Adresse weiterleiten. Hierzu müssen Sie vorab die Person und die E Mail Adresse im Menü E Mail Weiterleitungen erfassen. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. 8 Neue Nachricht verfassen Klicken Sie auf Postfach und Neue Nachricht erstellen. Sie müssen zu Beginn den Empfänger/die Empfänger der Nachricht auswählen. Je nach Berechtigung haben Sie hier unterschiedliche Personen oder Empfängergruppen zur Verfügung. Vereine können keine eigenen Nachrichten verfassen, da es sich hier um ein amtliches Benachrichtigungssystem handelt. Nur Funktionäre und hauptamtliche Mitarbeiter können Nachrichten einstellen. Bitte halten Sie sich an die Handlungsanweisungen, welche Ihnen zugestellt worden sind. 4

5 Sie haben drei Möglichkeiten, einen Empfänger zu wählen. 8.1 Neuen Empfänger auswählen Hier können Sie eine einzelne Person suchen. Geben Sie hier entweder den Benutzernamen ein, falls Sie diesen kennen, oder suchen Sie nach Vor und Zuname. 8.2 Neue Empfängergruppe wählen Hier können Sie unter folgenden Empfängergruppen wählen: Vereine Spielleiter SR Obleute SR Einteiler Ehrenamtsbeauftrage Sportrichter Bezirksgeschäftsstelle Hauptamtlicher Mitarbeiter BFV 5

6 Je nach Berechtigung, sehen Sie alle Empfänger zur Auswahl oder auch weniger (Vereine haben keine Auswahlmöglichkeit). Nachdem Sie eine Empfängergruppe gewählt haben, können Sie dies auch einzeln darstellen und einzelne Personen wieder entfernen. Klicken Sie hierzu auf den blauen Pfeil in Einzelempfänger umwandeln, damit werden die Personen der Verteilerliste/Empfängergruppen einzeln aufgelistet. 8.3 Verteilerliste Sie können sich unter dem Menüpunkt Verteilerlisten eigene Verteilerlisten definieren. Wenn Sie sich eine solche Liste angelegt haben, können Sie sich diese als Empfänger auswählen. 8.4 Anhang Sie können zu jeder Nachricht auch einen oder mehrere Anhänge mit senden. Wählen Sie zuerst mit dem Button Durchsuchen den Anhang aus und klicken Sie anschließend auf Hochladen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Anhang. Für jede Nachricht können Sie einen Anhang mit maximal 5 MB anhängen. Sie können nur Microsoft Office, Zip, PDF, Gif und Jpg Dateiformate anhängen. Andere Dateiarten sind nicht erlaubt. 9 Ordner Sie können sich unter dem Menüpunkt Postfach und Ordner eigene Ordner anlegen (klicken Sie auf neuen Ordner erstellen ). In diese Ordner können Sie dann Ihre erhaltenen Nachrichten ablegen. Standartmäßig finden Sie unter diesem Menüpunkt auch die Ordner Posteingang, Gesendet und den Papierkorb. 6

7 9.1 Posteingang Hier sehen Sie alle Nachrichten, welche Sie erhalten haben 9.2 Gesendet Hier können Sie nachvollziehen, welche Nachrichten Sie wann und an wen gesendet haben. 9.3 Papierkorb Hier finden Sie alle gelöschten Nachrichten. Bitte leeren Sie den Papierkorb regelmäßig aus, um wieder Speicherplatz frei zu geben. Nach dem Leeren gibt es keine Möglichkeit mehr, die Nachricht wiederherzustellen. 10 Menü E Mail Weiterleitung In diesem Menü können Sie Personen eintragen, an welche Sie eine Nachricht per E Mail weiterleiten können. Bedenken Sie bitte, dass diese Personen Ihnen nicht antworten können! Einen neuen Kontakt erstellen Sie, indem Sie auf die Schaltfläche neue Weiterleitung hinzufügen klicken. 11 Optionen Im Menü Optionen können Sie eine E Mail Benachrichtigung einstellen, wenn neue Nachrichten in Ihrem Postfachsystem ankommen. Geben Sie hier Ihre E Mail Adresse ein. Bei jeder neuen Nachricht erhalten Sie dann eine E Mail, wenn diese zugestellt werden kann. Sie können auch eine Weiterleitung einrichten. Dies hat die Auswirkung, dass Sie alle Nachrichten auf eine von Ihnen einzugebende E Mail Adresse weitergeleitet bekommen. Bedenken Sie aber, dass Sie dann in Ihrem E Mail Programm nicht auf die Nachricht antworten können. Eine Beantwortung ist nur im Postfachsystem möglich. Sie können diese Option z.b. sehr gut bei einer Urlaubsabwesenheit verwenden, um z.b. einer anderen Person den Zugang zu den Nachrichten zu ermöglichen. 7

8 12 Weitere Optionen Folgende Optionen stehen Ihnen auch zur Verfügung, ohne dass Sie Einstellungen vornehmen müssen: Alle Sportgerichtsurteile werden dem Verein automatisch eingestellt. (ab September 2008) Auf eine erhaltene Nachricht können Sie nur dann antworten, wenn diese von einer Person eingestellt wurde. Wenn also z.b. ein Sportgerichtsurteil oder eine Rechnung automatisiert eingestellt wird, können Sie auf diese Nachricht nicht antworten. Alle Rechnungen, welche Sie bis dato vom BFV schriftlich erhalten, werden in das Postfachsystem eingestellt (ab Herbst 2008). 8