DFBnet Postfachsystem Signatur, Automatische Antwort, Weiterleitung

Transkript

1 DFBnet Postfachsystem Signatur, Automatische Antwort, Weiterleitung Kapitel 1 - Einwahl ins Postfach Schritt 1 Einwahl über die Startseite des DFBnet und Auswahl des DFBnet-Moduls DFBnet Postfach Schritt 2 Auswahl des Landesverbandes Sachsen Schritt 3 Klick auf den Button Web Access starten (Popup-Blocker muss deaktiviert werden/ausgeschaltet sein!) Schritt 4 Eingabe von Benutzername und Kennwort (von SFV zugesendet) Benutzername (Bsp.) PV oder Kennwort (Bsp.) H_m45L (Groß u. Kleinschreibung beachten!) und anmelden. Schritt 5 Sie befinden sich nun im DFBnet-Postfach.

2 Kapitel 2 : Voreinstellungen 2.1. Wo finde ich den Zugang zu den Voreinstellungen? Nach der Einwahl in das DFBnet Postfach erscheint der nebenstehende Bildschirmauszug. Die Voreinstellungen erreicht man durch den Klick auf den Schriftzug Voreinstellungen, welche recht klein am rechten oberen Rand des Postfaches zu finden sind! Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Voreinstellungen und zunächst wird die Karteikarte Suite angezeigt. Für die wichtigsten Voreinstellungen nun bitte auf den Button Mail bzw. den Briefumschlag in der Tabelle klicken. Die Seite Mail hat nunmehr folgendes Aussehen und die Untermenüpunkte: Allgemein Nachrichten Signatur Automatische Antwort Regeln

3 2.2. Einstellen einer Signatur (automatischen Unterschrift/Absender) Begriffserklärung Eine Signatur ist eine automatische Unterschrift unter neu geschriebenen s und erleichtert somit das Arbeiten beim Versand. Sie Signatur wird automatisch an neue s angefügt und man muss nicht ständig den Absender neu zu die s eintippen. Das Fenster Signatur erreicht man als drittes Untermenü im Bereich des Karteireiters Mail. In das Textfeld gibt man den Text ein, welchen man als Unterschrift bzw. Absender unter jeder ausgehenden haben möchte. Dabei hat man die Möglichkeit eine HTML-Version oder eine vereinfachte Textversion zu erstellen. Wenn das Häkchen im oberen Bereich gesetzt ist, wird die Signatur für alle neu verfassten s verwendet. Nach Eingabe des Textes muss die Signatur mit dem Button OK abgespeichert werden Einstellen einer automatischer Antwort Begriffserklärung Im DFBnet Postfach hat man die Möglichkeit eine automatische Antwort einzustellen und den Absender automatisch über z.bsp. Abwesenheit oder sonstige Informationen zu informieren. Das Fenster Signatur erreicht man als viertes Untermenü ebenfalls im Bereich des Karteireiters Mail. Im oberen Bereich kann das Datum einstellen, bis zu welchem die automatische Antwort gesendet werden soll (nebenstehendes Bsp: Urlaubsabwesenheit). Im Bereich Häufigkeit stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: nur einmal pro Absender für jede Nachricht Nachricht wird an den Absender zurück geschickt In das Textfeld gibt man die Textnachricht ein, welche der Absender automatisch erhalten soll. Nach Abschluss der Einstellungen muss die Signatur mit dem Button OK abgespeichert werden.

4 2.4. Festlegen von Regeln für den Eingang und die Bearbeitung von s Begriffserklärung Das Einstellung von bestimmten Regeln erleichtern den alltäglichen Umgang mit dem DFBnet Postfach und sorgen u.a. dafür, dass man nicht ständig in das Postfach hinein schauen muss und trotzdem über Posteingang informiert wird. Außerdem können s auch an mehrer Empfänger z.bsp. im Verein weiterverteilt werden. Das Fenster Regeln erreicht man als 5. Untermenü ebenfalls im Bereich des Karteireiters Mail. Zunächst ist das Feld mit den eingestellten Regeln leer, da ja noch keine Regeln für das Postfach festgelegt sind. Um eine neue Regel anzulegen, drückt man den Button Neu. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man jetzt eine neue Regel anlegen kann. Folgende Schritte sind auszuführen: Name: Den Namen der Regel kann Jeder für sich selbst festlegen. In unserem Fall heißt die Regel Weiterleitung. Ereignis: In den meisten Fällen wird hier Beim Zustellen von Nachrichten eingestellt werden (d.h. immer wenn eine eingeht) Bedingungen: Bei der Übereinstimmung muss entweder alles übereinstimmen oder eins von den folgenden Bedingungen. Wir wollen hier alle s weiterleiten, deswegen stellen wir ein Von (Absender haben alle s), ist ebenso in allen adressen vorhanden) Aktionen: Hier wählen wir die Aktion(en) BCC senden an aus, da wir die komplette (Blindkopie BCC) an mehrere Empfänger als Kopie automatisch weiterleiten wollen. Beispiel: Weiterleitung aller eingehenden s (komplette Kopie (BCC)) an mehrere Empfänger Mehrere Empfänger kann man durch Klick auf das grüne Pluszeichen eingeben. Um einen Empfänger wieder zu löschen, klickt man auf das rote Kreuz. Nach Abschluss der Einstellungen muss die Regel mit dem Button OK abgespeichert werden.

5 Hier zeigen wir noch weitere Beispiele für mögliche Regeln: Im Gegensatz zur kompletten Weiterleitung der E- mails kann man ebenso nur eine Benachrichtigung einstellen. Dies bedeutet, dass man nicht die komplette als Blindkopie (BCC) weiterleitet, sondern nur an der externen adresse eine Benachrichtigung bekommt, dass im Postfach neue s eingegangen sind.. Dieses Beispiel zeigt die Einstellung einer Benachrichtigung an eine adresse, wenn man nur eine Nachricht mit einen bestimmten Inhalt (hier: Sitzung) erwartet bzw. bekommt. Das setzt natürlich voraus, dass der Absender auch das Wort Sitzung in den Betreff eingefügt hat. Als weiteres Beispiel zeigt diese Einstellung eine Regel zur Benachrichtigung nur dann, wenn die von einer bestimmten Absenderadresse (hier: kommt. Es wird also nur dann benachrichtigt, wenn die vom eingestellten Absender kommt. Natürlich kann man noch eine ganze Menge anderer regeln für das Postfach anlegen. Wichtig ist immer zum Abschluss der Einstellungen den Button OK zu betätigen.

6 Nach Eingabe der Regeln stehen alle angelegten und aktiven Regeln in der Übersicht da. Um eine Regel wieder zu löschen, setzt man das Häkchen vor der Regel und betätigt dann den Button Löschen. Auch hier wieder wichtig, dass man zum Abschluss aller Arbeiten in den Voreinstellungen und zum Verlassen des Fensters den Button OK drückt. Zum Abschluss soll nochmals auf folgenden Umstand aufmerksam gemacht werden: Weitergeleitete s oder Benachrichtigungen an externe/eigene adressen können nicht durch Betätigen des Buttons Antworten einfach zurückgesendet bzw. beantwortet werden. Dies kann nur im DFBnet Postfachsystem geschehen, da es sich um ein gesichertes system handelt. s von außerhalb können nicht in das DFBnet Postfach gesendet werden und somit auch keine Lesebestätigungen von außerhalb. Eine verschickung, Weiterleitung oder Benachrichtigung aus dem Postfach an externe/eigene sind aber jederzeit möglich. Weiterleitung/Benachrichtigung DFBnet Postfach (Verband, Funktionär, Verein) Antwort im Postfach DFBnet Postfach (Verband, Funktionär, Verein) möglich Nicht möglich (Sicherheit) Private