Bedienungsanleitung für den SecureCourier

Transkript

1 Bedienungsanleitung für den SecureCourier Wo kann ich den SecureCourier nach der Installation auf meinem Computer finden? Den SecureCourier finden Sie dort, wo Sie mit Dateien umgehen und arbeiten. Bei der Installation der Software wählen Sie aus in welches Programm er sich als sogenanntes Plug-In einbettet: Windows Explorer Plug-In: Einfach die Dateien auswählen, welche Sie sicher verschicken wollen, dann per Rechtsklick mit der Maus den SecureCourier als Versandmethode auswählen: Microsoft Word, Excel, Powerpoint Plug-In: Vertrauliche Dateien direkt aus der Anwendung heraus verschicken: (Beispiel Microsoft Word ) Microsoft Outlook Plug-In: Vertrauliche s und Anhänge direkt aus Outlook heraus verschicken: Der Empfänger muss keine Software installieren. Er benötigt lediglich einen Browser um die empfangenen Dokumente auf seinen Computer herunterzuladen und zu entschlüsseln.

2 Beispiele für das Senden und Empfangen von Daten mit dem SecureCourier In mehreren Beispielen wird gezeigt, wie Sender und Empfänger mit dem SecureCourier arbeiten: Versenden von Daten mit dem Explorer Plug-In: 1. Wählen Sie im Windows Explorer die Dateien aus, die sie sicher verschicken wollen. Dann klicken Sie die rechte Maustaste und wählen aus dem gezeigten Menü den SecureCourier aus: 2. Dadurch wird der Send Client des SecureCouriers für das sichere Versenden der Dokumente gestartet: Im Eingabefeld Neue Empfänger kann nun die adresse des Empfängers eingegeben werden. Falls der Empfänger schon einmal Daten vom Sender bekommen hat, lässt sich der Name des Empfängers aus einer Liste auswählen, die bei Eingabe der ersten Buchstaben erscheint. Im Eingabefeld Passwort kann das Passwort für die sichere Übertragung eingegeben werden. Abhängig von den Einstellungen (unten links) ist das Passwort permanent, oder kann in verschiedenen Gültigkeitsarten eingestellt werden. Mehr dazu siehe weiter unten in diesem Leitfaden. Bei der ersten Anwendung ist das Passwort-Feld leer und es kann ein neues Passwort eingegeben werden. Die Farben zeigen die Sicherheit des Passwortes an. Bei Einstellung permanentes Passwort im Menü Einstellungen bleibt das Passwort stehen und kann für weitere Sendungen verwendet werden.

3 Durch Klicken von OK wird die Eingabe des 1ten Empfängers abgeschlossen. Weitere Empfänger können auf die gleiche Art mit hinzugefügt werden. 3. Sobald alle Empfänger eingetragen sind, kann unter Betreff eine Betreffzeile eingegeben werden. Der Betreff wird später unverschlüsselt in der Benachrichtigung des Empfängers erscheinen. 4. Sobald die Nachricht fertig gestellt ist kann diese versandt werden. Dazu wird auf das Feld Senden geklickt. Der Status der Übertragung wird in der Spalte Verlauf angezeigt. Sobald die Übertragung an alle Empfänger abgeschlossen ist, wird dies dem Sender angezeigt. Das Passwort sollte dem Empfänger auf sichere Weise z.b. in einem Gespräch oder telefonisch mitgeteilt werden.

4 Empfangen von Daten mit dem SecureCourier Um die mit SecureCourier gesendeten Daten sicher zu empfangen, benötigt der Empfänger lediglich einen herkömmlichen Browser, sowie den Zugriff auf sein System. Das Passwort für die sichere Übertragung der Daten wurde dem Empfänger vorab vom Sender mitgeteilt. 1. Der Empfänger der Daten bekommt eine automatisch generierte vom System welche ihm mitteilt, dass er eine Neue SecureCourier Sendung erhalten hat: 2. Der Empfänger klickt auf den Link und wird dadurch zu einer Webseite weitergeleitet auf der er sein vom Sender mitgeteiltes Passwort eingeben kann. 3. Nach Eingabe des Passworts und dem Klick auf das Feld Download wird die Nachricht mit den angehängten Dokumenten heruntergeladen und entschlüsselt. Die entschlüsselte Nachricht befindet sich in einer ZIP Datei im Download Ordner des Computers. Angehängte Dokumente, Betreffzeile und der Text der Nachricht (falls diese mit dem Outlook Plug- In verschickt wurde) finden Sie jeweils in eigenen Unterordnern der Datei.

5 Versenden von Daten mit dem Microsoft Word Plug-In (Microsoft Excel, Powerpoint werden ebenfalls unterstützt) Das Plug-In ist installiert, wenn bei der Installation die entsprechende Option gewählt wurde. Mit diesem Plug- In können Dokumente direkt aus der Anwendung heraus sicher verschickt werden. 1. Das Plug-In finden Sie im Oben im Haupt-Menü von Microsoft Word (oder Excel, Powerpoint): 2. Zum Verschicken des Dokumentes welches Sie gerade bearbeiten klicken Sie auf das Feld Secure Courier. Das versendete Menü Verschlüsselt Senden erscheint. Der Versand des Dokumentes wird ausgelöst, indem Sie auf Verschlüsselt Senden klicken. 3. Damit wird der Send Client für das sichere Versenden des Dokuments gestartet und Sie können wie oben beschrieben Empfänger, Passwort und Betreffzeile eingeben. Versenden von Daten mit dem Microsoft Outlook Plug-In: Das Plug-In ist installiert, wenn bei der Installation die entsprechende Option gewählt wurde. Mit diesem Plug- In können Dokumente direkt aus der Anwendung heraus sicher verschickt werden. 1. Das Plug-In finden Sie im Oben im Haupt-Menü von Neue Nachrichten

6 Um eine verschlüsselte SecureCourier Nachricht über das Outlook Plug-In zu verschicken, klicken Sie auf das Feld SecureCourier 2. Damit erscheint das versende Menü Verschlüsselt Senden Sie können nun wie gewohnt eine mit Betreffzeile, Nachrichttext und Anhängen schreiben. Zum Versenden der klicken Sie dann aber auf Verschlüsselt Senden. (Nicht auf Senden, da damit die unverschlüsselt verschickt wird!) 3. Damit wird der Send Client für das sichere Versenden der gestartet. Die Empfänger und die Betreffzeile werden übernommen und Sie können wie oben beschrieben nun das Passwort eingeben bzw. verändern. Ändern von Einstellungen, Lizenzgültigkeit und Verlängerung der Lizenzlaufzeit im Send Client: 1. Im unteren Bereich des SecureCourier Send Client wird angezeigt wie lange Sie noch mit dem SecureCourier arbeiten können (Gültigkeit des Lizenzschlüssels). Durch einen Klick auf das Feld Verlängern werden Sie direkt zu unserem Online-Shop geleitet und können dort dann Ihre Lizenz verlängern. 2. Im Menü Einstellungen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Gültigkeitsoptionen für Ihr Passwort einzustellen.