Anleitung zum Erstellen und Auspacken eines verschlüsselten Archivs zur Übermittlung personenbezogener Daten per 1

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1 personenbezogener Daten per 1 Entsprechend der gültigen Verschlüsselungsverordnung gilt u.a. 1 (1) Personenbezogene Daten und andere Daten, die einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen, sind verschlüsselt zu speichern. (3) Werden personenbezogene Daten mit Hilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung (E- Mail) an andere Stellen übermittelt, sind sie verschlüsselt zu übertragen. Dieses Dokument beschreibt die Möglichkeit personenbezogene Daten per in einem verschlüsselten Anhang zu verschicken Um eine Datei für einen Mailanhang zu verschlüsseln bitte das Programm 7zip öffnen. Über den Start-Button Alle Programme öffnen

2 personenbezogener Daten per 2 Dann in den Ordner 7-Zip wechseln Und dort den 7-Zip File Manager auswählen

3 personenbezogener Daten per 3 Hier kann das Laufwerk und die Dateistruktur ausgewählt werden, in der die Datei liegt, die verschlüsselt werden soll. Danach die Datei auswählen und auf Hinzufügen klicken

4 personenbezogener Daten per 4 Es öffnet sich dieses Fenster Zunächst einen Namen für das verschlüsselte Archiv eingeben Danach das Archivformat, am Besten zip auswählen Für die eigentliche Verschlüsselung muss ein Passwort eingegeben und bestätigt werden. Die Passworte werden als * angezeigt. Es gibt auch die Möglichkeit, sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen. Dazu den Haken in das Feld setzen Zum Schluss noch das Verschlüsselungsverfahren auswählen. Dies muss immer AES-256 sein. Dann mit OK das Fenster schließen.

5 personenbezogener Daten per 5 Jetzt wurde eine Datei mit der Dateiendung *.zip erzeugt. Zum Versenden der verschlüsselten Datei in das Programm Outlook wechseln.

6 personenbezogener Daten per 6 Zum Versenden der verschlüsselten Datei jetzt eine neue Mail öffnen und über Datei einfügen das Explorerfenster öffnen, die Datei auswählen und einfügen.

7 personenbezogener Daten per 7 Dann die Mail fertigschreiben, den Adressaten eingeben und mit Senden als Mail mit verschlüsseltem Anhang verschicken Das bei der Verschlüsselung vergebene Passwort, das der Empfänger braucht, um die Datei wieder lesen zu können wird telefonisch übermittelt.!das Passwort bitte NIEMALS in einer Mail mitschicken, sondern immer telefonisch übermitteln!

8 personenbezogener Daten per 8 Zum Entpacken des verschlüsselten Anhangs diesen auf dem Rechner speichern. Zum Öffnen wird ein Programm benötigt, das mit der AES256 Verschlüsselung zurechtkommt. Leider kann das in Windows integrierte Packprogramm diese nicht. Sollte man mit dem Windows eigenen ZIP-Programm die Datei öffnen wollen, dann bekommt man diese oder eine ähnliche Fehlermeldung Ein Programm, das mit der AES256 Verschlüsselung zurechtkommt ist das Programm 7-zip, das über die Webseite heruntergeladen werden kann. Zum Öffnen die verschlüsselte zip-datei entpacken. Dazu in den Dateiexplorer wechseln und die Datei suchen.

9 personenbezogener Daten per 9 Dann über einen Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und entpacken nach wählen Es öffnet sich folgendes Fenster Hier wird jetzt das Passwort eingegeben, das telefonisch übermittelt wurde (siehe Seiten 4 und 7). Auch hier besteht wieder die Möglichkeit, sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen. Bei Eingabe eines falschen Passworts erscheint diese Meldung

10 personenbezogener Daten per 10 Nach Eingabe des richtigen Passworts wird ein neuer Ordner erzeugt, in dem die Originaldatei liegt.

11 personenbezogener Daten per 11 Zum Öffnen kann auch über den 7-zip File Manager zugegriffen werden. Diesen öffnen (siehe Seite 1-3). Jetzt in das richtige Verzeichnis wechseln, in dem die gespeicherte Datei liegt. Dann über Entpacken den Entpackvorgang einleiten.

12 personenbezogener Daten per 12 Es erscheint folgendes Fenster. Hier kann jetzt ausgewählt werden, wohin die Datei entpackt werden soll. Ob die dahinterliegende Verzeichnisstruktur wiederhergestellt und ob vorhandene Dateien gleichen Namens überschrieben werden sollen. Und das Kennwort, das telefonisch übermittelt wurde wird hier eingetragen Nach Eingabe des richtigen Passworts wird ein neuer Ordner erzeugt, in dem die Originaldatei liegt.

13 personenbezogener Daten per 13

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