Kurzanleitung GPG Verschlüsselung Stand vom

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Versenden des eigenen öffentlichen Schlüssels Empfangen eines öffentlichen Schlüssels Versenden einer verschlüsselten Nachricht Empfangen und Entschlüsseln einer verschlüsselten Nachricht Verschlüsseln eines Anhanges Verschlüsseln und Versenden Entschlüsseln eines Anhanges Signieren einer WICHTIGE HINWEISE: Schließen von außerhalb von Outlook gespeicherten s Aufbewahrung sämtlicher Schlüsselbunde Seite 1 von 14

2 1. Versenden des eigenen öffentlichen Schlüssels Starten Sie Outlook. Nachdem das Programm installiert worden ist, finden Sie unter Extras GPG Schlüsselverwaltung. Klicken Sie darauf und folgendes Fenster öffnet sich: Hier finden Sie Ihr eigenes Schlüsselpaar (einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel) sowie die öffentlichen Schlüssel der Serco Mitarbeiter. Ihren öffentlichen Schlüssel kann sich Ihr Kommunikationspartner entweder über die Keyserver Infrastruktur selbst besorgen, oder aber Sie schicken auf Anfrage Ihren öffentlichen Schlüssel direkt an die betreffende Person. Hinweis: Detailliertere Informationen zur Funktionsweise der Verschlüsselung finden Sie unter Start Programme GnuPG For Windows Einsteigerhandbuch. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihr Schlüsselpaar, wählen Sie Sende Schlüssel an Mailempfänger und schicken Sie den Schlüssel an die gewünschten Personen. Seite 2 von 14

3 2. Empfangen eines öffentlichen Schlüssels Um selbst verschlüsselte Mails an andere Personen schicken zu können benötigen Sie deren öffentlichen Schlüssel. Dies erfolgt am Einfachsten, indem Sie im Menü Schlüsselverwaltung auf Schlüsselserver klicken, im unteren Eingabefeld die Adresse der Person eingeben und anschließend auf Empfangen klicken. Damit ist der Schlüssel in Ihren Schlüsselbund importiert. Manchmal erhalten Sie einen Schlüssel als Anhang einer und müssen diesen in die Schlüsselverwaltung importieren. Legen Sie dazu einen Neuen Ordner mit dem Namen Schluessel auf Ihrem U Laufwerk an. Dort können Sie den empfangenen öffentlichen Schlüssel in dem Verzeichnis U:\Schluessel\ speichern. Hinweis: Weder ein Ordner, noch ein Schlüssel selbst darf Umlaute (ä, ö, ü) enthalten, da sich die Schlüssel sonst nicht importieren lassen. (z.b.: Ein zugesandter Schlüssel Günter Brühl.asc muss als Schlüssel Guenter Bruehl.asc in Ihrem Ordner U:\Schluessel abgespeichert werden. Seite 3 von 14

4 Um den Schlüssel zu importieren öffnen Sie die Schlüsselverwaltung im Outlook über Menü Extras GPG Schlüsselverwaltung. In der Symbolleiste finden Sie die Schaltfläche In Schlüsselbund importieren. Seite 4 von 14

5 Klicken Sie darauf und importieren den vorher auf dem U Laufwerk gespeicherten öffentlichen Schlüssel in Ihren Schlüsselbund. Seite 5 von 14

6 3. Versenden einer verschlüsselten Nachricht Um eine verschlüsselte zu versenden, schreiben Sie zuerst wie gewohnt Ihre Nachricht und klicken dann in der Symbolleiste auf die neue Schaltfläche im Outlook Nachricht mit GPG verschlüsseln. Klicken Sie anschließend auf Senden. Falls sich das Programm den Schlüssel nicht selbständig sucht, so müssen Sie als nächstes den Empfängerschlüssel auswählen. Machen Sie einen Doppelklick auf den Schlüssel des Empfängers der Nachricht, so dass dieser im unteren Fenster Ausgewählte Empfänger erscheint. VORSICHT: Bevor man eine Nachricht verschlüsseln will, muss sichergestellt werden, dass der öffentliche Schlüssel des Empfängers bereits importiert ist. Klickt man im obigen Fenster z. B. aufgrund eines fehlenden Schlüssels auf Abbrechen, so wird die Nachricht ohne weiteres Nachfragen unverschlüsselt gesendet. Seite 6 von 14

7 Wichtiger Hinweis: Die verschlüsselt gesendete Nachricht ist ab jetzt nur noch für den Empfänger lesbar. D.h. die versandte im Ordner Gesendete Objekte ist für Sie fortan unbrauchbar da Sie diese nicht mehr entschlüsseln können. Falls Sie die gesendete Nachricht zur Nachverfolgung benötigen sollten, müssen Sie diese gleichzeitig an sich selbst verschlüsseln, um sie dann mit Ihrem privaten Schlüssel wieder entschlüsseln zu können. Dazu adressieren Sie die betreffende an sich selbst und wählen zusätzlich zum Empfängerschlüssel Ihren eigenen Schlüssel zur Verschlüsselung mit aus. 4. Empfangen und Entschlüsseln einer verschlüsselten Nachricht Haben Sie eine verschlüsselte Nachricht empfangen, sieht diese verschlüsselt wie folgt aus: Seite 7 von 14

8 Um diese zu entschlüsseln klicken Sie in der in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Nachricht entschlüsseln und Unterschrift prüfen. Anschließend geben Sie in folgendem Fenster Ihr Passwort ein und klicken auf OK. Ist dies geschehen, so erscheint die erhaltene Nachricht sofort unverschlüsselt. Seite 8 von 14

9 5. Verschlüsseln eines Anhanges 5.1. Verschlüsseln und Versenden Wollen Sie eine verschlüsselte mit Anhang versenden, so müssen Sie diesen extra verschlüsseln bevor Sie ihn an die Mail anhängen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie GPGee Verschlüsseln (PK) Im folgenden Fenster wählen Sie den Schlüssel der Person, an die Sie die Datei senden wollen. Anschließend klicken Sie auf OK. Seite 9 von 14

10 In dem Ordner bzw. Verzeichnis, in dem sich die Datei befindet, erstellt das Programm nun die verschlüsselte Datei, die Sie an der Endung.gpg erkennen. (z.b.: Test.doc.gpg) Fügen Sie diese als Anlage der bei und versenden Sie diese an den Empfänger. VORSICHT: Wie man an der Grafik sieht enthält der Anhang durch die Verschlüsselung zwei Punkte (.doc.gpg) Es könnte sein, dass der Anhang deswegen von dem Virenscanner des Empfängers geblockt wird. Um dies zu verhindern entfernen Sie den überflüssigen ersten Punkt (hier vor doc) und weisen Sie den Empfänger darauf hin, dass er diesen nach dem Entschlüsseln und vor dem Öffnen der Datei wieder einfügen muss. Seite 10 von 14

11 5.2. Entschlüsseln eines Anhanges Haben Sie eine mit einem verschlüsselten Anhang empfangen, so speichern Sie diesen zuerst auf Ihrem PC (rechter Mausklick Speichern unter). Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen GPGee Überprüfen/Entschlüsseln. Im darauf folgenden Fenster geben Sie Ihr Passwort ein und die Datei wird entschlüsselt. Hinweis: Die entschlüsselte Datei wird im selben Ordner gespeichert, in dem Sie die verschlüsselte Anlage gespeichert haben. Seite 11 von 14

12 6. Signieren einer Als Alternative zum Verschlüsseln der s bietet das Programm die Möglichkeit einer Signatur an. Hierbei wird der Text mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Dieser ist dann zwar noch für jeden lesbar, aber der Empfänger kann sicher sein, dass die auch tatsächlich vom Absender stammt und diese unterwegs nicht manipuliert oder verändert wurde. Um eine zu signieren klicken Sie in der Symbolleiste des -Fensters auf das Symbol Anschließend verlangt GPG die Eingabe Ihres Passwortes damit sichergestellt ist, dass die auch von Ihnen geschrieben wurde. Haben Sie das Passwort eingegeben, so wird die mit folgendem Zusatz gesendet: -----BEGIN PGP SIGNED MESSAGE----- Ihr Text -----BEGIN PGP SIGNATURE----- Version: GnuPG v1.4.3-cvs (MingW32) id8dbqfd36lvvyutms2gh/yran2saj4wh2h8g+rfyxxqssuyzzwzymktdgcek0sk CEL3//4INzHUNA/eqR3XMi0==tiQ END PGP SIGNATURE----- Sobald der Empfänger diese Signatur erhält, kann er sicher sein, dass die von Ihnen stammt und nicht verändert wurde. Hätte jemand irgendwelche Manipulationen vorgenommen, so wäre die mit dem Vermerk BAD SIGNATURE oder ÜBER- PRÜFUNG FEHLGESCHLAGEN beim Empfänger versehen worden. Man nennt dies dann eine gebrochene Signatur. Seite 12 von 14

13 7. WICHTIGE HINWEISE: 7.1. Schließen von außerhalb von Outlook gespeicherten s Sobald GPG installiert ist, lassen sich s, die per Drag & Drop auf die Festplatte oder auf das Netzlaufwerk gezogen wurden nur einmal pro Outlook Sitzung öffnen. Dieser Fehler lässt sich allerdings vermeiden, indem man diese exportierten s ausschließlich mit dem Weg Datei Schließen schließt (Mails also NICHT mit Alt + F4 oder mit dem X - Symbol oben rechts am Fenster schließen) z.b.: Eine , die auf dem Desktop liegt, wird geöffnet. Schließt man diese nun mit der Tastenkombination Alt + F4 oder dem X-Symbol oben rechts (siehe Beispiel) und versucht diese während derselben Outlook-Sitzung erneut zu öffnen, so erscheint folgende Fehlermeldung: Seite 13 von 14

14 Um dies zu verhindern, müssen die exportierten Mails immer auf dem oben beschriebenen Weg geschlossen werden! 7.2. Aufbewahrung sämtlicher Schlüsselbunde Um die Unlesbarkeit von relevanten Geschäftsdaten zu vermeiden, werden durch die IT-Abteilung Kopien von den Schlüsselbunden aller Mitarbeiter erstellt. Diese werden in einer sicheren Umgebung aufbewahrt. Nur im Falle einer erforderlichen Zurücksetzung des Passwortes, des Verlustes eines Schlüsselbundes sowie der unerwarteten Abwesenheit eines Mitarbeiters erfolgt in dringenden Fällen ein Zugriff auf die Schlüssel anhand des Vier-Augen-Prinzips. Seite 14 von 14

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