Einstieg in Exact Online Buchungen erfassen. Stand 05/2014

Transkript

1 Einstieg in Exact Online Buchungen erfassen Stand 05/2014

2 Einstieg und Grundprinzip... 2 Buchungen erfassen... 3 Neue Buchung eingeben... 4 Sonstige Buchungen erfassen... 8 Bestehende Buchungen bearbeiten / verarbeiten... 9 Buchungsprotkoll Belegsicherungspflicht Dauerbuchungen

3 Einstieg und Grundprinzip Neben der Möglichkeit Buchungen automatisch zu generieren wenn Sie einen Verkauf tätigen, können Sie in Exact Online Buchungen auch manuell erfassen. Sämtliche Buchungen werden in Exact Online in sog. Journalen erfasst. Wenn Sie mit Exact Online über eine Vorlage einrichten, sind die notwendigsten Journale für Sie eingerichtet. Sie haben auch die Möglichkeit eigene Journale für Ihre individuellen Bedürfnisse zu erstellen. So müssen Sie wenn Sie ein weiteres Bankkonto hinzufügen wollen für dieses Bankkonto ein weiteres Bankjournal anlegen. In den Journalen können Sie Einstellungen festlegen, die für sämtliche Buchungen die Sie in dem Journal vornehmen gelten sollen. Sie definieren so mit den Journalen u.a. eine Seite der Buchung. Sie können aber auch festlegen in welcher Währung gebucht werden soll. Für mehr Informationen hierzu lesen Sie bitte das Skript Stammdaten und Einstellungen 2

4 Buchungen erfassen Um Buchungen zu erfassen klicken Sie auf das Menü Finanzen und wählen Buchungen erfassen aus. Es öffnet sich eine Übersicht der verfügbaren Journale in welchen Sie Buchungen vornehmen können. Bei den Journalen, den sog. Buchungsarten Kasse, Bank, Verkauf und Einkauf ist Gegenkonto bereits in den Einstellungen des Journals definiert, sie müssen als nur noch ein Konto vorgeben. In den Journalen BA-Sonstige müssen die Konten für beide Seiten einer Buchung eingeben. Mit einem Klick auf den Namen des Journals z.b Kasse können Sie neue Buchungen anlegen. Wenn Sie auf (Buchungen) klicken werden die bisher eingegebenen Buchungen angezeigt. 3

5 Neue Buchung eingeben Klicke Sie dazu auf 10 Kasse um eine neue Kassenbuchung einzugeben. Die Eingabemaske stellt sich in der Grundeinstellung wie folgt dar; Buchungsart: Gibt das Journal ein in welches Sie die Buchung vornehmen. Beleg-Nr.: Laufende Kassenbelegnummer. Die Startnummer wird im Journal definiert. Alter Saldo: Standardmäßig wird dieses Feld mit dem Endsaldo der vorherigen Buchung gefüllt Entweder Sie füllen jedes Feld manuell aus und greifen dann auf Vorschläge Systems zu oder Sie Klicken in das entsprechende Feld hinein und durchsuchen die Möglichkeiten mit der F2-Taste. 4

6 Sie können über die Werkzeuge die angezeigten Felder anpassen. Wenn Sie im Feld für den Betrag der Buchung eine Suche starten (mit der Taste F2) erhalten Sie eine Übersicht aller offenen Posten. 5

7 Mit dem Filter Sachkonto können Sie die auswählen ob in den offenen Posten Ihre Kreditoren oder Ihre Debitoren angezeigt werden sollen. Sie können mehrere offene Posten auswählen und diese dann buchen. Um die Kassenbuchung abzuschließen drücken Sie Speichern + Neu. In allen anderen Journalen können Sie das automatische beenden einer Buchung einstellen. Dies bewirkt das folgenden: Der Endsaldo des Bankkontos stellt eine Kontrollsumme dar. Sobald die Summe der Kontenbewegungen dieser Summe entspricht wird die Buchung Kontoauszuges automatisch abgeschlossen. 6

8 Sie können zwischen einzelnen Buchungen mittels der Belegnummer vor und zurück blättern. 7

9 Sonstige Buchungen erfassen Wenn Sie Buchungen eingeben möchten die weder an Bank oder Kasse gebunden sind noch mit dem Verkauf oder Einkauf zu tun haben, dann können Sie dies über die Buchungsart BA-Sonstige tun. Wenn Sie auf 90 BA-Sonstige klicken können Sie die entsprechende Buchung eingeben. Wie Sie auf (Buchungen) klicken, können Sie sich bereits eingegebene Buchungen anzeigen lassen. Für jede einzelne Buchung im Bereich BA-Sonstige müssen Sie eine neue Belegnummer verwenden. Geben Sie die Details für Ihre Buchung wie im unten gezeigten Beispiel ein und achten Sie bitte darauf dass die Eingabe saldiert ist. Mittels Speichern + Neu können Sie eine neu Buchung eingeben. Mit den Pfeiltasten rechts neben der Belegnummer können Sie in den Belegen blättern. 8

10 Bestehende Buchungen bearbeiten / verarbeiten Wenn Sie statt auf den Namen des Journals, auf (Buchungen) klicken, erhalten Sie eine Übersicht der bisher in dem betreffenden Journal getätigten Buchungen. Solange die Buchungen noch nicht verarbeitet sind, können Sie Buchungen noch verändern. Klicken Sie dazu auf die Belegnummer und Sie gelangen zur Eingabemaske für die ausgewählte Buchung. Um Buchungen zu finalisieren, müssen die verarbeitet sein. Sie können mehrere Buchungen auswählen und dann verarbeiten. 9

11 Sie können Buchungen auch dadurch verarbeiten, in dem Sie im Menü Finanzen den Punkt Buchungen verarbeiten aufrufen. Sie erhalten eine Übersicht, gestaffelt nach Buchungsarten und Perioden, der für das Geschäftsjahr zu verarbeitenden Buchungen. Diese können Sie nun auswählen und verarbeiten.! Achtung: Einmal verarbeitete Buchungen sind nicht mehr veränderbar. Notwendige Korrekturen müssen dann über Korrekturbuchungen abgewickelt werden.! 10

12 Buchungsprotkoll Das Buchungsprotokoll listet alle Finanzbuchungen pro Buchungsart auf. Sie können angeben für welches Geschäftsjahr und Periode, sowie für welche Buchungsarten Sie das Buchungsprotokoll anfragen möchten. Das Protokoll zeigt eine Liste der Finanzbuchungen für das gewählte Zeitintervall und den Endsaldo für jede Belegnummer. Belegsicherungspflicht Im Rahmen der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung muss nachgewiesen werden wann und von wem ein Beleg erfasst bzw. geändert wurde, sog. Belegsicherungspflicht. Die Information ist in Exact Online über das Werkzeug-Icon abrufbar. Im Rahmen der Belegsicherungspflicht als Bestandteil der GOB muss vom Anwender nachgewiesen werden wann und von wem ein Beleg erfasst bzw. geändert wurde. Diese Information ist pro Beleg/Buchung gespeichert und kann über das Tools Symbol innerhalb der Buchung bzw. des Beleges aufgerufen werden. 11

13 Dauerbuchungen Wenn sich Buchungen bei Ihnen widerholen, zum Beispiel Ihre Mietzahlungen so können Sie diese Buchungen können separat, manuell eingeben werden, aber es ist auch möglich, sog. Dauerbuchungen zu generieren. Sie gelangen zu den Dauerbuchungen in den Sie im Menü Finanzen / Buchungen auf Alles anzeigen klicken Sie können nun den Punkt Dauerbuchungen aufrufen und eine neue Dauerbuchungen einrichten. Bitte beachten Sie das Dauerbuchungen nur für die Buchungsarten Verkauf, Einkauf und BA.-Sonstige möglich sind. Wollen Sie zum Beispiel die monatliche Mietzahlung (Sie sind der Mieter) als Dauerbuchung anlegen, so wählen Sie als neue Dauerbuchung den Punkt Einkauf. 12

14 Geben Sie die Details der Dauerbuchung ein klicken Sie auf Schließen und bestätigen Sie mit Ja. Nun erscheint die von Ihnen vorbereitete Dauerbuchung in der Übersicht. 13

15 Wählen Sie die Dauerbuchung aus und klicken Sie auf Generieren: Buchungen Wählen Sie die Perioden aus, für die Sie die Buchungen generieren wollen. Für jede Periode können Sie das Buchungsdatum und die Beschreibung eingeben. Falls Sie die Beschreibung nicht eingeben, wird die Beschreibung der Dauerbuchung verwendet. Nach dem Sie Buchungen für jeweiligen die Perioden ausgewählt haben, können Sie diese generieren. Bestätigen Sie dann bitte Ihre Eingaben. Nun erhalten Sie eine Übersicht der für Sie generierten Buchungen. 14