INTEGRA Finanzbuchhaltung Jahresabschluss Jahresabschluss 2014

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1 INTEGRA Finanzbuchhaltung

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Allgemeine Vorbereitungen (einmalig) Saldovortragskonten anlegen Buchungsschlüssel Saldovortrag anlegen Allgemeine Vorbereitungen (jährlich) Neuanlage Geschäftsjahr Saldovortragskonten im Geschäftsjahr zuordnen Vorbereitungen für den Monatsabschluss Offene Buchungssitzungen Sammelbuchungen verarbeiten Journaldrucke vollständig erstellen Monatsabschluss (Vorläufiger) Jahresabschluss Nachträgliches Buchen im vorläufig abgeschlossenen Geschäftsjahr...13

3 1 Allgemeine Vorbereitungen (einmalig) Einige Vorbereitungen für den Jahresabschluss müssen nur einmal durchgeführt werden. 1.1 Saldovortragskonten anlegen Die Saldovortragskonten müssen im Programm Sachkonten angelegt sein. Sie können ein einheitliches Saldovortragskonto oder ein separates Saldovortragskonto je Kontenart (Debitor, Kreditor und Sachkonto) verwenden. Legen Sie Ihr Sachkonto/Ihre Sachkonten gemäß folgendem Beispiel an: Kontonummer: 9000 Skontierfähig: <leer> Bezeichnung: Saldovortrag Kontoart: Bilanzkonto Buchen: Ohne Einschränkung Steuerart: Keine Steuer Sammeln: nein- Autom. Saldovortrag: <leer> Abb. 1.1 Beispiel Saldovortragskonto

4 1.2 Buchungsschlüssel Saldovortrag anlegen Legen Sie den Buchungsschlüssel gemäß folgendem Beispiel an: Abb. 1.2 Buchungsschlüssel Saldovortrag Benutzen Sie keine Buchungsschlüssel, die bereits für andere Geschäftsvorfälle verwendet wurden! Feld "Steuerbuchung" muss auf "Ja" gestellt werden. Dies ist eine rein informative Steuerbuchung. Es wird nicht noch einmal Steuer abgestellt! Diese Information ist aber notwendig, wenn ein OP aus der Saldovortragsbuchung mit Skonto bezahlt wird und die Steuer zurückgerechnet werden soll.

5 2 Allgemeine Vorbereitungen (jährlich) Einige Vorbereitungen für den Jahresabschluss müssen jährlich durchgeführt werden. 2.1 Neuanlage Geschäftsjahr Hinterlegen Sie eine eindeutige Geschäftsjahresnummer und Bezeichnung. Abb Neuanlage Geschäftsjahr Betätigen Sie anschließend den Button Vorbelegung und geben Sie den ersten Tag des neuen Geschäftsjahres im Feld von Datum" ein. Drücken Sie den Button "OK". Abb Vorbelegung Die Perioden werden hiermit automatisch vorbelegt. Abweichende Perioden können Sie durch Änderung der Felder Periode Beginn und Periode Ende anpassen. Sie können z. Bsp. eine 13. Periode (Abschlussperiode) anlegen, die nur für die Abschlussbuchungen verwendet wird. ACHTUNG: Bitte halten Sie mit der ReWe-Hotline Rücksprache, wenn Sie mit unserer Warenwirtschaft arbeiten. Dann könnte die Abschlussperiode zu Problemen führen!

6 Abb Anlage einer Abschlussperiode Achtung Die Periode kann nur geändert werden, wenn diese noch nicht bebucht wurde! Beispiel für die Vorgehensweise: 1) Periode 12 abändern: Periode Ende = Speichern! 2) Periode 13 Abschlussperiode mit "Periode Beginn" und "Periode Ende" = hinterlegen. Speichern.

7 2.2 Saldovortragskonten im Geschäftsjahr zuordnen Die Saldovortragskonten müssen den Geschäftsjahren zugeordnet sein. Wählen Sie im Programm B.1 Firmenstamm den Button "Geschäftsjahr". Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, das eröffnet werden soll und ordnen Sie Ihr Saldovortragskonto/Ihre Saldovortragskonten zu. Normalerweise werden die Konten aus dem Vorjahr kopiert. Abb. 2.2 Geschäftsjahr Tragen Sie hier auf keinen Fall die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten als Eröffnungsbilanzkonten ein!

8 3 Vorbereitungen für den Monatsabschluss Hier erhalten Sie einen Überblick über die Vorbereitungen für den Monatsabschluss. 3.1 Offene Buchungssitzungen Prüfen Sie, ob es noch offene Buchungssitzungen (Belege) in folgenden Programmen gibt: Stapelbuchungen Eingangsrechnungsbuch Zahlungsroutine Fremdbuchungen Zahlungsverkehr (Sind Zahlläufe ohne Buchungsdatum vorhanden?) 5.A. Banking (Zusatzmodul) 5.B. Kassenbuch (Zusatzmodul) 5.C. Scheckeinreicher Alle Buchungen müssen verarbeitet sein (bzw. gelöscht werden, wenn die Daten nicht mehr relevant sind). Prüfen Sie außerdem, ob im Progr nicht erledigte Mahnläufe vorhanden sind.

9 3.2 Sammelbuchungen verarbeiten Wenn INTEGRA während des Buchens nicht korrekt beendet werden kann, dann bleiben die Sammelbuchungen (Steuer, Forderungs- und Verbindlichkeitsbuchungen, etc.) in einem Speicher hängen, damit nichts verloren geht. Alle Sammelbuchungen müssen verarbeitet sein. Im Programm 5.G.1 Verarbeiten Sammelbuchungen können Sie prüfen, ob offene Sammelbuchungen vorhanden sind. Im Feld "Ab Datum" wird immer das aktuelle Systemdatum des Rechners vorbelegt. Dieses Datum kann auf ein zurückliegendes Datum geändert werden (z. Bsp ), um zu prüfen, ob ältere offene Buchungssitzungen vorhanden sind. Werden Ihnen offene Sitzungen mit User, Datum, Geschäftsjahr und Periode angezeigt, müssen die Sitzungen markiert sein und können mit Button "Start" verarbeitet werden. Sie können auch Sitzungen von anderen Usern verarbeiten. Abb Verarbeiten Sammelbuchungen

10 3.3 Journaldrucke vollständig erstellen Die Journale müssen mit der Standardeinstellung für alle Benutzer und alle Perioden des abzuschließenden Geschäftsjahres im Original gedruckt worden sein. Die Abprüfung beim Monatsabschluss auf den Journaldruck kann deaktiviert werden (bitte sprechen Sie bei Interesse die ReWe-Hotline an). Sie sind nicht mehr zu einem Druck auf Papier verpflichtet. Sie können den Druck auch im PDF-Format erstellen oder ins Archiv drucken, wenn ein entsprechender Drucker in INTEGRA eingerichtet ist. Vorgehensweise: Öffnen Sie Programm Journal und wählen Sie die den Typ Originaldruck, das Geschäftsjahr, die Periode, Benutzer Alle und den gewünschten Drucker aus. Abb. 3.3 Original-Journaldrucke Beachten Sie, dass für den Originaldruck die Druckvorschau nicht möglich ist! Wiederholen Sie dies für alle Perioden, bei denen der Journaldruck noch nicht vollständig durchgeführt wurde.

11 4 Monatsabschluss Alle Perioden des Geschäftsjahres, bei dem später der Jahesabschluss erfolgen soll, müssen abgeschlossen werden. Vorgehensweise: Öffnen Sie das Programm 5.F.1 Monatsabschluss und wählen das Geschäftsjahr und die abzuschließende Buchungsperiode. Es werden Ihnen nur noch offene Perioden angezeigt. Starten Sie den Monatsabschluss mit dem Button OK. Abb. 4.1 Monatsabschluss Wiederholen Sie dies für alle Perioden, die noch offen sind. Im Programm B.1 Firmenstamm, Button Geschäftsjahr, kann ebenfalls geprüft werden, ob für das abzuschließende Geschäftsjahr die Perioden abgeschlossen sind. Abb. 4.2 Geschäftsjahr prüfen

12 5 (Vorläufiger) Jahresabschluss Öffnen Sie das Programm 5.F.2 Jahresabschluss. Abb. 5. Jahresabschluss Überprüfen Sie die Vorschlagswerte im Bereich Abzuschließendes Geschäftsjahr und Neues Geschäftsjahr. Geben Sie im Feld "Buchungsart" die Nummer des Buchungsschlüssels für Saldovorträge ein, zum Bsp. "80". Nur wenn Sie tatsächlich einen endgültigen Jahresabschluss machen wollen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox! Danach kann in dem Geschäftsjahr nicht mehr gebucht werden! Betätigen Sie den Button "Start", um die Saldovortragsbuchungen zu starten.

13 Die Saldenvortragsbuchungen werden in die kleinste offene Periode des neuen Geschäftsjahres verbucht. Bsp.: Ist im neuen Geschäftsjahr die erste Periode bereits abgeschlossen, erscheint folgende Hinweismeldung: Evtl. müssen Sie eine andere Periode vor dem Jahresabschluss noch einmal über Programm B.1 Firmenstamm, Button Geschäftsjahre öffnen.

14 6 Nachträgliches Buchen im vorläufig abgeschlossenen Geschäftsjahr Wenn Sie einen vorläufigen Jahresabschluss durchgeführt haben, können Sie trotzdem noch in diesem Geschäftsjahr buchen. Dazu muss die entsprechende Periode wieder für Buchungen freigegeben werden. Vorgehensweise: Wählen Sie im Programm B.1 Firmenstamm, Button "Geschäftsjahr" das gewünschte Geschäftsjahr aus. Entfernen Sie das Häkchen der Periode in der Spalte "Abgeschlossen". Abb. 3. Geschäftsjahr Durch das nachträgliche Buchen werden nicht direkt die Saldenvorträge im Folgejahr aktualisiert! Es muss (bei Gelegenheit) erst ein erneuter Journaldruck für die Buchungsperiode(n) erfolgen und die Buchungsperiode(n) und das Geschäftsjahr erneut abgeschlossen werden. Für jeden über Programm 5.F.2 gestarteten Jahresabschluss werden Saldovortragsbuchungen (mit kumulierten Werten je Konto) abgestellt. Saldovorträge erhalten automatisch die Beleg-Nummer 1.