Stand: Adressnummern ändern Modulbeschreibung

Transkript

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2 Inhalt Allgemein...3 Installation...3 manuelle Eingabe von alten und neuen Adressnummern...4 Vorbereiten von Adressnummern-Änderungen in Tabellen...5 Seite 2

3 Allgemein Das INKS-Modul ermöglicht es, auch von bereits verwendeten Adressen deren Nummern so zu verändern, dass (fast) alle vorhergehenden Aktionen, die eine Adresse unter ihrer alten Nummer betrafen, auch mit zur neuen Adressnummer übernommen werden. Die Adressnummernänderung setzt auf die Funktion Adresse in anderen Adressenbereich übertragen auf, mit der man normalerweise aus Interessenten- bzw. Werbeadressen Kundenadressen machen kann, sodass sie z. B. in den dafür vorgesehenen Kontonummernbereich in der Finanzbuchhaltung passen. Diese Funktion steht ohne das Modul nur für Adressnummern zur Verfügung, die noch keinen Umsatz gemacht haben. Die Artikelnummern-Änderung kann auch anhand von Tabellen erfolgen, die z. B. in Microsoft EXCEL vorbereitet worden sind. Installation Für die Inbetriebnahme der Artikelnummern-Änderung ist lediglich eine Freischaltung in der INKS-Personalisierung erforderlich. Seite 3

4 manuelle Eingabe von alten und neuen Adressnummern Die Adressnummern-Änderung finden Sie in INKS im Adressenstamm selbst, also im Programmteil Stammdaten Adressen Adressen anlegen / ändern. Rufen Sie die Adresse, deren Nummer Sie ändern wollen, zur Bearbeitung auf. Mit dem Button können Sie ein Eingabe- bzw. Auswahlmaske für die zukünftige Nummer dieser Adresse aufrufen. Abb.: Auswahl freier Adressnummern Die Zuordnung einer Adresse zu einer neuen Adressnummer starten Sie, indem Sie die Adresse in den Stammdaten zur Bearbeitung aufrufen und dann auf den Button klicken. Anschließend erscheint ein Auswahlfenster, in dem Ihnen angezeigt wird, ob Adressnummern frei oder bereits belegt sind. Hier können Sie mit den Buttons und vor- und zurückblättern oder mit dem Button "Suche ab Nr." zu einem bestimmten Adressnummernbereich springen. Klicken Sie eine Adressnummer an, bei der "*** FREI ***" angezeigt wird und anschließend auf den Button - dann wird die aufgerufene Adresse auf die von Ihnen ausgewählte Adressnummer übertragen. Seite 4

5 Vorbereiten von Adressnummern-Änderungen in Tabellen Wenn Sie für mehrere Adressen die wollen, können Sie auch eine Liste als CSV-Datei mit dem Namen KUNAEN.CSV vorbereiten. Die Datei muss eine Spalte mit den zu ändernden Adressnummern und eine weitere mit den neuen Adressnummern enthalten. Als Trennzeichen muss das Semikolon verwendet werden. Die Datei KUNAEN.CSV können Sie z. B. mit dem Programm Microsoft EXCEL vorbereiten, also z. B ; ;17678 usw. Prüfen Sie vor dem Start der Adressnummern-Änderung, ob die von Ihnen vorgesehenen neuen Adressnummern mit alten, in INKS bereits vorhandenen Adressen kollidieren, weil diese sonst überschrieben bzw. die Daten zusammengeführt/kumuliert würden. Auch wenn Sie für mehrere Adressen die wollen und eine Datei KUNAEN.CSV vorbereitet haben, müssen Sie zum Starten der Adressänderung eine Adresse zur Bearbeitung aufrufen und mit der rechten Maustaste auf den Button klicken. Wählen Sie - ggf. mit dem Button Suche ab Nr. - eine freie Adressnummer. Wenn eine Datei KUNAEN.CSV abgearbeitet wird, ist es egal, was Sie als zukünftige Adressnummer auswählen - berücksichtigt wird die in der KUNAEN.CSV zugeordnete neue Nummer. Wenn die Datei KUNAEN.CSV beim Anklicken des Buttons mit der rechten Maustaste im INKS- Ordner gefunden wird, wird sie ohne weitere Rückfrage abgearbeitet und abschließend gelöscht. Machen Sie sich also ggf. eine Kopie von der KUNAEN.CSV, wenn Sie anschließend noch Zugriff auf die Datei haben wollen. Belegarchive werden beim Änderungslauf ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im INKS- Verzeichnis und nicht in einem Unterordner oder einem anderen Ordner gespeichert sein. Wenn Sie die Adressnummern von Lieferanten ändern, werden auch im Artikelstamm die Einträge in den Feldern Lieferant 1, Lieferant 2 und Lieferant 3 aktualisiert, wenn die ursprüngliche Adressnummer dort gefunden wird. Voraussetzung ist allerdings, dass im INKS-Firmenstamm im Programmteil Stammdaten - Firmendaten - Firmenstamm ändern unter Adress-Nummern-Eingrenzung bei Erste Lieferanten-Nr. und bei Erste Werbeadress-Nr. Werte eingetragen sind. Bei weiteren Fragen, sprechen Sie uns bitte gerne an. Ihr IN-LINE Team Seite 5