Informations- und Kommunikationsinstitut der Landeshauptstadt Saarbrücken. Upload- / Download-Arbeitsbereich

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1 Informations- und Kommunikationsinstitut der Landeshauptstadt Saarbrücken Upload- / Download-Arbeitsbereich Stand:

2 Eine immer wieder gestellte Frage ist die, wie man große Dateien austauschen kann. Es gibt dabei zwei Strategien: - Durch komprimieren der Datei wird diese kleiner und ist einfacher zu handhaben. - Dateien, die dann immer noch zu groß sind, um per Mail verschickt zu werden, stellt man in einen gemeinsamen Speicherbereich, wo der Empfänger sie abholen kann. Dafür gibt es in einem gemeinsamen Netz einen sogenannten Austauschbereich. Ist der Empfänger nicht mit dem Absender im gleichen Netz, so bleibt als Übergabebereich nur das Internet. (Den Austausch von Datenträgern betrachten wir hier nicht!) Wenn eine entsprechende Zugriffsberechtigung eingerichtet ist, kann man die Datei in einen sogenannten Upload- / Downloadbereich stellen, von wo der Empfänger sie herunterladen kann. Er benötigt dazu nur einen Link, den der Absender dem Empfänger per Mail zusenden kann. Auch hierbei sollten Obergrenzen bei der Dateigröße beachtet werden, da der Download umso länger dauert, je größer die Datei ist. Auch sollte ein Downloadbereich nicht als Archiv missbraucht werden, da eine große Dateimenge den Webserver langsam macht. Außerdem sollte man Dateien nur mit externen Empfängern über das Internet austauschen. Man sollte nur Kopien in den Downloadbereich stellen, da dieser Bereich nicht gesichert wird. Wichtig ist auch, dass Dateien, die ins Internet gestellt werden, nicht sicher sind vor fremdem Zugriff. Vertrauliche Daten gehören da also nicht hin. Der Speicherplatz eines Up- und Downloadarbeitsbereiches ist auf 2 Gigabyte pro Stadtamt/Eigenbetrieb begrenzt. Moderatoren müssen Mitarbeiter der LHS sein. Sie sind dafür verantwortlich, dass der Bereich nicht missbraucht wird und dass Dateien, die nicht mehr dort gebraucht werden, gelöscht werden. Für die Inhalte gelten die Richtlinien der LHS über und Internetgebrauch. Natürlich wird der Downloadbereich nur zu dienstlichen Zwecken freigegeben. Namenskonventionen: Dateinamen dürfen keine Leerzeichen, Umlaute bzw. Sonderzeichen enthalten! Groß- / Kleinschreibung wird beachtet.

3 Der IKS-Upload- / Download-Arbeitsbereich ist ein individuell zugeordneter Speicherbereich auf einem Web-Server. Die Benutzeroberfläche wird als Webseite im Browser aufgerufen. Eine lokale Installation ist nicht erforderlich. Wer einen solchen Speicherbereich nutzen möchte, benötigt dazu eine Benutzerkennung und ein Kennwort. Dies kann über die Webadresse beantragt werden. Der Antragsteller (Moderator) erhält seine Zugangsdaten per Mail und ist entsprechend unseren Nutzungsbedingungen dazu verpflichtet, den Speicherbereich zu verwalten. Wenn andere Personen einen Zugriff auf denselben Speicherbereich (Ordner), oder Teile davon, erhalten sollen, vergibt der Moderator diese Berechtigungen selbst. Für das, was diese Personen in dem Bereich speichern und evtl. veröffentlichen, trägt der Moderator die Verantwortung. Der Moderator wird über jede Änderung der Verzeichnisstruktur und über jeden Upload automatisch per Mail unterrichtet.

4 Der Upload- / Download-Arbeitsbereich wird aufgerufen über den Link: nach der Anmeldung kommt man auf die Webseite des Arbeitsbereichs:

5 Der Arbeitsbereich bietet zwei Nutzungsvarianten: 1. Bereitstellung von großen Dateien zum Download. 2. Bereitstellung von Dokumenten zur gemeinsamen Bearbeitung. Jeder, der Zugriff zu einem bestimmten Arbeitsbereich hat, kann dort: Verzeichnisse anlegen, Verzeichnisse löschen, Dateien hochladen, Dateien herunterladen und Dateien löschen. Aufbau der Webseite: Spalte 1: Hier wird die aktuelle Speicherplatzbelegung angezeigt. Außerdem wird hier angezeigt wie viele Teilnehmer auf den angezeigten Downloadbereich Zugriffsrechte besitzen. Durch Klicken auf das Symbol wird eine Liste der Teilnehmer angezeigt. Durch Klick auf den jeweiligen Link wird Outlook geöffnet und man kann dem entsprechenden Teilnehmer eine Mail schicken. Durch Klick auf den Button Mail an alle wird Outlook geöffnet und eine Mail an alle Teilnehmer, außer dem Absender, wird angezeigt.

6 Für Moderatoren sieht die Seite mit den Teilnehmern so aus: Nach Eingabe der Anmeldekennung und Betätigung des Knopfes Neuanlage wird folgende Seite angezeigt: Auf dieser Seite kann der Moderator einen neuen Teilnehmer für seinen moderierten Bereich anlegen.

7 Nach Eingabe der Anmeldekennung und Betätigung des Knopfes Ändern wird folgende Seite angezeigt: Nach Eingabe der Anmeldekennung und Betätigung des Knopfes Speichern wird der neue Teilnehmer angelegt. Anschließend wird die folgende Seite angezeigt: Diese Daten kann der Moderator dann dem neuen Teilnehmer übermitteln.

8 Nach Eingabe der Anmeldekennung und Betätigung des Knopfes Löschen wird entsprechend der Auswahl folgende Seite angezeigt: Zur Kontrolle werden hier die wichtigsten Daten des Teilnehmers angezeigt. Nach Betätigung des Löschen-Knopfes wird der Teilnehmer gelöscht. Anschließend wird die folgende Seite angezeigt:

9 Spalte 2: Bisher angelegte Arbeitsverzeichnisse Hier können die Verzeichnisse des Downloadbereichs verwaltet werden. Klick auf : Der Inhalt des Verzeichnisses wird rechts angezeigt. Der Verzeichnisname wird rot angezeigt. (Ein Doppelklicken wie im Windows-Explorer funktioniert hier nicht!) löschen: Das geöffnete Verzeichnis wird gelöscht. Voraussetzung: Das Verzeichnis ist leer. Spalte 3: Bisher vorhandene Dateien Hier können die Inhalte des ausgewählten Verzeichnisses verwaltet werden. Klick auf : Durchsuchen: upload: Die Datei wird im Browser angezeigt. Diese Funktion ist abhängig von der Konfiguration des Browsers. Ist diesem Dateityp bei den Browsereinstellungen kein Programm zugeordnet, kann die Datei nicht im Browser angezeigt werden. Dann muss die Datei über den Downloadbutton (s. u.) geöffnet werden. Der Windows-Explorer wird geöffnet und es kann nach einer Datei zum Upload gesucht werden Die mit Durchsuchen ermittelte Datei wird im ausgewählten Verzeichnis gespeichert. (Eine vorhandene Datei mit gleichem Namen wird überschrieben!) löschen: Die markierte Datei wird gelöscht. (s. Spalte 4) download: Die markierte Datei wird lokal gespeichert. (s. Spalte 4) Spalte 4: markieren Klick auf Die entsprechende Datei wird für die Weiterbearbeitung markiert Spalte 5: Größe Hier wird die Größe der einzelnen Dateien angezeigt. Unten: Link generieren Hier kann ein Standard-Downloadlink zu einer markierten Datei generiert werden. Dieser kann dann kopiert und in eine Webseite eingefügt werden. Link versenden (wird erst nach Link generieren angezeigt!) Outlook wird geöffnet und eine Mail mit dem generierten Link wird angezeigt.

10 Vorgehensweise beim Arbeiten mit gemeinsamen Dokumenten. Wer ein Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung im Downloadbereich speichert, muss den- / diejenigen, die zur entsprechenden Arbeitsgruppe gehören, den Link zu der Datei mitteilen. Dazu bietet sich eine Mail über die Teilnehmerliste an. Um Probleme mit konkurrierenden Zugriffen zu vermeiden ist es zwingend notwendig, dass die Betroffenen sich absprechen. Wenn ein Nutzer eine Datei bearbeiten will, so muss er sie herunterladen (Download-Button) und nach der Arbeit wieder hochladen. Wer seine Dateien vor dem Zugriff durch Dritte schützen will, muss diese vor dem Upload verschlüsseln bzw. passwortgeschützt packen.

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