Das Archivierungssystem - Dokumentation für Anwender und Administratoren

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1 Das Archivierungssystem - Dokumentation für Anwender und Administratoren Wichtige Vorbemerkung... 2 Zugriff auf archivierte s durch Administrator, Datenschutzbeauftragter und Steuerprüfer... 2 Löschung von Accounts... 2 Domainangabe... 2 Öffentliche Ordner... 2 Für Anwender... 3 Anmeldung... 3 Das Menü s suchen Optionen... 4 Mailstatus ändern s nochmal zustellen... 4 Benutzerverwaltung... 4 Mein Profil... 4 Für Administratoren... 5 Anmeldung... 5 Das Menü s suchen Optionen... 6 Mailstatus ändern s nochmal zustellen... 6 Konfiguration... 7 GDPdU... 7 Ausnahmen... 7 Benutzerverwaltung... 7 Mein Profil... 7 Exportoptionen... 7 Speichern... 7 Verzeichnis... 7 Datenschutzbeauftragter... 7 Der Steuerprüfer... 7 Der Betriebsrat... 8 Haftungsausschluss: Diese Anleitungen wurden mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Sichern Sie vor dem Durchführen dieser Anleitung Ihre Einstellungen und Daten. Die Autoren können für fehlerhafte Beschreibungen und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

2 Wichtige Vorbemerkung Zugriff auf archivierte s durch Administrator, Datenschutzbeauftragter und Steuerprüfer Mit den Nutzeraccounts Administrator+Datenschutzbeauftragter und Administrator+Steuerprüfer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, alle steuerrechtlich relevante s im CSV-Format herunter zu laden und einzusehen. Falls Sie einen Export des gesamten Archivs wünschen, so wenden Sie sich bitte an Ihren Support. Löschung von Accounts Das Archiv eines Nutzers bleibt auch bestehen, falls das Postfach des Nutzers gelöscht wurde. Wird einem neuen Benutzer eine ehemals vorhandene -Adresse zugewiesen, so hat dieser Zugriff auf das bestehende Archiv der Adresse. Die Löschung von s ist nur nach einem Export und nur domainweit möglich. Falls Sie die Löschung des Archivs eines einzelnen Nutzers wünschen, so ist dies nur über den Support und nur über einen Export des gesamten Archivs und anschließendem neuen Anlegen Ihrer Domain möglich. Domainangabe Die Mailarchivierung erfolgt immer nur für s zu den explizit zur Archivierung benannten Domains. s an ein Postfach, das zum Beispiel eine weitere -Adressebesitzt werden nicht archiviert. Bitte beachten Sie dies insbesondere bei neuen Domainnamen. Neue Domains müssen immer manuell hinzugefügt werden. Bei Nutzung der Alternativadressen (wie z.b. oder werden Mails grundsätzlich nicht archiviert! Dies gilt auch wenn diese Adressen als Weiterleitungsziel benutzt werden. Öffentliche Ordner s an -aktivierte Ordner werden nicht automatisch archiviert. Öffentliche Ordner müssen immer extra angegeben werden, wenn Sie archiviert werden sollen. Seite 2 von 8

3 Für Anwender Anmeldung Die Anmeldemaske für das Gateway finden Sie unter: oder Benutzername: Ihre -Adresse Passwort: Ihr Kennwort Firma: Name Ihrer Firma im System. Diesen Namen teilt Ihnen Ihr Administrator mit. Das Menü Auf der linken Seite finden Sie Ihr Menü. Sollte das Menü nicht zu sehen sein, so können Sie es durch einen Klick auf die linke obere Schaltfläche öffnen. s suchen Im Bereich s suchen können sie die archivierten s durchsuchen. Durch einen Klick auf erweiterte Suche können Sie Ihre Suche spezifizieren. Durch einen Klick auf den Betreff der lässt sich diese im Browser anzeigen. Sollten Anhänge vorhanden sein, so ist die Anzahl in der Spalte Anhänge zu sehen. Klicken Sie auf die Zahl um eine Seite 3 von 8

4 Übersicht der Anhänge zu erhalten. Beachten Sie, dass hier auch Bilder aus Signaturen oder eingebettete Grafiken als Anhang gelten. Optionen Auf der rechten Seite jeder finden Sie eine Reihe von Schaltflächen zur Handhabung der E- Mail. Prüfsumme: Zeigt Ihnen die Prüfsumme der inklusive aller Anhänge als MD5-Hash Herunterladen: Download der im.eml-format X (nicht gelöscht/gelöscht): Über diese Schaltfläche markieren Sie die als gelöscht. Sie wird nicht aus dem System entfernt, erscheint jedoch nicht mehr in der normalen Ansicht. Um die dennoch anzeigen zu lassen können Sie über die erweiterte Suche nach gelöschten s suchen und diese ggf. als nicht gelöscht markieren. GDPdU-Relevant: Hier können Sie die GDPdU relevant markieren. Dies geschieht durch eine vordefinierte Wortliste automatisch. Sollte jedoch eine fälschlicherweise nicht als GDPdU relevant markiert worden sein, können Sie dies hier nachholen. Die GDPdU-Relevant lässt sich durch einen erneuten Klick auf die Schaltfläche entfernen. Privat: Um eine als privat zu markieren klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Markierung als privat geschieht ebenfalls durch eine vordefinierte Wortliste. Private und nicht GDPdU relevante E- Mails werden dem Steuerprüfer nicht angezeigt. Nochmal zustellen: Um eine erneut zuzustellen können Sie diesen Button verwenden. Alle Aktionen lassen sich auch durch Auswahl auf der rechten Seite und anschließender Auswahl im unteren Bereich auch auf mehrere s gleichzeitig durchführen. Mailstatus ändern Im Menü Mailstatus ändern lassen sich die Optionen für große Mengen von s auf einmal ändern. Zur Einschränkung der Änderung lässt sich eine Zeitspanne auswählen. s nochmal zustellen Das Menü s nochmal zustellen dient der Wiederherstellung großer Mengen an s. Sollten Sie z.b. Ihr Postfach unabsichtlich löschen oder s eines bestimmten Zeitpunktes wiederherstellen wollen, so können Sie diesen hier eintragen und sich alle s erneut zustellen lassen. Benutzerverwaltung Mein Profil Im Bereich Mein Profil können Sie Ihr Profil einsehen und Ihr Design einstellen. Außerdem können Sie hier Vertreter festlegen. Diese können Ihre s im Bereich verwalten. Seite 4 von 8

5 Für Administratoren Anmeldung Benutzername: Administrator-Account Passwort: Ihr Administrator-Kennwort Firma: Name Ihrer Firma im System. Diesen Namen teilt Ihnen Ihr Anbieter mit. Das Menü Auf der linken Seite finden Sie Ihr Menü. Im Folgenden werden die einzelnen Optionen im Menü erklärt. Seite 5 von 8

6 s suchen Im Bereich s suchen können sie die archivierten s durchsuchen. Durch einen Klick auf erweiterte Suche können Sie Ihre Suche spezifizieren. Optionen Auf der rechten Seite jeder finden Sie eine Reihe von Schaltflächen zur Handhabung der E- Mail. Prüfsumme: Zeigt Ihnen die Prüfsumme der inklusive aller Anhänge als MD5-Hash. X (nicht gelöscht / gelöscht): Über diese Schaltfläche markieren Sie die als gelöscht. Sie wird nicht aus dem System entfernt, erscheint jedoch nicht mehr in der normalen Ansicht. Um die dennoch anzeigen zu lassen, können Sie über die erweiterte Suche nach gelöschten s suchen und diese ggf. als nicht gelöscht markieren. GDPdU-Relevant: Hier können Sie die GDPdU relevant markieren. Dies geschieht durch eine vordefinierte Wortliste automatisch. Sollte jedoch eine fälschlicherweise nicht als GDPdU relevant markiert worden sein, können Sie dies hier nachholen. Die GDPdU-Relevanz lässt sich durch einen erneuten Klick auf die Schaltfläche entfernen. Privat: Um eine als privat zu markieren, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Markierung als privat geschieht ebenfalls durch eine vordefinierte Wortliste. Private und nicht GDPdU relevante E- Mails werden dem Steuerprüfer nicht angezeigt. Nochmal zustellen: Um eine erneut zuzustellen können Sie diesen Button verwenden. Alle Aktionen lassen sich auch durch Auswahl auf der rechten Seite und anschließender Auswahl im unteren Bereich auch auf mehrere s gleichzeitig durchführen. Mailstatus ändern Im Menü Mailstatus ändern lassen sich die Optionen für große Mengen von s auf einmal ändern. Zur Einschränkung der Änderung lässt sich eine Zeitspanne auswählen. s nochmal zustellen Das Menü s nochmal zustellen dient der Wiederherstellung großer Mengen an s. Sollten Sie z.b. Ihr Postfach unabsichtlich löschen oder s eines bestimmten Zeitpunktes wiederherstellen wollen, so können Sie diesen hier eintragen und sich alle s erneut zustellen lassen. Seite 6 von 8

7 Konfiguration GDPdU Im Menü GDPdU können Sie Wortlisten pflegen, um s automatisch als GDPdU-Relevant oder Privat zu markieren. Für Jedes Wort können Sie die Domain und die Option angeben. Als Optionen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Identisch: Das Wort muss exakt vorkommen. Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet. (z.b. E- Mail mit dem Wort Rechnung wird archiviert, wenn Rechnung in die Wortliste eingetragen wird) Präfix: Das Wort kann exakt oder zu Beginn eines Wortes vorkommen. (z.b. mit dem Wort Rechnungsadresse oder Rechnung wird archiviert, wenn Rechnung in die Wortliste eingetragen wird) Suffix: Das Wort kann exakt oder am Ende eines Wortes vorkommen. (z.b. mit dem Wort Monatsrechnung oder Rechnung wird archiviert, wenn Rechnung in die Wortliste eingetragen wird) Teilstring: Das Wort kann überall im Text oder anderen Worten vorkommen. (z.b. mit dem Wort Monatsrechnungen wird archiviert, wenn Rechnung in die Wortliste eingetragen wird) Ausnahmen Im Menü Ausnahmen können sie Absenderadressen aus der GDPdU-Archivierung ausnehmen. Tragen Sie dazu die Absenderadresse komplett und ohne Platzhalter ein. Benutzerverwaltung Mein Profil Im Bereich Mein Profil können Sie Ihr Profil einsehen und Ihr Design einstellen. Exportoptionen Speichern Sie können alle archivierten s eines von Ihnen definierten Zeitraumes exportieren. Sie finden den Export im Anschluss im Menü Verzeichnis. Falls sie die s herunterladen möchten, so ist der zusätzliche Login Ihres Datenschutzbeauftragten nötig. Mehr dazu unter Datenschutzbeauftragter. Verzeichnis Hier finden Sie Ihre exportierten s aus dem Menü Speichern. Datenschutzbeauftragter Im Menü Datenschutzbeauftragter kann sich zusätzlich zu Ihnen noch Ihr Datenschutzbeauftragter anmelden. Klicken Sie hierzu auf Datenschutzbeauftragter und lassen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten seine Anmeldedaten eingeben. Im Anschluss können Sie unter Exportoptionen Verzeichnis die archivierten s Ihres Unternehmens herunterladen. Außerdem können Sie im Menü Login die Anmeldungen Aktionen von angemeldeten Nutzern verfolgen. Der Steuerprüfer Das Archivierungssystem lässt die Anmeldung eines Steuerprüfers zu. Sie haben hierzu von Ihrem Anbieter einen Benutzernamen und ein Kennwort erhalten. Der Steuerprüfer kann sich hierzu mit den Daten über die normale Anmeldemaske anmelden. Im Anschluss finden Sie unter Benutzerverwaltung den Reiter Admin Anmeldung. Gemäß dem 4-Augen-Prinzips ist es notwendig, dass sich zusätzlich zum Steuerprüfer auch ein Administrator anmeldet. Außerdem ist zwingend ein Zeitraum für die Freigabe anzugeben. Nach erfolgreicher Anmeldung des Administrators können s im Bereich suchen gelesen oder heruntergeladen werden. Außerdem stehen die Exportoptionen zur Verfügung. Es werden für den Steuerprüfer jedoch nur GDPdU-Relevante s zum Download bereitgestellt. Seite 7 von 8

8 Der Betriebsrat Der Betriebsrat kann ebenfalls einen Benutzernamen und ein Kennwort von Ihrem Anbieter erhalten. Auch der Login des Betriebsrates erfolgt über die normale Anmeldemaske. Im Anschluss stehen dem Betriebsrat folgende Optionen zur Verfügung: - suchen - Mailstatus ändern - s nochmal zustellen Der Betriebsrat kann keine s lesen. Seite 8 von 8

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