Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen

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1 Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen Bereich: ALLGEMEIN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein 2. FIBU/ANLAG/ZAHLUNG/BILANZ/LOHN/BELEGTRANSFER 3. DMS 4. STEUERN 5. FRISTEN 6. QM-CHECK 7. FAKTURA/CRM 8. HONORAR/LEISTUNG 9. ZMIV

2 Seite 2 1. Allgemein Das Löschen eines Mandanten wird in den Programmen einzeln vorgenommen. Wird FIBU, ANLAG, ZAHLUNG und BILANZ genutzt, ist das Entfernen der Mandanten in einem Schritt möglich. Ebenso werden Mandanten über die ZSV für alle Steuerprogramme gelöscht. Das Löschen aus den Programmen HONORAR bzw. LEISTUNG ist nur möglich, wenn zuvor alle erfassten Daten (Rechnungen, Leistungen und Aufträge) entfernt werden. Auch die Dokumente des Mandanten im Programm DMS sind zu löschen. Soll ein Mandant in FAKTURA gelöscht werden, dann wird dieser gleichzeitig auch in CRM gelöscht, falls er auch in diesem Programm angelegt wurde. Diese Logik gilt auch umgekehrt. Das heißt, ein Mandant kann immer nur gleichzeitig in beiden Programmen gelöscht werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie das komplette Löschen eines Mandanten in den einzelnen Programmen vorzunehmen ist. 2. FIBU/ANLAG/ZAHLUNG/BILANZ/LOHN/BELEGTRANSFER Um einen Mandanten aus FIBU, ANLAG, ZAHLUNG, BILANZ, LOHN oder BELEGTRANSFER zu löschen, ist es notwendig, dass der Mandant aktuell nicht ausgewählt ist (»Bestand Mandant schließen«). Anschließend wählen Sie Mandanten.»Bestand Mandanten-Auswahl«und markieren den entsprechenden Über»Datei Löschen«entfernen Sie diesen aus dem jeweiligen Programm. Mandanten, die in FIBU, ANLAG, ZAHLUNG und BILANZ Daten enthalten, werden hierbei in einem Schritt gelöscht. 3. DMS 1. Dokumente des Mandanten in der Dokumentenverwaltung löschen Wählen Sie im DMS über die Mandanten-Auswahl den zu löschenden Mandanten durch Doppelklick an. Anschließend werden Ihnen in der Registerkarte»Alle«alle verfügbaren Dokumente angezeigt. Hinweis Beachten Sie, dass rechts oben kein Monat und Jahr vorgegeben ist. Markieren Sie mit <Strg+A> alle Dokumente und wählen»bearbeiten Löschen«.

3 Seite 3 2. Dokumente des Mandanten aus dem Papierkorb löschen Durch das Löschen in der Dokumentenverwaltung werden die Dokumente in den Papierkorb von DMS abgelegt. Auch dort müssen sie anschließend gelöscht werden.»bearbeitung Dokumentenverwaltung Papierkorb Papierkorb öffnen«die betreffenden Dokumente des Mandanten können über die Filterfunktion der einzelnen Spalten gesucht werden. Dazu klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Spaltenname»Mandant«und wählen in der Auflistung die betreffende Mandantennummer aus. Um alle Dokumente in einem Arbeitsgang zu löschen, markieren Sie diese über die Tastenkombination <Strg+A>. Über»Datei Löschen«können Sie anschließend aus dem Papierkorb gelöscht werden. 4. STEUERN Um einen Mandanten aus den Steuerprogrammen zu entfernen, starten Sie ein Steuerprogramm und wählen Sie»Tools Weitere Programme Stammdaten-Verwaltung«. Anschließend drücken Sie bitte im Hauptmenü der ZSV die Tastenkombination <STRG+U> um die Anzeige der Favoriten zu ändern. Auf der linken Bildschirmseite unter den Favoriten finden Sie nun den Favoriten»Mandanten«, den Sie mit Doppelklick öffnen können. Um den Mandanten zu löschen, markieren Sie den gewünschten Mandanten mit der linken Maustaste und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol»Papierkorb«.

4 Seite 4 5. FRISTEN FRISTEN wird genutzt Es dürfen in der Anwendung FRISTEN keine Datensätze mehr für den gewünschten Mandanten vorhanden sein. Am einfachsten finden Sie die Datensätze über die Suchfunktion.»Auswertungen Suchfunktion«. Sie können entweder den Mandanten aus den einzelnen Vorgängen entfernen ( ACHTUNG! Die Vorgänge werden dann als fehlerhaft angezeigt) oder eine neue Mandantennummer hinterlegen. Im Programm FRISTEN muss unter»bearbeitung Postausgänge bearbeiten«geprüft werden, ob für den Mandant im Import-Bereich noch Dokumente oder Rechnungen zum Import vorhanden sind. Entfernen Sie hier die zu importierenden Daten über das Papierkorb-Symbol. Die Import-Funktion kann im Postausgangs-Buch über das rote Lämpchen geöffnet werden. FRISTEN wird nicht genutzt Wurde das Programm FRISTEN einmalig gestartet, ist damit die Schnittstelle zwischen den Programmen FRISTEN / DMS / HONORAR aktiviert. Beim Bearbeitung von Dokumenten im DMS bzw. von Rechnungen in HONORAR werden diese für das Programm FRISTEN bereitgestellt. Um eine Löschung des Mandanten durchführen zu können, müssen auch die bereitgestellten Daten vorher gelöscht werden.

5 Seite 5 Vorgehensweise dazu im Programm FRISTEN: 1. Es muss ein Postausgangsbuch angelegt werden Beim Aufruf der Programmpunkte»Bestand Postausgangs-Bücher«erscheint die Abfrage: Beantworten Sie diese mit <Ja> und füllen die folgende Maske aus. Über das neue Postausgangsbuch gespeichert. -Symbol wird das Verlassen Sie danach diesen Programmpunkt über das -Symbol. 2. Öffnen des eben angelegten Postausgangsbuchs Es müssen die Programmpunkte»Bearbeitung Postausgänge bearbeiten«angewählt werden. Da es nur das eine angelegte Postausgangsbuch gibt, wird dieses automatisch geöffnet. Man befindet sich sofort in der Erfassungsmaske, um einen neuen Postausgang anzulegen. Verlassen Sie die Erfassungsmaske über das -Symbol. Die folgende Speichern-Abfrage bestätigen Sie bitte mit <Nein>.

6 Seite 6 3. Löschen der bereitgestellten Import-Daten In der nun angezeigten Maske wird ein rotes Lämpchen dargestellt, wenn Datensätze zum Import bereitstehen. Klicken Sie auf dieses rote Lämpchen. Die ausgelisteten Datensätze können markiert und über das -Symbol gelöscht werden. Achtung Wenn auch zukünftig mit dem Programm FRISTEN nicht gearbeitet wird, empfiehlt sich, die Schnittstelle zwischen FRISTEN / DMS / HONORAR zu deaktivieren: Diese Möglichkeit besteht unter»optionen FRISTEN-Optionen«. Die Häkchen bei den Feldern»zu DMS«und»zu HONORAR«können entfernt werden. 6. QM-CHECK Für den entsprechenden Mandanten dürfen keine Checklisten mehr angelegt sein. Gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie im Hauptmenü von QM-CHECK»Auswertungen Freie Auswertung«. Anschließend erfassen Sie im Auswahlfeld»Mandant«die entsprechende Mandantennummer und klicken auf die Schaltfläche <Suchen>. Jetzt werden alle Checklisten des Mandanten angezeigt. Markieren Sie mit <Strg+A> alle Datensätze und löschen Sie diese über das Symbolleiste. - Symbol in der 7. FAKTURA/CRM FAKTURA und CRM verwenden eine gemeinsame Datenbasis. Ist ein Mandant in beiden Programmen angelegt, werden beim Löschen eines Mandanten in einem der beiden Programmen auch die Daten im jeweils anderen Programm gelöscht. Um einen Mandanten in FAKTURA bzw. CRM zu löschen, darf der zu löschende Mandant nicht geöffnet sein. Ist der Mandant aktuell geöffnet, schließen Sie diesen zunächst über»bestand Mandant schließen«.

7 Seite 7 1. Löschen eines Mandanten in FAKTURA Starten Sie das Programm FAKTURA und öffnen Sie die Mandantenauswahl (über»bestand Mandanten-Auswahl«). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Mandanten, den Sie löschen wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag»Löschen«. In der darauf folgenden Meldung wird angezeigt, welche Daten gelöscht werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit»ja«und der Mandant wird gelöscht. Achtung Beachten Sie, dass beim Löschen des Mandanten in FAKTURA auch alle Daten in CRM gelöscht werden, sofern der Mandant auch in CRM angelegt wurde. Die Daten werden dauerhaft gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden. 2. Löschen eines Mandanten in CRM Starten Sie das Programm CRM und öffnen Sie die Mandantenauswahl (über»bestand Mandanten-Auswahl«). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Mandanten, den Sie löschen wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag»Löschen«. In der darauf folgenden Meldung wird angezeigt, welche Daten gelöscht werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit»ja«und der Mandant wird gelöscht. Achtung Beachten Sie, dass beim Löschen des Mandanten in CRM auch alle Daten in FAKTURA gelöscht werden, sofern der Mandant auch in FAKTURA angelegt wurde. Die Daten werden dauerhaft gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden. 8. HONORAR/LEISTUNG Vor dem Löschen eines Mandanten in ZMIV müssen dessen Daten auch in HONORAR bzw. LEISTUNG gelöscht werden. D. h. es müssen vorher alle zugehörigen Rechnungen, Leistungen, Aufträge und Mandantenaufträge des Mandanten entfernt werden: Leistungen:»LEISTUNG: Bearbeitung Leistungen bearbeiten«rechnungen:»honorar: Bearbeitung Rechnungen«Aufträge:»LEISTUNG: Bearbeitung Aufträge bearbeiten«oder»honorar: Stammdaten Aufträge bearbeiten«mandantenaufträge:»leistung: Stammdaten Mandantenaufträge«oder»HONORAR: Stammdaten Mandantenaufträge«

8 Seite 8 Alternative zur Löschung der Leistungen und Rechnungen Achtung: Der Mandant kann dann NICHT gelöscht werden! Alternativ zur Löschung des Mandanten wäre das Sperren des Mandanten möglich. Somit können die Daten in HONORAR bzw. LEISTUNG erhalten bleiben (und stehen für spätere Auswertungen noch zur Verfügung), es können jedoch keine Leistungen mehr erfasst werden. Die Sperre schalten Sie unter»stammdaten Mandanten«ein. Markieren Sie den entsprechenden Mandanten und setzen diesen über»optionen Ändern Aktivkennzeichen«auf inaktiv. Wenn Sie noch zusätzlich über»optionen Aktivfilter ein/aus«den Filter einschalten, wird der Mandant in der Auswahl nicht mehr angezeigt. 9. ZMIV Nun ist es notwendig, den Mandanten auch noch in der ZMIV zu löschen, weil dieser sonst nach Setzen der Verbindung wieder in den Steuerprogrammen vorhanden ist. Zuerst sollte die Verwendet-Kennung der Mandanten über»optionen Reorganisation«geprüft werden. Markieren Sie die entsprechende Option»Verwendet-Kennung prüfen«und wählen den Schaltfläche <Starten>. Achtung Das Prüfen der Verwendet-Kennung kann je nach Datenbestand einige Minuten dauern. Sie können auf diese Prüfung verzichten und die Verwendet-Kennung manuell löschen. Starten Sie die Mandanten-Auswahl, klicken mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) auf den Mandanten und wählen die Funktion»Verwendet auf Nein setzen«. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit <JA>. Hinweis Zum Ändern der Verwendet-Kennung und zum Löschen von Mandanten werden Administratoren- Rechte benötigt.

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