Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 5: Datenbank Access starten und neue Datenbank anlegen

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3 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank - Access starten und neue Datenbank anlegen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ACCESS STARTEN NEUE DATENBANK ERSTELLEN ACCESS-HILFE KENNWORT FESTLEGEN DATENBANK SCHLIEßEN ZUSAMMENFASSUNG... 16

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5 Access starten und neue Datenbank anlegen 1 Einleitung Sehen Sie in dieser Lerneinheit, wie Sie Access starten und eine Datenbank anlegen. Erfahren Sie darüber hinaus, wie Sie die Hilfe nutzen und ein Kennwort für die Datenbank festlegen. 1

6 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 2 Access starten Stellen Sie sich vor, Sie haben die Planung einer Datenbank abgeschlossen und möchten sich nun der praktischen Umsetzung mit Access 2003 zuwenden. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. > Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf. > Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf. > Wählen Sie den Eintrag aus. 2

7 Access starten und neue Datenbank anlegen Access 2003 wurde nun geöffnet. Während bei anderen Office-Anwendungen mit dem Programm automatisch eine neue leere Datei erzeugt wird, startet Access, ohne eine Datei zu öffnen. Im rechten Bereich der Programmoberfläche wird allerdings automatisch der Aufgabenbereich Erste Schritte eingeblendet. Hier können Sie im oberen Bereich leicht Hilfe finden, während im unteren Bereich gezielt Datenbanken geöffnet oder neu erstellt werden können. 3

8 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 3 Neue Datenbank erstellen > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Nun wurde zunächst der Aufgabenbereich Neue Datei eingeblendet, der Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten bietet, eine neue Datenbank zu erstellen. > Wählen Sie auf der rechten Bildschirmseite den Eintrag aus. 4

9 Access starten und neue Datenbank anlegen Beim Erstellen einer neuen Datenbank muss als Erstes der Ort, an dem die Datenbank erstellt werden soll, und deren Name angegeben werden. Das entsprechende Dialogfenster wird automatisch geöffnet. > Geben Sie Werbeartikel im Feld Dateiname ein. > Öffnen Sie zum Festlegen des Speicherortes die Auswahlliste. > Klicken Sie auf. 5

10 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank > Führen Sie einen Doppelklick auf dem Eintrag des Ordners aus. 6

11 Access starten und neue Datenbank anlegen > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 7

12 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 4 Access-Hilfe Die leere Datenbank Werbeartikel liegt im Datenbankfenster vor Ihnen. Um unberechtigten Zugriff auf die Datenbank zu verhindern, soll sie durch ein Kennwort geschützt werden. Wie Sie dieses festlegen, können Sie leicht im Aufgabenbereich Hilfe recherchieren. > Zeigen Sie das Menü an. 8

13 Access starten und neue Datenbank anlegen > Wählen Sie den Eintrag aus. 9

14 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Da ist der Aufgabenbereich wieder. Im mittleren Bereich gibt es ein Feld, mit dem eine Suche gestartet werden kann. > Aktivieren Sie das Feld Suchen nach. > Geben Sie Kennwort im Feld Suchen nach ein. > Klicken Sie zum Starten der Suche auf die Schaltfläche. Nun wird ja eine ganze Reihe von möglichen Hilfethemen im Aufgabenbereich angezeigt. Es werden alle Hilfethemen aufgelistet, die sich auf das Suchwort beziehen. > Wählen Sie den Hilfeartikel aus. 10

15 Access starten und neue Datenbank anlegen Die Hilfe wird nun in einem neuen Fenster rechts angezeigt. Im oberen Bereich wird Ihnen noch ein Hinweis zur Sicherheit von Kennwörtern gegeben. Um möglichst sicher zu gehen, sollte also ein starkes Kennwort mit einer Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen gewählt werden. Gleichzeitig sollten Sie es sich aber auch merken können, um es nicht aufschreiben zu müssen. Im unteren Bereich befindet sich eine detaillierte Arbeitsanweisung zum Ändern eines Kennworts für die Datenbank. Doch darum geht es ja eigentlich nicht. > Klicken Sie zum Aktivschalten des Access-Anwendungsfensters auf dessen Titelleiste. 11

16 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 5 Kennwort festlegen > Zeigen Sie das Menü an. Der Kennwortschutz soll eine Datenbank sicherer vor unautorisierten Zugriffen machen. > Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag. > Wählen Sie den Eintrag aus. 12

17 Access starten und neue Datenbank anlegen Es öffnet sich das Dialogfenster Datenbankkennwort festlegen mit zwei Eingabefeldern. Im ersten Feld wird das neue Kennwort eingegeben und im zweiten noch einmal bestätigt, um sicherzugehen, dass bei der ersten Eingabe keine Tippfehler gemacht wurden. > Geben Sie ecdl 5 im Feld Kennwort ein. > Geben Sie ecdl 5 im Feld Bestätigen ein. Bestätigen Sie nun noch das Dialogfenster Datenbankkennwort festlegen und schließen es damit gleichzeitig. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 13

18 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 14

19 Access starten und neue Datenbank anlegen 6 Datenbank schließen Die Arbeit an der Datenbank ist nun vorerst beendet. In diesem Fall ist eine Speicherung der Änderung des Kennworts nicht nötig. Dies ist mit der Bestätigung bereits geschehen. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 15

20 ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 7 Zusammenfassung Access starten Ebenso wie die anderen Office-Anwendungen können Sie Access im Startmenü öffnen. Fahren Sie dazu mit dem Mauszeiger auf Alle Programme, Microsoft Office und wählen dort Microsoft Office Access 2003 aus. Access-Hilfe Neue Datenbank erstellen Da Access nicht automatisch zusammen mit einer neuen leeren Datenbank erstellt wird, müssen Sie diese bei Bedarf aufrufen. Nutzen Sie dazu entweder die Schaltfläche in der Symbolleiste oder den Link Eine neue Datei erstellen im Aufgabenbereich. Es öffnet sich der Aufgabenbereich Neue Datei. Wählen Sie hier den Link Leere Datenbank aus. Im sich öffnenden Dialogfenster Neue Datenbankdatei muss nun der Speicherort der neuen Datenbank ausgewählt werden, bevor diese erstellt wird. Ist der Aufgabenbereich einmal nicht eingeblendet, kann er über das Menü Ansicht wieder eingeblendet werden. Über den Aufgabenbereich Erste Schritte kann dann ein Suchbegriff eingegeben werden. Danach werden die passenden Hilfethemen im Aufgabenbereich angezeigt. Das passende Thema kann einfach angeklickt werden und die Beschreibung wird dann in einem Hilfefenster angezeigt. 16

21 Access starten und neue Datenbank anlegen Kennwort festlegen Über den Befehl Sicherheit im Menü Extras kann ein Datenbankkennwort festgelegt werden. Geben Sie das gewünschte Kennwort ein und bestätigen Sie die Eingabe im nächsten Feld, um evtl. Tippfehler auszuschließen. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK ist das Kennwort hinterlegt und muss beim nächsten Aufruf der Datenbank eingegeben werden. Datenbank schließen Über die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste können Sie Access schließen. Eine Abfrage, ob Änderungen gespeichert werden sollen, erscheint nicht. Alle Änderungen werden automatisch bei Bestätigung in die Datenbank aufgenommen. 17

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