Handbuch ECDL 2003 Modul 4: Tabellenkalkulation Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten

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3 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation - Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ZELLINHALTE ALS DATUMSANGABEN FORMATIEREN ZAHLEN FORMATIEREN EINE FORMATIERUNG RÜCKGÄNGIG MACHEN WÄHRUNGEN FORMATIEREN ZUSAMMENFASSUNG... 20

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5 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit der Tabellengestaltung. Sie lernen Grundlagen der Formatierung von Zahlen und Datumswerten in Tabellen kennen. 1

6 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 2 Zellinhalte als Datumsangaben formatieren Mit Formatierungen können Sie die Daten in einer Tabelle unterschiedlich gestalten, um die Informationen übersichtlicher darzustellen. In Excel steht Ihnen dafür eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. In der Arbeitsmappe Reisekosten.xls ist ein Tabellenblatt geöffnet, auf dem die benötigten Daten bereits eingegeben worden sind. Die eingetragenen Werte werden allerdings noch nicht in einer besonders ansprechenden Form dargestellt. > Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, in diesem Fall B6 bis B15. Dazu klicken Sie in die erste Zelle des Bereichs und anschließend bei gedrückter Taste auf die letzte Zelle des Bereichs. Nachdem der gewünschte Zellbereich markiert ist, können Sie die Formatierung erzeugen. Das dafür benötigte Dialogfenster rufen Sie über das Menü Format auf. 2

7 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Hinweis: Wie in Microsoft Word stehen Ihnen auch in Excel in einer Symbolleiste verschiedene Symbole und Listenfelder zur Verfügung, mit denen Sie Zellen und Zellbereiche formatieren können. Einen Hinweis auf die jeweilige Funktion erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus auf die einzelnen Symbole und Listenfelder im Excel-Fenster zeigen. 3

8 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation Im aufgerufenen Dialogfenster stehen mehrere Register für die Formatierung von Zellen zur Verfügung. Sie können hier unter anderem die Textausrichtung bestimmen, Schriftattribute ändern oder Rahmen und Farbmuster definieren. Im geöffneten Register können Zahlen formatiert werden. Zu der gewählten Kategorie werden im rechten Bereich des Fensters weitere Formatierungsmöglichkeiten angeboten. Für das Datumsformat können Sie hier den Typ spezifizieren, den Sie für die Zellinhalte des markierten Tabellenbereichs übernehmen möchten. Hinweis: Einige Einträgen in der Auswahlliste zum Datumstyp sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Die Darstellung dieser Einträge ist von der jeweiligen Ländereinstellung von Windows abhängig. Anhand der ersten Zelle des markierten Tabellenbereichs wird jetzt im Bereich Beispiel die Auswirkung der gewählten Einstellung dargestellt. 4

9 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten > Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu bestätigen und die Formatierung für den markierten Zellbereich zu übernehmen. 5

10 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 3 Zahlen formatieren Nun sehen die Datumseingaben bereits recht ansprechend aus. Doch dafür werden die in der Spalte E eingetragenen Werte noch nicht sinnvoll dargestellt. Üblicherweise enthalten monetäre Beträge nicht so viele Dezimalstellen. Deshalb wird als nächstes auch diesen Zellen ein geeignetes Format zugewiesen. > Klicken Sie auf den Spaltenkopf. 6

11 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Hinweis: Excel stellt für jede Position des Mauszeigers Menüpunkte zusammen, die im Zusammenhang mit dem gezeigten Bereich stehen. Daher können Sie für jedes spezifische Element des Fensters mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü mit speziellen Auswahlmöglichkeiten öffnen. > Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf. 7

12 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation Wieso hat Excel in diesem Fall für den markierten Zellbereich keine besondere Kategorie identifiziert, sondern behandelt die Zellen als Standardzellen? Das liegt daran, dass in den Zellen der ausgewählten Spalte verschiedene Inhalte, nämlich Zahlen und Text, eingegeben wurden. Sie müssen also zunächst die gewünschte Kategorie bestimmen. Um in dem markierten Bereich der Tabelle die Anzahl der Stellen nach dem Komma bestimmen zu können, formatieren Sie die Zellen mit der Kategorie Zahl. 8

13 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Zu den Formatierungsmöglichkeiten, die zur Kategorie Zahl eingeblendet werden, gehört die Angabe der Dezimalstellen. Die von Excel vorgeschlagene Begrenzung auf zwei Stellen ist für monetäre Werte optimal. 9

14 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 4 Eine Formatierung rückgängig machen Die Formatierung wurde übernommen. Die Beträge sollen aber zusätzlich mit einem Währungssymbol versehen werden. Bevor Sie die Formatierung vornehmen, lernen Sie noch eine Möglichkeit kennen, wie Sie versehentlich vorgenommene Änderungen in Excel zurück nehmen können. Hinweis: In Excel haben Sie, analog zu Word, immer die Möglichkeit eine oder mehrere Aktionen rückgängig zu machen: - Um die jeweils letzte Aktion zurück zu nehmen, klicken Sie einfach auf das Symbol Rückgängig. - Um eine der letzten Aktionen zu annullieren, klicken Sie auf den auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol und wählen den Vorgang aus, den Sie rückgängig machen wollen. 10

15 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten - Um eine rückgängig gemachte Aktion doch wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol Wiederherstellen. Hinweis: Alternativ zur Verwendung der Schaltfläche können Änderungen in einer Tabelle durch gleichzeitiges Drücken der Steuerungstaste und der Taste Z rückgängig gemacht werden. 11

16 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 5 Währungen formatieren Die Einträge in der Spalte E werden wieder in der Ausgangsformatierung dargestellt. Nun können Sie die Beträge als Währungen in Euro formatieren. Neben dem schon bekannten Dialogfenster steht Ihnen für die schnelle Formatierung von Zellen auch eine Reihe von Funktionen in der Format-Symbolleiste zur Verfügung. Funktion Symbol Auswirkung Beschreibung Standardformat 1234,5678 Zustand vor der Formatierung Währungsformat 1.234,56 Das Währungsformat wird für monetäre Werte verwendet. Zahlen werden mit zwei Dezimalstellen dargestellt. Es ist abhängig von der Windows- Landeseinstellung, in Deutschland wird hinter dem Betrag ein Euro-Zeichen eingefügt. 12

17 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Euroformat 1.234,56 Das Währungsformat wird für monetäre Werte verwendet. Zahlen werden mit zwei Dezimalstellen dargestellt. Hinter dem Betrag wird ein Euro-Zeichen eingefügt. Prozentformat 1234% Die Zahl enthält keine Dezimalstelle. Hinter dem Betrag wird ein Prozentzeichen eingefügt. 1000er- Trennzeichen 1.234,45 Von rechts beginnend wird nach jeder dritten Ziffer ein Punkt eingefügt. Bei Dezimalzahlen wird nach jeder dritten Ziffer links vor dem Komma ein Punkt eingefügt. Dezimalstelle hinzufügen 1234, Hiermit lassen sich beliebig viele zusätzliche Dezimalstelle anzeigen. Dezimalstelle ausblenden 1234,567 Die Dezimalstellen lassen sich damit, angefangen von der letzten Stelle, Schritt für Schritt ausblenden. Sie werden dadurch allerdings nicht gelöscht und bei Berechnungen vollständig berücksichtigt. 13

18 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation Für die Formatierung der Zellen als Dollar-Währung gibt es leider keine Funktion in der Symbolleiste. Hier müssen Sie wieder das Dialogfenster Zellen formatieren öffnen. Zum Weg über das Kontextmenü gibt es aber eine schnellere Alternative: Sie können das Fenster auch mit einer Tastenkombination aufrufen. > Drücken Sie gleichzeitig die Tasten und 1. 14

19 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten 15

20 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation Entsprechend der Ländereinstellung für Deutschland bietet Ihnen Excel für die Kategorie Währung standardmäßig zunächst das Euro-Symbol an. In der im Feld Symbol hinterlegten Auswahlliste finden Sie aber Einträge für nahezu alle relevanten Währungseinheiten. 16

21 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten 17

22 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 18

23 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten 19

24 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation 6 Zusammenfassung Zellen formatieren Mit Formatierungen können Sie das Layout einer Tabelle aufbereiten, um die Informationen übersichtlicher darzustellen. Dazu markieren Sie zunächst den betreffenden Zellbereich der Tabelle. Anschließend öffnen Sie das Dialogfenster Zellen formatieren. Dazu aktivieren Sie entweder im Menü Format den Menüpunkt Zellen oder Sie wählen im Kontextmenü des betreffenden Bereichs den Eintrag Zellen formatieren. Am schnellsten öffnen Sie das Fenster aber durch das gleichzeitige Drücken der Steuerungstaste und der 1. 20

25 Formatierungen von Zahlen- und Datumswerten Dialogoptionen Im Dialogfenster Zellen formatieren bietet Ihnen Excel eine Reihe von Kategorien an, die Sie für die Formatierung von Zellen nutzen können. Zu jeder Kategorie stehen weitere Formatierungsmöglichkeiten bereit. So können Sie zum Beispiel für Währungen ein geeignetes Symbol auswählen und die Anzahl der benötigten Dezimalstellen bestimmen. 21

26 ECDL 2003 Modul 4 Tabellenkalkulation Formatierungen rückgängig machen In Excel haben Sie, wie in allen Office-Anwendungen, immer die Möglichkeit eine oder mehrere Aktionen rückgängig zu machen: - Um die jeweils letzte Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie einfach auf das Symbol Rückgängig. - Um mehrere Aktionen auf einmal zu annullieren, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol Rückgängig und wählen die Aktion aus, bis zu der Sie die Bearbeitungsschritte rückgängig machen wollen. - Um eine rückgängig gemachte Aktion doch wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol Wiederherstellen. Formatsymbole verwenden Für die schnelle Formatierung von Zellen bietet Ihnen Excel in der Symbolleiste eine Reihe von Funktionen für häufig verwendete Formate an, z.b.: 22

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