Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Postfach aufräumen und archivieren

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Postfach aufräumen und archivieren Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG POSTFACH AUFRÄUMEN S ARCHIVIEREN ARCHIVORDNER EIN- UND AUSBLENDEN ZUSAMMENFASSUNG... 23

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5 Postfach aufräumen und archivieren 1 Einleitung In dieser Lerneinheit werden Sie das Dialogfenster zum Aufräumen von s kennen lernen und sich darüber statistische Informationen zu dem Postfach anzeigen lassen. Weiterhin werden Sie s archivieren sowie Archivordner ein- und ausblenden. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Postfach aufräumen Outlook stellt Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung, Ihr Postfach, also alle -Ordner, aufzuräumen. Der Vorteil dieser Funktion liegt auf der Hand: Bei schlecht sortierten - Ordnern würden Sie schnell die Übersicht verlieren. Hinweis: Das Postfach stellt gewissermaßen den übergeordneten Ordner dar, in dem sich alle weiteren -Ordner befinden. > Öffnen Sie das Menü. 2

7 Postfach aufräumen und archivieren > Wählen Sie hier den Menüeintrag aus. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Über dieses Fenster können Sie in verschiedenen Bereichen, bzw. nach unterschiedlichen Kriterien s und Ordner verwalten. In der oberen Sektion befindet sich eine Schaltfläche, über die Sie sich die Größe des Postfaches anzeigen lassen können. In der zweiten Sektion befinden sich Suchfunktionen, über die s nach den Kriterien Größe und Zeitpunkt des Erhalts ermittelt werden können. Über den mittleren Bereich können Sie die Autoarchivierungs-Funktion manuell auslösen. Die Einstellungen diese Funktion betreffend werden in dem Dialogfenster Optionen vorgenommen. Dort wird z.b. festgelegt, dass die Archivierung automatisch alle 14 Tage durchgeführt werden soll. Mit der hier vorliegenden Schaltfläche kann der Archivierungsvorgang vor Ablauf dieser Frist manuell ausgelöst werden. Hinweis: Mit Hilfe der Funktion Archivieren können Sie Ordnung in Ihrem Postfach halten und sämtliche alten s lokal auf Ihren Rechner verschieben, um Sie beliebig lange aufzubewahren. Über die 4. Sektion können die für den Löschvorgang vorgesehenen Elemente im Papierkorb endgültig entfernt werden. Über die unterste Sektion können Konflikte, die beim Replizieren von s auftreten wieder gelöst werden. Hinweis: Bei der Replikation von Änderungen ist es möglich, dass es zu Konflikten kommt. So kann es durchaus sein, dass ein Kollege z.b. ein Element auf dem Server und Sie es lokal auf Ihrem Rechner verändern. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 4

9 Postfach aufräumen und archivieren In diesem Fenster erhalten Sie Information zu der Gesamtgröße des Postfaches sowie Größenangaben zu den einzelnen Unterordnern. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Dialogfenster Ordnergröße wieder zu verlassen. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Klicken Sie hier noch einmal auf die Schaltfläche, um auch das Dialogfenster Postfach aufräumen zu verlassen. 6

11 Postfach aufräumen und archivieren Sie haben gerade gesehen, wie Sie die Größe des Postfaches anzeigen können. Darüber hinaus haben Sie erfahren, wie die Autoarchivierungsfunktion manuell ausgelöst werden kann. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 3 s archivieren Es ist aber auch möglich, s vollständig ohne automatische Funktion zu archivieren. Wie das geht erfahren Sie in dem nun folgenden Lernschritt. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie anschließend den Menüeintrag aus. 8

13 Postfach aufräumen und archivieren Legen Sie nun fest, welcher Ordner archiviert werden soll. > Klicken Sie auf die Schaltfläche vor dem Postfach-Ordner. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Markieren Sie den Ordner per Mausklick. > Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche am rechten Rand des Kombinationsfeldes. > Klicken Sie zum Festlegen des Datums, bis wann s archiviert werden sollen, auf. 10

15 Postfach aufräumen und archivieren Über die angezeigte Auswahlschaltfläche kann festgelegt werden, dass die Archivierung für alle Elemente des festgelegten Ordners und des festgelegten Zeitraums erfolgen soll. Die Einstellung ist dann notwendig, wenn die hier gemachten Angaben von den Angaben der Autoarchivierungs-Funktion abweichend sein sollten. > Setzen Sie ein Häkchen in das Auswahlkästchen Nun können Sie noch einen Namen angeben, unter dem die Archivierungsdatei gespeichert werden soll. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Speicherort und den Dateinamen festzulegen.. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Geben Sie Posteingang2004 im Eingabefeld für den Dateinamen ein. 12

17 Postfach aufräumen und archivieren > Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Archivierung zu starten. 14

19 Postfach aufräumen und archivieren Damit haben Sie erfolgreich alle s des Posteingangs archiviert. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 4 Archivordner ein- und ausblenden Als nächstes werden Sie lernen, wie Sie archivierte s wieder anzeigen lassen können und wie Archivordner ein- und ausgeblendet werden. > Klicken Sie auf die Schaltfläche vor dem Archivordner. Die Struktur dieser Ordner wurde beim Archivieren der Originalstruktur des Postfachs entsprechend nachgebildet. Als Kriterium wurde der Erhalt von s vor dem 1.Oktober 2004 festgelegt. Dementsprechend wurden auch nur die Ordner angelegt, die ein entsprechendes Element enthielten. > Klicken Sie auf die Schaltfläche vor dem Posteingang-Ordner. 16

21 Postfach aufräumen und archivieren > Klicken Sie auf den Ordner. 17

22 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Die entsprechenden Mails werden nun wieder in dem Vorschaufenster angezeigt. In dem oberen Bereich wird noch einmal die Information angezeigt, nach welchen Kriterien die E- Mails archiviert wurden. Nun ist es allerdings so, dass die Archivierungsfunktion unter Anderem Übersichtlichkeit schaffen soll. Da wäre es doch wünschenswert, wenn dieser Ordner im Normalzustand ausgeblendet ist. > Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Ordner das zugehörige Kontextmenü. 18

23 Postfach aufräumen und archivieren > Wählen Sie anschließend den Menüeintrag aus. 19

24 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Das Postfach erscheint jetzt ohne den Archivordner schon etwas übersichtlicher. Natürlich kann dieser jederzeit auch wieder eingeblendet werden. > Öffnen Sie dafür das Menü. > Öffnen Sie anschließend das Untermenü. > Wählen Sie hier den Menüeintrag aus. 20

25 Postfach aufräumen und archivieren > Öffnen Sie die Archivdatei per Doppelklick. 21

26 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Der Archivordner wird jetzt wieder in der Baumstruktur des Postfachs angezeigt. Hinweis: Da der Archivordner außer Unterordnern keine weiteren Elemente enthält, ist sowohl die Liste der s, sowie auch der Vorschaubereich zunächst leer. Um sich die archivierten s wieder anzeigen zu lassen müssten Sie die zunächst entsprechenden Unterordner auswählen. Hinweis: Im Originalssystem kann ein Archivordner auch über das Kontextmenü des Postfachs eingeblendet werden. 22

27 Postfach aufräumen und archivieren 5 Zusammenfassung Postfach aufräumen Über das Menü Extras kann das Dialogfenster Postfach aufräumen aufgerufen werden. In diesem kann die Größe des gesamten Postfachs, sowie die Größe der Unterordner angezeigt werden. Des Weiteren können Elemente nach Größe bzw. dem Zeitpunkt des Erhaltes gesucht werden, die Autoarchivierungsfunktion kann manuell gestartet werden, die für den Löschvorgang vorgesehenen Elemente können endgültig entfernt werden und es gibt eine Funktion, über die Konflikte, die beim Reproduzieren von s entstehen können, behoben werden. 23

28 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation s archivieren Parallel zu der Autoarchivierungsfunktion gibt es eine weitere Archivierungsfunktion. Diese beiden Funktionen können ineinander greifen, Sie müssen das aber nicht unbedingt tun. Die manuelle Archivierungsfunktion kann über das Menü Datei aufgerufen werden. Dabei kann über ein Dialogfenster ein zu archivierender Ordner mit seinen Unterordnern ausgewählt werden. Zusätzlich wird festgelegt, bis zu welchem Datum Elemente archiviert werden. Weiterhin kann über die Auswahlschaltfläche Auch Elemente, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist angegeben werden, dass die Archivierung für alle Elemente mit den zutreffenden Kriterien gelten soll. Die archivierten Ordner, Unterordner und Elemente ( s) werden in einer Datei gespeichert, deren Name und Speicherort festgelegt werden kann. 24

29 Postfach aufräumen und archivieren Archivordner ein- und ausblenden Die archivierten Ordner werden entsprechend der Struktur der Originalordner nachgebildet. Dabei befinden sich alle Elemente in einem Ordner mit der Bezeichnung Archivordner. Diese Ordner kann in der Baumstruktur des Postfachs angezeigt werden. Es ist auch möglich, mehrere Archivordner gleichzeitig in der Baumstruktur anzeigen zu lassen. Diese haben dann allerdings immer die gleiche Bezeichnung. Archivordner können in der Baumstruktur des Postfachs einund ausgeblendet werden. Archivordner können über ihr Kontextmenü ausgeblendet werden. Eingeblendet werden können Archivordner über das Kontextmenü des Postfachordners oder über die Menüabfolge Datei - Öffnen Outlook Datendatei. 25

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