Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Besprechungen anlegen und versenden

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Besprechungen anlegen und versenden Dateiname: ecdl_p3_02_02_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Besprechungen anlegen und versenden Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG TEILNEHMER ZU EINER BESPRECHUNG EINLADEN STATUS EINER ANTWORT EINSEHEN ZUSAMMENFASSUNG... 15

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5 Besprechungen anlegen und versenden 1 Einleitung In dieser Lerneinheit werden Sie zwei Personen zu einem Serientermin via einladen. Anschließend werden Sie den Status der Antworten in dem Posteingangs-Ordner und zusätzlich auch in dem Dialogfenster der Besprechungsserie einsehen. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Teilnehmer zu einer Besprechung einladen > Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus. 2

7 Besprechungen anlegen und versenden In diesem Dialogfenster können Sie festlegen, ob Sie den einzelnen Termin oder die gesamte Terminserie öffnen möchten. > Wählen Sie die Option aus. > Bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche. Im Folgenden können Sie für diesen Serientermin Personen via einladen. Hinweis: Durch das Einladen von Personen wird ein Termin in eine Besprechung umbenannt. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Damit wird der Termin von Outlook automatisch in eine Besprechung umbenannt. Im Vergleich zu dem Terminfenster sind bei dem Besprechungsfenster zwei weitere Elemente hinzugekommen. Zum Ersten wurde eine Leiste eingefügt, über die Teilnehmer zu der Besprechung eingeladen werden können. Zum Zweiten ist ein Bereich hinzugekommen, in dem Sie über den jeweiligen Status der Einladungen informiert werden. Derzeit enthält dieser Bereich lediglich die Information, dass noch keine Einladungen für diese Besprechung versendet wurden. > Nutzen Sie die Schaltfläche zum Anzeigen der Einträge des Adressbuchs. 4

9 Besprechungen anlegen und versenden In dem sich öffnenden Dialogfenster Teilnehmer und Ressourcen auswählen können Teilnehmer für die Besprechung mit zwei unterschiedlichen Prioritätsstufen eingeladen werden. Damit kann die Anwesenheit der Teilnehmer bei der Einladung als erforderlich oder lediglich als optional gekennzeichnet werden. Die Festlegung erfolgt über die Zuweisung des jeweiligen Eingabefeldes. Über das Eingabefeld Ressourcen kann z.b. ein Raum oder ein Beamer gebucht werden. Dazu muss lediglich vom Administrator ein entsprechendes Outlook-Konto für die Ressourcen angelegt werden. Durch dieses Vorgehen kann sichergestellt werden, dass die entsprechenden Arbeitsmittel nicht mehrfach verplant werden. > Markieren Sie den Eintrag. > Fügen Sie den markierten Eintrag über die Schaltfläche dem entsprechenden Eingabefeld hinzu. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation In dem nächsten Schritt werden Sie eine weitere Person über die so genannte Terminplanung als Gast zu der Besprechung einladen. > Wechseln Sie zu der Registerkarte. 6

11 Besprechungen anlegen und versenden In diesem Fenster sehen Sie Ihre eigenen Termine genauso wie die Ihrer Kollegen. Dass Sie Besprechungsorganisator sind, erkennen Sie an dem kleinen schwarzen Symbol links neben dem Namen Hans Mustermann. Hinweis: Die blauen Balken signalisieren Termine, die bereits gebucht, also festgelegt wurden. Am linken unteren Fensterrand befindet sich eine Legende mit dem jeweils möglichen Status. > Setzen Sie die Einfügemarke in das Feld. > Schreiben Sie Erika. > Nutzen Sie zum automatischen Vervollständigen des Namens die Tabulatortaste oder die Eingabetaste. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Sie sehen nun, dass Frau Erika Meyer am Mittwoch den 6.Oktober um 9:00 Uhr noch keinen Termin hat. Dementsprechend kann die Einladung zu der Besprechung bedenkenlos verschickt werden. Durch die Symbole in der angezeigten Spalte auf der linken Seite wird die Priorität der jeweiligen Einladung angezeigt. Ein nach oben zeigender Pfeil stellt dabei Einladungen von Personen dar, deren Anwesenheit erforderlich ist. Diese Einstellungen können im Originalsystem durch eine dem Symbol hinterlegte Auswahlliste geändert werden. Durch die briefähnlichen Symbole in der ersten Spalte wird angezeigt, dass die Besprechung an die jeweilige Person verschickt wird. Im Originalsystem können Sie auch hier die Einstellung ändern und festlegen, dass eine Person zwar in der Teilnehmerliste aufgeführt wird, allerdings keine Besprechungsanfrage zugeschickt bekommt. Hinweis: In diesem Fall versenden Sie einmalig eine -Einladung, in der die Teilnehmer für eine Serienbesprechung (Serientermin) eingeladen werden. > Schließen Sie die Einladungen der Personen durch versenden der s über die Schaltfläche ab. 8

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14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 3 Status einer Antwort einsehen Im Folgenden werden Sie kontrollieren, ob und wie die beiden Personen auf die Einladung reagiert haben. > Wechseln Sie zu der Ansicht von Outlook. Herr Schmidt hat für die Besprechung zugesagt, Frau Meyer hat hingegen nur unter Vorbehalt zugesagt. Der jeweilige Status wird auf der linken Seite der Zusammenfassungszeile durch ein entsprechendes Symbol verdeutlicht. Symbol Bedeutung Verbindlich zugesagt Mit Vorbehalt zugesagt 10

15 Besprechungen anlegen und versenden Im Folgenden werden Sie noch einen zweiten Weg kennen lernen, wie Sie den Status der Einladungen nachvollziehen können. > Wechseln Sie zurück zu dem. > Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Wählen Sie die Option aus. > Bestätigen Sie über die Schaltfläche die Auswahl. In dem hervorgehobenen Bereich wird der Status der Einladungen angezeigt. Hier wird auch noch einmal die Erinnerungsfunktion hervorgehoben, welche im Standardzustand von Outlook für jeden Termin, bzw. jede Besprechung aktiviert ist. Diese Funktion kann sich grundsätzlich jeder Teilnehmer individuell einstellen. Dabei erscheint zu einer vorab eingestellten Zeit ein Erinnerungsfenster, das in der Regel auch mit einem akustischen Signal gekoppelt ist. Hinweis: Die Grundeinstellungen für die Erinnerungsfunktion können in dem Dialogfenster Optionen eingestellt werden, welches Sie in dem Menü Extras finden. > Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche. 12

17 Besprechungen anlegen und versenden Abschließend können Sie sich im Folgenden noch das Dialogfenster anschauen, welches bei Erinnerungen erscheint. Schalten Sie dafür bitte lediglich weiter. Sobald die Benachrichtigungszeit erreicht ist, öffnet sich ein Dialogfenster wie das im Moment dargestellte. Hier haben Sie die Möglichkeit sich das Element anzeigen zu lassen, die Benachrichtung zu schließen oder aber sich nach einem frei definierbaren Zeitintervall erneut erinnern zu lassen. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Hinweis: Unter einem Element werden alle Ereignisse verstanden für die Sie eine Erinnerungs einstelen können z.b. Termine, Besprechungen oder Aufgaben. 14

19 Besprechungen anlegen und versenden 4 Zusammenfassung Teilnehmer zu einer Besprechung einladen Sobald Teilnehmer zu einem Termin eingeladen werden, ändert sich die Bezeichnung von Termin auf Besprechung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Teilnehmer zu einer Besprechung einzuladen. In dem Dialogfenster zum Einstellen einer Besprechung kann in dem Register Termin eine Person in die Adressleiste eingetragen werden. In diesem Fall kann über die Schaltfläche 'Teilnehmer einladen' das Adressbuch geöffnet werden. Eine weitere Möglichkeit zum Einladen von Teilnehmern besteht über das Register Terminplanung. Hier können zusätzlich die Termine von den einzuladenden Personen eingesehen werden. Bei beiden Varianten wird die Einladung zu der Besprechung dann über die entsprechende Schaltfläche via gesendet. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Status einer Antwort einsehen Wenn ein eingeladener Teilnehmer einer Besprechung geantwortet hat, können sie an mehreren Stellen den Status der Antwort einsehen. In dem Posteingangsordner befindet sich eine , bei der sowohl textlich wie auch durch ein Symbol in der Übersichtsleiste der Status der Antwort abgebildet. Es ist z.b. möglich, unter Vorbehalt zuzusagen. Eine Zusage hat die Bezeichnung 'gebucht'. Eine zweite Stelle befindet sich in dem Dialogfenster, in dem die Einstellungen für die Besprechung vorgenommen werden. Dort gibt es eine graue Leiste, in der der Status der Einladung und der Antworten dargestellt werden. 16