Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 1: Textverarbeitung Absätze formatieren

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3 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung - Absätze formatieren Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ABSATZ EINZÜGE UND ABSTÄNDE ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH ZUSAMMENFASSUNG... 12

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5 Absätze formatieren 1 Einleitung Zum Erstellen und Bearbeiten von Texten gehört auch die Gestaltung des äußeren Erscheinungsbilds. Dafür stellt Ihnen das Programm Word unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Im Rahmen der Dokumentgestaltung beschäftigen Sie sich in dieser Lerneinheit mit dem Thema der Absatzformatierung. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung 2 Absatz Ein Absatz wird durch eine so genannte Absatzmarke definiert. In der Standardsymbolleiste können Sie festlegen, dass die Absatzmarken anhand des hervorgehobenen Symbols im Text angezeigt werden sollen. Formatierungen für einen Absatz, beinhalten neben den Einstellungen des Zeilenabstandes innerhalb des Absatzes auch dessen Einzüge von den Seitenrändern und die Abstände zu anderen Absätzen. Ein Absatzformat wirkt sich dabei immer auf den gesamten Absatz aus. Um einen Absatz zu formatieren, setzen Sie generell die Einfügemarke (den Cursor) an eine beliebige Stelle im Absatz. In diesem Fall blinkt der Cursor bereits vor dem Wort Informationsbroschüre. Hinweis: Um mehreren Absätzen die gleiche Absatzformatierung zuzuweisen, müssen diese zunächst über die Tastatur oder die Maus markiert werden. Ohne 2

7 Absätze formatieren Markierung wird das Formatierung dem Absatz zugewiesen in welchem sich die Einfügemarke befindet. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung 3 Einzüge und Abstände Beginnen Sie nun mit der Arbeitsaufgabe, und weisen Sie zunächst dem Absatz einen Rahmen zu. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie den Menüeintrag. Schon öffnet sich das Dialogfenster, das Ihnen drei Registerkarten zum Thema Rahmen und Schattierung anbietet. Auf der im Vordergrund liegenden Registerkarte wird Ihnen auf der linken Seite eine Auswahl mit fünf standardisierten Einstellungen für einen Rahmen angezeigt. Darüber hinaus können Sie die Linienart und -breite sowie die Farbe des Rahmens im Einzelnen auch individuell Ihren persönlichen Vorstellungen anpassen. > Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontur. 4

9 Absätze formatieren Im Vorschaubereich haben Sie die Möglichkeit, den ausgewählten Rahmen für den Absatz noch zu verändern. Sie können einzelne Linien anstelle eines Gesamtrahmens auswählen bzw. wieder löschen. Dafür stehen Ihnen die vier kleinen Schaltflächen zur Verfügung. Der Abstand des Rahmens zum Text kann über die Schaltfläche Optionen eingestellt werden. Da aber an dieser Stelle keine weiteren Anpassungen vorgesehen sind, können Sie sich nun der nächsten Aufgabe zuwenden. Für Absätze können Sie generell die Hintergrundfarbe ändern, um eine so genannte Schattierung zu erzeugen. Dies ist natürlich sowohl mit als auch ohne Rahmen möglich. > Klicken Sie auf den Kartenreiter. Standardmäßig bietet Ihnen diese Registerkarte eine Farbpalette für die Auswahl der Hintergrundfarbe an. Aus dieser Palette oder über die gleichnamige Schaltfläche Weitere Farben können Sie sich die gewünschte Hintergrundfarbe aussuchen. Noch ist keine Farbe festgelegt. Sie erkennen dies an der aktuellen Auswahl: Kein Inhalt. Beginnen Sie also mit der Auswahl. > Klicken Sie auf. Die Grauschattierung ist nun in Prozent aufgeführt und wird in der Vorschau angezeigt. Im Auswahlmenü zur Linienart wird dabei standardmäßig der Eintrag Transparent angezeigt. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung Dies bedeutet eine gleichmäßige Schattierung. Alternativ können auch verschiedene Ausfüllmuster für die Schattierung ausgewählt werden. Für dieses Übungsbeispiel haben Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, um einen Rahmen und eine Schattierung festzulegen. > Bestätigen Sie bitte Ihre Einstellungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche. 6

11 Absätze formatieren 4 Zeilen- und Seitenumbruch Kommen wir nun zum letzten Teil der Lerneinheit zur Formatierung von Absätzen. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie dann den Menüeintrag aus. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung In dem sich öffnenden Dialogfenster liegt die Registerkarte Einzüge und Abstände im Vordergrund. Hier können Sie für jeden Absatz Allgemein die Ausrichtung und die Gliederungsebene festlegen. Ausrichtung Links Zentriert Rechts Ausrichtung am linken Rand (Standard) Mittige Ausrichtung zwischen linkem und rechtem Rand, z.b. für eine Überschrift Rechtsbündige Ausrichtung, z.b. für das Datum in einem Brief 8

13 Absätze formatieren Blocksatz Der Absatz wird sowohl am linken als auch am rechten Rand bündig ausgerichtet. Dazu werden die Zeilen bei Bedarf mit größeren Leerzeichen zwischen den Wörtern gefüllt, was zu unschönen Lücken führen kann. Durch die Silbentrennung lassen sich diese Lücken verkleinern. Blocksatz eignet sich vor allem bei der Darstellung von Text in Spalten. Sie können den Einzug für alle Zeilen vom linken bzw. rechten Rand definieren sowie einen Sondereinzug für die erste Zeile festlegen. Informieren Sie sich auch über die Möglichkeiten des Sondereinzuges anhand der eingeblendeten Tabelle. Schalten Sie danach bitte weiter. Sondereinzug (ohne) Erste Zeile Hängend Hebt einen zuvor gesetzten Erstzeileneinzug wieder auf. Einrücken der ersten Zeile nach rechts mit dem in um angegebenen Abstand. Diese Darstellung kann anstelle von Absatzabständen zur optischen Trennung von Absätzen verwendet werden. Alle Folgezeilen im Absatz werden um den in um angegebenen Abstand eingezogen. Sie können den Abstand zum vorherigen oder zum nächsten Absatz bestimmen. Ein kleiner Abstand zwischen den Absätzen erhöht zum Beispiel die Lesbarkeit. Je nach individuellem Geschmack ist es möglich, den Zeilenabstand zu verändern. Und natürlich bietet Ihnen Word eine Absatzvorschau an. Anhand derer können Sie die gewählten Einstellungen überprüfen. > Um jedoch die nun geforderte Absatzformatierung zuzuweisen, wechseln Sie bitte zur Registerkarte. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung Hier können Sie für Absätze festlegen, wie die Zeilen innerhalb eines Absatzes bei einem Seitenwechsel umbrochen werden sollen. Zusätzlich kann die automatische Silbentrennung sowie die Zeilennummerierung gesteuert werden. Standardmäßig eingestellt ist die Absatzkontrolle. Diese bewirkt, dass kein einzelnes Wort in separater Zeile am Seitenende bzw. keine einzelne Absatzzeile auf einer neuen Seite steht. Informieren Sie sich auch hier über die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten zum Zeilen- und Seitenumbruch, die in der Textbox aufgeführt sind. Zeilen- und Seitenumbruch Zeilen nicht trennen Kein Seitenwechsel innerhalb des Absatzes; passt ein Absatz nicht auf eine Seite, wird er komplett auf die nächste Seite verschoben 10

15 Absätze formatieren Seitenwechsel oberhalb Zeilennummern unterdrücken Keine Silbentrennung Seitenwechsel wird über dem aktuellen Absatz eingefügt. Eingeschaltete Zeilennummerierung wird für markierte Absätze ausgeblendet und bei der Nummerierung ignoriert, zum Beispiel für Überschriften. Keine automatische Silbentrennung im Absatz Noch haben Sie aber nicht Ihre Arbeitsaufgabe erledigt. Wenn Sie die Option Absätze nicht trennen auswählen, erfolgt kein Seitenwechsel zwischen den ausgewählten Absätzen. Damit wird zum Beispiel verhindert, dass eine Überschrift als letzter Absatz auf einer Seite steht und somit vom Folgetext getrennt wird. > Aktivieren Sie das Auswahlkästchen für die Option: Absätze nicht trennen. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung 5 Zusammenfassung Absatz Ein Absatz wird durch eine so genannte Absatzmarke definiert. Alle Absatzformate, die Sie zuweisen, wirken sich immer auf den gesamten Absatz aus. Um einen einzelnen Absatz zu formatieren, setzen Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle in den Absatz. Zu den Absatzformaten gehören u.a. - Textausrichtung - Einzüge - Abstände im Absatz sowie davor und danach - Rahmen und Schattierungen. 12

17 Absätze formatieren Einzüge und Abstände Um einem Absatz einen Rahmen und Schattierung zuzuweisen, wählen Sie zunächst diesen Eintrag im Menü Format aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können auf der Registerkarte Rahmen zwischen den Standardvorgaben auswählen, welchen Rahmen Sie festlegen wollen. Um Einstellungen für die Schattierung vorzunehmen, müssen Sie zur gleichnamigen Registerkarte wechseln. Hier können Sie über eine Farbpalette und über die gleichnamige Schaltfläche rung aussuchen. eine Farbe für die gewünschte Schattie- Haben Sie alle Einstellungen getroffen, bestätigen Sie diese mit der Schaltfläche. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 1 Textverarbeitung Zeilen- und Seitenumbruch Im Menü Format finden Sie den Eintrag Absatz. Aktivieren Sie diese Befehlsfolge, öffnet sich das Dialogfenster, um Absätze formatieren zu können. Über die Registerkarte Einzüge und Abstände können Sie u.a. für jeden einzelnen Absatz - die Ausrichtung des Absatzes innerhalb der vorgegebenen Ränder, - den Einzug vom linken oder rechten Rand, - die Abstände zum nächsten oder vorherigen Absatz sowie - die Zeilenabstände innerhalb des Absatzes festlegen. Über die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch können Sie für Absätze festlegen, wie sie bei einem Seitenwechsel umbrochen werden sollen. Zusätzlich kann die automatische Silbentrennung sowie die Zeilennummerierung eingestellt werden. 14

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