Microsoft Word Mit Tabellen arbeiten. Microsoft Word Tabellen

Transkript

1 Microsoft Word 2010 Mit Tabellen arbeiten Martina Hoffmann-Seidel Otto-Hirsch-Straße 34, Remseck Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Grundlagen... 3 Befehle aufrufen: Die Tabellentools... 3 Neue Tabelle einfügen... 3 Sich in der Tabelle mit der Tastatur bewegen... 3 Markieren von Tabellenelementen... 4 Das Aussehen der Tabelle verändern... 4 Spaltenbreite ändern... 4 Zeilenhöhe verändern... 5 Zeile/Spalte löschen... 5 Zeilen/Spalte nachträglich einfügen... 5 Tabellenzellen verbinden/teilen... 6 Rahmenlinien... 7 Weitere nützliche Befehle... 8 Ausrichtung des Textes innerhalb der Zelle steuern... 8 Tabelle teilen... 8 Größe der Zellen bestimmen... 8 Daten sortieren... 9 Überschriften bei mehrseitigen Tabellen wiederholen... 9 Seitenwechsel innerhalb einer Zeile verhindern... 9 Rasterlinien anzeigen/ausblenden Tabelle zeichnen Seite 2

3 Grundlagen Befehle aufrufen: Die Tabellentools Sobald sich der Cursor innerhalb einer Tabelle befindet, werden im Menüband die Tabellentools mit den Registern LAYOUT und ENTWURF angezeigt. Auf ihnen finden sich die zur Tabellenbearbeitung nötigen Befehle. Auch über das Kontextmenü lassen sich einige Befehle zur Tabellenbearbeitung aufrufen. Neue Tabelle einfügen Register EINFÜGEN Gruppe TABELLE Symbol TABELLE mit der Maus gewünschte Anzahl von Zeilen und Spalten markieren oder: Befehl TABELLE EINFÜGEN gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl angeben Sich in der Tabelle mit der Tastatur bewegen TAB UMSCHALT+ TAB ALT + POS1 ALT + ENDE ALT + BILD ALT + BILD eine Zelle nach rechts eine Zelle nach links eine Zelle nach oben, unten, rechts oder links erste Zelle der Zeile letzte Zelle der Zeile erste Zelle der Spalte letzte Zelle der Spalte Seite 3

4 Markieren von Tabellenelementen Über die Tastatur Inhalt der nächsten Zelle Inhalt der vorhergehenden Zelle Zelle (mit Zellenendemarke) Zeile TAB UMSCHALT+ TAB Maus an linken Rand innerhalb der Zelle halten (Mauszeiger = ) und klicken Maus an linken Rand außerhalb der Tabellenzeile halten (Mauszeiger = ) und Klicken Spalte Maus direkt oberhalb der Tabellenspalte halten (Mauszeiger = ) und Klicken gesamte Tabelle Tabellenmarkierer an der oberen linken Ecke der Tabelle anklicken Über das Kontextmenüs Mit rechts in die Tabelle klicken und im Kontextmenü wählen MARKIEREN TABELLE, ZEILE, SPALTE oder ZELLE. Es wird das Element markiert, in dem sich die Einfügemarke befindet! Über das Menüband Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe TABELLE Symbol AUSWÄHLEN Das Aussehen der Tabelle verändern Spaltenbreite ändern Achtung: Es darf nichts markiert sein, sonst wirkt sich die Änderung der Spaltenbreite nur auf die markierten Zellen aus, nicht auf die gesamte Spalte! a) Mit der Maus auf die Spaltenbegrenzungslinie innerhalb der Tabelle zeigen und diese ziehen: Spaltenbegrenzungslinie innerhalb der Tabelle Mauszeiger beim Ziehen einer Spaltenbegrenzungslinie die Änderung wirkt sich nur auf die rechte Nachbarspalte aus, die dadurch größer bzw. kleiner wird Seite 4

5 b) Mit der Maus auf die Spaltenmarken im Zeilenlineal zeigen (dabei muss der Cursor innerhalb der Tabelle stehen) und diese ziehen: Spaltenmarke im Zeilenlineal (Mauszeiger wird zum Doppelpfeil) die Gesamtbreite der Tabelle ändert sich, die Breite der rechten Nachbarspalte bleibt gleich Zeilenhöhe verändern Mit der Maus auf die Zeilenbegrenzungslinien innerhalb der Tabelle zeigen (der Mauszeiger verändert seine Form in einen schwarzen Doppelpfeil) oder im vertikalen Zeilenlineal (weißer Doppelpfeil) und dann ziehen. Zeile/Spalte löschen Cursor in das zu löschende Element setzen (sollen mehrere Elemente, z. B. zwei Spalten gelöscht werden, diese markieren) Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZEILEN UND SPALTEN Symbol LÖSCHEN gewünschtes Element auswählen: TABELLE, ZEILE, SPALTE oder ZELLE oder über Kontextmenü: Rechtsklick in zu löschendes Element bzw. Markierung LÖSCHEN Zeilen/Spalte nachträglich einfügen Cursor in der Tabelle an die Stelle setzen, an der etwas eingefügt werden soll (um mehrere Elemente einzufügen, die gewünschte Anzahl von Elementen markieren) Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZEILEN UND SPALTEN einen der Befehle DARÜBER / DARUNTER / LINKS / RECHTS EINFÜGEN wählen oder über das Kontextmenü: Rechtsklick EINFÜGEN gewünschten Befehl wählen Weitere Möglichkeiten Zeile innerhalb Tabelle einfügen: Cursor hinter die letzte Zelle einer Zeile setzen und auf EINGABE Taste drücken: es wird eine neue Zeile unterhalb des Cursors eingefügt Cursor Seite 5

6 Zeile am Ende der Tabelle einfügen: Einfügemarke in letzte Zelle setzen und auf TAB -Taste drücken Tabellenzellen verbinden/teilen Manchmal kann es sinnvoll sein, aus mehreren Tabellenzellen eine einzige Zelle zu machen. Man nennt diesen Vorgang Zellen verbinden. In diesem Beispiel sind alle grau unterlegten Zellen verbundene Zellen. Januar bis März Gebäude A Raumbelegungsplan Gebäude B Uhrzeit Raum 1 Raum 2 Raum 3 Raum 4 8:00 9:00 9:00 10:00 10:00 11:00 11:00 12:00 12:00 14:00 Mittagspause 14:00 15:00 15:00 16:00 Zellen verbinden: Zellen markieren, die verbunden werden sollen Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZUSAMMENFÜHREN ZELLEN VERBINDEN oder über das Kontextmenü: Rechtsklick in Markierung ZELLEN VERBINDEN Zellen teilen Cursor in betreffende Zelle setzen oder bei mehreren Zellen, diese markieren Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZUSAMMENFÜHREN ZELLEN TEILEN oder über das Kontextmenü: Rechtsklick in Markierung ZELLEN TEILEN es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie angeben müssen, in wie viele Zeilen und Spalten die Zelle(n) aufgeteilt werden soll(en): Seite 6

7 Rahmenlinien Standardmäßig erhalten alle Zellen eine Rahmenlinie, die beim Ausdrucken sichtbar ist. Das Aussehen der Rahmenlinien kann geändert werden, z. B. dicker/dünner, eine andere Farbe, gestrichelt, gepunktet oder auch ganz weggelassen werden. Vorgehensweise: gewünschten Tabellenbereich markieren Register ENTWURF der TABELLENTOOLS Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN (oder Register START Gruppe ABSATZ) Symbol RAHMEN gewünschte Rahmenlinie wählen Um gleichzeitig unterschiedliche Rahmenlinien zuzuweisen: Im aufgeklappten Symbol RAHMEN den Eintrag RAHMEN UND SCHATTIERUNG [1] wählen, das Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG öffnet sich: [4] [2] [3] [1] Zuerst im mittleren Bereich unter FORMATVORLAGE [2] die Eigenschaften für die zuzuweisende Rahmenlinie festlegen (FORMATVORLAGE (= Linienart), FARBE, BREITE (= Stärke), dann im Bereich VORSCHAU [3] durch Anklicken der Symbole - oder direktes Klicken in das Vorschaufenster an die entsprechende Position - die einzelnen Rahmenlinien zuweisen oder auch entfernen durch erneutes Anklicken. Evtl. unter EINSTELLUNG [4] eine andere Auswahl treffen: Z. B. KONTUR, SCHATTIERT oder ANPASSEN. ( Anpassen benötigt man für unterschiedliche Rahmenlinien innerhalb des gleichen Objekts, z. B. Rahmenlinie rechts: blau-gestrichelt, Rahmenlinie links: grün-gepunktet). Seite 7

8 Weitere nützliche Befehle Ausrichtung des Textes innerhalb der Zelle steuern Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe AUSRICHTUNG Textrichtung ändern Horizontale und vertikale Ausrichtung Abstand des Zellinhalts zum Zellenrand (damit der Inhalt nicht am Zellenrahmen klebt ) Tabelle teilen Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZUSAMMENFÜHREN Teilt die Tabelle oberhalb des Cursors und fügt eine Absatzschaltung ein, so dass normaler Text eingefügt werden kann. Größe der Zellen bestimmen Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe ZELLENGRÖßE Festlegen der Höhe und Breite in cm für die aktuelle oder die markierten Zellen Macht alle oder die markierten Zeilen bzw. Spalten gleich groß. INHALT AUTOMATISCH ANPASSEN: Word passt die Spaltenbreiten dem Inhalt an (optimale Spaltenbreite) FENSTER AUTOMATISCH ANNPASSEN: Word passt die Tabellenbreite der Seitenbreite an FESTE SPALTENBREITE: verhindert, dass Word die Spaltenbreite automatisch anpasst alle Einstellungen gelten für die gesamte Tabelle! Seite 8

9 Daten sortieren Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe DATEN Auswahl der Sortierreihenfolge über die Spaltenüberschriften oder Spaltennummer, je nach dem ob bei MEINE LISTE ENTHÄLT ausgewählt ist ÜBERSCHRIFT oder KEINE ÜBERSCHRIFT Überschriften bei mehrseitigen Tabellen wiederholen Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe DATEN Wiederholt die vom oberen Tabellenrand an markierten Zeilen auf jeder Seite. (Funktioniert nur bei automatischen, nicht bei manuellen Seitenumbrüchen!) Seitenwechsel innerhalb einer Zeile verhindern Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe TABELLE Symbol EIGENSCHAFTEN das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN öffnet sich auf der Registerkarte ZEILE die Option ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN ausschalten: Seite 9

10 Rasterlinien anzeigen/ausblenden Register LAYOUT der TABELLENTOOLS Gruppe TABELLE Symbol RASTERLINIEN ANZEIGEN Standardmäßig werden Tabellen mit Rahmenlinien angelegt, die in Art und Farbe geändert oder auch ganz entfernt werden können. Bei einer Tabelle ohne Rahmenlinien wird die Bearbeitung am Bildschirm durch das Anzeigen der sogenannten Rasterlinien erheblich erleichtert. Tabelle mit Rahmenlinien Tabelle ohne Rahmenlinien Tabelle mit Rasterlinien Tabelle zeichnen Register EINFÜGEN Gruppe TABELLE Symbol TABELLE TABELLE ZEICHNEN Der Mauszeiger wird zu einem Stiftsymbol; mit gedrückter linker Maustaste ein Viereck in der gewünschten Tabellengröße ziehen, beim Loslassen der Maustaste wird ein Tabellenrahmen eingefügt. Um eine Spalte zu erstellen, mit gedrückter linker Maustaste eine Trennlinie vom oberen zum unteren Rand ziehen. Um eine Zeile zu erstellen, eine Linie vom linken zum rechten Rand ziehen. Um eine Zelle zu teilen, eine Linie in die Zelle zeichnen. Korrekturen mit dem Radiergummi vornehmen: Register ENTWURF der TABELLENTOOLS Gruppe TABELLE ZEICHNEN Symbol RADIERER (der Mauszeiger ändert sich in ein Radierersymbol). Um eine Linie zu löschen, diese mit dem Radierer anklicken (Word benutzt die Funktion Zellen verbinden, falls dies nicht möglich ist, wird nur die Rahmenlinie entfernt. Art und Stärke der Linien kann vor dem Zeichnen eingestellt werden oder auch im Nachhinein wie bei einer normalen Tabelle. Seite 10