Microsoft Outlook 2010 Handbuch

Transkript

1 2015 Microsoft Outlook 2010 Handbuch Autor: Sascha Schnydrig kurspc10 LBVO

2 Handbuch Ü bersicht 1. -funktion 2. Kalender 3. Kontakte 4. Aufgaben 5. Notizen 6. Tastenkombinationen 1. -funktion Microsoft Outlook ist ein weiteres Programm des Microsoft Office Pakets. Es beinhaltet ein eigenes -programm, eine Kalenderfunktion und noch vieles mehr. Nachdem man das Programm gestartet hat, wird man sofort zu einer Einrichtung einer -adresse aufgerufen. Wenn man es jedoch auch noch späteren machen will kann man dies unter dem Register Datei, Konto hinzufügen machen. Der Aufbau des -dienstes ähnelt den gewöhnlichen Mail-Programmen im Internet. Man hat hier jedoch viel mehr verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Um s schneller zu versenden kann man Kontakte und Kontaktgruppen erstellen. Zudem kann man erhaltene s mit dem Symbol mit der roten Flagge. Diese s werden dann automatisch

3 in den Aufgaben abgelegt. Zudem werden auf der rechten Seite immer die aktuellen Aufgaben und Notizen angezeigt. Aktuelle Mails werden sofort angezeigt, es ist also keine Aktualisierung nötig. Wenn man jedoch trotzdem den Posteingang aktualisieren will kann man dies auf dem Register Start machen. Dazu klickt man auf das Symbol ganz rechts Alle Ordner senden/empfangen. Auf dem Register Start gibt es jedoch noch viele weitere Funktionen, wie beispielsweiser direkt auf Mails antworten oder bestimmte Mails weiterleiten. Man kann zudem an der Steuerungsleiste am linken Rand verschiedene Order aufrufen. Mit einem Rechtsklick auf diese Leiste lassen sich dabei meistens immer neue Objekte über das Kontextmenü einfügen. Am unteren Ende dieser Steuerungsleiste befinden sich zudem die einzelnen Hauptfunktionen , Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Bei jeder einzelnen Funktion sieht das Hauptregister an der oberen Seite anders aus. Dies macht das Outook-Programm zum eines der grössten Programme des Office-Pakets. Es verbirgt sich also viel mehr als nur ein -programm hinter dieser Software. 2. Kalender Eine weitere grosse Funktion neben dem Mail-Verkehr ist die Kalenderfunktion. Man kann hier über bestimmte Zeiträume Termine und Sitzungen planen und diese auch direkt per Mail verschicken. Mit einem Klick auf den Absagen-Button kann man auch allen wieder eine Absage senden. In den Kalendern kann man zudem auch Erinnerungen einfügen, oder ganztägige Events einberufen. Um einen normalen Termin zu erstellen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit besteht darin direkt den Zeitabschnitt im Kalender zu markieren und dann per Rechtsklick im Kontextmenü den Befehl Neuer Termin wählen. Man kann jedoch auch direkt auf das Symbol Neuer Termin oben links klicken. Am linken Rand befindet sich zusätzlich ein Kalender mit einer Monatsübersicht. Direkt darunter werden die einzelnen Kalender angezeigt, wo man bei Bedarf Kalender ein- oder ausblenden kann. Arbeitszeiten und Arbeitswochen sind standardmässig von Outlook auf 8 Stunden, von 08:00 bis 17:00 Uhr und von Montag bis Freitag eingestellt. Diese Optionen können im Dateiregister in den Optionen, im Unterregsiter Kalender geändert werden.

4 Man hat auch die Möglichkeit, mehrere Kalender zu erstellen. Diese werden dann alle in unterschiedlichen Farben dargestellt, dass vor allem bei vielen verschiedenen Kalendern sehr praktisch ist. In der Registerleiste oben kann man zudem zwischen verschiedenen Ansichten wählen, ob Tage, Wochen oder gar ganze Monate. Sehr praktisch ist auch, dass sich die Kalender automatisch aktualisieren. Bekommt man beispielsweise eine Mail, in der eine Sitzung am Montag, Uhr geplant ist, wird diese Sitzung automatisch im Kalender eingetragen. 3. Kontakte Auf der Seite Kontakte kann man wie es der Name schon verrät Kontakte ins Adressbuch aufnehmen. Zur Übersicht, werden diese Kontakte dann in Form von Visitenkarten dargestellt. Diese Kontakte können dann wie schon angedeutet direkt beim Schreiben eines Mails aufgerufen werden. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klickt man auf das Symbol in der oberen linken Ecke. Sobald man auf dieses Symbol klickt, öffnet sich ein Fenster in das man etliche Personaldaten einfügen kann. Man kann auch aus dem Internet, beispielsweise aus Kontaktadressen herunterladen und diese dann per Drag&Drop ganz einfach aus dem Download-Ordner in das Fenster der Kontakte ziehen.

5 Die Kontakte werden nun wie Visitenkarten dargestellt, was vor allem für die Übersicht von grosser Bedeutung ist. 4. Aufgaben Auf der Seite Aufgaben sieht man nun auch die Mails, die man zuvor mit der roten Flagge markiert hat. Diese Mails befinden sich nun in der sogenannten Vorgangsliste.

6 Auch hier sieht die Registerleiste wieder ganz anders aus als beispielsweise zuvor bei den Kontakten. Eine neue Aufgabe erstellt man, indem man auf das dazugehörige Symbol oben links klickt. Man hat aber auch die Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen und zudem noch eine Deadline und eine Erinnerung einzurichten. Diese Aufgaben befinden sich dann im Ordner Aufgaben. Es gibt also zwei Ordner, die Vorgangsliste und die einzelnen Aufgaben. Einzelne Einträge kann man spätere auch von der Vorgangsliste in die Aufgaben ziehen und auch umgekehrt. Mit einem Doppelklick auf eine Aufgabe kann man die einzelnen Aufgaben noch zusätzlich bearbeiten. Man kann beispielsweise hier ein Zeitfenster für die Aufgabe bestimmen, oder der Aufgabe eine Priorität vergeben. Um einen schnellen Überblick über die Aufgabe zu erlangen, lohnt es sich ebenfalls einen Status zu schreiben. Wichtige Aufgaben werden zudem auch auf der Mail-Seite am rechten Rand angezeigt. Sobald man die Aufgabe erledigt hat kann man sie als erledigt markieren. 5. Notizen Auf der Seite Notizen kann man mit einem Klick auf das Notiz-Symbol ganz einfach eine neue Notiz erstellen. Diese Notiz kann man nun ganz einfach mit der Maus verschieben oder in andere Ordner ziehen. Es ist möglich an der linken Seite mehrere Ordner zu erstellen. Die Notizen selber kann man nach dem Erstellen auch per an andere Personen weiterleiten.

7 Mit einem Doppelklick auf die Notiz, kann man ganz einfach den Inhalt löschen oder ändern. Um gewisse Notizen hervorzuheben oder anders zu markieren kann man diese mit einer anderen Farbe einfärben. 6. Tastenkombinationen Mit den folgenden Tastenkombinationen lässt sich die Arbeit mit Outlook vereinfachen, und man spart dabei viel Zeit. Ctrl+S : senden Ctrl+N : Neue Nachricht erstellen Ctrl+1,2,3,4 : Zwischen Mail, Kalender Kontakte und Aufgaben wechseln Ctrl+5 : Notizen aufrufen Ctrl+R : Direkt auf Mail antworten Ctrl+M : Posteingang aktualisieren