Massenversand Dorfstrasse 143 CH Kilchberg Telefon 01 / Telefax 01 /

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1 Massenversand Massenversand Seite 1

2 Massenversand Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. WICHTIGE INFORMATIONEN ZUR BEDIENUNG VON CUMULUS 4 2. STAMMDATEN FÜR DEN MASSENVERSAND ALLGEMEINE STAMMDATEN NACHTRÄGLICHES ERFASSEN VON FEHLENDEN STAMMDATEN 4 3. ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZUM MASSENVERSAND 5 4. ARBEITEN MIT DEM MASSENVERSAND 5 5. REGISTER IM MASSENVERSAND REGISTER VERSAND REGISTER ADRESSEN 6 6. ERFASSEN EINES NEUEN MASSENVERSANDES MEHRERE ADRESSEN ODER PERSONEN ZU EINEM MASSENVERSAND HINZUFÜGEN EINZELNE ADRESSEN ODER PERSONEN ZU EINEM MASSENVERSAND HINZUFÜGEN VERSAND AN DIE ERFASSTEN ADRESSEN ADRESSEN VON ERLEDIGTEM MASSENVERSAND IN NEUEN MASSENVERSAND KOPIEREN NEUE VERSANDART FÜR ADRESSEN AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 14 Massenversand Seite 3

4 1. Wichtige Informationen zur Bedienung von CUMULUS Grundsätzlich stehen Ihnen in allen Modulen die gleichen Befehle und Funktionen zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, als erstes das Handbuch mit den allgemeinen Informationen zur Hand zu nehmen. Darin erfahren Sie alles über die Dateneingaben, das Anpassen der Fenster auf Ihre Bedürfnisse und vieles Weitere. Handbuch Allgemeine Informationen 2. Stammdaten für den Massenversand Um eine sinnvolle Benutzung des Massenversandes zu gewährleisten, sollten folgende Stammdaten vor dem Eintragen eines Massenversandes, auf Ihre Bedürfnisse angepasst sein: 2.1 allgemeine Stammdaten Mitteilungsart Status Ausserdem müssen natürlich Adressen und Personen für das Versenden erfasst sein. 2.2 Nachträgliches Erfassen von fehlenden Stammdaten Wenn Sie in einem Modul bemerken, dass in einem Feld, in welchem Sie Stammdaten auswählen können, die von Ihnen gewünschte Position nicht vorhanden ist, können Sie dies nachholen: 1. Betätigen Sie im Feld, in welchem Stammdaten fehlen, die rechte Maustaste. 2. Sie gelangen nun in das entsprechende Stammdaten-Menu. 3. Fügen Sie die entsprechende Position hinzu. 4. Die neu eingefügte Position steht Ihnen nun zur Verfügung. Sie können nur Stammdaten hinzufügen oder ergänzen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Massenversand Seite 4

5 3. Allgemeine Informationen zum Massenversand Grundsätzlich wird für jede Massensendung ein Datensatz erstellt. Diesem Datensatz können dann beliebig viele Adressen und Personen zugeordnet werden. Adressen können aus der Adressverwaltung oder dem Eventmanager in den Massenversand eingefügt oder direkt aus dem Tool Massenversand aus der Adressverwaltung geholt werden (dies ist jedoch nur für einzelne Adressen sinnvoll). 4. Arbeiten mit dem Massenversand Wählen Sie CRM / Massenversand. Es öffnet sich nun ein Fenster mit den bereits erfassten Massenversänden: Massenversand Seite 5

6 5. Register im Massenversand 5.1 Register Versand Im Register Versand definieren Sie die Grundinformationen dieses Versandes. 5.2 Register Adressen Im Register Adressen sehen Sie alle für diesen Versand erfassten Adressen. Massenversand Seite 6

7 6. Erfassen eines neuen Massenversandes Als Erstes eröffnen Sie die Eckdaten für einen neuen Massenversand: 1. Starten Sie CUMLUS und öffnen Sie das Modul Massenversand. 2. Es öffnet sich nun das Startfenster. 3. Um einen neuen Massenversand hinzuzufügen, wählen Sie im Register Versand den Befehl Datensatz hinzufügen. 4. Es erscheint nun dieses Fenster: 5. Geben Sie die Eckdaten des Massenversandes ein. 6. Speichern Sie Ihre Eingaben mit OK. Wie Sie Adressen zu Ihrem Massenversand hinzufügen, erfahren Sie nachstehend. Massenversand Seite 7

8 6.1 Mehrere Adressen oder Personen zu einem Massenversand hinzufügen Nun können Sie in der Adressverwaltung oder aus dem Eventmanager die Adressen, an welche Sie diesen Massenversand senden möchten, selektieren. 1. Öffnen Sie nun entweder die Adressverwaltung oder den Eventmanager, je nach dem, woher Sie Adressen in diesen Massenversand einfügen möchten. 2. Um neue Adressen hinzuzufügen, wählen Sie alle gewünschten Adressen an. 3. Wählen Sie danach in der Adressverwaltung Selektion in Massensendung oder im Eventmanager Selektierte Personen in Massenversand : Massenversand Seite 8

9 4. Es erscheint nun ein Fenster, in welchem Sie den Massenversand auswählen können, zu welchem diese Adressen / Personen hinzugefügt werden sollen: 5. Wählen Sie den gewünschten Massenversand und definieren Sie danach die Mitteilungsart. 6. Bestätigen Sie mit OK. 7. Nachdem Sie alle Adressen in den Massenversand übernommen haben, können Sie die Adressverwaltung oder den Eventmanager wieder schliessen. 8. Die von Ihnen ausgewählten Adressen sind nun in den gewählten Massenversand kopiert. Sie können für einen Versand jeweils Adressen aus dem Eventmanager und aus der Adressverwaltung einfügen. Massenversand Seite 9

10 6.2 Einzelne Adressen oder Personen zu einem Massenversand hinzufügen Einzelne Adressen können direkt im Register Adressen des Massenversandes aus der Adressverwaltung in den Massenversand eingefügt werden. Dieses Vorgehen empfiehlt sich jedoch nur für einzelne Adressen, da es ansonsten zu umständlich ist. 1. Wählen Sie den Massenversand an, für welchen Sie eine einzelne Adresse hinzufügen möchten. 2. Wechseln Sie nun ins Register Adressen des entsprechenden Massenversandes. 3. Sie sehen nun alle bereits erfassten Adressen für diesen Massenversand. 4. Wählen Sie Datensatz hinzufügen. 5. Nun erscheint ein neues Fenster, in welchem der angewählten Massenversand erscheint: 6. Wenn Sie eine Person erfassen möchten, gehen Sie in das Feld Person und wählen die entsprechende Person. Die Firmenadresse wird dann automatisch eingefügt. 7. Wenn Sie eine Firma erfassen möchten, gehen Sie in das Feld Adresse und wählen Sie die gewünschte Firma aus. 8. Danach bestimmen Sie noch die Mitteilungsart und 9. bestätigen Ihre Eingaben mit OK. Massenversand Seite 10

11 7. Versand an die erfassten Adressen 1. Starten Sie das Modul Massenversand. 2. Wählen Sie den Massenversand an, für den Sie den Versand an die erfassten Adressen machen möchten. 3. In der Menüzeile können Sie nun Versand mittels Datei oder Versand per anwählen. Das Programm sortiert dabei die Adressen automatisch, je nach dem, welche Versandart in der Adresse definiert wurde. 4. Bei Versand mittels Datei werden die Adressdaten in eine Datei übertragen und können dann von dort direkt in einen Serienbrief oder Fax eingefügt werden. 5. Bei Versand per erscheint ein Fenster, in welchem Sie den Titel, den Text und eine evtl. mitzusendende Datei auswählen können. Die Mails werden danach an die Empfänger gesandt. Sie erhalten von Outlook eine Anfrage, ob Sie dies zulassen möchten. Bestätigen Sie diese mit Ja. Diese versandten s erscheinen auch unter Gesendete Objekte in Outlook. Massenversand Seite 11

12 8. Adressen von erledigtem Massenversand in neuen Massenversand kopieren Wenn Sie einen Massenversand machen möchten, können Sie die Adressen eines bereits gemachten Versandes kopieren und in den neuen Massenversand eintragen. 1. Wählen Sie den Massenversand, aus welchem die Adressen kopiert werden sollen. 2. Gehen Sie in der Menuzeile auf Massenversand / Adressen in Massenversand kopieren. 3. Wählen Sie den Massenversand, in welchen die Adressen kopiert werden sollen. Massenversand Seite 12

13 9. Neue Versandart für Adressen Wenn Sie bereits in einen Massenversand eingefügten Adressen eine neue Versandart zuweisen möchten, können Sie dies über den Befehl Selektierte Adressen neue Versandart zuweisen machen: 1. Wählen Sie zuerst alle Adressen, bei welchen Sie die Versandart ändern möchten, 2. dann den Befehl Selektierte Adressen neue Versandart zuweisen 3. danach wählen Sie die neue Versandart Achtung: Dieser Befehl ist nur aktiviert, wenn Sie sich im Register Adressen befinden. Massenversand Seite 13

14 10. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 10.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Massenversand Seite 14

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