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1 Fakturierung Fakturierung Seite 1

2 Fakturierung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. STAMMDATEN FÜR DIE FAKTURIERUNG NUMMERIERUNG VORGABEN BUCHHALTUNG ZUSÄTZLICHE DATEN 5 2. STARTEN DES PROGRAMMS FAKTURIERUNG 6 3. FILTER IN DER FAKTURIERUNG ERFASSEN EINER NEUEN FAKTURA (DEBITORENRECHNUNG) EINE NEUE FAKTURA ERSTELLEN VARIANTE ZUM ERFASSEN VON LEISTUNGEN ZUR VERRECHNUNG VARIANTE ZUM ERFASSEN VON LEISTUNGEN ZUR VERRECHNUNG: VERSCHIEDENE INFORMATIONEN ÜBER ARTIKEL TEXTFELD FÜR ARTIKEL RUNDUNG BEI DEN EINZELNEN ARTIKELN MEHRERE ARTIKEL ERFASSEN ALS ARTIKEL ERFASSEN NUR TEXT ERFASSEN ADRESSEN VORSCHAU DER RECHNUNG FAKTURA EINZELN DRUCKEN MEHRERE RECHNUNGEN MITEINANDER AUSDRUCKEN RECHNUNGEN KOPIEREN EINZELNE ARTIKEL NACH UNTEN ODER OBEN SCHIEBEN ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER RECHNUNGEN ANZEIGEN EINER RECHNUNG RECHNUNGEN LÖSCHEN AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 15 Fakturierung Seite 3

4 6. ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER FAKTURIERUNG FAKTURA KOPIEREN SELEKTIERTE RECHNUNGEN DRUCKEN SELEKTIERTE RECHNUNGEN INAKTIV SETZEN SELEKTIERTE RECHNUNGEN AKTIV SETZEN SELEKTIERTE RECHNUNGEN ALS VERBUCHT MARKIEREN SELEKTIERTE RECHNUNGEN ALS NICHT VERBUCHT MARKIEREN EINFACHER VERRECHNUNGSASSISTENT DETAILAUSWERTUNGEN VERRECHNUNGSASSISTENT PLUS BILDSCHIRMANZEIGE VERRECHNUNGSASSISTENT PLUS BETRÄGE ZUR VERRECHNUNG BERECHNEN LASSEN ALTE EINTRÄGE LÖSCHEN NEUE BERECHNUNG STARTEN ZEIT-, SPESEN- UND KLEINMATERIALEINTRÄGE KONTROLLIEREN UND ÄNDERN AUSWERTUNGEN AUSDRUCKEN PROVISORISCHE RECHNUNGEN ERSTELLEN RECHNUNGEN ERSTELLEN ZUSAMMENHANG RECHNUNGEN - PROJEKTSCHEMA 26 Fakturierung Seite 4

5 1. Stammdaten für die Fakturierung Um ein sinnvolles Fakturieren zu gewährleisten, sollten folgende Stammdaten, auf Ihre Bedürfnisse angepasst sein: Konditionen Rechnungstyp 1.1 Nummerierung Definition der Rechnungsnummer unter den Stammdaten / Nummerierung Rechnungen 1.2 Vorgaben Buchhaltung Mehrwertsteuer Konten Zahlungskonditionen Interne Banken 1.3 Zusätzliche Daten Ausserdem wird Ihnen die Arbeit mit der Fakturierung enorm erleichtert, wenn Sie folgende Daten erfassen: Artikel in der Artikelverwaltung erfassen Handbuch Artikelverwaltung / Arbeiten mit der Artikelverwaltung Für jedes Projekt und / oder Teilprojekt sollte mindestens die Rechnungsadresse erfasst worden sein. Handbuch Projekte / Register Adressen Evtl. Erfassen eines Projektvertrages mit Projektstunden und Projektsspesen. Handbuch Projekte / Register Vertrag Fakturierung Seite 5

6 2. Starten des Programms Fakturierung Starten Sie die Fakturierung unter Finanzen / Fakturierung. Es öffnet sich nun das Fenster mit allen bereits erfassten Rechnungen. Fakturierung Seite 6

7 3. Filter in der Fakturierung Wenn Sie die Fakturierung starten, erscheint folgendes Fenster mit allen bereits erfassten Debitorenrechnungen. Falls Sie beim letzten Verlassen des Programms einen Filter gesetzt haben, erscheint dieser nun wieder und dadurch nur diejenigen Rechnungen, welche der Filter zulässt. Wenn also ein Debitor nicht aufgelistet ist, überprüfen Sie die gesetzten Filter. Hier können Sie verschiedene Filter setzen und wieder entfernen In diesem Anzeigefeld sehen Sie die Daten der angewählten Debitorenrechnung Fakturierung Seite 7

8 3.1 Erfassen einer neuen Faktura (Debitorenrechnung) Wenn Sie eine neue Faktura erfassen möchten, erscheint dieses Fenster. Es enthält einige Register: Register für Angaben zu Projekt und Rechnung Register für Angaben zu den Adressen in diesem Feld werden alle Artikel, welche verrechnet werden sollen, erfasst Fortlaufende Anzeige des Rechnungsbetrages Fakturierung Seite 8

9 3.2 Eine neue Faktura erstellen 1. Starten Sie Cumulus. 2. Wählen Sie Finanzen / Fakturierung. 3. Es erscheint nun ein neues Fenster mit allen bereits erfassten Datensätzen. 4. Um eine neue Faktura hinzuzufügen, gehen Sie auf den Befehl Datensatz hinzufügen 5. Es erscheint nun dieses Fenster (Beschreibung siehe oben) 6. Wählen Sie nun über den Button P das Projekt, über PV den Projektvertrag, über R einen Arbeitsrapport, über L einen Lieferschein oder über O eine Offerte. 7. Es werden nun einige Daten in die Faktura eingefügt. 8. Wechseln Sie nun ins Register Allgemein, lösen Sie eine neue Rechnungsnummer. 9. Ergänzen Sie die Eingaben. 10. Im Register Infos können Sie Bemerkungen für diese Rechnung eingeben. Diese werden nicht auf der Rechnung ausgedruckt, sondern dienen nur der internen Information. 11. In den Registern für die Adressen werden die Rechnungs-, Buchungs- und die Versandadresse eingetragen, falls Sie im Projekt, im Projektvertrag oder im Arbeitsrapport bereits erfasst wurden. Wenn Sie diese ändern möchten, können Sie sie aus der Adressverwaltung beziehen. Falls keine Adresse erscheint, holen Sie diese aus der Adressverwaltung. 12. Sie haben nun die Eckdaten der Rechnung erfasst. Um die zu verrechnenden Leistungen zu erfassen, haben Sie 2 Möglichkeiten: Fakturierung Seite 9

10 Variante zum Erfassen von Leistungen zur Verrechnung 1. Wählen Sie Datensatz hinzufügen (rechte Maustaste im grauen Feld betätigen). 2. Mit Datensatz hinzufügen erscheint nun dieses Fenster in welchem Sie die einzelnen Artikel erfassen können: Handbuch Artikelverwaltung 3. Es wird nun ein neues Fenster geöffnet, in welchem Sie den gewünschten Artikel aus der Artikelverwaltung holen können. Der gewählte Artikel wird nun in den Datensatz eingetragen und kann geändert und angepasst werden. Diese Änderungen sind nur für die aktuelle Rechnung gültig und werden nicht auf den Artikel zurückgespeichert. 4. Falls in der Artikelverwaltung Angaben wie Ertragskonto und Preis eingeben wurden, erscheinen diese nun. Ansonsten können Sie die noch fehlenden Angaben zum Artikel von Hand eintragen. 5. Speichern Sie den erfassten Datensatz mit OK wenn Sie alle Eingaben gemacht haben. 6. Falls Sie noch weitere Artikel erfassen möchten Handbuch Fakturierung / mehrere Artikel erfassen Fakturierung Seite 10

11 Variante zum Erfassen von Leistungen zur Verrechnung: 1. In der Menuzeile des Fensters Faktura hinzufügen finden Sie den Befehl Verrechnung. Wählen Sie hier, was Sie jetzt in die Rechnung einfügen möchten. Datum: hier können Sie die Abrechnungsperiode wählen. Das Programm schlägt Ihnen den Zeitrahmen vor, in welchem Leistungen (Stunden, Spesen, Kopien, etc.) zur Verrechnung offen sind. Das Datum muss nur gesetzt werden, wenn nicht das im Verrechnungsassistenten vorgeschlagene übernommen wird. Überschrift: fügt eine definierte Überschrift ein. Stunden: Sie haben hier die Möglichkeit, die Stunden entweder nach Mitarbeitern oder nach der Tätigkeit zusammenzufassen und in die Rechnung zu übergeben. Spesen: übernimmt alle noch offenen Spesen in die Rechnung. Material: übernimmt alles, aus dem Lager bezogene Material in die Rechnung. Geräte: übernimmt alle noch nicht verrechneten Geräte in die Rechnung. Kopien: übernimmt alle noch nicht verrechneten Kopien in die Rechnung. Komplett: Sie haben hier die Möglichkeit, alle noch offenen Leistungen in die Rechnung zu übernehmen. Die aufgelaufenen Arbeitsstunden können entweder nach Mitarbeitern oder nach der Tätigkeit zusammengefasst und übergeben werden. Natürlich können alle übernommen Daten angepasst, geändert und gelöscht werden. Artikel aus Vertrag: Wählen Sie hier den aktuellen Vertrag, welchen Sie verrechnen möchten aus. 2. Speichern Sie Ihre Daten mit OK. Fakturierung Seite 11

12 4. Verschiedene Informationen über Artikel 4.1 Textfeld für Artikel Für grössere oder komplexe Texte, gelangen Sie sowohl im Register Artikel als auch im Register Text durch einen Doppelclick im Textfeld auf eine Wordpad-Seite. Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht haben, speichern Sie diese im Wordpad oder schliessen das Wordpad mit X. Ansonsten erfolgt eine Anfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Bestätigen Sie diese und Ihre Eingaben werden im Artikel abgespeichert. Textfeld - von hier aus gelangen Sie mit einem Doppelcklick auf eine Wordpad-Seite Rundung bei den einzelnen Artikeln Das Total und die MwSt. je Artikel werden nicht gerundet. Die Rundung findet wird auf dem Gesamttotal und der gesamten MwSt. der Rechnung durchgeführt, da ansonsten Rundungsfehler entstehen Mehrere Artikel erfassen Falls Sie einige Artikel erfassen möchten, gehen Sie, nachdem Sie den ersten Artikel eingegeben haben auf Speichern. Dadurch wird der aktuelle Datensatz in die Datenbank getragen. Wählen Sie danach neu und erfassen Sie weitere Datensätze. Die meisten Daten des zuletzt gespeicherten Datensatzes bleiben im Eingabefenster stehen. Sie müssen nun nur noch die fehlenden oder zu ändernden Eingaben machen. Achtung: wenn Sie neu nicht anwählen, wird der bestehende Artikel überschrieben. Fakturierung Seite 12

13 4.1.3 Als Artikel erfassen Wenn ein Artikel noch nicht in der Artikelverwaltung erfasst wurde, können Sie ihn auch in der Fakturierung erfassen und dann in der Artikelverwaltung abspeichern. Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, gehen Sie auf den Button Als Artikel speichern. Dadurch wird der aktuelle Datensatz in die Datenbank der Artikelverwaltung getragen. Diese Angaben sind jedoch nicht vollständig. Der Artikel erscheint erst in der Fakturierung, wenn in der Artikelverwaltung das Profitzenter für diesen Artikel ergänzt worden ist nur Text erfassen Falls Sie nur Text erfassen möchten, gehen Sie in s Register Text. Sie können hier Eingaben machen, ohne dass die Anfrage nach einem Betrag kommt Adressen Wenn Sie die Rechnungsadresse erfassen, wird diese ebenfalls als Buchungsadresse eingefügt. Die Versandadresse bleibt leer. Dies gilt, wenn weder im Projekt, im Projektvertrag oder anderswo die Adressen definiert wurden. Ansonsten werden diese Angaben übernommen. Eine neue Faktura erstellen Vorschau der Rechnung Sie können die Rechnung jederzeit mit Vorschau ansehen. Fakturierung Seite 13

14 4.1.7 Faktura einzeln drucken Wenn Sie jede Rechnung einzeln drucken möchten, gehen Sie auf Drucken. Die angewählte Rechnung wird nun gemäss den Angaben, welche unter Datei / Druckerkonfiguration gemacht wurden, ausgedruckt. Mehrere Rechnungen miteinander ausdrucken mehrere Rechnungen miteinander ausdrucken Siehe unter zusätzliche Funktionen der Fakturierung, selektierte Rechnungen drucken Rechnungen kopieren Siehe unter zusätzliche Dienste der Fakturierung, Faktura kopieren einzelne Artikel nach unten oder oben schieben Falls Sie einen Artikel in der Rechnung weiter oben oder unten positionieren möchten, haben Sie 3 Möglichkeiten: Wählen Sie den Datensatz, den Sie verschieben möchten an. Wenn Sie nun die Befehlsliste mit der rechten Maustaste aktivieren, finden Sie in dieser die Befehle Zeile nach oben und Zeile nach unten Wählen Sie den Datensatz, den Sie verschieben möchten an. Mit den + Taste wird der angewählte Datensatz nach oben, mit der - Taste nach unten verschoben Oder Sie wählen in der Menuzeile des Fakturafensters Text 4.2 Änderung bereits erfasster Rechnungen 1. Markieren Sie den zu ändernden Datensatz. 2. Wählen Sie Datensatz ändern 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein 4. Speichern Sie Ihre Änderungen 4.3 Anzeigen einer Rechnung Wählen Sie Datensatz anzeigen oder Sie doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Eintrag ändern. 4.4 Rechnungen löschen Mit Datensatz löschen wird ein einzelner Datensatz definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Rechnungen gleichzeitig gelöscht werden. Wenn eine Faktura gelöscht wird, werden alle damit zusammenhängenden Daten mit gelöscht, die Verbindung zur Buchhaltung bricht zusammen und es kann keine Nachkalkulation gemacht werden. Eine Faktura sollte daher nie gelöscht werden. Setzen Sie die Filter so, dass sie nicht mehr erscheint, wenn Sie bezahlt ist oder nicht mehr benötigt wird. Damit bleiben alle damit verbundenen Daten erhalten. Fakturierung Seite 14

15 5. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 5.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Fakturierung Seite 15

16 6. Zusätzliche Funktionen der Fakturierung Unter dem Menu Faktura in der Menuzeile finden Sie folgende zusätzlichen Funktionen: 6.1 Faktura kopieren 1. Wenn Sie eine Rechnung kopieren möchten, wählen Sie Faktura kopieren. 2. Es erscheint nun ein Fenster, in welchem Sie die zu kopierende Rechnung auswählen können. Wählen Sie die Rechnung, die Sie kopieren möchten. 3. Nachdem Sie die Rechnung gewählt haben, legt das Programm eine Kopie der Originalrechnung an und öffnet diese Kopie, so dass Sie direkt in der neuen Rechnung sind. 4. Ändern Sie nun die Eingaben, welche Sie nicht übernehmen möchten. 5. Ausserdem müssen Sie die Rechnungsnummer neu definieren. 6. Bei kopierten Rechnungen wird die Buchungsadresse nicht automatisch mit der Rechnungsadresse geändert. Sie müssen dies bewusst ausführen. 6.2 Selektierte Rechnungen drucken Anstatt jede Rechnung einzeln auszudrucken, können Sie mehrere Rechnungen auswählen und dann gemeinsam ausdrucken lassen. Dazu wählen Sie mit gedrückter Ctrl- Taste und Maus alle Rechnungen, welche gemeinsam ausgedruckt werden sollen. Danach gehen Sie auf Selektierte Rechnungen drucken. Die angewählten Rechnungen werden nun gemäss den Angaben, welche unter Datei / Druckerkonfiguration gemacht wurden, ausgedruckt. Fakturierung Seite 16

17 6.3 Selektierte Rechnungen inaktiv setzen Anstatt jede Rechnung einzeln inaktiv zu setzen, können Sie mehrere Rechnungen auswählen und dann gemeinsam inaktiv setzen. Dazu wählen Sie mit gedrückter Ctrl- Taste und Maus alle Rechnungen, welche gemeinsam inaktiv gesetzt werden sollen und gehen auf Selektierte Rechnungen inaktiv setzen. 6.4 Selektierte Rechnungen aktiv setzen Anstatt jede Rechnung einzeln wieder zu aktivieren, können Sie mehrere Rechnungen auswählen und dann gemeinsam wieder aktivieren. Dazu wählen Sie mit gedrückter Ctrl- Taste und Maus alle Rechnungen, welche gemeinsam aktiviert werden sollen und gehen auf Selektierte Rechnungen aktiv setzen. 6.5 Selektierte Rechnungen als verbucht markieren Wenn Sie die Debitoren-Rechnungen von Hand in eine Buchhaltung eingeben, können Sie über diesen Befehl eine oder mehrere Rechnungen als verbucht markieren. Die entsprechenden Rechnungen müssen dazu selektiert (blau angewählt) sein. 6.6 Selektierte Rechnungen als nicht verbucht markieren Fakturierung Seite 17

18 7. 2 verschiedene Verrechnungsassistenten Es stehen Ihnen unter dem Befehl Faktura 2 verschiedene Verrechnungsassistenten zur Verfügung: 7.1 Verrechnungsassistent starten Der (einfache) Verrechnungsassistent zeigt Ihnen analog den Projektschemas für alle Projekte des gewählten Profitzenters alle noch nicht in Rechnung gestellten: Stunden Spesen Geräte Kopien Kleinmaterial Kreditoren das vom Lager bezogene Material die Offertdaten die Vertragsdaten die bereits in Rechnung gestellten Debitoren Differenz der in Rechnung gestellten Debitoren zum Vertrag (in Franken und Prozenten) Alle Beträge sind exkl. MwSt. aufgeführt. Bei den Stunden werden alle Leistungen, welche als Mehrpreis zum Auftrag oder als im Zeitaufwand zu verrechnen eingegeben wurden, dargestellt. Es werden nur diejenigen Datensätze aufgelistet, welche in den Programmmodulen als nicht verrechnet bezeichnet sind. Sobald Leistungen verrechnet sind, müssen Sie als verrechten markiert werden und erscheinen danach nicht mehr im Verrechnungsassistenten. Leistungen, welche über die Fakturierung verrechnet werden, werden automatisch als verrechnet gekennzeichnet. 7.2 Detailauswertungen Sie können mit dem Befehlen der rechten Maustaste die noch offenen Daten als Detail- Auswertung ausdrucken und direkt der Rechnung beilegen. mit Auswertung starten drucken Sie eine Auswertung des Verrechnungsassistenten mit Detail-Auswertung starten, können Sie alle noch offenen Leistungen detailliert ausdrucken. Dies dauert zwischen den einzelnen Auswertungen etwas länger. Fakturierung Seite 18

19 7.3 Verrechnungsassistent Plus Aus dem Verrechnungsassistent Plus können Rechnungen direkt erstellt werden. Wie dies funktioniert erfahren Sie nachfolgend unter dem Punkt Rechnungen erstellen. Im Verrechnungsassistent Plus erscheinen nur Beträge, welche auf Projekte mit dem Arbeitsstand Auftrag erfasst sind. Werden Leistungen auf Projekte mit dem Arbeitsstand Offerte erfasst, erscheinen diese nicht, obwohl sie zu verrechnen wären. Der Verrechnungsassistent Plus zeigt Ihnen analog den Projektschemas für alle Projekte des gewählten Profitzenters alle noch nicht in Rechnung gestellten: Stunden Spesen Geräte Kopien Kleinmaterial Kreditoren das vom Lager bezogene Material die Offertdaten die Vertragsdaten die bereits in Rechnung gestellten Debitoren Differenz der in Rechnung gestellten Debitoren zum Vertrag (in Franken und Prozenten) Alle Beträge sind exkl. MwSt. aufgeführt. Fakturierung Seite 19

20 7.3.1 Bildschirmanzeige Verrechnungsassistent Plus Wenn Sie den Verrechnungsassistent Plus über den Befehl Faktura / Verrechnungsassistent Plus starten, sind entweder bereits berechnete Datensätze enthalten: oder der Verrechnungsassistent Plus erscheint leer: Fakturierung Seite 20

21 7.3.2 Beträge zur Verrechnung berechnen lassen Wenn Sie eine neue Berechnung starten möchten, gehen Sie wie folgt vor: Alte Einträge löschen Löschen Sie zuerst die jetzt im Verrechnungsassistent Plus enthaltenen Datensätze. Sie können in der Menuzeile unter dem Befehl Verrechnungsassistent auswählen, ob Sie nur die benutzerspezifischen oder alle Einträge löschen möchten: Benutzerspezifische Einträge löschen: Löscht nur die Berechnungen vom aktuellen Benutzer Alle Einträge löschen (geht nur, wenn Sie die Berechtigung dazu haben): Löscht alle Berechnungen!!!Achtung!!! Sie können keine neue Berechnung starten, ohne dass Sie die alten Berechnungen gelöscht haben. Das Löschen der Einträge im Verrechnungsassistent Plus hat keinen Einfluss auf die in den übrigen Modulen erfassten Daten. Es wird lediglich die Berechnung im Verrechnungsassistent Plus gelöscht. Fakturierung Seite 21

22 7.3.4 Neue Berechnung starten Wenn Sie eine Berechnung starten möchten, definieren Sie als erstes die Daten, welche Sie berechnen möchten. Setzen Sie das Stichdatum und alle weiteren Kriterien. Im Gegensatz zu allen anderen Modulen, definiert der unten markierte Bereich nicht die Anzeige der Daten im Fenster, sondern die Berechnungskriterien. Wenn Sie die Berechnung starten, öffnet sich dieses Fenster und zeigt fortlaufend an, was gerade berechnet oder generiert wird. Der Text im Berechnungsfenster ändert sich daher laufend. Sie können während der Berechnung in CUMULUS oder einem anderen Programm weiterarbeiten. Die Berechnung kann je nach Anzahl der zu berechnenden Daten von 2 Minuten bis zu einer ganzen Nacht dauern. Fakturierung Seite 22

23 Wenn die Berechnung beendet ist, erscheint dieses Fenster, das Sie bitte mit OK bestätigen: Jetzt erscheinen die berechneten Datensätze im Verrechnungsassistent Plus: Die Bildschirmdarstellung und Reihenfolge der Spalten können Sie wie in jedem CUMULUS-Fenster natürlich auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Fakturierung Seite 23

24 7.3.5 Zeit-, Spesen- und Kleinmaterialeinträge kontrollieren und ändern Sie können nun den Eintrag von jeden Projekt kontrollieren. 1. Wählen Sie dazu den Datensatz, den Sie kontrollieren möchten, an und 2. wechseln dann ins Register Teilprojekte. 3. Wählen Sie nun das Teilprojekt, welches Sie kontrollieren möchten und 4. wechseln dann ins Register Zeit, Spesen und / oder Kleinmaterial 5. Ändern Sie die Datensätze, welche falsch sind. Oder fügen Sie neue Datensätze hinzu. Bitte beachten: Wenn Sie Datensätze ändern oder hinzufügen, werden diese auch beim Mitarbeiter entsprechend geändert. Benützen Sie den Befehlssatz, der sich öffnet, wenn Sie die rechte Maustaste betätigen: 6. Nachdem Sie alle Teilprojekte eines Projekts kontrolliert haben, müssen Sie das Projekt neu berechnen lassen. Sie können entweder alle Projekte kontrollieren und wenn Sie dies erledigt haben, alle gemeinsam neu berechnen lassen oder jedes einzelne Projekt kontrollieren und nach der Kontrolle einzeln neu berechnen lassen. Den Befehl dazu finden Sie in der Menuzeile unter Befehle : Fakturierung Seite 24

25 Eventuell erhalten Sie diese Fehlermeldung: Dies ist nicht weiter schlimm. Sie können die Rechnungsadresse auch in der Rechnung noch einfügen. Es ist aber sicher angenehmer und zeitsparender für Sie, wenn Sie diesem Projekt / Teilprojekt die Rechnungsadresse bei Gelegenheit zuordnen Auswertungen ausdrucken Bevor Sie die Rechnung erstellen, können Sie diverse Ausdrucke generieren. Z.B. Ausdrucke der Proberechnung oder Detailauswertungen, welche Sie den Rechnungen beilegen können. Um Auswertungen zu erstellen, wählen Sie den oder die Datensätze im Register Projekt an und holen dann mit der rechten Maustaste die Befehlsleiste: Wählen Sie nun, ob Sie nun, welche Auswertung Sie starten möchten Provisorische Rechnungen erstellen Wenn Sie zur Kontrolle zuerst eine provisorische Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den oder die Datensätze im Register Projekt an und erstellen mit dem oben erwähnten Befehl Auswertungen starten Provisorische Rechnungen. Fakturierung Seite 25

26 7.3.8 Rechnungen erstellen Wenn Sie alle Datensätze kontrolliert haben, können Sie die im Verrechnungsassistent Plus enthaltenen Daten verrechnen: 1. Selektieren Sie den oder die Datensätze an, welche Sie verrechnen möchten. 2. Gehen Sie dann in der Menuzeile des Verrechnungsassistenen Plus auf den Befehl Rechnungen und 3. danach auf Selektierte Einträge Rechnungen erstellen. Die Rechnungen werden automatisch in die Fakturierung übertragen. 4. Wechseln Sie nun ins Modul Fakturierung. Dieses ist am unteren Bildschirmrand abgelegt. 5. Noch sehen Sie die neu erstellte(n) Rechnung(en) nicht. Sie müssen zuerst die Daten aktualisieren. Danach werden die Rechnungen angezeigt. 6. Wenn Sie sicher sind, dass die neuen Rechnungen stimmen, können Sie sie direkt ausdrucken. Ansonsten öffnen Sie sie und kontrollieren sie. 7. Wenn Sie unter Extras / Optionen das Feld für die automatische Kennzeichnung der Verrechnung angewählt haben, ist die Rechnungsstellung hiermit abgeschlossen. Wenn Sie das Feld jedoch nicht gekennzeichnet haben, müssen Sie die verrechneten Leistungen noch als verrechnet markieren, sonst erscheinen sie beim nächsten Rechnungslauf erneut. 8. Wählen Sie den oder die Datensätze, welche verrechnet wurden an und gehen dann in der Menuzeile auf den Befehl Rechnungen / Selektierte Einträge als verrechnet kennzeichnen Zusammenhang Rechnungen - Projektschema Bitte beachten Sie, dass zwischen dem Verrechnungsassistent Plus und den Projektschemas ein enger Zusammenhang besteht. Falls die Leistungen eines Projektes / Teilprojektes nicht im Verrechnungsassistent Plus erscheinen, sollten Sie das Projektschema dieses Projektes / Teilprojektes kontrollieren. Handbuch Stammdaten / Allgemein / Projektschema Fakturierung Seite 26