Bedienungsanleitung Einsatzplanung. Bedienungsanleitung Einsatzplanung. Inhalt. Bedienung einer Plan-Tabelle

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1 Bedienungsanleitung Einsatzplanung Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar und gratis. Das Programm ist mit Excel 2010 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht und müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7 oder Windows 8 haben und Office 2010 installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Inhalt Bedienungsanleitung Einsatzplanung... 1 Bedienung einer Plan-Tabelle... 1 Das Wichtigste vorne weg Hauptdialog ( Befehlstasten des Programms)... 3 Befehle die pro Planseite benutzt werden... 4 Befehle die allgemein benutzt werden... 8 Feiertage verwalten... 9 Bedienung einer Plan-Tabelle Version von 9 Martin Küttel

2 Der oben gezeigte Tabellenausschnitt ist ein typisches Beispiel wie die Darstellung aussehen könnte. Pro Tabelle wird ein Kalender für ein Jahr generiert. Merke: Der Sonntag ist immer der letzte Tag der Kalenderwoche. Die Personal-Symbole signalisieren den geplanten Arbeitseinsatz. Die Event-Symbole können für Anlässe oder auch Geschäftsschliessungen eingesetzt werden. Das Wichtigste vorne weg. Die Symbole können in der Zeile 1 von Spalte E bis zur letzten benutzen Spalte frei, Ihren Bedürfnissen entsprechend, eingetragen werden. Diese Symbole werden dann bei der Planung in die Zellen übernommen. Das Setzten der Symbole im Plan x erfolgt durch Mausklick auf eine Zelle im Planungsbereich die noch ohne Symbol ist. Siehe auch Tasten Default oder Plandaten pro Person Das Löschen der Symbole im Plan x erfolgt durch Mausklick auf eine Zelle im Planungsbereich die bereits ein Symbol hat. Es handelt sich also um eine Toggle-Funktion; erster Mausklick setzt das Symbol, zweiter Mausklick löscht es wieder. Das Symbol mit dem Schloss in Spalte 3 ist gedacht um Tage zu markieren an denn das Geschäft geschlossen ist. Das Symbol mit dem Schloss und dem Schlüssel in Spalte 3 ist gedacht um Tage zu markieren an denn das Geschäft spezielle Schliesszeiten hat. In der Spalte Bemerkungen können Sie Einträge bezüglich Ihren Aktivitäten eingeben. Darstellung am unteren Rand des Einsatzplanes; Die Tabelle Plan sollte nicht zum planen verwendet werden. Sie dient als Formatquelle für das Erstellen von weiteren Plan-Tabellen. Ist der Hauptdialog nicht sichtbar kann er mit der Tastenkombination [Ctrl+Shift+Q] wieder aktiviert werden. Version von 9 Martin Küttel

3 Hauptdialog ( Befehlstasten des Programms) Auf der Tabelle befindet sich auch der Hauptdialog in dem die gebräuchlichsten Befehle zur Verfügung stehen. Der Hauptdialog enthält zwei Seiten die durch Klick auf den Tab [Allgemein] oder [Planseiten] selektiert werden. PS im hellblauen Feld erscheint bei Maus über der Taste eine kurze Beschreibung der jeweiligen Tastenfunktion. Version von 9 Martin Küttel

4 Befehle die pro Planseite benutzt werden Diese finden Sie im Hauptdialog [Planseiten] Mit diesen Tasten navigieren Sie zu einem Datum. Mit der Taste [zu Heute] wird direkt zu diesem Datum gesprungen. Mit der Taste [zu Datum] wird direkt der Datumsdialog geöffnet wo Sie ein beliebiges Datum auswählen können. Wo steht für Woche. [Wo kopieren] kopiert den Datenbereich einer zu wählende Woche und setzt ihn in einer andern Woche wieder ein. Sie benutzen diesen Befehl um sich wiederholende Wochenplanungen schnell zu kopieren. [Wo löschen] löscht die Inhalte des Planbereichs einer zu wählende Woche. Version von 9 Martin Küttel

5 Mit den Tasten [Default 1-4] können Sie vordefinierte Wochendaten in eine zu definierende Woche eintragen. Die Definition dieser Default-Daten erstellen Sie selbst in der Tabelle Default. Die Bedienung ist analog zu den Plan-Tabellen. Diese Taste öffnet den Dialog Programminfo. Version von 9 Martin Küttel

6 Mit der Taste [Bedienungsanleitung] öffnet sich diese als Pdf-Dokument. Die Datei muss im selben Ordner wie das Programm selbst sein. Die Taste [drucken Mt] wird eine Druckvorschau erstellt. Nun den Monat wählen den man drucken will. Sie haben nun die beiden Möglichkeiten die Druckvorschau zu Drucken oder einfach wieder zum Programm zurückzukehren. Bemerkung; Währendem die Druckvorschau gezeigt wird können Sie keine andere Funktionen ausführen. Version von 9 Martin Küttel

7 Zum Einrichten ist dies fast der wichtigste Befehl. Hier können Sie pro Person ein Anwesenheitsmuster eingeben, oder es auch löschen, das für das ganze Jahr gilt. Dabei bleibt der folgende Dialog geöffnet bis Sie Ihn mit der [X] schliessen. Die Bedienung ist einfach. Als erstes wählen Sie eine Person aus der Dropdownliste. Dann setzten Sie die gewünschten Häkchen und klicken auf die Taste [Eintragen]. Zum Löschen gehe Sie gleich vor, bloss die Häkchen werden ignoriert (müssen nicht gesetzt sein). Version von 9 Martin Küttel

8 Befehle die allgemein benutzt werden Die hier aufgeführten Befehle sind meist im ganzen Programm oder in mehreren Tabellen wirksam. Es öffnet sich ein Dialog für benutzerdefinierte Einstellungen. Eine neue Person einfügen heisst; es werden bei allen Tabellen die letzten beiden Spalten kopiert und als neue(n) Mitarbeiter(in) wieder am Ende der Tabelle eingefügt. Tipp: Da ev. bereits Daten vorhanden waren empfiehlt es sich mit der Taste [Plandaten einer Person] den Inhalt der neuen Person zu löschen oder gleich ein Wochenmuster einzutragen. Dieser Befehl erstellt eine neue Plan-Tabelle als Kopie der Tabelle Plan. Beim Erstellen können Sie den Titel Plan mit einer Nummer ergänzen (z.b. Jahreszahl). Sie müssen darauf achten das die Nummer Identität hat, also nur einmal vorkommt. Version von 9 Martin Küttel

9 Mit dieser Taste erstellen Sie den Kalender in einer Tabelle. Nach der Eingabe des Jahres wird die aktuelle Tabelle ab Zeile 4 die Spalten A-D gelöscht und neu erstellt. Dabei werden die Symbole nicht überschreiben und bleiben wenn vorhanden bestehen. Eine Tabelle löschen Sie so wie es bei Excel vorgesehen ist. Feiertage verwalten Durch den Wechsel in die Tabelle Feiertage wird der Dialog zum Bearbeiten der Feiertag geöffnet. Merke: Damit die Feiertage beim Kalender einer Plan-Tabelle korrekt eingetragen werden, muss in dieser Tabelle [Feiertage] des gewünschten Jahres berechnet sein. Es werden nur Feiertage eingefügt die auch zum Kalenderdatum der Plan-Tabelle passen. Also Jahr wählen, dann die Taste [berechnen] betätigen. Mit dem Häkchen [Anzeigen] können Sie steuern welche Feiertage anzeigt werden sollen. Mit der Taste Speicher werden allfällige Änderungen gespeichert. Diese Taste muss pro Feiertag betätigt werden. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Version von 9 Martin Küttel