K. Hartmann-Consulting. Schulungsunterlage Outlook 2013 Kompakt Teil 1

Transkript

1 K. Hartmann-Consulting Schulungsunterlage Outlook 03 Kompakt Teil

2 Inhaltsverzeichnis Outlook Das Menüband Die Oberfläche im Überblick Ordner hinzufügen Ordner zu den Favoriten hinzufügen Überblick über die Register im -Modul Start Senden & Empfangen Ordner Ansicht Outlook individuell anpassen Register anpassen Anpassen der Schnellzugriffsleiste Einblenden der Entwicklertools Anlegen eines neuen Registers....5 Der Backstage-Bereich im Register Datei Information Öffnen und exportieren Speichern unter Anlagen speichern Drucken Optionen... 9 Einleitung Zeitsparfunktionen.... QuickSteps.... Neue QuickSteps anlegen QuickStep - in Ordner verschieben QuickStep Neue an Weiterleiten an Video - QuickStep Besprechungsvorlage QuickSteps bearbeiten QuickStep löschen Schnellbausteine Video - Schnellbausteine Schnellbausteine anlegen Schnellbaustein löschen Regeln Regeln anlegen Regeln bearbeiten... 39

3 .4.3 Gesendetes Element speichern unter Neuen Suchordner erstellen Suchordner zu Favoriten hinzufügen s schreiben Register Nachricht Register Einfügen Register Optionen Register Text formatieren Register Überprüfen Arbeiten im Team Kalender - Stellvertreter einrichten Kalender eines anderen Benutzers öffnen Dauerhaften Postfachzugriff einrichten Postfach und Posteingang für andere Benutzer freigeben... 5 Version: Impressum: Autorin: Erstellt:.0.05 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Unterlage darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme vervielfältigt oder verarbeitet. Die Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Die Autorin kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. 3

4 Outlook. Das Menüband Hier sehen Sie den Aufbau des Menübands.. Symbolleiste für den Schnellzugriff: Diese kann individuell angepasst werden. Hier legen Sie häufig benutzte Befehle ab.. Gruppe: Befehle werden in Gruppen sortiert, z.b. Befehle zur Schrift- oder Absatzformatierung oder die Zwischenablage. 3. Dialogstarter: Startet das Dialog-Fenster diese sehen häufig ähnlich aus wie in früheren Versionen. Bei allen Befehlen im Zusammenhang mit grafischen Elementen, z.b. Bildgröße etc. sind die Dialogfenster im neuen Design und auch inhaltlich erweitert. 4. Menüband einblenden/ausblenden: Mit einem Klick auf das Symbol können Sie die Menübänder ein-/ausblenden. 5. Der Zoomregler: Dieser befindet sich bei jedem Programm rechts unten. Hier können Sie auch zwischen den einzelnen Seitenansichten wechseln. 6. Register: Das Register Ansicht finden Sie in jedem Programm wieder. 7. Postfach: Hier sehen Sie den Postfachnamen mit dem Sie angemeldet sind 8. Posteingang: Hier kommen alle neuen s an Die Oberfläche im Überblick. Ordnerbereich: In diesem Bereich können Sie die Ordnerstruktur sehen.. In diesem Bereich können Sie zwischen den einzelnen Modulen ( , Kalender, Kontakte) hin und her wechseln. 4

5 3. Lesebereich: Hier sehen Sie Ihre neuen und gelesenen s. Dieser Bereich kann je nach Einstellung unterschiedlich aussehen. 4. Aufgabenbereich: Im Aufgabenbereich sehen Sie hier nur den Kalender. Je nachdem welche Einstellung Sie gewählt haben können Sie auch noch die Aufgaben sehen. Die Einstellungen ändern Sie über die Registerkarte Ansicht und hier in der Gruppe Layout Ordner hinzufügen Um einen Ordner unter dem Posteingang hinzufügen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang () und anschließend auf die Menüpunkt im Kontextmenü Neuer Ordner (). 5

6 3.. Ordner zu den Favoriten hinzufügen Um den Ordner in den Favoriten anzuzeigen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner () und anschließend im Kontextmenü auf den Punkt In Favoriten anzeigen (). Nun sehen Sie den Ordner in den Favoriten (3). 6

7 3.3 Überblick über die Register im -Modul Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die einzelnen Register in Outlook..3. Start Sie finden hier alle wichtigen Schaltflächen zum Erstellen, Löschen, Antworten etc. Neu dazugekommen sind die QuickSteps. Im Kapitel Zeitsparfunktionen finden Sie eine genaue Beschreibung, was Sie mit der Funktion QuickSteps alles machen können..3. Senden & Empfangen Sie finden hier alle wichtigen Schaltflächen zum Senden und Empfangen von s. Generell ist hier nichts Neues dazugekommen..3.3 Ordner Neu dazugekommen in diesem Bereich sind die Suchordner. Mehr über das Erstellen eines Suchordners finden Sie im Kapitel Zeitsparfunktionen..3.4 Ansicht Hier finden Sie alle wichtigen Schaltflächen, um die aktuelle Ansicht zu verändern. 7

8 Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass bei aktiviertem Lesebereich die angeklickten als gelesen gekennzeichnet werden, können Sie die Optionen so ändern, dass die erst dann als gelesen gekennzeichnet wird, wenn die mit einem Doppelklick geöffnet wird. Klickanleitung. Klicken Sie hierzu in der Registerkarte Ansicht in die Gruppe Layout auf den Lesebereich. In dem Kontextmenü klicken Sie auf Optionen.. In der Dialogbox Lesebereich entfernen Sie das Häkchen bei der Option Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt. Anschließend bestätigen Sie mit OK..4 Outlook individuell anpassen Sie können Office individuell anpassen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten auf..4. Register anpassen Es ist möglich, die einzelnen Standard-Register anzupassen. Es ist jedoch nicht empfehlenswert, da Sie sonst bei Supportanfragen nicht so schnell unterstützt werden können. 8