TECHNISCHE INFORMATION LESSOR LOHN/GEHALT BEITRAGSNACHWEIS-AUSGLEICH BUCH.-BLATT MICROSOFT DYNAMICS NAV

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1 MICROSOFT DYNAMICS NAV Inhaltsverzeichnis TECHNISCHE INFORMATION: Einleitung... 3 LESSOR LOHN/GEHALT Beschreibung... 3 Prüfung der Ausgleichszeilen... 9 Zurücksetzen der Ausgleichsroutine Vorgehensweise bei bereits erfolgter Verrechnung Zukünftige Vorgehensweise BEITRAGSNACHWEIS-AUSGLEICH BUCH.-BLATT Dieses Whitepaper beschreibt die neue Routine des Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt in LESSOR Lohn/Gehalt für den Abgleich der fiktiven Abrechnung (Beitragsnachweisabrechnung) und der tatsächlichen Lohnabrechnung. Version Nr. 1 Datum: Copyright 2008 Lessor GmbH TECHNISCHE INFORMATION LESSOR LOHN/GEHALT SEITE 1

2 HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung des Dokumentes zu anderen Zwecken lehnt LESSOR GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. LESSOR GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von LESSOR GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von LESSOR GmbH darf das Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2008 LESSOR GmbH, Stadionring 16, D Ratingen, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit TM oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions. Die Warenzeichen Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von LESSOR GmbH. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 2

3 Einleitung Dieses Whitepaper beschreibt den Umgang mit der neuen Routine des Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt. Mit der neuen Routine kann ein Abgleich zwischen der fiktiven Abrechnung (Beitragsnachweisabrechnung) und der tatsächlichen Lohnabrechnung durchgeführt werden. Eventuelle Differenzen zwischen den beiden Abrechnungen werden ermittelt und können nach dem Buchen über den Beitragsnachweis mit den Krankenkassen verrechnet werden. Dafür muss in der Periode, in der der Ausgleich gebucht werden soll, die Beitragsnachweisabrechnung gebucht sein, aber die Beitragsnachweisdateien dürfen noch nicht erstellt und verschickt worden sein. Nach dem Buchen des Ausgleichs, können dann die Beitragsnachweisdateien erstellt werden und somit wird der Ausgleich dann an die Krankenkassen gemeldet. Beschreibung Das Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt finden Sie unter Periodische Aktivitäten, Beitragsnachw.- Ausgleich Buch.-Blatt. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 3

4 Damit die Routine eventuelle Ausgleichszeilen erstellen kann, müssen Sie den Monat und das Jahr eingeben. Der Monat und das Jahr müssen der zuletzt gebuchten Beitragsnachweisabrechnungsperiode entsprechen. In diese Periode werden auch die Ausgleichsposten gebucht. Wichtig!!! Sie müssen immer die Periode, der zuletzt abgerechneten BNW-Abrechnung eingeben. Dann ist zu beachten, dass vor dem Buchen des Beitragsnachweis-Ausgleich Buch uch.-blatt Blatts die Beitragsnachweisdatei noch nicht erstellt wurde, denn die Ausgleichsbuchungen sollen ja mit t in den Beitragsnachweisen/Datei und den Überweisungen an die Krankenkassen berücksichtigt igt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 4

5 Im Register Filter können Sie einen Filter auf die Mitarbeiternummer setzten. Wir empfehlen aber die Routine über alle Mitarbeiter laufen zu lassen. Über Funktion, Zeilen erstellen, können die Ausgleichszeilen erstellt werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 5

6 Beim Erstellen der Zeilen prüft die Routine alle BNW-Lohnposten rückwirkend bis maximal zum und gleicht diese mit den entsprechenden Lohnposten ab. Sollten Differenzen vorhanden sein, werden diese pro Mitarbeiter in einer Zeile angezeigt. In dieser Form können Sie sich noch zusätzliche Felder, wie z.b. Krankenkassennr. anzeigen lassen. Falls die Ausgleichszeilen für eine falsche Periode erstellt wurden, können die Zeilen über Funktion, Alle Zeilen löschen, wieder gelöscht werden. Wollen Sie nur Mitarbeiter bezogen Zeilen löschen, wählen Sie die Funktion, Zeilen löschen. Zur besseren Übersicht können Sie eine Liste der Ausgleichszeilen erstellen und drucken. Um sich die Listen anzeigen zu lassen, gehen Sie über Funktion, Liste. Im Register Optionen wählen Sie Ausgleichszeilen. Falls der Ausgleich schon gebucht wurde, wählen Sie die Option Grundlagenposten. Sie erhalten einen Bericht über alle gebuchten Ausgleichsposten. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 6

7 Sie erhalten nun eine Liste aller erstellen Ausgleichszeilen. Genauere Informationen können Sie auch der Ausgleichszeilenkarte entnehmen. Sie können sich Informationen zu den Stammdaten anzeigen lassen. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 7

8 Und Sie können sich Informationen zur SV-Grundlage und den SV-Beiträgen anzeigen lassen. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 8

9 Prüfung der Ausgleichszeilen Um zu überprüfen, ob die Ausgleichszeilen korrekt erstellt wurden, wurde ein neuer Bericht (R BNW Ausgleich Grundlage) zur Verfügung gestellt. Den gleichen Bericht können Sie sich auch über Funktion, Grundlage und Option Ausgleichpuffer anzeigen lassen. Der Bericht listet alle BNW- Lohnposten und Lohnposten auf und summiert diese. Eine eventuelle Differenz wird dann als Ausgleich dargestellt. Der Bericht listet alle Mitarbeiter auf, auch die Mitarbeiter, die keine Differenz haben. Nachdem die Ausgleichszeilen geprüft wurden, können die Zeilen gebucht werden. Bitte achten Sie noch mal darauf, dass die Beitragsnachweisdatei noch nicht erstellt worden sein darf, da sonst die Überträge, die aufgrund der Ausgleichszeilen erstellt werden nicht mit im Beitragsnachweis berücksichtigt werden. Die Ausgleichszeilen können über Funktion, Buchen (F11) gebucht werden. Es wird dann ein Übertrag auf die zuletzt abgerechnete Periode der BNW-Abrechnung pro Mitarbeiter erstellt. Die Periode entspricht der angegebenen Monats- und Jahresnummer der Ausgleichsperiode. Um den Posten von den anderen Überträgen zu unterscheiden, können Sie sich das Feld Übertrag Ursprung anzeigen lassen. In diesem Feld steht dann Ausgleich, um deutlich zu machen, dass dieser Posten aus dem Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt entstanden ist. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 9

10 Wenn die Ausgleichszeilen gebucht wurden, können Sie sich die Aufsummierung der Posten über Funktion,, Grundlage und Option Grundlagenposten erneut anzeigen lassen. Nun werden aber nur die Mitarbeiter angezeigt, für die auch ein Ausgleich gebucht wurde. Das Feld Ausgleichsperiode wird bei dem Report Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt benötigt, wenn schon mehrmals ein Ausgleich gebucht wurde. In diesem Feld können dann die Perioden für die einzelnen Ausgleichsperioden eingegeben werden. Der Bericht zeigt dann nur die Posten bis zur gewählten Ausgleichsperiode an. Nach dem Buchen der Ausgleichszeilen, können jetzt die Beitragsnachweise bzw. die Dateien erstellt werden. Um zu zeigen, dass der Ausgleich berücksichtigt wird, sehen Sie nun den Beitragsnachweis ohne Ausgleich. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1 0

11 Und den Beitragsnachweis nach der Ausgleichsbuchung. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1 1

12 In der Beitragsabrechnung wird der Übertrag, der über das Beitragsnachweis-Ausgleich Buch.-Blatt erzeugt wurde als Ausgleich dargestellt. Zurücksetzen der Ausgleichsroutine Sollte ein Zurücksetzten des Ausgleichs notwendig sein, muss die Beitragsnachweisabrechung für die Periode, für die der Ausgleich gebucht wurde, zurückgesetzt werden. Natürlich werden dann auch die Posten aus der Beitragsnachweisabrechnung zurückgesetzt. Das bedeutet, dass nicht nur der Ausgleich neu erstellt und gebucht werden muss, sondern auch die Beitragsnachweisabrechnung muss für die Periode neu gebucht werden. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1 2

13 Vorgehensweise bei bereits erfolgter Verrechnung (SV-Prüfung) Sollten Sie aufgrund einer SV-Prüfung evtl. Differenzen schon mit den Krankenkassen verrechnet haben, empfehlen wir Ihnen den Ausgleich trotzdem zu erstellen, damit die Daten im System auch bereinigt werden. Um dann nicht eine erneute Zahlung oder Erstattung an die Krankenkassen zu tätigen, erstellen Sie die Beitragsnachweisdatei vor der Buchung des Ausgleichs. Auch die Überweisung der Beiträge muss vor der Ausgleichsbuchung erfolgen. Des Weiteren sollten Sie sich einen Vermerk machen, da nach der Ausgleichsbuchung der Beitragsnachweis die Beiträge aus dem Ausgleich mit berücksichtigt. Zukünftige Vorgehensweise Wenn Sie den ersten Ausgleich erstellt und gebucht haben, und in den folgenden Perioden wieder einen Ausgleich erstellen wollen, prüft das System nur noch die Perioden ab, für die noch kein Ausgleich erstellt wurde. Sie können unter Berücksichtigung der o.g. Bedingungen, den Ausgleich für jede abgerechnete Periode erstellen. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1 3