Handbuch. Sach-OP & Ausgleich. akquinet dynamic solutions GmbH. G/L Open Items & Application. Hafenhaus, Deck 10 Bollhörnkai 1, Kiel

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1 Handbuch Sach-OP & Ausgleich G/L Open Items & Application akquinet dynamic solutions GmbH Hafenhaus, Deck 10 Bollhörnkai 1, Kiel Version

2 HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt weiterhin jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von der akquinet dynamic solutions GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Allerdings ist die Verwendung des Dokumentes zu Zwecken der Schulung durch autorisierte Partner der akquinet dynamic solutions GmbH erlaubt. Inhaltliche Veränderungen der beschriebenen Sachverhalte bedürfen der schriftliche Erlaubnis der akquinet dynamic solutions GmbH. Ergänzungen zu Zwecken der Schulung oder Beschreibung von Individualisierungen sind erlaubt. Das Dokument darf im Sinne des Partnervertrages verwendet, verändert und vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2015 akquinet dynamic solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen werden und die entweder mit oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Die Warenzeichen Microsoft, Microsoft Dynamics, Windows, Windows 7, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von der akquinet dynamic solutions GmbH, Kiel. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 2 von 17

3 INHALT 1 Offene Posten für Sachkonten Stammdateneinrichtung OP Sachkonten Einrichtung Tabelle Sachkonto Funktion Sachkontoumstellung Neue Felder in der Tabelle Sachposten Buchen auf Sachkonten mit OP Verwaltung Ausgleich offener Sachposten Ausgleich über das Feld Ausgleich mit Belegnummer Ausgleich über die Funktion Posten ausgleichen Ausgleich offener Sachposten in Fremdwährung Nachträglicher Ausgleich und Aufheben von Ausgleichen Wechselkursregulierung akquinet dynamic solutions GmbH Seite 3 von 17

4 1 OFFENE POSTEN FÜR SACHKONTEN Mit dem dynamo Modul Sach-OP & Ausgleich für Microsoft Dynamics NAV können Sie für ausgewählte Sachkonten Posten mit Restbeträgen (offene Sachposten) bilden und verwalten. Die betreffenden Sachkonten können dabei bei Bedarf auch in Fremdwährung bebucht werden; ein Ausgleich kann wahlweise in der bei der Buchung verwendeten Währung, der Mandantenwährung oder einer anderen Fremdwährung erfolgen. Es ist möglich, die gebildeten offenen Posten direkt beim Buchen oder auch nachträglich auszugleichen. Auch bereits bebuchte Sachkonten können nachträglich auf eine Offene Postenverwaltung umgestellt werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 4 von 17

5 1.1 Stammdateneinrichtung OP Sachkonten Einrichtung Unter Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ dynamo/ OP Sachkonten können Sie die Einrichtung für das Modul vornehmen. Geben Sie in dem Feld OP Ausgleichsbuchungssammelkonto ein Sachkonto an. Auf diesem Konto werden zukünftig die Buchungen erzeugt, die beim nachträglichen Postenausgleich oder beim Ausführen der Funktion Ausgleich aufheben entstehen. Wenn Sie hier kein Konto eintragen, werden die entstehenden Buchungen direkt auf dem betreffenden OP Sachkonto erzeugt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 5 von 17

6 1.1.2 Tabelle Sachkonto Sachkonten, für die offene Posten verwaltet werden sollen, werden durch folgende Felder gekennzeichnet: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 6 von 17

7 Feldbezeichnung OP Konto Währungsausgleich Währungscode Saldo Restbetrag Beschreibung Wenn Sie hier ein JA eintragen, wird das gewählte Sachkonto auf Offene Postenverwaltung umgestellt. Diese Option kann nur in dem Fall manuell gesetzt werden, wenn für das gewählte Sachkonto keine Sachposten vorhanden sind. Gibt es bereits Sachposten - dies gilt auch dann, wenn der Saldo = 0 ist - verwenden Sie bitte die Funktion Sachkontoumstellung. Diese ist weiter unten beschrieben. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: - Leer: Es können ausschließlich Posten in Mandantenwährung ausgeglichen werden. - Kein: Der Ausgleich kann nur zwischen Posten gleicher Währung erfolgen. Wenn Sie auf dem Konto z.b. nur in USD buchen wollen und die Posten auch immer in USD ausgelichen werden sollen, tragen Sie zusätzlich zu der Angabe Kein in dem Feld Währungscode USD ein. - Alle: Der Ausgleich kann zwischen Posten aller gebuchter Währungen erfolgen. - Mandantenwährung: Der Ausgleich kann zwischen Posten gleicher Währung und zusätzlich gegen Posten in Mandantenwährung erfolgen. Bitte tragen Sie auch hier in dem Feld Währungscode die Währung ein, in der Sie neben der Mandantenwährung buchen und ausgleichen wollen. Wenn Sie hier einen Währungscode eintragen, wird Ihnen dieser beim Erfassen von Buchungen im Buchblatt vorgeschlagen. Das Feld Währungsausgleich muss dann zwingend gefüllt werden. Hier wird der aktuelle Saldo des Kontos angegeben. Das Feld entspricht dem Feld Saldo im Register Allgemein. Hier wird der aktuelle Restbetrag in Mandantenwährung dargestellt. Über den Lookup aus diesem Feld verzweigen Sie in die detaillierten Sachposten des gewählten Kontos. Hinweis: Das Buchen von offenen Posten auf Sachkonten in Fremdwährung ist ausschließlich aus Buchblättern und aus den Zeilen der Verarbeitung von Kontoauszügen möglich, nicht jedoch aus Ein-oder Verkaufszeilen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 7 von 17

8 1.1.3 Funktion Sachkontoumstellung Sind auf einem Sachkonto, das zukünftig für die Buchung von Offenen Posten verwendet werden soll, bereits Buchungen vorhanden, so verwenden Sie die Funktion Sachkontoumstellung, die Sie unter Aktionen direkt in der Kontokarte des entsprechenden Kontos aufrufen können, um das Konto für den Sachpostenausgleich vorzubereiten. Beim Aufruf der Funktion erhalten Sie folgende Meldung, die Sie zum Fortfahren mit JA bestätigen: Hinweis: Wenn Sie ein Konto umstellen wollen, dessen Saldo nicht gleich Null ist, dann werden alle je gebuchten Posten als offen gekennzeichnet, und erhalten einen Restbetrag. Wollen Sie dies nicht, buchen Sie den vorhandenen Saldo auf ein Verrechnungskonto, stellen danach das Konto um und buchen im Anschluss daran den Wert von dem Verrechnungskonto zurück. In diesem Fall ist nur diese eine Buchung als offen gekennzeichnet. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 8 von 17

9 1.1.4 Neue Felder in der Tabelle Sachposten akquinet dynamic solutions GmbH Seite 9 von 17

10 Feldbezeichnung Restbetrag Ursprungsbetrag Währungscode Betrag (FW) Restbetrag (FW) Ursprungsbetrag (FW) Beschreibung Es wird der offene Betrag in Mandantenwährung angezeigt. Er wird aus den detaillierten Sachposten ermittelt. Es wird der ursprünglich gebuchte Betrag in Mandantenwährung angezeigt. Es wird die Währung angezeigt, in der der Posten gebucht wurde. Es gelten die Einstellungen aus der Tabelle Währungen. Es wird der Betrag in der gebuchten Währung angezeigt Es wird der offene Betrag in der gebuchten Währung angezeigt. Es wird der ursprünglich gebuchte Betrag in der gebuchten Währung angezeigt. Offen - Ja: Der Posten ist noch offen. - NEIN: Der Posten wurde bereits ausgeglichen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 10 von 17

11 1.2 Buchen auf Sachkonten mit OP Verwaltung Wenn Sie auf einem Sachkonto mit der Option OP Konto = JA buchen, werden durch die Buchungsfunktion automatisch zu den Sachposten die detaillierten Sachposten gebildet. Es ist dabei unwesentlich, ob die Buchung über ein Buchblatt oder das Verarbeiten der Kontoauszüge erfolgt. 1.3 Ausgleich offener Sachposten In jeder Buchblattzeile werden ausschließlich Posten des ausgewählten Kontos oder des Gegenkontos ausgeglichen. Es gelten folgende Buchungsvarianten: Nr. Kontoart Gegenkontoart Mit Ausgleichs ID - der Ausgleich erfolgt auf 1 Debitor/Kreditor Ausgleich mit Belegnr. - der Ausgleich erfolgt auf OP Sachkonto Debitor/Kreditor Debitor/Kreditor 2 OP Sachkonto Debitor/Kreditor Debitor/Kreditor Debitor/Kreditor 3 Sachkonto OP Sachkonto OP Sachkonto OP Sachkonto 4 OP Sachkonto Sachkonto OP Sachkonto OP Sachkonto 5 OP Sachkonto OP Sachkonto Gegenkonto OP Sachkonto Gegenkonto OP Sachkonto Möchten Sie in einer einzigen Buchung zwei OP-geführte Sachkonten ausgleichen, so erfassen Sie eine mehrzeilige Buchung. Der Ausgleich kann entweder über das Feld Ausgleich mit Belegnummer aus der Buchblattzeile oder über die Funktion Posten ausgleichen erfolgen. Bitte beachten Sie: Soll ein Ausgleich aus den Zeilen des Kontoauszuges erfolgen, muss das OP-geführte Sachkonto in jedem Fall als Gegenkonto angegeben werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 11 von 17

12 1.3.1 Ausgleich über das Feld Ausgleich mit Belegnummer Wenn Sie aus einer Buchblattzeile heraus einen Sachposten ausgleichen wollen, wählen Sie aus dem Feld Ausgleich mit Belegnummer den zugehörigen Lookup (F4 Taste). Es öffnet sich der Sachpostenausgleich: Wählen Sie den Posten, den Sie ausgleichen wollen, indem Sie den Cursor in die zugehörige Zeile bewegen. Achten Sie dabei auf das Feld Saldo in der Fußzeile: Ist dieser nicht gleich 0, so bleibt ein Restbetrag im Ausgleich stehen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 12 von 17

13 1.3.2 Ausgleich über die Funktion Posten ausgleichen Wenn Sie aus einer Buchblattzeile heraus mehrere Sachposten eines Sachkontos ausgleichen wollen, wählen Sie im Buchblatt die Funktion Posten ausgleichen, um in den Sachpostenausgleich zu verzweigen: Setzen Sie in jede Zeile, die Sie ausgleichen wollen, die Ausgleichs-ID. Achten Sie auch hier auf die Berechnung in der Fußzeile: Ist der Saldo nicht gleich Null, bleibt ein Restbetrag im Ausgleich stehen. Es ist auch möglich, Posten teilweise auszugleichen. Tragen Sie, nachdem Sie die Ausgleichs-ID gesetzt haben, in dem Feld Ausgleichsbetrag(MW) den Betrag ein, den Sie bei dem gewählten Posten ausgleichen wollen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 13 von 17

14 1.4 Ausgleich offener Sachposten in Fremdwährung Es gelten die gleichen Regeln wie beim Ausgleich offener Sachposten. Zusätzlich wird die Einstellung im Feld Währungsausgleich der Tabelle Sachkonto geprüft. Es kommt zu Fehlermeldungen, wenn Sie versuchen, Posten auszugleichen, die nicht den dort hinterlegten Regeln entsprechen. Der Währungscode des Ausgleichspostens legt die Ausgleichswährung fest. Achten Sie insbesondere beim Ausgleich von Posten mit mehreren Währungen auf die Berechnung in der Fußzeile. Wenn Sie Teilausgleiche durchführen wollen, nutzen Sie für die Ausgleichsbetragseingabe das Feld Ausgleichsbetrag unter Angabe der Ausgleichswährung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 14 von 17

15 1.5 Nachträglicher Ausgleich und Aufheben von Ausgleichen Wenn Sie Posten nicht beim Erfassen der Buchungen ausgleichen möchten, können Sie das auch noch nach dem Buchen durchführen. Rufen Sie dazu die Sachposten auf: Wählen Sie den Ausgleichsposten, in dem Sie den Cursor in die entsprechende Zeile positionieren und führen Sie die Funktion Posten ausgleichen aus. Es öffnet sich der Sachpostenausgleich. Setzen Sie in die Posten, die Sie ausgleichen wollen, die Ausgleichs-ID und rufen Sie dann die Funktion Ausgleich buchen auf. Wenn Sie bereits geschlossene Posten wieder öffnen wollen, nutzen Sie die Funktion Ausgleich aufheben. Wählen Sie einen Posten, für den Sie den Ausgleich aufheben wollen, und rufen Sie dann die Funktion auf. Es werden Ihnen alle Posten angezeigt, die an dem entsprechenden Ausgleich beteiligt waren. Sofern Sie den Ausgleich nach Prüfung tatsächlich aufheben wollen, wählen Sie danach im Sachpostenausgleich aufheben die Funktion Ausgleich aufheben. Im Ergebnis sind die Posten wieder offen. Zusätzlich werden, wie auch beim Ausgleich-Aufheben der Debitoren- bzw. Kreditorenposten, Ausgleichsbuchungen erzeugt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 15 von 17

16 1.6 Wechselkursregulierung Wenn Sie die offenen Posten eines Sachkontos in Fremdwährung gebucht haben, können Sie diese neu regulieren. Wann Sie die Kursregulierung (zum Monatsende oder nur zum Jahresabschluss) durchführen, können Sie selbst entscheiden. In der Tabelle Währungen werden die gleichen Wechselkurse und Konten verwendet, die auch für die Kursregulierung der Debitoren, Kreditoren und Bankkonten herangezogen werden. Um die Kursregulierung für die Sachkonten durchzuführen verzweigen Sie in Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Währung und wählen dort die Aufgabe OP Sachkonten Wechselkurse regulieren. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 16 von 17

17 Es gelten folgende Optionen: Feldbezeichnung Startdatum Enddatum Bewertungsmethode Buchungsbeschreibung Buchungsdatum Belegnummer OP Sachkonten regulieren Beschreibung Dieses Feld ist im Normalfall leer; im Bedarfsfall können Sie hier ein Anfangsdatum für die Periode angeben, in der die Posten reguliert werden. Geben Sie hier das letzte Datum ein, bis zu dem Posten reguliert werden.dieses Datum entspricht im Normalfall dem Wert im Feld Buchungsdatum. Wählen Sie hier die passende Bewertungsmethode. Es gelten die gleichen Optionen wie bei der Kursregulierung der Debitoren-, Kreditorenund Bankposten. Es gelten die gleichen Optionen wie bei der Kursregulierung der Debitoren-, Kreditoren- und Bankposten. Unter diesem Datum werden die Posten gebucht, die durch die Kursregulierung entstehen. Unter dieser Belegnummer werden die Posten gebucht, die durch die Kursregulierung entstehen. Setzen Sie diese Option auf JA. Buchen - JA: Die im automatisch ausgegeben Report Wechselkurse regulieren ausgewiesenen Werte werden auf den in der Währungstabelle hinterlegten Konten gebucht. - NEIN: Es wird nur der Report ausgegeben. Es erfolgen keine Buchungen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 17 von 17