Dokumentenverwaltung. Copyright 2012 cobra computer s brainware GmbH

Transkript

1 Dokumentenverwaltung Copyright 2012 cobra computer s brainware GmbH cobra Adress PLUS ist eingetragenes Warenzeichen der cobra computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Bearbeitet von Harald Borges. und

2 Dokumente verwalten Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente einer Adresse zuzuweisen: Beispiel: Eine Versicherungspolice weisen Sie der Adresse manuell im Fenster»Dokumente«zu. Den Schriftverkehr mit der Versicherung weisen Sie bei aktivierter Dokumentenverwaltung ebenfalls manuell im Fenster»Kontakte«dem jeweiligen Kontakt zu. Mit aktivierter Dokumentenverwaltung lässt sich dieser Vorgang auch automatisieren. Dokumente werden also entweder einer Adresse oder nur einem einzelnen Kontakt dieser Adresse zugewiesen. Automatische Dokumentenverwaltung Voreinstellungen Unter»Datei: Einstellungen: Dokumentenverwaltung«wird die Dokumentenverwaltung vom Systemverwalter konfiguriert. Ihr Systemverwalter legt dabei unter anderem fest, ob Dokumente wie Briefe, s usw., die aus cobra heraus verfasst werden, automatisch im System gespeichert werden, ob Sie gefragt werden sollen, ob Sie Dokumente speichern wollen, unter welchem Pfad welche Dokumente abgelegt werden. Diese Art der Dokumentenverwaltung hat für Sie den Vorteil, dass Sie Dokumente jederzeit wieder aufrufen können und Ihre gesamte schriftliche Kommunikation vollständig und übersichtlich dokumentiert wird. Über eine Dokumentensuche, die Ihr Systemverwalter in Ihre Ansichten integrieren kann, lassen sich Dokumente gezielt wieder auffinden und einsehen. Die Vergabe der Zugriffsrechte bestimmt darüber mit, welche Dokumente welcher Adressen Sie einsehen dürfen. 2

3 Hat der Systemverwalter eingestellt, dass Dokumente nur mit Ihrer Einwilligung gespeichert werden sollen, wird Ihnen je nach Dokumenttyp folgende Frage gestellt: Klicken Sie»Ja«an, wird das entsprechende Dokument später im entsprechenden Verzeichnis auf Ihrer Festplatte hinterlegt, wenn es fertiggestellt ist. Außerdem wird das entsprechende Textprogramm mit der von Ihnen gewählten Vorlage geöffnet. Gleichzeitig wird ein Kontaktfenster geöffnet. In diesem Fenster erfassen Sie die Kontaktdaten. Sie können den Kontakt speichern und schließen, auch wenn das dem Kontakt zu hinterlegende Dokument selbst noch nicht gespeichert wurde. Haben Sie den Brief geschrieben, gespeichert und das Textprogramm geschlossen, wird der Link auf das Dokument im Kontakt gespeichert. Die cobra Dokumentenverwaltung verfährt analog auch mit anderen Dokumentenarten. Sie können das entsprechende Dokument jederzeit wieder über den zugehörigen Kontakt aufrufen. 3

4 Manuelle Dokumentenverwaltung Die Liste der Dokumente zur aktuellen Adresse öffnen Sie mit der Schaltfläche»Dokumente«, der Taste F6 oder dem Befehl»Ansicht: Dokumente«. Das Dokument-Fenster ist in Tabelle und Eingabemaske aufgeteilt. Die einzelnen Dokumente werden in der Eingabemaske erfasst und geändert: 4

5 Einer Adresse ein Dokument zuweisen Schaltfläche»Neu«Klicken Sie»Neu«an. Der Dialog»Datei öffnen«wird angezeigt. Markieren Sie das Dokument, das der Adresse zugewiesen werden soll. Schließen Sie den Dialog»Datei öffnen«mit»ok«. Tragen Sie in der Registerkarte»Bearbeiten«eine Beschreibung für das neue Dokument ein. Drag & Drop Klicken Sie auf die Schaltfläche»Explorer«. Suchen Sie das gewünschte Dokument. Verkleinern oder verschieben Sie den Windows Explorer so, dass Sie zusätzlich auch das cobra-dokument-fenster sehen. Ziehen Sie eines oder mehrere Dokumente oder einen kompletten Ordner mit der Maus in die Dokument-Dialogbox. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das/die Dokument/e oder der Ordner der aktuellen Adresse zugewiesen. Tragen Sie eine Beschreibung für das neue Dokument oder den Ordner ein. 5

6 Zwischenablage Wenn Sie das Dokument, das Sie der Adresse zuweisen wollen, gerade bearbeiten, kopieren Sie einen beliebigen Teil des Dokuments in die Zwischenablage. Klicken Sie im Dialog»Dokumente«die Schaltfläche»Einfügen«an. Das gesamte Dokument wird der aktuellen Adresse zugewiesen. Tragen Sie eine Beschreibung für das Dokument ein. Die Zwischenablage wird nur von OLE-fähigen Anwendungen unterstützt. Dokument öffnen Wählen Sie in der Liste das Dokument, welches Sie öffnen möchten. Klicken Sie»Öffnen«an. Die für das Dokument notwendige Anwendung wird gestartet und das Dokument geladen. Dokumentbeschreibung ändern Wählen Sie in der Liste das Dokument, dessen Beschreibung Sie ändern möchten. Klicken Sie die Registerkarte»Bearbeiten«an. Bringen Sie im Feld»Beschreibung«die gewünschten Änderungen an. Die Dokumentenbeschreibung wird gespeichert, sobald Sie zurück in die Tabelle wechseln oder das Fenster»Dokumente«schließen. Verknüpfung entfernen Wählen Sie in der Liste jenes Dokument aus, dessen Verknüpfung Sie löschen möchten. Klicken Sie die Schaltfläche»Löschen«an. Gelöscht wird nur der Verweis in cobra, nicht aber das Dokument; die Datei selbst bleibt also erhalten. Sie müssen sie im Zweifelsfall manuell im Windows Explorer löschen. 6