Das Modul ABRUF-AUFTRAG ermöglicht es, Teillieferungen zum Auftrag auszuführen, wobei automatisch im Auftrag die Restmengen verwaltet werden.

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1 FAKTURA Abruf-Auftrag 1 Modul ABRUF-AUFTRAG Das Modul ABRUF-AUFTRAG ermöglicht es, Teillieferungen zum Auftrag auszuführen, wobei automatisch im Auftrag die Restmengen verwaltet werden. Bei der Übernahme eines Abruf-Auftrags in einen Lieferschein/eine Rechnung werden die Restliefermengen des Auftrags kopiert. Diese können wiederum abgeändert werden. Nach Erledigung des Auftrags wird dieser automatisch gelöscht. Im Lieferschein/in der Rechnung kann jeder Artikel gekennzeichnet werden, ob es sich um eine Voll-Auslieferung, Teillieferung, Restlieferung oder Nachlieferung handelt.

2 FAKTURA Abruf-Auftrag 2 Das vorliegende Handbuch gliedertsich wie folgt: 1 Erweiterungen der Programm-Optionen Erweiterung im Firmenstamm Erweiterung der Formularsteuerung Erweiterungen im Auftrag Erweiterungen zur Lieferschein-/Rechnungs-Schreibung Anmerkungen zur Lieferschein-Faktura Liste Offene Abruf-Aufträge Erweiterungen der Programm-Optionen Mit der Option 'Auftrag: Standard ist Abruf-Auftrag' legen Sie fest, ob Sie als Standard den einfachen Auftrag oder den Abruf-Auftrag eingestellt haben möchten. Bei JA wird jeder neu erstellte Auftrag als Abruf-Auftrag betrachtet. Bei NEIN wird bei Kopie des Auftrags in einen Lieferschein oder in eine Rechnung gefragt, ob dieser Auftrag zum Abruf-Auftrag gemacht werden soll. Diese Standard-Einstellung kann während der Auftrags-Erstellung umgestellt werden. Mit der Option 'Abruf-Auftrag: Kopie aus Fremdkunden ist zulässig' legen Sie mit JA fest, daß Lieferungen auch aus Abruf-Aufträgen eines anderen Kunden erstellt werden können. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn der Abruf-Auftrag einer Hauptgeschäftsstelle zugeordnet ist, die Lieferungen jedoch an die Filialen erfolgen. Die Option 'Abruf-Auftrag: Liefermögl.-Liste standardmäßig mit Teillieferungen' legt mit JA fest, daß in der Liefermöglichkeiten-Liste auch dann Abruf-Aufträge mit angedruckt werden, wenn sie nur als Teillieferung auslieferbar sind. Die Option 'Fakt/LSch: Nach Kundenwahl evtl. Abruf-Auftrag anzeigen' legt mit JA fest, daß bei der Fakturierung und der Lieferscheinschreibung nach Eingabe der Kunden-Nummer und Sichtbarwerden des Kunden-Namens am unteren Bildschirmrand die Nummern der ältesten 10 Abruf-Aufträge des Kunden angezeigt werden.

3 FAKTURA Abruf-Auftrag 3 2 Erweiterung im Firmenstamm Der Firmenstamm ist in der 2. Maske (Startnummern für Belege) um folgende Zusatzmaskeerweitert: LIEFER-STATUS-TEXTE FÜR ABRUF-AUFTRAG Text für Voll-Auslieferung... : V Text für Restmengen-Auslieferung...: R Text für teilweise Lieferung... Text für Nachlieferung... : N : T Hier können Sie für jeden Lieferstatus bis zu vier Zeichnen zur Kennzeichnung von Artikeln im Lieferschein oder in der Rechnung aufnehmen, wie z.b. Voll, Rest, Teil, Nach oder wie in der Maske angezeigt auch V, R,T oder N als Kürzel. Die Breite der Lieferstatus-Spalte im Beleg richtet sich nach der Zeichenanzahl für die Eintragung Voll-Auslieferung. Wenn Sie dort nur ein Zeichen (z.b. V) eintragen, wird die Spalte im Beleg ein Zeichen breit, geben Sie 4 Zeichen vor (z.b. Voll), so wird die Spalte im Beleg auch vier Zeichen breit. Die Texte für Rest- und Teillieferung werden beim Drucken ggfls. auf die vorgegebene Spaltenbreite verkürzt. Soll der Text für Voll-Auslieferung nur ein Zeichen lang sein, die anderen Texte jedoch mehrere Zeichen haben, müssen Sie den Text für die Voll-Auslieferung um eine entsprechende Anzahl von Leerzeichen verlängern. Der Ausdruck der Texte zum Liefer-Status wird durch eine Eintragung in der Formularsteuerung (siehe folgender Abschnitt) aktiviert. 3 Erweiterung der Formularsteuerung Die Formularsteuerung für Lieferscheine und Rechnungen hat zusätzlich einen Eintrag für den Lieferstatus innerhalb der Artikelzeile erhalten. Tragen Sie hier, soweit gewünscht, einen Spaltenwert ein. Ist der Eintrag vorgenommen worden, so wird im Beleg, je nach Lieferstatus, der im Firmenstamm festgelegte Text angedruckt.

4 FAKTURA Abruf-Auftrag 4 4 Erweiterungen im Auftrag Bei der Neuaufnahme eines Auftrags wird anhand der Standard-Einstellung der Programm- Option 'Auftrag: Standard ist Abruf-Auftrag' festgelegt, ob ein einfacher Auftrag oder ein Abruf- Auftrag eingerichtet werden soll. Ein Abruf-Auftrag wird im Maskenkopf durch den Text 'Abruf- Auftrag' kenntlich gemacht. Diese Standard-Vorgabe kann kann aus der 1. Maske im Auftrag über die Taste F13 'Abruf- Auftr' auch bei einem bestehenden Auftrag geändert werden. Eine Änderung ist jedoch nur möglich, wie noch keine Belegposition für den Auftrag eingegeben worden ist. Der Abruf-Auftrag kann vor dem endgültigem Ausdruck - wie ein normaler Auftrag auch - jederzeit geändert werden. Wird ein Abruf-Auftrag nach endgültigem Ausdruck aufgerufen, erscheint als Warnung eine Meldung, daß der Auftrag bereits ausgedruckt worden ist. Sie können diese Warnung mit <RETN> übergehen. In diesem Fall werden bei den einzelnen Artikeln des Auftrags immer die Rest-Liefermengen angezeigt! Soweit ein Artikel des Abruf-Auftrags bereits ausgeliefert worden ist, wird als Menge Null angezeigt. Die Mengen können auch jetzt noch von Ihnen geändert werden. Des weiteren können neue Artikel aufgenommen oder bestehende Artikelpositionen gelöscht werden. 5 Erweiterungen zur Lieferschein-/Rechnungs-Schreibung Einen Lieferschein oder eine Rechnung aus einem Abruf-Auftrag erstellen Sie wie folgt: 1. Erstellen Sie einen neuen Beleg für die Kunden-Nummer des bestehenden Abruf-Auftrags. 2. Kopieren Sie über die Taste F7 'Kopie' den gewünschten Abruf- Auftrag in den aktuellen Beleg. Soweit der angegebene Abruf-Auftrag eine anderen Kunden-Nummer als der aktuelle Beleg hat, erscheint eine Fehlermeldung und die Kopie wird nicht ausgeführt. Ist zum angewählten Abruf-Auftrag noch ein weiterer, nicht abgeschlossener, Beleg aktiv, so erscheint eine entsprechende Meldung, da nur ein Folgebeleg aus einem Abruf-Auftrag aktiv sein sollte, um Mengenüberschneidungen zwischen den Belegen zu vermeiden. Sie können dennoch einen weiteren Beleg zu dem angewählten Abruf-Auftag aufnehmen, wenn Sie die Warnung durch Eingabe des Buchstabens 'K' akzeptieren. Verwenden Sie diese Möglichkeit nur in Notfällen, um die angezeigten Probleme zu vermeiden!

5 FAKTURA Abruf-Auftrag 5 3. Füllen Sie, soweit gewünscht, die erste Maske des Belegs aus und verzweigen Sie dann zur Artikel-Eingabe. Nach der erfolgten Kopie wird vom Programm am Anfang des Belegs automatisch eine Textzeile mit folgendem Inhalt eingefügt: TEXT Lieferung zu Auftrag-Nr vom wobei die Auftrags-Nummer und das Auftrags-Datum in den Positionen und eingesetzt werden. Diesen Text können Sie bei Bedarf löschen oder ändern. Mit der Kopie werden alle Text-, Baustein- und Artikelpositionen des Abruf-Auftrags in den neuen Beleg übernommen. Artikelpositionen werden jedoch nur übernommen, wenn noch eine Rest- Liefermenge im Abruf-Auftrag vorhanden ist. Die Übernahme von Artikeln erfolgt immer mit der im Abruf-Auftrag vermerkten Rest-Liefermenge. Der Beleg kann jetzt wie gewohnt überarbeitet werden, jedoch mit folgenden Besonderheiten: 1. Wird bei einem Artikel aus dem Abruf-Auftrag die vorgeschlagene Rest- Liefermenge vermindert, so wird die Differenz automatisch im Abruf- Auftrag als Rest-Liefermenge eingetragen. Eine Erhöhung der Liefermenge ist nur möglich, wenn im Abruf-Auftrag eine entsprechende Rest-Liefermenge vermerkt ist. Ansonsten wird eine Fehlermeldung ausgegeben. 2. Wird ein Artikel aus dem Abruf-Auftrag gelöscht, so wird die Rest- Liefermenge im Abruf-Auftrag wieder eingetragen. 3. Der Beleg kann um weitere Artikelpositionen erweitert werden. Diese Artikelpositionen haben jedoch keinen Bezug zum Abruf-Auftrag, auch wenn der eingefügte Artikel im Abruf-Auftrag vorhanden ist! 6 Anmerkungen zur Lieferschein-Faktura In der Bedienung der Lieferschein-Faktura ergeben sich keine Besonderheiten. Bei Ausdruck einer Rechnung im Lang-Format aus einem Lieferschein, der über einen Abruf- Auftrag erstellt worden ist, wird der Text 'Lieferung zu Auftrag-Nr vom ' automatisch wieder entfernt, da bei der Lieferschein-Faktura ein neuer Hinweis auf den Lieferschein eingefügt wird.

6 FAKTURA Abruf-Auftrag 6 7 Liste Offene Abruf-Aufträge Das Programm gibt eine Liste über die offenen Abruf-Aufträge, d.h. Abruf-Aufträge, die noch nicht vollständig ausgeliefert sind, aus. Die Liste kann wahlweise nach Kunden- oder Artikel- Nummern sortiert gedruckt werden. Das Programm erreichen Sie über die Menupunkte AUFTRAGSVERWALTUNG DIVERSE LISTEN LISTEN AUFTRAG/FAKTURA OFFENE ABRUF-AUFTRÄGE LISTEN. Nach Aufruf des Programmes werden Sie zuerst nach der Sortierfolge der Liste - nach Kunden oder Artikeln - gefragt. Antworten Sie entweder mit A für Artikel oder K für Kunden. Alle anderen Eingaben beenden das Programm. Als nächstes werden Sie nach dem Nummernkreis gefragt. Wollen Sie nur einen Kunden/Artikel gelistet haben, so geben Sie als Von- und Bis-Wert die gewünschte Nummer ein. Soll ein bestimmter Nummernkreis gelistet werden, so tragen Sie den Anfangs- und Endwert ein. Sollen alle vorhandenen Kunden/Artikel gelistet werden, so bestätigen Sie beide Eingabefelder mit <RETN>, das Programm setzt dann automatisch die passenden Werte ein. Soweit kein Standard-Drucker in den Programm-Optionen gesetzt ist, fragt das Programm nun nach der Drucker-Nummer. Wählen Sie den gewünschten Drucker durch Eingabe der Drukkernummer an oder drücken Sie die Taste <ESC> für Abbruch. Nun erfolgt die Ausgabe der Liste über Drucker. Werden keine Daten zum Drucken gefunden, so meldet dies das Programm. Bestätigen Sie die Meldung mit <RETN>. Soweit Sie nun einen anderen Nummernkreis drucken wollen, müssen Sie das Programm nochmals aufrufen.

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