1. Allgemeines. Mit der Vertragsverwaltung können u.a.

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1 1. Allgemeines Die ist ein zusätzliches NeDocS-Modul, das gesondert lizenziert und freigeschaltet wird. Hierzu ist es notwendig, eine neue Konfigurationsdatei nedocs.cfg auf die betroffenen Clients zu kopieren. Mit der können u.a. - Vertragsdaten eingegeben werden - Verträge bestimmten Fasern zugeordnet werden - Dokumente bestimmten Verträgen zugeordnet werden - Listen von Verträgen gemäß vorgegebener Filterkriterien ausgegeben werden - Vertragslaufzeiten automatisch und manuell überprüft werden BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 1 von 9

2 2. Eingabe 2.1. Aufruf Klicken Sie in der NeDocS-Menüleiste auf den Menüpunkt Vertrag. Es erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie den Punkt Eingabe auswählen Eingabe der Vertragsdaten In allen gelb hinterlegten Feldern besteht die Möglichkeit, per Doppelklick oder F2- Taste Daten über eine zusätzliche Auswahlmaske einzugeben. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 2 von 9

3 Optionsschalter Untervertrag: Hiermit wird unterschieden, ob ein Vertrag ein Hauptvertrag oder ein Untervertrag ist. Ist der Schalter eingeschaltet, ist es ein Untervertrag. Optionsschalter Vertragslaufzeit-Überwachung: Hiermit wird festgelegt, ob die Vertragslaufzeiten dieses Vertrages überwacht werden sollen. Ist der Schalter ausgeschaltet, so werden die Laufzeiten weder bei der automatischen noch bei der manuellen Überprüfung berücksichtigt. Optionsschalter gleiche Rechnungsadresse: Ist dieser Schalter eingeschaltet, werden die Adressdaten des Vertragspartners in das Feld Rechnungsadresse kopiert. Eine direkte Eingabe ist dann erst wieder nach Ausschalten des Schalters möglich Vertragsbeziehungen Beziehungen zu anderen Verträgen werden in der Liste Vertragsbeziehungen angezeigt. Detailinformationen zu den dort aufgelisteten Verträgen erhält man durch Selektieren eines Vertrages und Betätigen der F3-Taste oder durch Doppelklick auf den jeweiligen Vertrag. [F80] Schaltfläche Hinzufügen Es können weitere Vertragsbeziehungen definiert werden. Nach Betätigen der Schaltfläche erscheint eine Auswahlmaske, in der alle möglichen Verträge aufgelistet werden. Ist der aktuelle Vertrag ein Hauptvertrag, so werden alle Unterverträge aufgelistet, die noch keine Beziehung zu diesem Vertrag haben. Ist der aktuelle Vertrag ein Untervertrag, so stehen die entsprechenden Hauptverträge zur Auswahl. [F80] Schaltfläche Entfernen Es können Vertragsbeziehungen entfernt werden. Nach Betätigen der Schaltfläche erscheint eine Sicherheitsabfrage mit der Möglichkeit zum Abbruch der Aktion. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 3 von 9

4 2.4. Ändern der Vertragsbezeichnung Die Vertragsbezeichnung ist Bestandteil des Datenbankschlüssels und kann deshalb nicht direkt geändert werden. [F80] Schaltfläche Ändern Es erscheint ein weiteres Formular [F82], in dem die aktuelle Vertragsbezeichnung angezeigt wird und nach Betätigen der Schaltfläche Ändern durch eine geänderte Bezeichnung ersetzt werden kann. Durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen und die aktuelle Bezeichnung bleibt unverändert Vertrag Fasern zuordnen Ein Vertrag kann beliebig vielen Fasern zugeordnet werden. Hinweis: In den Formularen [F44] LWL-Kabelbelegung und [F50] Übersicht LWL- Kabelbelegung kann anschließend bei den entsprechenden Fasern die Vertragsbezeichnung angezeigt aber nicht verändert werden. [F80] Schaltfläche Faser Es erscheint ein weiteres Formular [F85], das alle bereits zugeordneten Fasern auflistet. Die Anzeige erfolgt blockweise und Abschnittsbezogen. Werden z.b. alle 144 Fasern eines Abschnitts dem Vertrag zugeordnet, so wird in der Liste nur eine Zeile mit von Faser =1 und bis Faser =144 ausgegeben. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 4 von 9

5 [F85] Schaltfläche Hinzufügen Es erscheint ein weiteres Formular, in dem Abschnitte und Fasern eines LWL-Kabels ausgewählt und durch Betätigen der Schaltfläche Übernehmen übernommen werden können. Beim Betätigen der Schaltfläche Schließen wird das Formular geschlossen, ohne dass die Fasern übernommen werden. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 5 von 9

6 Sollen Fasern übernommen werden, die schon einem anderen Vertrag zugeordnet sind, so erfolgt ein entsprechender Hinweis mit der Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen. [F85] Schaltfläche Entfernen Das Listenfeld erlaubt eine Mehrfach-Selektion der Faserblöcke. Nach Betätigen der Schaltfläche Entfernen und Bestätigen der folgenden Sicherheitsabfrage werden die entsprechenden Zuordnungen entfernt. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 6 von 9

7 3. Übersicht 3.1. Aufruf Klicken Sie in der NeDocS-Menüleiste auf den Menüpunkt Vertrag. Es erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie den Punkt Übersicht auswählen Übersicht der Vertragsdaten In allen gelb hinterlegten Feldern besteht die Möglichkeit, per Doppelklick oder F2- Taste Daten über eine zusätzliche Auswahlmaske einzugeben. Durch Betätigen der Schaltfläche Eingabe wird das Formular [F80] Vertrag Eingabe mit den Daten des selektierten Vertrages geöffnet. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 7 von 9

8 4. Überwachung der Vertragslaufzeiten 4.1. Automatische Überwachung Bei jedem Start der NeDocS-Applikation wird die Funktion zur Überwachung der Vertragslaufzeiten automatisch gestartet. Hierbei wird überprüft, - ob sich Verträge in der Kündigungsreaktionszeit befinden und gekündigt oder verlängert werden können - ob Verträge automatisch verlängert wurden - ob Verträge abgelaufen sind. Für den Fall, dass Aktionen vom Benutzer notwendig sind, wie z.b. das Bestätigen von abgelaufenen oder automatisch verlängerten Verträgen oder die Entscheidung, ob ein Vertrag gekündigt oder verlängert werden soll, erscheint das Formular [F83] Vertragslaufzeit Überwachung (sh. Punkt 4.3) Aufruf manuelle Überwachung Zusätzlich zum automatischen Start der Überwachung kann die Überprüfung der Vertragslaufzeiten auch zu einem beliebigen Zeitpunkt manuell erfolgen. Klicken Sie in der NeDocS-Menüleiste auf den Menüpunkt Vertrag. Es erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie den Punkt Überwachung auswählen. Es erscheint das Formular [F83] Vertragslaufzeit Überwachung (sh. Punkt 4.3). BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 8 von 9

9 4.3. Ergebnis der Laufzeitenüberwachung Im Formular [F83] Vertragslaufzeit Überwachung wird das Ergebnis der Laufzeiten ü- berwachung angezeigt. Der Status der Laufzeitenüberwachung kann die folgenden Werte annehmen: o kündigen? o autom. verlängert o abgelaufen Je nach Status werden die Schaltflächen Bestätigen, Kündigen und Verlängern aktiviert oder deaktiviert. Die Einträge bleiben solange in der Liste und werden bei jeder Überwachung wieder angezeigt, bis eine der entsprechenden Aktionen durchgeführt wurde. Das Datum gibt den Zeitpunkt wieder, an dem sich der Vertrag automatisch verlängert hat oder abgelaufen ist. Durch Betätigen der Schaltfläche Eingabe wird das Formular [F80] Vertrag Eingabe mit den Daten des selektierten Vertrages geöffnet. BinSoft GmbH, Oldenburg Seite 9 von 9