Hilfe zur Verwendung digitaler Formulare

Transkript

1 Übersicht A) Allgemeines Seite 1 B) Antragstellung / Auswahl der Formulare Seite 1 Aufruf der Formulare Seite 1 Bearbeiten/Ausfüllen der Formulare Seite 2 C) Einreichen/Weiterleiten Seite 4 A) Allgemeines Die Ihnen hier vom Landratsamt Weilheim-Schongau angebotenen Formulare unterscheiden sich darin wie sie bei der zuständigen Stelle eingereicht werden können. Sie können alle Formulare, nachdem sie am Bildschirm ausgefüllt wurden, ausdrucken und auf dem Postweg einsenden oder persönlich dem zuständigen Sachbearbeiter übergeben. Darüber hinaus können Workflow-Formulare, erkennbar an diesem Symbol, direkt online bei der zuständigen Stelle eingereicht werden. Wenn Sie die Online-Einreichung bei Workflow-Formularen nutzen, ist eine Einreichung der Anträge in Papierform nicht notwendig. Statt der Originalunterschrift auf dem Formular genügt der Eintrag des Vor- und Familiennamens im Unterschriftenfeld, soweit im Einzelfall nichts anderes vorgegeben ist. Online-Formulare, erkennbar an diesem Symbol, können per direkt bei der zuständigen Stelle eingereicht werden. Dieser Online-Versand ersetzt die Einreichung der Anträge im Original mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift in Papierform nicht, da die Übermittlung durch einfaches nach derzeitiger Rechtslage keine Rechtswirkung entfaltet. B) Antragsstellung Auswahl der Formulare Sie haben die Möglichkeit die Formulare oder nach Fachbereichen geordnet über den Organisationsplan und die Seite der zuständigen Organisationseinheit über die Gesamtübersicht Formulare und Merkblätter A-Z aufzurufen. Aufruf der Formulare Rufen Sie das gewünschte Formular durch einfaches Anklicken mit der linken Maustaste auf; das Formular öffnet sich automatisch im pdf-format in Ihrem Browser. Seite 1 von 7

2 Besonderheit bei Workflow-Formularen : Nach der Auswahl eines Workflow-Formulars öffnet sich in der Regel. eine zentral eingerichtete Link-Seite. Diese Seite enthält bspw. alle am Workflow-Verfahren teilnehmenden Gemeinden oder Schulen, über die ggf. ein Antrag beim Landratsamt Weilheim-Schongau einzureichen ist. Wählen Sie hier den Link der Stelle/Gemeinde/ Schule, zu der Ihr Antrag geleitet werden muss. Der Weg, den das Formular durch den Workflow nimmt, ist damit vordefiniert. Nutzen Sie unbedingt den speziell für diese Stelle hinterlegten Link, da nur dann das Formular zur richtigen Stelle geleitet wird. Bearbeiten/Ausfüllen der Formulare Füllen Sie die gelb hinterlegten Felder aus. Die einzelnen Felder sind wahlweise durch Mausklick oder Tabulatortaste zu erreichen; Eingaben in Textfelder erfolgen über die Tastatur, in Auswahlfelder können Kreuze durch einfaches Anklicken mit der linken Maustaste gesetzt und ggf. wieder entfernt werden. Für blau umrandete Felder wird bei Berührung mit dem Mauszeiger ein Hilfetext angezeigt; bitte beachten Sie diesen. Seite 2 von 7

3 Nachdem Sie das Formular vollständig ausgefüllt haben, klicken Sie bitte am Ende des Formulars auf den Button "Weiter". Der Button "Eingaben löschen" dagegen löscht dauerhaft sämtliche von Ihnen in diesem Formular vorgenommenen Einträge. Erscheint nach einem Klick auf den Button Weiter die folgende Fehlermeldung, so wurden im Formular vorhandene Pflichtfelder, die zwingend ausgefüllt werden müssen, nicht ausgefüllt. Seite 3 von 7

4 Bewegen Sie sich im Formular nochmals nach oben Felder, die Pflichtfelder sind, sind nun rot umrandet; tragen Sie fehlende Angaben nach und klicken Sie erneut auf den Button Weiter. Das Formular kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. C) Einreichen/Weiterleiten von Formularen Nach dem Betätigen des Buttons Weiter öffnet sich je nach Einreichungsmöglichkeit des Formulars (siehe oben A Allgemeines) eines der folgenden drei Fenster: Bei Formularen ohne Workflow- bzw. ohne Online-Einreichung Sie haben zwei Möglichkeiten: Formular speichern, um das Formular lokal und unveränderbar abzuspeichern. Drucken, um das Formular auf Ihrem Drucker auszudrucken. Seite 4 von 7

5 Bei Workflow-Formularen Wählen Sie Zwischenspeichern, um das Formular lokal auf Ihrem PC jederzeit veränderbar abzuspeichern. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch dafür, das Formular als Vorlage mit Ihren persönlichen Angaben zu versehen und für künftige Anträge zu verwenden. Sie können sich beliebig viele Vorlagen mit unterschiedlichen Vorgaben erstellen und an der von Ihnen gewünschten Stelle zwischenspeichern. Jede zwischengespeicherte Fassung kann unabhängig von möglichen anderen Fassungen beliebig oft aufgerufen und geändert sowie auch erneut zwischengespeichert und eingereicht werden. Drucken, um das Formular auf Ihrem Drucker auszudrucken. Speichern, um das Formular lokal auf Ihrem PC unveränderbar abzuspeichern. Diese Dienste sind nebeneinander möglich und schließen sich nicht gegenseitig aus. Soweit Sie Ihrem Antrag digitalisierte Anlagen hinzufügen möchten, nutzen Sie den entsprechenden Button, um die Datei auszuwählen und anschließend hoch zu laden. Seite 5 von 7

6 Digitalisierte Anlagen können Dateien und auch gescannte Unterlagen in Dateiform sein. Pro Antrag sind bis zu zehn Anlagen möglich; diese dürfen jeweils nicht größer als zwei MB sein. Möchten Sie der nächstfolgenden Stelle mit dem Antrag eine Nachricht senden, so ist dies über das Textfeld Nachrichten möglich. Klicken Sie anschließend auf den Button Einreichen, um das Formular an die nächste bearbeitende Stelle einzureichen. Hinweis: Eine Anmeldung am System (links oben) über Benutzername und Passwort ist für Sie nicht notwendig und unbeachtlich. Seite 6 von 7

7 Bei per online einreichbaren Formularen Sie können das Formular speichern, um es lokal auf Ihrem PC unveränderbar abzuspeichern, Drucken, um das Formular auf Ihrem Drucker auszudrucken und es auf dem Postweg oder persönlich der zuständigen Stelle zuzuleiten, und zusätzlich zu dem in Papierform einzureichenden und unterschriebenen Original des Antrags das Formular (per ) einreichen, was die Bearbeitung im Landratsamt erleichtert und beschleunigen kann. Bitte achten Sie darauf, Formulare stets vollständig ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben auf dem Postweg oder persönlich bzw., wo möglich, als Workflow- Formular einzureichen. Bei Fragen zur Verwendung der Formulare wenden Sie sich bitte an unseren Formular-Service. Seite 7 von 7