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2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein Oberfläche Datum und Personalauswahl Eingabemaske Fußzeile Monats-Normalarbeitszeit Rundungsband Differenz bestätigen Arbeitszeiten im Personal Monat abschließen: Datensätze speichern Bericht Änderungsprotokoll... Fehler! Textmarke nicht definiert. Stand vom , 2 von 14

3 1. Allgemein In der Zeiterfassung können die einzelnen Tages-Arbeitszeiten eines Mitarbeiters erfasst werden, ebenso Abweisenheiten wie Urlaub oder Krankheiten. Um die Eingabe zu erleichtern, werden vorhandene Informationen bereits automisch vorgefüllt: Personalabwesenheiten o Sind beim Personal Abwesenheiten eingetragen (Urlaub, Krankenstand) wird die Abwesenheit am jeweiligen Tag eingetragen. Arbeitszeit o Beim Personal bzw der Personalgruppe kann eine Wochenarbeitszeit hinterlegt werden. Diese wird dann als Vorschlagswert eingetragen. Arbeitsplätze laut Dienstplan Stand vom , 3 von 14

4 2. Oberfläche 2.1. Datum und Personalauswahl Hier kann man das Datum ändern, eine Personalgruppe oder einen Mitarbeiter auswählen. Ist hier eine (oder mehrere) Personalgruppe(n) ausgewählt, werden bei Mitarbeiterauswahl nur die Mitarbeiter der jeweiligen Personalgruppe angezeigt. Wird nun ein anderes Datum, eine andere Personalgruppe oder ein anderer Mitarbeiter ausgewählt, wird sofort - der Auswahl entsprechend - neu geladen. Soll eine Personalgruppe nicht in der Zeiterfassung angezeigt werden, kann man das Häkchen Zeiterfassung hier deaktivieren: Ist es eben deaktiviert, wird die Personalgruppe nicht in der Zeiterfassungsmaske zur Auswahl angeboten. Stand vom , 4 von 14

5 2.1. Eingabemaske Kommen/Gehen o Hier werden derzeit die Login- und die Logout-Zeit des Benutzers, der dem Personal zugewiesen ist, angezeigt. Beginn und Ende o Hier kann Beginn und Ende der Zeit eingegeben werden. Überschneidet sich die Zeit mit einem anderen gleichzeitigen Eintrag desselben Tages, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Pause o Die Pausezeit in Stunden. Zeit übernehmen/zurücksetzen o Speichert die aktuelle Zeit, falls sie noch nicht gespeichert ist, bzw. setzt sie auf den Originalwert zurück. Ist eine Zeit noch nicht gespeichert, wird sie normal angezeigt. Ist sie gespeichert wird sie in fetter Schriftart angezeigt. Arbeitszeit o Die Anzahl der Stunden, die gearbeitet wurden, abzüglich der Pause BA o Bezahlte Abwesenheit. Hier werden die Stunden angezeigt, die als bezahlte Abwesenheit gelten (z.b.: 1 Tag Urlaub = 8 Stunden BA, wenn Normal-AZ 8 Stunden sind) Normal-AZ o Die Normalarbeitszeit in Stunden. Die Normal-AZ wird, sofern vorhanden, aus den beim Personal hinterlegen Wochenarbeitszeiten genommen. Differenz o Die Differenz der Arbeitszeit zur Normalarbeitszeit in Stunden Grund o Der Grund der Differenz. Z.B: Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich ganztägig. Arbeitsplätze o Die Arbeitsplätze, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat. Es können mehrere ausgewählt werden. Ist dem Arbeitsplatz ein Kunde zugewiesen, wird dieser nach Auswahl des Arbeitsplatzes automatisch in die Spalte Kunde eingetragen. Information o Hier kann ein beliebiger Text eingegeben werden. Stand vom , 5 von 14

6 Zeile hinzufügen, Zeile löschen o Zeile hinzufügen: Es wird eine neue, leere Zeile eingefügt. o Zeile löschen Die aktuelle Zeile wird gelöscht. Ist nur eine Zeile für den jeweiligen Tag vorhanden, wird die Zeile geleert. Kunde und Projekt o Hier kann ein Kunde bzw. ein Projekt ausgewählt werden. Erstelldatum o Der Zeitpunkt, an dem die aktuelle Zeile erstmalig gespeichert wurde Erstellt von o Der Benutzer, der die Zeile gespeichert hat Bearbeitet von o Der Benutzer, der die Zeile zuletzt bearbeitet/geändert hat Fußzeile tatsächliche Arbeitszeit o Die Summe der Spalte Arbeitszeit bezahlte Abwesenheit o Die Summe der Spalte Bezahlte Abwesenheit Anzahl Krank-Tage o Die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter im Krankenstand war. Normal AZ: o Die Normalarbeitszeit des aktuellen Monats. Bei den Arbeitszeiten kann eine Monats-Normalarbeitszeit festgelegt werden. Ist keine festgelegt, wird hier die Summe der Spalte Normalarbeitszeit genommen. Dieser Wert kann aber auch noch überschrieben werden. Differenz o Die Differenz der Arbeitszeit zur Normalarbeitszeit. Stand vom , 6 von 14

7 2.3. Monats Normalarbeitszeit Ist ein fixer Wert bei der Arbeitszeit hinterlegt, wird dieser Wert abzüglich Feiertage (hierzu wird die Normalarbeitszeit von dem jeweiligen Wochentag hergenommen) vorgeschlagen. z.b Feiertag (an einem Mittwoch) = Stunden Normalarbeitszeit = 172 Stunden. Ist der Feiertag ein halber Feiertag (siehe Punkt 7), wird die Hälfte der Normalarbeitszeit abgezogen. Beim vorherigen Beispiel wären es dann 176 Stunden. Wenn bei der Arbeitszeit kein Wert hinterlegt ist, wird die Spalte Normalarbeitszeit summiert. Button Auf Normalarbeitszeit XX zurücksetzen setzt den Wert im Feld zurück. Wurde die Normalarbeitszeit vom Benutzer geändert, wird sie in rot angezeigt: Stand vom , 7 von 14

8 3. Rundungsband Bei Arbeitszeiten kann ein Rundungsband festgelegt werden. Sind Kommen/Gehen- Zeiten vorhanden, werden diese beim Klick auf den Button Übernehmen der Einstellung entsprechend gerundet und übernommen. Es können verschiedene Rundungsarten ausgewählt werden: kaufmännisch runden: o Rundet entweder auf oder ab aufrunden: o Rundet immer auf abrunden: o Rundet immer ab Sind 0 Minuten eingestellt, wird die Kommen- bzw Gehen-Zeit, sofern vorhanden, ungerundet übernommen. Auf der nächsten Seite befindet sich ein Rundungsbeispiel. Stand vom , 8 von 14

9 Rundungsbeispiel: Einstellung: Vorher: Nach Übernehmen der Zeiten: Stand vom , 9 von 14

10 4. Differenz bestätigen Beispiel: B.Schmidt schließt Februar 2014 von Balut Siegmar ab und der Zuständige von Balut Siegmar soll benachrichtigt werden im Beispiel ist das E.Bergmann. B.Schmidt schließt ein Monat ab: Der bisherige Dialog wird nicht mehr angezeigt. Stattdessen wird das Monat gleich abgeschlossen und für den Zuständigen eine Aufgabe angelegt. B.Schmidt wird als Erstellerin und als Beobachterin der Aufgabe eingetragen und E.Bergmann als Hauptzuständiger: Ist der Zuständige der gleiche Benutzer, wie der, der das Monat abgeschlossen hat (z.b. B.Schmidt schließt Bauer Hans ab und ist gleichzeitig bei ihm als Zuständiger eingetragen), wird keine Aufgabe angelegt, sondern gleich der Dialog zum Bestätigen der Differenz geöffnet! Ist kein Zuständiger beim Personal hinterlegt, wird ebenfalls gleich der Dialog zum Bestätigen der Differenz geöffnet. E.Bergmann kann dann direkt von der Aufgabe in das jeweilige Monat springen: Es wird dann (und nur dann und nur ihm) der Button Differenz bestätigen angezeigt: Stand vom , 10 von 14

11 Bei Klick auf den Button öffnet sich der "Differnz bestätigen"-dialog: Hier kann der Zuständige die Differenz ändern/genehmigen Hat er die Differenz genehmigt, dann erst wird beim Personal ein Eintrag im Stundenkonto angelegt, wird die jeweilige Aufgabe abgeschlossen und bekommt B.Schmidt eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe abgeschlossen wurde. Der Zuständige (Stammdaten - Benutzer) wird hier beim jeweiligen Personal hinterlegt: Stand vom , 11 von 14

12 Beispiel: Mitarbeiter arbeitet die erste Hälfte des Tages und hat dann den Rest Urlaub: 1 Hälfte vom Tag = frei, die andere Hälfte = halber Urlaubstag: Damit nicht die ganzen 8 Stunden als Differenz angezeigt werden, muss hier 50 Prozent hinterlegt sein: Stand vom , 12 von 14

13 5. Arbeitszeiten im Personal Soll für das Personal eine andere Arbeitszeit verwendet werden, als die, die in der Personalgruppe hinterlegt ist, kann diese beim jeweiligen Personal überschrieben werden: Wird nun hier eine andere Arbeitszeit ausgewählt, wird eine Information angezeigt: Wird aber eine (andere) Personalgruppe ausgewählt, werden automatisch die Arbeitszeiten eingetragen, die bei dieser Personalgruppe hinterlegt sind. In der Zeiterfassung werden vorrangig die beim Personal hinterlegten Arbeitszeit- Vorlagen für die Planzeiten hergenommen. Falls beim Personal keine Arbeitszeit- Vorlage hinterlegt ist, wird die von der Personalgruppe hergenommen. 6. Monat abschließen: Datensätze speichern Wird ein Monat abgeschlossen, werden alle nicht gespeicherten Zeiten automatisch gespeichert. Stand vom , 13 von 14

14 7. Bericht Druckt man einen Monatsbericht aus, wird folgender Dialog angezeigt: Hier kann ausgewählt werden, ob die Spalten Kunde und Projekt im Bericht mitangedruckt werden sollen. Ist bei einer Zeit ein Kunde oder ein Projekt angegeben, wird das Häkchen automatisch gesetzt. Der Bericht sieht dann so aus: bzw. ohne Kunde und Projekt : Es wird nun auch der Urlaubsstand angezeigt: Stand vom , 14 von 14

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