FAKTURA Lieferschein 1 LIEFERSCHEIN. Modul

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1 FAKTURA Lieferschein 1 Modul LIEFERSCHEIN Das Modul LIEFERSCHEIN stellt Ihnen neben der Direktfakturierung die ergänzende Belegart Lieferschein zur Verfügung sowie ein Programm zur automatischen Übernahme von Lieferscheinen in Rechnungen. Die Bedienung des Lieferschein-Programms entspricht der Rechnungsschreibung. Es können jedoch wahlweise sowohl auf dem Bildschirm als auch auf dem Lieferschein die Preise ausgeblendet werden. Die automatische Übernahme von Lieferscheinen kann entweder als Rechnungsbeleg zur weiteren Überarbeitung erfolgen oder auch als sofortiger Rechnungsdruck. Die Ausgabe von Einzel- oder Sammelrechnungen ist möglich. Weiterhin kann eine Zusammenfassung aller Artikelpositionen zu einer einzigen Position in der Rechnung vorgenommen werden.

2 FAKTURA Lieferschein 2 Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 1 Menüpunkte Lieferschein/Lieferschein-Faktura Lieferschein Lieferschein-Faktura Liefermöglichkeiten-Liste Erweiterung des Firmenstammes Erweiterungen der Programm-Optionen Menüpunkte Lieferschein/Lieferschein-Faktura Die Programme zur LIEFERSCHEIN-SCHREIBUNG und LIEFERSCHEIN-FAKTURA erreichen Sie über folgende Menupunkte: AUFTRAGSVERWALTUNG AUFTRAG/FAKTURA LIEFERSCHEIN bzw. FAKTURA NACH LIEFERSCHEIN.

3 FAKTURA Lieferschein 3 2 Lieferschein Die Bearbeitung von Lieferscheinen entspricht, bis auf wenige Abweichungen, dem Bearbeitungsablauf von Rechnungen. Deshalb werden in der folgenden Beschreibung die identischen Bearbeitungsabschnitte nur kurz angeschnitten. Die Auswahl eines Kunden erfolgt analog zu der Kunden-Auswahl bei Rechnungen. Die Eingabe der Belegvorlauf-Daten entspricht der Rechnungsschreibung, es werden jedoch teilweise andere Felder angezeigt. Das Kopieren von Belegen ist ebenfalls möglich. Lieferscheine können dabei aus den Belegarten Angebot, Auftragsbestätigung und anderen bestehenden Lieferscheinen kopiert werden. Über die Taste F5 'm.auftrag/ohne Zus' kann zusätzlich eingestellt werden, ob auf dem Beleg zusätzlich zum Text 'LIEFERSCHEIN' auch noch der ergänzende Text 'AUFTRAGSBESTÄTI- GUNG' angedruckt werden soll (nur wenn diese Position in der Formularsteuerung auch gesetzt ist). In der Funktionstastenbeschreibung wird immer der Status angezeigt, der gerade aktiv ist. Die Anzeige wechselt dementsprechend mit jedem Tastendruck zwischen 'ohne Zus.' (= Text Auftragsbestätigung nicht andrucken) und 'm.auftrag' (= Text Auftragsbestätigung andrucken). Die Artikel-Eingabe erfolgt entsprechend der Rechnungsschreibung. Allerdings läßt sich die Anzeige von Preisen auf dem Bildschirm ausblenden (siehe Programm-Optionen). Im Gegensatz zur Rechnungsschreibung gibt es bei Lieferscheinen keine Abschlußzeilen für Positionen wie Porto, Fracht, Verpackung etc. Der Andruck von Preisen kann auf dem Lieferschein erfolgen oder nicht. Auch auf dem Bildschirm können Sie die Preisangabe automatisch unterdrücken (siehe Programm-Optionen). Lieferscheine bleiben nach abschließendem Druck immer gespeichert. Sie werden vom Programm erst dann gelöscht, wenn eine Übernahme in eine andere Belegart (Rechnung über Lieferschein- Faktura oder Direkt-Fakturierung) erfolgt ist.

4 FAKTURA Lieferschein 4 3 Lieferschein-Faktura Das Lieferschein-Faktura-Programm dient zur automatischen Erstellung von Rechnungen aus Lieferscheinen. Es können vom Programm maximal 595 Lieferscheine gleichzeitig verarbeitet werden. Liegen mehr Lieferscheine vor, dann muß die Verarbeitung in mehreren Schritten erfolgen. In diesem Fall wird vom Programm eine entsprechende Meldung ausgegeben. Bei Aufruf des Programmes werden zuerst die gespeicherten Lieferscheine gesucht, die noch nicht abgeschlossen sind. Da dies bei großen Lieferscheinanzahlen einige Zeit dauert, wird eine Meldung 'Bitte warten' ausgegeben. Bei kleineren Anzahlen blitzt diese Meldung nur kurz auf. Nach Aufruf des Programms erscheint folgende Maske: Kunde: Name : Ort : Lieferschein-Faktura SAMMEL-RECHNUNG LANG-RECHNUNG F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Im mittleren freien Maskenteil werden die gefundenen Lieferschein-Nummern angezeigt. F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü F2 - Umschalten zwischen Sammel- und Einzelrechnung F3 - Umschalten zwischen Lang- und Kurz-Rechnung F4 - Rechnungs-Übernahme der manuell markierten Lieferschein F5 - Umschalten der Lieferscheinauswahl nach Einzel-Kunden oder alle Kunden F6 - Rechnungsübernahme aller gefundenen Lieferscheine F9 - Druck-Wiederholung des zuletzt erfolgten Lieferschein-Rechnungs-Druckes F10 - Rechnungs-Übernahme nach Lieferschein-Nummern-Bereich

5 FAKTURA Lieferschein 5 In der Zeile über der Funktionstastenbelegung werden die aktuellen Verarbeitungs-Modi angezeigt. Die Voreinstellung richtet sich nach den entsprechenden Optionen (siehe Programm-Optionen). Die Voreinstellungen können über die Funktionstaste F2 und F3 wie folgt modifiziert werden: Umschalten zwischen Sammel- und Einzelrechnungen DieTaste F2 'SammelRe/EinzelRe' erlaubt das Umschalten zwischen Sammel- und Einzelrechnungen. Angezeigt wird bei der Funktionstaste immer die Funktion, die beim nächsten Tastendruck aktiviert wird. Beim Sammeldruck werden die Lieferscheine eines Kunden zu einer einzigen Rechnung vereint. Beim Einzeldruck wird für jeden Lieferschein eines Kunden auch jeweils eine Rechnung ausgegeben. Bei beiden Formen wird zu jedem übernommenen Lieferschein folgende Textzeile in die Rechnung aufgenommen: Lieferschein-Nummer vom , wobei die Lieferschein-Nummer und das Datum automatisch eingesetzt werden. Danach folgen die Artikel des Lieferscheines. Lang- oder Kurzformat Über die Taste F3 'KurzRe/LangRe' können Sie einstellen, ob die Rechnungsausgabe in Lang- oder Kurzformat erfolgen soll. Angezeigt wird bei der Funktionstaste immer die Funktion, die beim nächsten Tastendruck aktiviert wird. Im Langformat werden alle Artikel des Lieferscheines wie vorgegeben in die Rechnung übernommen. Im Kurzformat werden die einzelnen Artikelpositionen des Lieferscheines zu einer Position komprimiert: Lieferschein-Nummer vom ,00 wobei im Feld '000000' die Lieferschein-Nummer und im Feld ' ' das Datum eingesetzt wird. Im Feld ' ,00' wird der errechnete Gesamtbetrag des Lieferscheines eingesetzt. Auswahl der Lieferscheine wahlweise nach Einzel-Kunden oder für alle Kunden Über die Taste F5 'Wahl Kunde/Wahl Alle' kann die Auswahl der Lieferscheine wahlweise nach Einzel-Kunden oder für alle Kunden vorgenommen werden. Angezeigt wird bei der Funktionstaste immer die Funktion, die beim nächsten Tastendruck aktiviert wird, entweder 'Wahl Kunde' oder 'Wahl Alle'. Bei der Auswahl nach Einzelkunden kann in gewohnter Weise ein Kunde über Kunden-Nummer oder Suchbegriff ausgewählt werden. Es werden dann alle offenen Lieferscheines dieses Kunden angezeigt. Bei Programmaufruf ist die Standardfunktion 'Wahl Alle'. F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü F2 - Umschalten zwischen Sammel- und Einzelrechnung F3 - Umschalten zwischen Lang- und Kurz-Rechnung F4 - Rechnungs-Übernahme der manuell markierten Lieferschein F5 - Umschalten der Lieferscheinauswahl nach Einzel-Kunden oder alle Kunden F6 - Rechnungsübernahme aller gefundenen Lieferscheine F9 - Druck-Wiederholung des zuletzt erfolgten Lieferschein-Rechnungs-Druckes F10 - Rechnungs-Übernahme nach Lieferschein-Nummern-Bereich

6 FAKTURA Lieferschein 6 Über die weiteren Funktionstasten wird die Rechnungs-Übernahme gesteuert: F4 Druck Sel.: Es werden nur die manuell markierten Lieferscheine übernommen. Die Auswahl der Lieferscheine erfolgt über Verschiebung des hellen Balkens mit den Tasten Pfeil links/rechts und hoch/runter. Die gewünschte Lieferschein-Nummer wird mit der Taste <RETN> aktiviert. Aktivierte Lieferscheine werden in heller Schrift dargestellt. Sind mehr als 119 (= eine Seite) offene Lieferscheine vorhanden, stehen zusätzlich die Tasten F7 und F8 zum Blättern innerhalb der bis zu 5 mit Lieferschein-Nummern versehenen Seiten zur Verfügung. Wurden keine Lieferscheine selektiert, erscheint eine Fehlermeldung. F6 Druck Alle: Es werden alle gefundenen und angezeigten Lieferscheine (maximal 595) übernommen. F9 Druck Wied: Über diese Funktion können der/die zuletzt ausgedruckten Lieferschein-Rechnungen nochmals ausgedruckt werden (betrifft nur die Druckausgabe, nicht die Übernahme in die Direkt-Fakturierung - siehe auch nachfolgende Beschreibungen). F10 Druck Ber.: Sie können über folgende zusätzlich eingeblendete Maske einen Lieferschein-Nummern- Bereich auswählen: DRUCKEN NACH BELEG-NUMMERN-KREIS Start-Nummer.. : End-Nummer... : F1 - Programmende, Rückkehr ins übergeordnete Menü F2 - Umschalten zwischen Sammel- und Einzelrechnung F3 - Umschalten zwischen Lang- und Kurz-Rechnung F4 - Rechnungs-Übernahme der manuell markierten Lieferschein F5 - Umschalten der Lieferscheinauswahl nach Einzel-Kunden oder alle Kunden F6 - Rechnungsübernahme aller gefundenen Lieferscheine F9 - Druck-Wiederholung des zuletzt erfolgten Lieferschein-Rechnungs-Druckes F10 - Rechnungs-Übernahme nach Lieferschein-Nummern-Bereich

7 FAKTURA Lieferschein 7 Geben Sie hier den gewünschten Nummern-Kreis vor. Soweit Sie in beiden Feldern jeweils <RETN> drücken, wird vom Programm automatisch die niedrigste bzw. höchstmögliche Lieferschein-Nummer eingesetzt. Die Funktion kann über die Taste F1 vorzeitig abgebrochen werden. Vor der eigentlichen Verarbeitung erscheint nun folgende Abfrage: ERSTELLTE RECHNUNG SOFORT (D)RUCKEN ODER ALS (R)ECHNUNG ÜBERNEHMEN: Geben Sie hier wunschgemäß 'D' oder 'R' ein. Bei 'D' wird aus den Lieferscheinen unter den vorgegebenen Kriterien zuerst eine Rechnung erstellt, die dann anschließend ausgedruckt wird. Bei 'R' erfolgt kein direkter Ausdruck. Die Rechnungen können hierbei über das Programm Direkt- Fakturierung nachträglich noch überarbeitet werden. Beachten Sie dabei jedoch, daß Artikelpositionen von Lieferscheinen, die in Kurzform übernommen worden sind, nicht nachträglich bearbeitet werden können! Vor dem eigentlichen Ausdruck prüft das Programm, ob eventuell an einem anderen Arbeitsplatz ebenfalls der Lieferschein-Drucklauf gestartet worden ist. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Fehlermeldung, weil nur ein Arbeitsplatz gleichzeitig den Drucklauf vornehmen darf. Die Meldung kann zum Beispiel auch nach einem versehentlichen Ausschalten des Rechners während der Arbeit erscheinen. Setzen Sie in diesem Fall in den Programm-Optionen den Service-Schalter auf JA und beantworten Sie die Fehlermeldung mit 'K'. Das Programm ignoriert dann die Fehlermeldung. Während der Übernahme von Lieferscheinen in Rechnungen wird folgende Zusatzmaske eingeblendet: LIEFERSCHEIN-RECHNUNG <<< ÜBERNAHME >>> Rechnungs-Nummer... : Lieferschein-Nummer... : In den Feldern 'Rechnungs-Nummer' und 'Lieferschein-Nummer' werden dabei immer die aktuell bearbeiteten Beleg-Nummern angezeigt.

8 FAKTURA Lieferschein 8 Soweit die Rechnungen gleich ausgedruckt werden sollen, wird während des Druck-Laufes ebenfalls eine Zusatzmaske zur Ablaufverfolgung angezeigt. In beiden Fällen werden vom Programm automatisch die abgearbeiteten Lieferscheine gelöscht. Werden die Rechnungen gleich mit ausgedruckt, werden diese ebenfalls gelöscht. Hinweis zum Drucklauf Während des Drucklaufes kann es geschehen, daß eine Rechnung nicht gedruckt wird, weilzum Beispiel der Kunde bearbeitet wird und daher keine Buchung der Umsätze vorgenommen werden kann. In diesem Fall wird die Meldung ES SIND NOCH BELEGE ZUM DRUCKEN VORHANDEN! am Ende des Druck-Laufes ausgegeben. Starten Sie die Lieferschein-Faktura in diesem Fall nochmals und wählen Sie die Taste F9 'Drucken Bereich' an. Bei der Bereichsauswahl geben Sie sowohl als VON- und BIS-Wert eine 1 vor. Das Programm versucht nun, die bereits zu Rechnungen umgesetzten Lieferscheine nochmals auszudrucken.

9 FAKTURA Lieferschein 9 4 Liefermöglichkeiten-Liste Sie erreichen die LISTE LIEFERMÖGLICHKEITEN über die Programmpunkte AUFTRAGSVERWALTUNG DIVERSE LISTEN LISTEN AUFTRAG/FAKTURA DIVERSE AUFTRAGSLISTEN LISTE LIEFERMÖGLICHKEITEN. Das Programm durchsucht vorhandene Lieferscheine und prüft, ob Artikel dieser Lieferscheine aufgrund des aktuellen Lagerbestandes ausgeliefert werden könnten. Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske: LIEFERMÖGLICHKEITEN-LISTE Listenauswahl nach Belegarten: Auftragbestätigungen Abruf-Aufträge Lieferscheine Liste mit allen (A)rtikeln oder nur mit (B)elegdaten Nur Abruf-Auftrag: Belege (k)omplett oder auch (t)eilweise Auslieferung (J/N): (J/N): (J/N): (A/B): (k/t): F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Zuerst müssen Sie die Belegauswahl vornehmen. Hier gibt das Programm je nach installierten Modulen automatisch J/N vor.

10 FAKTURA Lieferschein 10 Nun müssen Sie auswählen, ob nur die reinen Belegdaten (Belegnummer und Kunden) oder ob zusätzlich alle betroffenen Artikel mit angedruckt werden sollen. Die Vorgabe-Einstellung entnimmt das Programm der Standard-Vorgabe der Programm-Optionen. Nach dieser Eingabe erfolgt die Listen-Ausgabe. Beachten Sie, daß die Programmlaufzeit je nach Umfang der gespeicherten Belege einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Das Programm druckt alle Belege/Artikelpositionen an, bei denen ein Artikel vom aktuellen Lagerbestand her ausgeliefert werden könnte. Kommt ein Artikel mehrfach vor, so druckt das Programm alle Positionen an, auch wenn die Summe aller Positionen den aktuellen Lagerbestand überschreitet. 5 Erweiterung des Firmenstamms In diesem gezeigten Feld des Firmenstamms in der Maske KUNDEN/LIEFERANTEN-ETIKETTEN Text für Lieferschein-Gesamtgewicht...: können Sie durch einen Eintrag festlegen, daß der Andruck des Gesamtgewichtes auf dem Lieferschein eine andere Darstellung erhalten soll. Wird kein Eintrag vorgenommen, wird das Gesamtgewicht in der Form ,000 angedruckt. Wird ein Eintrag vorgenommen, dann wird dieser direkt vor dem Gewicht angedruckt. Weiterhin wird direkt danach das Gewicht mit führenden Nullen ohne Tausender- und Nachkomma- Trennung angedruckt: XXXXXX Dabei ist 'XXXXXX' der im Firmenstamm vorzugebende Text.

11 FAKTURA Lieferschein 11 6 Erweiterungen der Programm-Optionen Für das Lieferschein- und Lieferscheinfaktura-Programm gelten alle mit 'Belegschreibung' gekennzeichneten Optionen. Zustätzlich gibt es folgende belegartspezifischen Programm-Optionen: Programm-Optionen für Lieferscheine Die Option 'Lieferschein: Artikelbez. 1 und 2 in einer Zeile drucken' legt fest, ob die Artikelbezeichnungen 1 und 2 einzeln untereinander (NEIN) oder jeweils zwei Artikelbezeichnungen 1/2, 3/ 4 usw. immer paarweise nebeneinander (JA) angedruckt werden sollen. Die Option 'Lieferschein: Preise auf dem Lieferschein mit andrucken' legt fest, ob auf dem Lieferschein Preisangaben angedruckt werden sollen oder nicht. Dies ist nur eine Standardvorgabe, d.h. Sie können im Lieferschein von dieser Regel abweichen. Die Option 'LSchein:Testandruck mit Lieferanschrift anstelle Kunde' besagt bei JA, daß auf dem Testandruck des Lieferscheins die Lieferanschrift erscheint und nicht die Kundenanschrift. Über die Option 'Lieferschein: Preise auf dem Bildschirm anzeigen' können Sie verhindern, daß während der Lieferscheinschreibung die Verkaufspreise auf dem Bildschirm angezeigt werden. Die Option 'LSchein: Standardmäßig Auftragsbestät./Lieferschein' legt mit JA fest, daß im Lieferschein als Überschrift grundsätzlich 'Auftragsbestätigung/Lieferschein' erscheint (dazu beachten Sie bitte, daß in der Formularsteuerung 'Lieferschein' die entsprechenden Felder ausgefüllt sind). Soweit Sie einen Drucker mit 2 Einzugsschächten besitzen, bewirkt die Option 'Lieferschein: ab 2. Seite Papier aus Schacht 2 einziehen' mit JA, daß ab der 2. Seite des Lieferscheins das Papier aus dem 2. Papierschacht eingezogen wird.

12 FAKTURA Lieferschein 12 Programm-Optionen für Lieferschein-Faktura Neben diesen speziellen Optionen gelten für die Lieferschein-Faktura auch alle mit 'Rechnung' und 'Belegschreibung' bezogenen Programm-Optionen. Die Option 'Lieferschein-Faktura: Standard ist Einzelrechnung' legt die Grundeinstellung für Einzel- oder Sammelrechnungen fest, die jedoch während der Lieferschein-Fakturierung umgestellt werden kann. Bei JA werden mehrere Lieferscheine eines Kunden als einzelne Rechnungen gedruckt oder bei NEIN in einer einzigen Rechnung zusammgefaßt. Die Option 'Lieferschein-Faktura: Standard ist Rechnung in Kurzform' legt die Grundeinstellung für Lang- oder Kurzrechnungen fest, die jedoch während der Lieferschein-Fakturierung umgestellt werden kann. Sie bestimmen, ob alle Artikel eines Lieferscheines zu einer Rechnungsposition zusammengefügt werden (JA) oder ob die Artikel einzeln aufgeführt werden sollen (NEIN). Wichtig: Lieferscheine in Kurzform können nicht storniert werden. Es ist nur der Ausdruck der Rechnung möglich. Mit der Option 'Lschein-Faktura: Auch Bestelltext aus LSchein übernehmen' legen Sie mit JA fest, daß der Vorlauftext vor jedem Lieferschein in der Rechnung um eine zusätzliche Zeile mit dem Feldinhalt 'Bestelltext' des Lieferscheines ergänzt wird. Steht die Option 'Lieferschein-Faktura: Nur drucken, wenn Valuta-Datum erreicht' auf JA, werden Lieferscheine nur dann in Rechnungen umgewandelt, wenn entsprechend Belegdatum und Zahlungsziel das Valuta-Datum erreicht ist. Programm-Option für Liefermöglichkeitenliste Die Option 'Auftrag/Lschein: Liefermöglichkeiten-Liste standardmäßig mit Artikel' legt mit JA fest, daß das Programm neben dem Andruck von Belegnummer und Kunde auch den Andruck aller betroffenen Artikelpositionen vorschlagen soll. Eine abweichende Einstellung für eine einzelne Liste kann im Liefermöglichkeitenprogramm selbst noch vorgenommen werden.