Datensicherung und Auslagern von Daten Löschen von Daten

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1 Datensicherung und Die automatische Datensicherung findet täglich zwischen 00:30 Uhr und 01:00 Uhr statt und sichert Ihre Daten auf ein ZIP-Medium oder auf eine Compact Flash Karte in ihrem Cardreader. Grundsätzlich sollte mit zwei Sicherungsmedien gearbeitet werden eines für gerade Tage, eines für ungerade Tage und dementsprechend gewechselt werden. 1 Kontrolle, ob Datensicherung vollständig funktioniert Kontrollieren Sie unter N- SYSTEM H- AUTOMIK WARTUNG und F10-PeriodikaAnzeigen ob die Sicherung in der Spalte Status auf Aktiv oder storniert steht. Ist der Status auf Storniert dann sollten Sie unbedingt mit F5-Aktivieren/Deakt. die Sicherung auf Aktiv umstellen. Testen Sie dann Ihre Datensicherung mit L-Dateipflege D-Sonderprogramme M-Sicherung ZIP/HD Die Datensicherung wird gestartet und auf dem externen Medium (ZIP oder Cardreader) gespeichert. Kontrollieren Sie nach der Sicherung, ob wirklich die aktuellen Daten auf dem Sicherungsmedium vorhanden sind. Klicken Sie dazu auf der Windows Oberfläche auf Arbeitsplatz und dann auf D:\ Kontrolle, ob die folgenden Dateien das aktuelle Datum aufweisen: o BOA_SAVE.LZH o FOA_SAVE.LZH o ECD_SAVE.LZH (nur bei elektronischer Bestellung mit ECDSS) o SHE_SAVE.LZH (nur bei Shell Stationen) S:\OTASPlus\Handbuch\Datensicherung.doc Seite 1 von 6

2 2 Probleme bei der Datensicherung Treten während der Datensicherung Probleme auf, so wird Ihnen dies in Form einer Fehlermeldung am Bildschirm angezeigt. 2.1 ZIP-Sicherung fehlerhaft Die Anzeige dieser Fehlermeldung kann me hrere Ursachen haben. Einerseits könnte das vorhandene Medium einen defekten Sektor aufweisen. Tauschen Sie das Medium und rufen Sie die Datensicherung manuell auf: D Sonderprogramme M Sicherung ZIP/HD Andererseits und dies betrifft ca. 90 % der Problemfälle ist die zu sichernde Datenmenge zu umfangreich. Daten belegen den Speicherplatz auf Ihrer Festplatte sowie auf Ihrem Datenträger. D.h., in regelmäßigen Zeitabständen müssen Daten ausgelagert bzw. gelöscht werden. 2.2 Medium fehlt (ZIP oder CF Karte) Diese Fehlermeldung besagt, dass sich im Laufwerk kein Medium befindet. Legen Sie ein Medium ein und klicken Sie mit dem Mauszeiger auf Wiederholen. Die Sicherung wird automatisch fortgesetzt. S:\OTASPlus\Handbuch\Datensicherung.doc Seite 2 von 6

3 3 Folgende Daten werden auf ein Medium ausgelagert und aufbewahrt: Tagesabrechnungen Gleichzeitig mit einer Tagesabrechnung wird die dazugehörige Artikelverkaufsliste, Einnahmen-/Ausgabenliste, Kreditverkaufsliste sowie sämtliche Sonderauswertungen, wie z.b. das elektronische Journal, Auf-/Abschlagsliste etc. ausgelagert. Sämtliche Daten, die auf ein Medium ausgelagert werden, können zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachgedruckt bzw. am Bildschirm dargestellt werden! Verwenden Sie dieses Medium danach keinesfalls zur automatischen Datensicherung. Verwenden Sie es ausschließlich zum Auslagern von Tagesabrechnungen und beschriften Sie es dementsprechend! Markieren Sie unter dem Punkt Abrechnungen/Tag mittels der Taste F3 oder F8 sämtliche Abrechnungen, die Sie auslagern möchten. Legen Sie ein leeres Medium ins Laufwerk und drücken Sie die Taste F6. Bestätigen Sie die darauffolgende Meldung mit Enter. Wenn der Vorgang beendet ist, sind die markierten Abrechnungen von Ihrer Festplatte gelöscht und auf dem Datenträger abgelegt. Wenn Sie Ihre Daten zu einem späteren Zeitpunkt einsehen möchten, legen Sie das ZIP-Medium ins Laufwerk, wählen Sie den entsprechenden Programmpunkt (z.b. Abrechnungen/Tag), drücken Sie die Taste F10, bewegen Sie den Cursor auf Geschichte und drücken Enter. S:\OTASPlus\Handbuch\Datensicherung.doc Seite 3 von 6

4 Fakturen Die Fakturendruckdatei verwaltet sämtliche Rechnungen Ihrer Lieferscheinkunden. Eine zu große Fakturendruckdatei (über 5 MB) führt zu Problemen beim Rechnungsdruck! Kontrollieren Sie wie folgt vierteljährlich die Datenmenge: H Reorg-Vorschlag Blättern Sie mit der BILD-Taste zweimal hinunter und kontrollieren Sie unter -- FINANZ-- die Dateigröße der Fakturendruckdatei. Bei einer Dateigröße von 5 Mio. sollten Sie dringend Fakturendaten auslagern! Die Fakturendaten, die auf ein Medium ausgelagert werden, können zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachgedruckt werden! Verwenden Sie dieses Medium keinesfalls zur automatischen Datensicherung. Verwenden Sie es ausschließlich zum Auslagern von Fakturendaten und beschriften Sie es dementsprechend! L Fakturen Belassen Sie beim Rechnungsdatum den ersten Eintrag und geben beim zweiten Eintrag das Rechnungsdatum ein, bis zu welchem Sie Ihre Fakturen auslagern möchten. Die Felder Rechnungsnummer ergänzen Sie mit bis und in das Feld Entfernte Fakturen archivieren in: geben Sie z.b. ein: D:INVPRN.SAV ein. Legen Sie ein leeres ZIP-Medium ein und drücken Sie die Taste Enter. S:\OTASPlus\Handbuch\Datensicherung.doc Seite 4 von 6

5 Um bereits ausgelagerte Fakturen zu einem späteren Zeitpunkt nachzudrucken, legen Sie das Medium ins Laufwerk und geben unter dem Punkt J I Finanz Drucken Fakturen Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum und Kundennummer Gedruckt wird Datei: D:INVPRN.SAV ein. Laut Gesetz müssen die genannten Daten bei Bedarf in Form eines Datenträgers dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden! 4 Folgende Daten können ohne vorherige Sicherung gelöscht werden: Schichtabrechnungen Bedienerabrechnungen Markieren Sie mit F3 oder F8 die nicht mehr benötigten Abrechnungen. Drücken Sie die Taste F6 und bestätigen mit Enter. S:\OTASPlus\Handbuch\Datensicherung.doc Seite 5 von 6

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