SICHERUNG AUSWERTBARER DATEN AUS OTAS-KASSENSYSTEMEN

Transkript

1 SICHERUNG AUSWERTBARER DATEN AUS OTAS-KASSENSYSTEMEN Stand: 31. Januar 2008

2 Viele Tankstellen der Marken OMV, BP, SHELL und ESSO nutzen das Kassensystem OTAS. Dieses System weist die Besonderheit auf, dass die Sicherungsdaten, die turnus- und standardmäßig erstellt werden, nur auf dem System lesbar sind, aus dem sie erstellt wurden. D.h. eine Stammkundenauswertung bezüglich des Handelsvertreterausgleichs ist mit diesen Sicherungsdaten nicht zu erstellen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, aus OTAS les- und auswertbare Daten zu exportieren, die dann auch ohne das System zu verarbeiten sind. Allerdings ist die Erzeugung dieser Daten nur möglich, solange der Pächter Zugriff auf sein OTAS-System hat. Eine nachträgliche Erstellung aus den normalen Sicherungsdaten, z.b. nach Übergabe der Tankstelle ist unmöglich. Die nachfolgend beschriebene Sicherung muss also noch während des laufenden Geschäftsbetriebs durchgeführt werden. Sichern Sie also die Daten in der unten beschriebenen Form rechtzeitig vor der Stationsübergabe und senden Sie uns diese zur kostenlosen Prüfung zu. Solange Sie Ihre Tankstelle noch betreiben, besteht die Möglichkeit einzugreifen oder die Daten neu zu sichern, falls es Probleme geben sollte. Dies ist nicht mehr möglich, wenn Sie keinen Zugriff mehr auf Ihr Kassensystem haben. Gerne unterstützen wir Sie telefonisch, falls Sie unsere Hilfe bei der Datensicherung benötigen. Sie können dann die unten beschriebene Sicherung parallel mit unserer telefonischen Unterstützung durchführen. Bitte vereinbaren Sie dazu einen festen Termin mit unserem Büro, da diese Datensicherung ca. 30 Minuten dauert und wir die entsprechende Zeit einplanen müssen. Diesen Service stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung.

3 ANLEITUNG ZUM EXPORT AUSWERTBARER DATEN AUS OTAS 1. Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Speichermedien verfügen, um die Datensicherung durchzuführen. Normalerweise speichert OTAS die Sicherungsdaten auf ZIP-Laufwerke (Standardlaufwerk: D:\). Als Anhaltspunkt für den Speicherbedarf kann folgende Faustregel verwendet werden: - Wenn Sie einen jährlichen Kraftstoffumsatz von weniger als 4 Mio Litern haben, ergibt sich daraus ein Speicherbedarf von ca. 100 MB bis 200 MB. Sie benötigen zur Sicherung also entweder mindestens 2 leere ZIP-Disketten mit jeweils 100 MB Speicherplatz oder eine ZIP-Diskette mit 250 MB Speicherplatz (sofern Ihr Laufwerk 250 MB-ZIP lesen kann). - Wenn Sie einen jährlichen Kraftstoffumsatz zwischen 4 Mio und 8 Mio Litern haben, ergibt sich daraus ein Speicherbedarf von ca. 250 MB bis 500 MB. Sie benötigen zur Sicherung also entweder mindestens 3 leere ZIP-Disketten mit jeweils 100 MB Speicherplatz oder 2 ZIP-Disketten mit jeweils 250 MB Speicherplatz (sofern Ihr Laufwerk 250 MB-ZIP lesen kann). - Wenn Sie mehr als 8 Mio Liter pro Jahr umsetzen, sollten Sie ZIP-Disketten mit einer Speicherkapazität von mindestens 750 MB vorrätig haben. - Wenn Ihr System die Möglichkeit zulässt, Sicherungsdaten auf die interne Festplatte zu schreiben (Standardlaufwerk: C:\) nutzen Sie diese Möglichkeit und brennen Sie die Daten nach der Sicherung auf CD- ROM. Wenn Sie ZIP-Laufwerke verwenden, stecken Sie die erste leere Diskette in das Laufwerk. 2. Gehen Sie in das HAUPTMENÜ 3. Wählen Sie B AUSWERTUNG 4. Wählen Sie N SONDERAUSWERTUNG 5. Wählen Sie G ELEKTRONISCHES JOURNAL 6. Es erscheint eine Liste aller Journaldaten 7. Zur Stammkundenauswertung werden die letzten 365 Tage benötigt. Sie haben nun die Möglichkeit, die entsprechenden Tage monatsweise auszuwählen. Sie müssen die nun folgenden Schritte für jeden Monat der letzten 365 Tage einzeln und immer wieder von vorne durchführen. Beginnen Sie dazu mit dem letzten zurückliegenden Monat (Beispiel Januar) Drücken Sie dazu die Taste F3 und markieren Sie die Tage vom 01. bis zum 31. Januar. Sind die Tage markiert, müssen diese in heller Schrift dargestellt sein. 8. Drücken Sie 2x ENTER 9. Es erscheinen vier Felder: VERKÄUFE KUNDEN AN- UND ABMELDEN VERWALTUNGSFUNKTIONEN

4 10. Hinter jedem dieser vier Felder befindet sich ein helles Eingabefeld, in dem entweder J oder N erscheint. 11. Per Tabulator-Taste springen Sie auf die entsprechenden Felder und setzen alle vier Felder auf J 12. Drücken Sie 5x ENTER und lassen alle Einstellungen, die jeweils am Bildschirm erscheinen, unverändert. 13. Nachdem Sie 5x ENTER gedrückt haben, erscheint ein Fenster mit der Meldung TLOG-Datei in Arbeit. 14. Nun müssen Sie je nach Geschwindigkeit Ihres Rechners etwas warten, bis der Computer fertig ist und sich ein neues Fenster öffnet. 15. Wählen Sie in diesem neuen Fenster die Option Detaillierte Transaktionen. 16. Drücken Sie 1x ENTER 17. Es erscheinen drei Felder: BILDSCHIRM DRUCKER DATEI 18. Hinter jedem dieser drei Felder befindet sich ein helles Eingabefeld. 19. Per Tabulator-Taste springen Sie auf die entsprechenden Felder und setzen folgende Optionen: BILDSCHIRM DRUCKER DATEI N N J 20. Weiter unten befindet sich noch das Eingabefeld DATEINAME Wählen Sie dieses helle Eingabefeld per Tabulatortaste aus und geben Sie den Pfad- und Dateinamen per Tastatur ein. Beispiel 1: D:\JANUAR.txt Nun sichert das System die Daten des Januar, die Sie in Schritt 7 markiert haben auf das ZIP-Laufwerk. Beispiel 2: C:\JANUAR.txt Nun sichert das System die Daten des Januar, die Sie in Schritt 7 markiert haben auf die Festplatte des Computers, von wo Sie diese anschließend auf CD-ROM brennen können. Hängen Sie unbedingt an die jeweiligen Monatsbezeichnungen immer die Dateiendung.txt an und verwenden Sie keine Umlaute. Beispiel: FALSCH: D:\MÄRZ RICHTIG: D:\MAERZ.txt Je nach Rechnerleistung Ihres Systems kann die Datensicherung nun einige Minuten dauern.

5 Ist die Datensicherung des ersten Monats beendet, beginnen Sie nun die Datensicherung ab Schritt 7 für den nächsten Monat (Beispiel: DEZEMBER). Führen Sie dazu wieder die Schritte 7 bis 20 durch. Dieses Vorgehen muss also 12x wiederholt werden. Versuchen Sie nicht, alle 365 Tage auf einmal zu sichern. Die entsprechende Datei hätte eine viel zu große Datenmenge, um auf einen Datenträger zu passen. Zudem bestünde auch die Gefahr, dass es beim Datenexport zu Systemfehlern kommt. Wenn der eingelegte Datenträger keine ausreichende Speicherkapazität mehr hat, um weitere Monate zu sichern, erhalten Sie bei Schritt 20 eine entsprechende Meldung von System. Tauschen Sie dann den beschriebenen Datenträger gegen einen leeren aus. Nachdem die Datensicherung beendet wurde, schicken Sie uns den entsprechenden Datenträger zusammen mit dem ausgefüllten Fragebogen, den Sie unter: herunterladen können, zur kostenlosen Prüfung per Post zu. Bitte beachten Sie: Eine Prüfung Ihrer Daten ist nur in Verbindung mit Ihren Angaben aus dem Fragebogen möglich. Kontakt: DOCUM Dokumenten-Management & Elektronische Archivierung e.k. Burkhardt + Weber-Straße 57 D Reutlingen Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info@docum.de